Admin assistant là gì? Đừng bỏ lỡ nếu bạn chưa biết về vị trí này

1. Định nghĩa

Admin assistant được viết đầy đủ hơn chính là Administrative assistant - trợ lý quản trị viên hay chính là trợ lý hành chính. Đây là vị trí có kết nối chặt chẽ giữa cấp quản lý với các nhân viên trong một công ty. Trách nhiệm chính của vị trí này đó là hỗ trợ cho trưởng phòng hành chính hoặc giám đốc thực hiện các công việc liên quan đến doanh nghiệp.

Như chúng ta đều biết giám đốc hay các cấp quản lý khác trong công ty hàng ngày đều phải giải quyết hàng tá công việc nội bộ, đặc điểm của các công việc này thường khá bao quát và nặng nhọc. Admin assistant được xem như cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho những người quản lý cấp cao trong giải quyết các công việc liên quan đến doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc của một Admin assistant

Công việc của một Admin assistant khá là đa dạng đòi hỏi người trợ lý đó phải linh hoạt sắp xếp công việc và thời gian làm việc. Không khó để chúng ta có thể biết công việc cụ thể của một trợ lý hành chính bao gồm những gì. Bởi nhu cầu tuyển dụng trợ lý cho cấp quản lý luôn hiện diện và được tìm thấy trên hầu hết các trang web và hội nhóm tuyển dụng cùng với bản mô tả công việc kỹ lưỡng mà một Admin assistant cần phải đảm nhận. 

Dưới đây là một số công việc mà một Admin assistant thực hiện tại doanh nghiệp:

2.1. Hỗ trợ quản lý và giải quyết công việc cho cấp quản lý

Tại doanh nghiệp, các cấp quản lý thường phải giải quyết nhiều công việc mang tính khái quát và toàn thể hơn nhân viên. Chính vì thế mà tải trọng công việc của họ cũng không ngừng tăng lên hàng ngày và trợ lý sẽ là người giúp hộ sắp xếp và xử lý công việc tránh tình trạng bị ngưng trệ do lượng công việc quá tải với các các quản lý cấp cao.

- Chủ động tiếp nhận và sắp xếp lịch làm việc cho cấp trên của mình: sắp xếp lịch họp, lịch gặp mặt đối tác, sự kiện cần tham gia…hay thậm chí là nhắc nhở các công việc sau giờ hành chính.

- Quản lý, tổng hợp, lưu trữ và giám sát các công việc hàng ngày, cập nhật và sắp xếp dữ liệu cùng với các hồ sơ của doanh nghiệp.

- Chuẩn bị các công tác hậu cần cho cuộc họp, cuộc gặp gỡ đối tác, chuẩn bị tài liệu, giấy tờ liên quan.

- Ngoài ra, các Admin assistant có thể thực hiện thêm các công việc bên ngoài theo sự yêu cầu từ cấp trên

2.2. Cầu nối giữa nhà quản lý với nhân viên

Tại các công ty có quy mô vừa và nhỏ, các Admin assistant sẽ tự thực hiện công việc này. Đối với các công ty có quy mô nhân sự lớn và chuyên biệt hóa cao thì các Admin assistant này sẽ phân công nhân sự và quản lý quá trình thực hiện. Cụ thể là:

- Thông báo, truyền đạt các yêu cầu của nhà quản lý đến nhân viên theo phương thức đại diện, thay mặt.

- Phân bổ tài liệu hành chính đến toàn thể nhân viên.

- Tiếp nhận những ý kiến đóng góp xây dựng của nhân viên đến nhà quản lý.

2.3. Giúp đỡ, hỗ trợ nhân viên trong công ty

Hỗ trợ nhân viên cũng là một phần trách nhiệm của Admin assistant cần phải đảm nhận. Nó được thực hiện một cách trực tiếp hoặc gián tiếp.

- Kết hợp với các phòng ban để giải quyết vấn đề cho nhân viên

- Tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ, thủ tục hành chính nội bộ trực tiếp từ phía nhân viên

3. Những yêu cầu cho vị trí Admin assistant

Sau khi trả lời cho câu hỏi Admin assistant là gì, mọi người cũng cần phải nắm bắt được những yêu cầu về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng mềm mà một Trợ lý hành chính cần phải có để có thể ứng tuyển vị trí thú vị này.

Kiến thức chuyên môn: Đây là điều mà bất kỳ nhân sự nào trong công ty cũng cần có. Mỗi một công ty đều có những ngành nghề kinh doanh khác nhau và Admin assistant cần phải có những kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan đến ngành đó để có thể đọc hiểu tài liệu chuyên ngành. 

Kỹ năng tin học văn phòng: Hầu hết mọi công việc trên công ty đều phải sử dụng các phần mềm và ứng dụng trên máy tính. Một trợ lý hành chính cần thực hiện kỹ năng này một cách thành thạo bởi đây hiện đang là những kỹ năng cơ bản trong xử lý công việc hành chính.

Kỹ năng sử dụng ngoại ngữ: Kỹ năng này không thể thiếu, đặc biệt tại các công ty đa quốc gia bởi Admin assistant sẽ là người thay mặt quản lý/giám đốc giao tiếp truyền đạt thông tin đến nhân viên hay các cấp ngang hàng khác hay với các đối tác.

Kỹ năng lãnh đạo: Là người giúp cấp quản lý giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty, do đó có thể nói trợ lý hành chính là người gián tiếp quản lý và tổ chức các công việc trong công ty để các công việc diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu suất cao nhất.

Kỹ năng lên kế hoạch: Admin assistant có thể được xem như đồng hồ nhắc nhở hay người quản lý lịch trình làm việc của cấp trên, do đó học cần phải nắm bắt thông tin lịch trình làm việc của giám đốc/ quản lý cấp cao một cách nhanh và đầy đủ nhất, sắp xếp lịch trình đó một cách hợp lý để có thể hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và yêu cầu được đặt ra.

Kỹ năng mềm khác: Nếu nói Admin assistant có một phần nào đó giống “bảo mẫu” của công ty thì cũng không có gì vô lý bởi vị trí này đòi hỏi sự chu toàn trong mọi công việc. Admin assistant mang trách nhiệm của một người gắn kết, một người truyền thông và một người xử lý công việc. Do đó bên cạnh kỹ năng cơ bản kia, họ cũng cần có những kỹ năng mềm khác như: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng xử lý vấn đề, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ghi nhớ…

Ngoài những yêu cầu trên, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh mà công ty có thể đưa ra những yêu cầu thêm cho vị trí này như: yêu cầu về trình độ học vấn, yêu cầu về vị trí địa lý, phương tiện di chuyển, yêu cầu về ngoại hình…

4. Mức lương và tương lai của Admin assistant

Với những công việc được mô tả ở phía trên, mức thù lao của vị trí này cũng được đánh giá khá ổn so với lượng công việc được mô tả. Tuy nhiên tùy vào quy mô và tình hình kinh doanh để công ty có thể offer cho bạn một mức lương thỏa đáng. Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, mức lương của trợ lý hành chính có thể dao động từ 7 triệu đến 15 triệu/ tháng. Nhưng tại các công ty nước ngoài, mức lương này có thể cao hơn, trung bình khoảng 1000USD/ tháng và có thể là cao hơn.

Trên thực tế, Admin assistant là vị trí xuất hiện ở tất cả các công ty và nhu cầu thì ngày càng gia tăng và đa dạng. Thông tin tuyển dụng cho vị trí này xuất hiện ở hầu hết các trang tuyển dụng giúp cho việc tìm kiếm vị trí này trở nên dễ dàng hơn. Đối với sự phát triển mạnh mẽ và sự gia tăng về số lượng các doanh nghiệp toàn cầu thì nhu cầu tuyển dụng vị trí này cũng tăng lên. Không chỉ doanh nghiệp Việt Nam mà cả những doanh nghiệp nước ngoài cũng cần những người trợ lý hành chính do đó bạn còn chần chờ gì mà không tìm hiểu và ứng tuyển vị trí này? 

Không chỉ là một công việc với mức lương ổn định, trợ lý hành chính còn mang lại cho bạn những kỹ năng làm việc chuyên nghiệp khác, đem lại cho bạn những network chất lượng và những cơ hội thăng tiến hơn trong ngành. Hy vọng bài viết Admin assistant là gì của topcvai.com đã giúp bạn giải đáp một phần thắc mắc về công việc này và tìm kiếm ngay cơ hội trở thành Admin assistant.