Backoffice là gì? Khám phá điều đặc biệt trong vị trí nghề nghiệp

1. Backoffice là gì?

Backoffice là một bộ phận bao gồm có hai nhóm đối tượng là nhân viên hành chính và cả nhân viên hỗ trợ không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hay còn được gọi là front office. Hay nói cách ngắn gọn dễ hiểu là một bộ phận phụ trách hậu cần. Backoffice sẽ hỗ trợ cho các bộ phận của công ty thông qua các nhiệm vụ khác nhau. Bản chất công việc là những người chịu mọi trách nhiệm cho công tác hậu cần, đem đến cho các bộ phận của công ty tất cả mọi phương tiện, chức năng cần thiết để đảm bảo cả công ty được hoạt động một cách ổn định và phát triển.

Các nhân viên làm việc tại backoffice không phải liên hệ hoặc làm việc trực tiếp với khách hàng, nhưng họ phải duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận front office. Do đó, mối quan hệ mật thiết giữa các nhân viên backoffice và front office là yếu tố then chốt để vận hành trơn tru.

Với bộ phận back office này không hề có chút ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp cả. Nhưng ngược với back office, vai trò là một nhân viên front office sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới nguồn doanh thu chính của công ty. Do thế bên phía front office làm tốt nhiệm vụ thì không thể nào không nhắc đến công của các nhân viên bên back office.

2. Công việc của một backoffice nói chung và các khối công việc phổ biến

2.1. Công việc chung của backoffice

Thực tế thì làm bộ phận back office sẽ không có một nhiệm vụ nào cố định hay rõ ràng, nó mang tính lẻ tẻ. Nếu như các bộ phận khác có công việc phân công rõ ràng cho từng chuyên ngành thì back office lại chủ yếu đảm đương các công việc có sự thiên về hướng văn phòng gắn liền với sổ sách nhiều hơn. 

Nhiều người rất dễ lầm tưởng bộ phận này sang các chức năng và nhiệm vụ khác như nhân sự, kế toán hay marketing. Nhiệm vụ của họ đôi khi gắn liền những thao tác nghiệp vụ có liên quan đến các phòng ban đó để thực hiện công việc. Vậy để không bị hiểu lầm hay nhầm lẫn về công việc của một back office thì bạn phải biết rằng công việc thực chất của một backoffice là làm gì? Thì hãy tiếp tục theo dõi nhé.

2.1.1. Cung cấp thông tin đến từng bộ phận

Khi bạn đảm nhận vị trí công việc này thì nhiệm vụ có thể cần phải thực hiện là thường xuyên thông báo các thông tin từ ban lãnh đạo hoặc quản lý gửi xuống các phòng ban. 

Chả hạn, công ty đang muốn bồi dưỡng và đào tạo lại mảng nhân sự cho công ty, họ đang cần tìm một chương trình đào tạo và đăng kí hồ sơ học cho nhân viên công ty. Lúc này bạn cần phải tìm kiếm những thông tin về khóa học đào tạo và báo cáo lại với cấp trên. Đồng thời kết nối với các thành viên bên nhân sự để đứng ra đăng kí khóa học nếu được ban lãnh đạo chấp thuận và đồng ý về việc cử đi đào tạo.

2.1.2. Thực hiện các công việc văn phòng phẩm

Là người chăm lo các vấn đề đời sống tinh thần, đảm bảo cơ sở vật chất một cách tốt cho cả toàn công ty. Là những người có nhiệm vụ gọi thợ tới sửa chữa các hệ thống hư hỏng trong toàn công ty. Phụ trách và đảm nhiệm các dịch vụ khi công ty có sự kiện. Ta có thể thấy rằng backoffice không khác gì như một bảo mẫu nơi chốn công sở.

2.2. Các khối công việc backoffice phổ biến

2.2.1. Bộ phận kế toán

Bộ phận này với nghiệp vụ kế toán phải thực hiện nhiều nhiệm vụ bao gồm có nhập dữ liệu, thống kê quản lý tình hình doanh thu của công ty, doanh nghiệp, chi phí hoạt động của công ty. Đảm nhận vai trò bạn cần phải có kỹ năng làm việc với con số, phân tích mạnh mẽ, sự cẩn thận tập trung hết sức vào công việc.

2.2.2. Bộ phận nhân sự

Họ là những người đi tìm những nguồn nhân lực cho công ty. Cũng chính là người gắn kết các thành viên trong công ty lại với nhau. Một nhân viên nhân sự phải có trách nhiệm sắp xếp cuộc họp, duy trì hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Hỗ trợ trưởng phòng nhân sự. Làm bên nhân sự bạn cần có một kỹ năng giao tiếp tốt và biết cách tổ chức.

2.2.3. Bộ phận kỹ thuật và sản xuất

Đây cũng chính là một trong những bộ phận quan trọng tạo công ty. Để tạo ra được sản phẩm kinh doanh cần có máy móc sản xuất. Máy móc hoạt động thì nhất thiết không thể thiếu được khâu kỹ thuật. Là một trong những bộ phận, góp phần tạo ra những sản phẩm chất lượng khi tới tay của người sử dụng.

2.3.4. Bộ phận kiểm soát chất lượng

Trước khi đưa sản phẩm ra với thị trường thì cần được phải kiểm soát chất lượng. Là những người nhận nhiệm vụ để kiểm tra chất lượng từ quy trình sản xuất cho đến sản phẩm. Đảm bảo sự an toàn tuyệt đối khi đến với khách hàng. Do vậy cần chuyên môn vững chắc, tốt và thậm chí là hiểu biết sâu rộng. 

3. Tầm quan trọng của bộ phận back office

Chúng ta hãy liên tưởng đến một chiếc xe để có thể hiểu được tầm quan trọng của bộ phận này. Muốn chiếc xe chạy tốt và khỏe ở môi trường bên ngoài thì cần phải đảm bảo các thành phần bộ phận trong chiếc xe phải tốt, hoạt động kết nối với nhau để tạo được năng suất hiệu quả. Thì một doanh nghiệp hay công ty cũng vậy, muốn công ty được vững mạnh và phát triển thì cần vận hành thống nhất với nhau thông qua các bộ phận, ăn ý với nhau đến từng ý tưởng làm việc thì mới tạo ra được năng xuất tốt. Ta có thể coi bộ phận Backoffice là xương sống của công ty, đảm nhận vai trò các hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp hay công ty duy trì quy trình làm việc để không bị gián đoạn. 

3.1. Thúc đẩy năng suất làm việc

Họ dành và tập trung nhiều thời gian để nghiên cứu các dự án, kết nối các bộ phận khác, cung cấp các thông tin tới các phòng ban để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Qua đó các nhân viên, phòng ban biết được khối lượng công việc của bản thân để chủ động cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể của họ. Từ đó thúc đẩy phát triển làm tăng năng suất làm việc cho công ty.

3.2. Bảo mật dữ liệu

Là một trong những bộ phận then chốt của công ty, họ được đào tạo một cách bài bản để làm việc chuyên nghiệp. Họ phải có trách nhiệm giữ yếu tố bảo mật cho công ty một cách kín nhất. Họ sẽ sắp xếp và quản lý bảo mật dữ liệu.

3.3. Là xương sống của công ty

Bộ phận backoffice có nhiệm vụ xử lý và sắp xếp tất cả các hoạt động, thông tin quan trọng. Giữ vai trò vị trí chức năng không làm gián đoạn công việc tại doanh nghiệp hay công ty.

4. Bộ phận backoffice cần những ai?

Về phía tính chất công việc thiên về hơi hướng mảng hậu cần. Đa phần sẽ được ưu ai chọn lựa phụ nữ nhiều hơn nam. Công việc phải đòi hỏi có tính nhanh nhẹn, tháo vát, có kỹ năng giao tiếp cũng như hiểu biết nhiều tới các vấn đề. Ngoài ra cũng cần thành thạo các kỹ năng sử dụng máy tính và nhiều các công cụ khác trong văn phòng như máy in, máy fax,... để phục vụ tốt cho công việc và đáp ứng được bất cứ nhu cầu nào.

Dù phải đảm nhận nhiều công việc như thế nhưng chung quy chỉ là công việc làm trong giờ hành chính, không đòi hỏi quá cao về độ tư duy hay chất xám quá nhiều. Chỉ cần bạn có sự cẩn thận, tỉ mỉ đôi khi có cả sự chịu khó với công việc và đặc biệt là yêu thích những công việc nhẹ nhàng thì đều có thể làm tới công việc này.

Với back office tích hợp nhiều bộ phận tại doanh nghiệp hay công ty. Hãy xem xét khả năng của bản thân thật kĩ để chọn cho mình bộ phận để cố gắng và phát triển công việc. Hãy tích cực, chăm chỉ, hoàn thành công việc đúng thời hạn thì cơ hội sẽ đến với bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ được vấn đề và các thông tin đề cập ở bài viết này.