Thực tế thì không phải bất kỳ sự kiện nào cũng giống nhau mà mỗi sự kiện lại có mục đích, tính chất và quy mô riêng. Thế nhưng, một cách chung nhất, để một sự kiện thành công thì đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến từ đội ngũ tổ chức. Và điều này sẽ phản ánh thông qua việc lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Những điều được chia sẻ ngay sau đây sẽ là những yếu tố hay những công việc mà các bạn cần thực hiện để có thể có được cho mình một bản kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất.
1. Thực hiện xác định mục đích tổ chức sự kiện
Xác định mục đích tổ chức sự kiện hay còn là quá trình xác định hình thức tổ chức sự kiện mình cần làm là gì. Một sự kiện được tổ chức sẽ nhằm rất nhiều mục đích khác nhau như sinh nhật, đám cưới hay tiệc cuối năm,... Việc nắm bắt mục đích mà sự kiện được diễn ra sẽ giúp bạn có thể đưa ra được hình thức tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất với điều mà sự kiện hướng tới và phản ánh.
.jpg)
2. Thực hiện việc xác định các mục tiêu cần đạt được
Mục tiêu hay kết quả đạt được là điều mà bạn cần xác định để có thể giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được cụ thể, rõ ràng và đúng hướng. Phải biết điều mình cần hướng tới là gì thì những hành động cho mục tiêu đó mới trở nên ý nghĩa và hiệu quả hơn.
Mục tiêu sẽ là những điều mà thông qua việc tổ chức sự kiện mà bạn có thể làm được. Ví dụ như giới thiệu được sản phẩm mới tới bao nhiêu người, hay tặng bao nhiêu phần quà cho bao nhiêu khách hàng trong sự kiện khai trương,...
Xác định được mục tiêu đúng và sát với sự kiện sẽ giúp sự kiện của bạn thành công hơn. Và thông qua mục tiêu thì việc xây dựng các ý tưởng cho chủ đề hay kịch bản cũng sẽ tốt hơn rất nhiều.
Xem thêm: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
3. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
.jpg)
Thời gian và địa điểm là hai yếu tố mà nghe thì có vẻ không quan trọng thế nhưng lại rất cần đầu tư để lựa chọn. Thời gian diễn ra sự kiện cần thực sự phù hợp với những đối tượng sẽ có khả năng cao tham gia sự kiện đó. Bởi cho dù sự kiện có hấp dẫn đến đâu mà thời gian không cho phép thì việc tham gia cũng trở nên rất khó khăn. Chính vì thế mà các bạn cần lựa chọn thời gian sự kiện sẽ được diễn ra vào khung giờ mà khiến người khác sẽ phải gật đầu đồng ý ngay khi vừa được thông báo.
Đối với địa điểm tổ chức thì tùy trên quy mô của sự kiện các bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp về không gian. Tất nhiên, yêu cầu chung sẽ là sạch sẽ, an ninh tốt, thuận tiện cho việc di chuyển và đi lại cũng như có ngân sách hợp lý. Các bạn cũng cần chủ động liên hệ với các bên cho thuê địa điểm để biết được thông tin chính xác về việc địa điểm đó còn trống hay không. Mọi sự chủ động sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn rất nhiều.
4. Lên kịch bản và timeline sự kiện
Đến được bước này thì trong tay bạn đã có được thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, chủ đề chính cần thể hiện và concept cũng như slogan được sử dụng trong suốt thời gian sự kiện được triển khai và diễn ra.
.jpg)
Dựa trên những thông tin đó, các bạn sẽ cần xây dựng cho mình kịch bản và timeline của toàn bộ các phần trong hôm sự kiện diễn ra. Kịch bản đóng vai trò quan trọng và mang tính quyết định tới sự thành công của sự kiện trong hôm nó diễn ra. Và các bạn sẽ cần xây dựng 3 loại kịch bản
- Kịch bản tổng quát: Kịch bản bao gồm các phần nội dung từ khi sự kiện bắt đầu cho tới khi sự kiện kết thúc. Kịch bản này sẽ đi kèm với timeline các mục chi tiết cho mỗi phần được diễn ra. Loại kịch bản này sẽ giúp cho người tham gia cũng như những người xuất hiện trong sự kiện biết được tiến trình của sự kiện như thế nào để chuẩn bị cho mình tốt nhất trước khi xuất hiện.
- Kịch bản cho bên kỹ thuật: Loại kịch bản này cũng tương tự như kịch bản tổng quát. Tuy nhiên, kèm theo đó sẽ là acsc ghi chú liên quan để bên kỹ thuật có thể biết được phần nào dùng nhạc nào, hiệu ứng âm thanh hay ánh sáng ra sao,...
- Kịch bản MC: Loại kịch bản này đòi hỏi sự trau chuốt trong từng câu từ để việc truyền tải thông điệp được chính xác hơn. Cùng với đó là sự kết hợp với kinh nghiệm của MC giúp cho việc tạo ấn tượng dễ dàng hơn rất nhiều.
5. Lên danh sách các khách mời
Trong một số sự kiện thì khách mời chính là linh hồn cũng như là yếu tố giúp sự kiện thăng hoa hơn rất nhiều. Vì thế các bạn cần lên một danh sách các khách mời có sự phù hợp nhất với sự kiện của mình để tạo hiệu ứng tốt nhất. Một sự kiện cần có khách mời phù hợp về chuyên môn cũng như mục đích hướng tới. Mọi sự trái ngược sẽ trở nên khập khiễng và khiến cho sự kiện của bạn trở nên “nửa mùa” hơn rất nhiều.
Đọc thêm: Các kỹ năng tổ chức sự kiện giúp bạn thành công - không thể bỏ qua
6. Xác định những điều cần có trong sự kiện
Những điều cần có hay những hạng mục cần thiết của sự kiện được ví như một cơn ác mộng của những người lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi sẽ có rất nhiều yếu tố cần có trong một sự kiện. Ví dụ như nhân sự, các vật dụng thi công, các thiết bị cần sử dụng hay những dịch vụ cần cung cấp trong sự kiện,... Tất cả đều cần phải được đưa ra để việc lên kế hoạch tổ chức được hoàn thiện và chỉn chu nhất có thể.
.jpg)
Việc liệt kê càng chi tiết sẽ giúp các bạn càng cụ thể hóa được những điều mà mình cần chuẩn bị cho sự kiện. Tránh cho việc thiếu sót hay có sự chuẩn bị chưa chu đáo, kỹ càng.
Xem thêm: Việc làm tổ chức sự kiện
7. Thực hiện thiết kế các ấn phẩm
Các ấn phẩm trong sự kiện sẽ là điều mà các bạn không thể quên vì đó là những thứ không thể thiếu. Những ấn phẩm được sử dụng sẽ cần thể hiện được chủ đề cũng như concept mà sự kiện hướng tới. Đặc biệt là các thiết kế cần thể hiện được sự sáng tạo và điểm nhấn riêng biệt, đặc trưng của sự kiện.
Những ấn phẩm có thể kể đến như standee, background, poster, voucher, thiếp,...
8. Lên kế hoạch truyền thông
Truyền thông sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng để quảng bá và giúp cho mọi người biết đến sự kiện nhiều hơn. Để có được một kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả thì các bạn cần phải xác định được đúng những thông tin như mục tiêu của sự kiện, đối tượng hướng đến của sự kiện, thông điệp cần truyền tải và các kênh truyền thông phù hợp,...
.jpg)
Việc xây dựng kế hoạch truyền thông cần có sự phù hợp với tính chất của sự kiện. Do vậy mà các bạn cần phải hiểu rõ sự kiện mà mình tổ chức để có thể lên kế hoạch truyền thông phù hợp.
9. Thực hiện phân công công việc
Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều công việc và các giai đoạn khác nhau. việc phân công công việc sẽ giúp mọi người nắm bắt được vai trò, nhiệm vụ của mình trong sự kiện ra sao. Điều này sẽ giúp cho mọi việc được chủ động và có sự phối hợp ăn ý nhất có thể.
10. Lên bản dự trù kinh phí
Dù sự kiện lớn hay nhỏ thì việc dự trù kinh phí luôn là công đoạn không thể thiếu. Việc này sẽ giúp bạn xác định được khoản ngân sách mà mình sẽ cần phải bỏ ra cho sự kiện là bao nhiêu. Từ đó có thể ước lượng, cân đối với kinh phí mà mình đang có và đề ra các biện pháp nhằm tránh tình trạng lãng phí có thể xảy ra.
.jpg)
Mọi thứ đều cần được liệt kê chi tiết và rõ ràng cho từng khoản một. Điều này giúp bạn nắm bắt chính xác hơn về từng khoản thu chi và xác định được mức chi phí giới hạn cụ thể.
11. Lên kế hoạch dự phòng
Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi người chịu trách nhiệm luôn luôn trong trạng thái căng não để kiểm soát tốt mọi thứ. Bởi bất cứ rủi ro nào cũng có thể diễn ra nếu như ta không có những sự chuẩn bị một cách vẹn toàn nhất.
Việc lên kế hoạch dự phòng là cách giúp bạn ứng phó trong trường hợp các sự cố có thể xảy ra. Ví dụ như mất điện hay các thiết bị hỏng bất chợt,... Sự chủ động sẽ giúp bạn có thể có một phương án khắc phục hiệu quả
12. Lên các tiêu chí đánh giá và đo lường hiệu quả
Mỗi một sự kiện được tổ chức và diễn ra sẽ đem lại những hiệu quả nhất định. các bạn cần xây dựng các tiêu chí đánh giá và thực hiện việc đo lường hiệu quả của sự kiện. Điều này sẽ phản ánh phần nào về kết quả mà sự kiện tạo ra cũng như các kinh nghiệm quý báu mà các bạn có thể đúc kết cho mình.
.jpg)
Trên đây chính là bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mà các bạn có thể tham khảo. Nhìn chung thì việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao gồm khá nhiều công việc và các vấn đề cần quan tâm. Chính vì thế, để việc lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện được hoàn chỉnh nhất thì các bạn cần có sự phân công cho mỗi người đảm nhận từng phần và tổng hợp để tạo thành một kế hoạch chỉn chu, đảm bảo hiệu quả cho sự kiện sắp tới.
Tham gia bình luận ngay!