1. Các bước lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày
1.1. Một số thông tin chung cần tổng hợp
Hiện nay, việc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày sẽ thường được các quản lý kho, kế toán viên thể hiện qua các file excel. Điều này sẽ giúp họ có thể dễ dàng quản lý, nắm bắt tình hình hàng hóa trong 1 ngày.
Toàn bộ các số liệu sẽ được cập nhật liên tục giúp công việc quản lý được hiệu quả, tối ưu về thời gian làm việc. Tuy nhiên thì bảng này sẽ đòi hỏi người làm cần tính toán kỹ lưỡng, cẩn thận với các con số khi nhập thông tin vào excel. Sau đó, mẫu bảng này sẽ được in ra và có cách để lưu chứng từ hợp lý, khoa học nhất.
Đối với việc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày, người đảm nhận công việc này sẽ cần phải nắm được những thông tin cơ bản sau:
- Thứ nhất là hàng tồn đầu ngày: thông tin đầu tiên mà bạn cần phải đề cập trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày này đó chính là số lượng hàng tồn đầu kỳ để từ đó kiểm soát số lượng hàng hóa. Theo đó, bạn sẽ lấy số lượng hàng hóa của hôm trước hoặc là theo tháng nếu bảng đó tính theo đơn vị tháng.
- Số lượng hàng hóa nhập vào 1 ngày: bạn sẽ cần kiểm soát được số lượng hàng nhập vào trong 1 ngày là bao nhiêu và lấy thông tin ở bảng xuất nhập hàng riêng.
- Số lượng hàng hóa xuất đi trong 1 ngày như thế nào? Thông tin này sẽ thể hiện số lượng hàng đã được lấy đi và cũng lấy từ bảng xuất nhập hàng riêng.
- Hàng tồn cuối ngày tính theo công thức là: hàng tồn đầu ngày + hàng hóa nhập trong ngày – số lượng hàng hóa xuất đi.
Xem thêm : Mô tả về kế toán kho
1.2. Các cột thể hiện thông tin trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày
* Cột A thể hiện thông tin về mã hàng hóa
Cột này sẽ thể hiện những mã hàng hóa còn tồn ở ngày trước cùng với mã hàng hóa mới, riêng với hàng hóa đã hết thì sẽ không điền mã vào cột này.
Lưu ý là đối với những mã hàng tồn lại thì bạn phải lấy số liệu ở bảng nhập xuất tồn của ngày hôm trước. Và để lấy thông tin mã hàng hóa của hôm nay, bạn chỉ cần đọc lại mã hàng hóa tồn ngày hôm trước. Cụ thể có 2 cách thực hiện cơ bản như sau:
- Cách 1: bạn sẽ sử dụng công cụ Data Filter cho cột số lượng hàng hóa hoặc là cột thành tiền của ngày hôm trước trong bảng tổng hợp xuất nhập tồn. Tiếp sau đó thì bạn sẽ lọc các mặt hàng còn tồn dư của ngày hôm trước. Khi đã lọc và biết được các thông tin mã hàng tồn kho của ngày hôm trước thì bạn sẽ copy cả cột hàng tồn đó vào cột mã hàng hóa của ngày hôm nay.
- Cách 2: bạn có thể sử dụng công thức hàm IF để hiển thị các mã hàng hóa và sau đó sử dụng hàm Vlookup để dò tìm các mã hàng hóa.
Công thức thực hiện cho hàm IF sẽ là =IF(cột 8>0, cột A, “”)
Điều kiện ở đây đó là cột số lượng tồn cuối ngày phải lớn hơn 0 thì lấy mã hàng hóa ở cột A. Còn nếu như giá trị đó nhỏ hơn 0 thì sẽ bỏ trống.
Trường hợp mà có mã hàng phát sinh mới thì bạn sẽ lấy tại bảng xuất nhập kho. Còn những ai mới vào nghề thì hãy tô màu vào những phần phát sinh để phân biệt và dễ dàng lọc hàng hơn, sau đó copy vào sheet Danh mục hàng hóa là xong.
* Cột B thể hiện tên của chủng loại hàng hóa
Đối với cột B thì để lấy tên của hàng hóa, bạn sẽ sử dụng hàm Vlookup và lấy tên trong sheet danh mục hàng hóa.
Công thức để tính đó là =VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6:$D$14;2;0)
Trong đó thì B12 chính là ô mã hàng hóa trong bảng tổng hợp xuất nhập khẩu của ngày hôm nay.
* Cột C thể hiện đơn vị tính toán
Đối với cột này, bạn sẽ sử dụng hàm Vlookup để dò tìm từ sheet danh mục hàng hóa.
Công thức thực hiện như sau: =VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6:$D$14;4;0)
Cách để tính số tồn đầu kỳ ở cột C này đó là:
- Cột số lượng: bạn sẽ sử dụng hàm Vlookup lấy từ cột tồn cuối ngày của bảng tổng hợp nhập xuất tồn của ngày hôm trước.
- Cột thành tiền thì cũng sử dụng hàm Vlookup lấy từ cột thành tiền của bảng tổng hợp nhập xuất tồn ngày hôm trước sang.
- Cột số 1 thì sẽ thể hiện số lượng hàng hóa và bạn dùng hàm Vlookup tương tự như trên.
- Cột số 2 thể hiện thành tiền nhập kho trong kỳ, bạn sử dụng hàm Vlookup để dò tìm từ bảng nhập xuất tồn của ngày hôm trước.
- Cột 3 thể hiện thông tin số lượng và bạn có thể lấy từ bảng kê phiếu xuất kho.
- Cột 4 thể hiện về thông tin thành tiền nhập kho trong kỳ và bạn sẽ sử dụng hàm Sumif để lấy từ bảng kê phiếu xuất kho.
- Cột 6 thể hiện đơn giá xuất kho chỉ sử dụng đến cuối kỳ và tính bình quân đơn giá xuất kho. Cột này thường chỉ dành cho những công ty nào sử dụng đơn giá xuất kho.
- Cột 7 thể hiện thành tiền và các doanh nghiệp nào sử dụng phương pháp đích danh để tính đơn giá xuất kho thì sẽ dùng hàm Sumif được lấy từ bảng kê phiếu.
- Cột 8 thể hiện các thông tin về số lượng hàng tồn kho cuối kỳ và bạn sẽ dùng số lượng đầu kỳ cộng với hàng nhập trong kỳ rồi trừ đi cuối kỳ.
- Cột 9 thể hiện thành tiền và bạn sẽ lấy số tiền tồn đầu ngày cộng với số tiền nhập và sau đó trừ đi số tiền đã chi ra trong ngày.
Xem thêm: Trang vàng doanh nghiệp
2. Một số lưu ý quan trọng khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày
Khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày, các quản lý, kế toán viên hay người đảm nhận nhiệm vụ này sẽ cần phải lưu ý về một số vấn đề quan trọng như sau:
- Thứ nhất là các thông tin trong bảng cần phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Vì nếu như sơ xuất trong các hàm này thì sẽ có thể khiến cho cả công ty gặp phải những vấn đề lớn trong việc quản lý.
- Thứ hai là cần phải có chuyên môn khi lập bảng vì đây không phải là công việc đơn giản, nhất là khi sử dụng các hàm trong excel. Nếu như doanh nghiệp có số lượng hàng tồn ít thì bạn có thể lọc bằng tay nhưng nếu số lượng hàng nghìn, chục nghìn thì bạn bắt buộc phải dùng các hàm để tính. Do đó, bạn cần có chuyên môn về tin học, sử dụng excel thành thạo, có khả năng xử lý thông tin, dữ liệu.
- Cần thiết kế các file excel phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đây là một lưu ý rất quan trọng bởi mỗi nơi sẽ có những đặc điểm khác nhau về hàng hóa, số lượng.
- Cần có khả năng lường trước được các rủi ro khi quản lý xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày với excel bởi bên cạnh những lợi ích lớn thì excel cũng vẫn tồn đọng những hạn chế, rủi ro nhất định. Nhất là khi bạn thao tác nhập dữ liệu bằng tay thì cũng sẽ có khi sai sót và gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý.
Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã nắm được cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày như thế nào rồi phải không? Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho những ai đang quan tâm đến vấn đề này nhé.
Tham gia bình luận ngay!