Tải miễn phí mẫu Biên bản họp hội đồng thành viên chuẩn nhất!

1. Đôi nét về Biên bản họp hội đồng thành viên 

Điều 61 Luật Doanh nghiệp 2014, đã quy định rõ rằng “  Biên bản họp thành viên của công ty TNHH là biên bản ghi lại cuộc họp để thông qua một công việc của Công ty TNHH”.

Văn bản này được lập bởi thư ký trình bày lại trình tự diễn biến, hành động, sự việc diễn ra trong cuộc họp hội đồng viên của công ty, trong đó bày tỏ được sự thống nhất cuối cùng về ý kiến quan điểm của tất cả các thành viên về một vấn đề gì liên quan đến sự phát triển của công ty. Theo mô hình cấu tạo của công ty, Biên bản họp hội đồng thành viên chỉ diễn ra trong các công ty hoạt động theo hình thức trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên. Đối với mô hình công ty cổ phần, một biên bản có mục đích tương tự cũng được ghi chép lại bởi thư ký nhưng gọi là “Biên bản họp hội đồng quản trị”.

Một mẫu biên bản họp hội đồng thành viên cần có một số nội dung sau:

- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp.

- Mục đích tổ chức cuộc họp.

- Họ tên của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp và không dự họp.

- Vấn đề được thảo luận, biểu quyết, tóm tắt các ý kiến phát biểu của thành viên về các vấn đề thảo luận trong cuộc họp.

- Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết trong cuộc họp.

- Các quyết định đã được thông qua trong cuộc họp.

- Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp. (Chủ tọa và người ghi biên bản chịu trách nhiệm hoàn toàn về độ chính xác của những gì ghi trong biên bản)

Điều kiện để tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên:

Để tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên tại các công ty TNHH cần đạt một số điều kiện sau:

- Tổng số thành viên tham gia phải lớn hơn 2/3.

- Các quyết định được thông qua khi có trên 50% thành viên trong cuộc họp tán thành.

- Các quyết định về thay đổi điều lệ công ty, cơ cấu hoặc chuyển nhượng lại vốn điều lệ công ty phải được trên 3/4 số thành viên tham gia họp tán thành mới được chấp nhận.

2. Hướng dẫn cách viết Biên bản họp hội đồng thành viên chuẩn

Nhìn chung, về cấu trúc, các thành phần trong biên bản họp hội đồng thành viên không khác nhiều với biên bản họp thông thường trong mỗi công ty. Các nội dung lớn trong biên bản này gồm có tên biên bản, thành phần tham gia, nội dung chính của cuộc họp và các ý kiến của các thành viên tham dự sau khi đã được thống nhất, tán đồng và bổ sung của tổ chức. Chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về cách soạn thảo mẫu biên bản họp hội đồng thành viên cụ thể dưới đây với nội dung đầu tiên là Quốc hiệu, tiêu ngữ.

Đây là “mục truyền thống” của phần lớn các văn bản hành chính. Trong biên bản họp hội đồng thành viên, quốc hiệu được viết in đậm và in hoa. Tiêu ngữ được viết bằng chữ thường nhưng bội đậm. Nội dung này được đặt lệch về phía bên phải. Cùng một dòng cùng với quốc hiệu nhưng ở phía bên trái là tên công ty TNHH diễn ra cuộc họp. Nội dung này cũng được viết in đậm và ghi rõ số diễn ra cuộc họp. 

Ngay bên dưới tiêu ngữ, sẽ ghi rõ địa điểm, ngày, tháng, năm diễn ra cuộc họp.

Tên biên bản họp được bôi đậm và căn giữa đính kèm với vấn đề được các thành viên nêu rõ trong cuộc họp như cuộc họp thường niên, họp để bổ quyết thêm lãnh đạo mới, họp để thống nhất chiến lược phát triển công ty...Tất cả những vấn đề này nên nêu rõ trong biên bản.

Điểm khác của một biên bản họp hội đồng thành viên với một cuộc họp ban lãnh đạo công ty hay họp định kỳ ở công ty để đảm bảo tính trang trọng hơn, đó chính là có thêm phần giới thiệu để dẫn vào nội dung cuộc họp. Trong phần dẫn này ghi lại thời gian, tên công ty, số đăng ký kinh doanh và đơn vị cấp phép kinh doanh và mục đích tiến hành phiên họp. Các bạn có thể tham khảo nội dung sau:

“Hôm nay, vào hồi 17h, tại trụ sở chính công ty. Hội đồng thành viên Công ty LT Pay (GCN đăng ký kinh doanh số: 5 do phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày:16/5/2016) tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty.”

Nội dung lớn không thể thiếu tiếp theo có mặt trong biên bản họp hội đồng thành viên trong các công ty TNHH chính là thành phần tham dự.

Tại đây, các thư ký thường kẻ thành bảng để nêu rõ thứ tự, họ và tên các thành viên, số vốn góp, và tỷ lệ % vốn góp trong công ty và một hàng tổng cuối cùng. Trong mô hình TNHH, để tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên, số lượng thành viên công ty thường giao động từ 2 - 11. 

Hàng tiếp theo trong nội dung này chính là thành viên vắng mặt nêu rõ họ tên và lý do. 

Dòng tiếp theo ghi họ tên khách mời. 

Chủ tọa và thư ký cũng được nêu rõ trong danh mục thành phần tham dự. 

Sau đó, Biên bản họp hội đồng thành viên đi vào thông tin chính quan trọng nhất, đó là nội dung của cuộc họp. Trong nội dung này sẽ triển khai theo khung xương gồm 5 phần thông tin quan trọng bao gồm: Mục đích chương trình họp, các vấn đề được thảo luận, biểu quyết tại cuộc họp và nêu rõ kết quả biểu quyết,  ý kiến của các thành viên tham dự cuộc họp,  sửa đổi điều lệ công ty theo đúng quy định (nếu có) và thời điểm kết thúc cuộc họp. 

Cụ thể, nội dung mục đích và chương trình họp có thể triển khai theo ý sau:

“Hội đồng thành viên công ty tiến hành phiên họp nhằm thảo luận và thông qua phương án ...........

Sau khi chủ tịch Hội đồng thành viên đọc tuyên bố khai mạc cuộc họp, lắng nghe các nội dung cần thảo luận, các thành viên sẽ tiến hành thảo luận, cho ý kiến và tiến hành biểu quyết”.  Phần để trống, thư ký sẽ ghi rõ phương án, mục đích của cuộc họp tùy vào từng công ty"

Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết đến các ý kiến của từng thành viên tham dự nên được trình bày ra thành từng gạch đầu dòng khoa học, dễ nhìn. 

Nội dung thời gian kết thúc buổi họp, thư ký có thể ghi rõ về thời điểm kết thúc và viết “ Buổi họp kết thúc vào 6 giờ 30 phút chiều cùng ngày”.

Một nội dung cuối cùng thường xuất hiện trong các biên bản họp hội đồng thành viên trong các công ty TNHH đó chính là chữ ký của chủ tọa và thư ký để xác nhận độ chính xác của các thông tin được trình bày trong biên bản họp trước khi được lưu kho làm tài liệu. 

3. Tải về mẫu biên họp họp hội đồng thành viên chuẩn nhất!

Trên đây chính là toàn bộ những thông tin xoay quanh nội dung cũng như cách viết biên bản họp hội đồng thành viên hay biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH. Để có một cái nhìn đầy đủ nhất về văn bản này, bạn có thể tham khảo và tải về ngay dưới đây nhé.

Tải mẫu biên bản họp miễn phí tại đây:

bien-ban-hop-hoi-dong-thanh-vien-94.pdf

bien-ban-hop-hoi-dong-thanh-vien-94.doc

Mong rằng, những thông tin về cách viết biên bản họp hội đồng thành viên của cung cấp bởi topcvai.com trên đây sẽ thực sự hữu ích với bạn trong quá trình hoàn thành các nhiệm vụ văn phòng một cách hiệu quả nhanh chóng nhé.