Bộ chứng từ xuất khẩu là gì? Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?

1. Bộ chứng từ xuất khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất khẩu cũng giống như các giấy tờ liên quan đến thông tin, hợp đồng, những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất khẩu các mặt hàng ra các nước ngoài. Nó cũng giống như việc bạn mang theo hộ chiếu, visa, các giấy tờ liên quan khi chuẩn bị bước chân ra khỏi quốc gia của mình thì bộ chứng từ xuất khẩu cũng như vậy, nó mang đầy đủ các thông tin về lô sản phẩm mà muốn đưa ra nước ngoài để họ nắm bắt được giá trị, hồ sơ, hợp đồng của sản phẩm đó có được chứng nhận bảo đảm hay không. Bất kì một sản phẩm hay mặt hàng nào khi được đưa ra thi trường ngoài quốc gia cũng cần có bộ giấy chứng từ xuất khẩu và ngược lại khi quốc gia chúng ta nhập một mặt hàng nào đó vào trong nước cũng cần đến bộ chứng từ nhập khẩu từ bên thị trường nhập về.

Mục tiêu quan trọng chính là bảo đảm được tính an toàn, chất lượng được đảm bảo, luật quy định hay những hợp đồng của sản phẩm muốn được xuất nhập khẩu vào từng quốc gia.

Chính vì vậy mà bộ chứng từ xuất khẩu sẽ bao gồm rất nhiều thành phần giấy tờ cần có bên trong nó và có nhiều bộ chứng từ đa dạng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về sâu bên trong bộ chứng từ xuất khẩu này nhé, nó sẽ giúp bạn biết thêm nhiều thông tin trong việc xuất nhập nhẩu phục vụ cho việc kinh doanh của mình.

Đọc thêm: Những điều cần biết về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

2. Bộ chứng từ xuất gồm những gì? Bộ chứng từ nhập khẩu có giống xuất khẩu hay không?

Chúng ta đều có thể thấy bộ chứng từ xuất khẩu hay nhập khẩu nó gắn liền với qua trình kinh doanh và quan trọng nhất nó chính là một phần của chuỗi Logistics – chuỗi cung ứng. Vậy để việc kinh doanh trở nên thuận lợi thì việc xuất nhập khẩu chính là bước đầu quan trọng trong việc này. Chúng ta cùng tìm hiểu kĩ hơn về bộ chứng từ xuất khẩu này nhé.

Đối với bộ chứng từ xuất hay nhập khẩu đều có những hóa đơn và các khâu làm việc gần giống nhau. Nó giống như những giấy tờ, hóa đơn liên quan đến chất lượng, sản phẩm, số lượng và giá trị hàng hóa đó và cả bên mau với bên bán sẽ trả tiền trước khi giao dịch.

Thứ nhất là hóa đơn thương mại (Commercial invoice), tờ giấy này bao gồm những thông tin cơ bản nhất về sản phẩm : đặc điểm sản phẩm, giá trị, chất lương và tổng số tiền của sản phẩm, phương thức giao hàng và phương thức thanh toán hàng hóa. Phần này là yêu cầu của người bán đối với người mua giúp cho người mua hàng hiểu rõ về sản phẩm và đảm bảo sẽ được việc hoàn thành những gì có trong hóa đơn thương mại.

Hóa đơn này còn được cấp nhiều bản khác nhau gửi đến ngân hàng để thu tiền hàng, gửi về các công ty bảo hiểm, hay đến các cục hải quan thu tiền thuế cùng với đó là đưa ra nước ngoài để cục bảo hiểm xin cấp ngoại tệ cho hàng.

Thứu hai là bản kê chi tiết (Specification), thông tin chi tiết của hàng hóa tiện cho việc kiểm tra hàng hóa và việc bổ sung thêm hàng hóa đối với cả xuất nhập khẩu

Thứ ba là phiếu đóng gói( Packing list) là bản kê khai đầy đủ về chất lượng, trọng lượng hay tên người bán trong gói hàng và sẽ được đặt ở bao bì giúp người nhận hàng sẽ dễ dàng nhìn thấy

Thứ tư là giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) thật dễ hiểu giây chứng nhận này chính là những gì được công nhận trọng hợp đồng của cả bên mua và bên bán, về chất lượng, kiểm định, ngoài ra còn là giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng – có tác dụng kiểm định , kiểm tra lại hàng ở một địa điểm nào đó do cả hai bên cùng đặt ra trước đó.

Thứ năm là giấy chứng nhận số lượng (Cerificate of quanity) là giấy chứng nhận để xác thực số lượng thực giao. Trong hợp đồng hai bên yêu cầu mặt hàng cần sô lương bao nhiêu thì đây chính là giấy chứng nhận xác thực về điều đó.

Thứ sáu là giấy chứng nhận trong lượng ( Cerificate of quanity) là số trọng lượng phù hợp với quy định và trong hợp đồng thảo thuận

Sau khi xong phần về giấy tờ về hàng hóa sản phẩm chúng ta tiếp tục đến với giấy vận chuyện hàng hóa. Giống như việc các bạn đặt các đơn ship hàng vậy, bên cửa hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về loại sản phẩm và bạn “ chốt đơn” thì cửa hàng sẽ lên đơn hàng đặt ship đến với bạn . Tương tự như thế thì xuất nhập khẩu cũng cần có phương tiện giao hàng đến các thị trường bên ngoài nhưng với quy mô to lớn và cùng sự kiểm soát nghiêm ngặt hơn.

Vì xuất nhập khẩu có rất nhiều loại hình phương tiện và mỗi loại hình đều có những yêu cầu riêng chúng ta cùng tìm hiểu từng loại hình nhé:

- Vận chuyển bằng đường biển : biên lai thuyền phó, biên lai của cảng gửi hàng đường biển,...

- Vận chuyển bằng đường sắt

- Vận chuyển hàng bằng đường hàng không

Biên lai thuyền phó: đơn giản là đơn nhận hàng của người điều hành chuyến tàu ấy xác nhận về các lo hàng chuyến tàu được nhận qua sự kiểm duyệt của nhận viên trên tàu. Biên lai thuyền phó không phải giấy chứng nhận sở hữu lô hàng vì vậy họ sẽ đổi biên lai để lấy vận đơn chuyển đường biển

Giấy gửi hàng đường biển thường sẽ thay thế cho vận đơn đường biển nhưng giấy này chỉ có thể phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng và chỉ sử dụng trong vài trường hợp là hai bên mua bán quen và thực hiện bằng cách ghi sổ

Phiếu gửi hàng là giấy tờ cam kết giữa người bán với cơ sở giao gửi hàng về việc đề nghị lưu khoang xếp hàng trong xuất hay nhập khẩu hàng hóa.

Bản lược hàng hóa sẽ so chủ tàu kê khai về thông tin hàng hóa trên tàu, chi phí vận chuyển cho hải quan hay ngươi nhận hàng

Sơ đồ xếp hàng một trong những giấy tờ khá quan trọng giúp cả người xuất hàng biết được thời gian, địa điểm kho hàng của mình được bốc lên tàu và vị trí kho hàng của mình được được đặt cạch kho hàng nào.

Bản kê sự kiện chính là bản kể khai chi tiết lúc gặp các vấn đề sự cố của thiên nhiên,... ảnh hướng tới thời gian bốc hay dỡ hàng và dựa vào bản kê này mà có thể phát bốc hay dỡ hàng.

Bản tính thưởng phạt bốc dỡ hàng , nó giống như việc quản lý thời gian bốc dỡ hàng hóa nhanh hay chậm để đưa ra mức tiền cho người bốc hàng.

Bản kết toán nhận hàng là biên lai ký kết giữa chủ tàu chở kho hàng với người ở cảng bên nhận hàng.

Biên bản của hàng đổ vỡ hư hỏng chính là ký kết giữa chủ tàu về các mặt hàng trong lúc di chuyển có những tổn thất gì

Giấy chứng nhận hàng thiếu là giấy chứng nhận có công ty Đại lý tài biển sau khi nhận được lô hàng được bốc xuống.

Cũng giống như đường biển thì vận đơn hàng đường sắt sẽ đượng ghi rõ và đầy đủ : tên n gười gửi, số lô hàng, sô lượng, bao bì, tên người nhận, địa chỉ nhận, tên ga ( đi và đến) têng ga thông qua.

Tương tự như bộ chứng từ xuất khẩu thì bộ chứng từ nhập khẩu cũng cần có những giất tờ như sau: hợp đồng thương mai ( là những thảo thuận giữa người mua và người bán ) , hóa đơn thương mai ( là chứng từ thực hiện thanh toán những hóa đơn thương mại có trong hợp đồng mua bán như: đơn giá, phương thức thanh toán và tổng số tiền,...) . Tiếp theo, phiếu đóng gói hàng giống như bao bì xuất khẩu nhằm ghi rõ chất lượng hàng, số lượng và trọng lô hàng, chi tiết về lô hàng. Vận đơn ma ng nhiệm vụ xác nhận đơn hàng đã được đưa lên phương tiện vận chuyển, tờ khai hải quan và giấy tờ thông tin của lô hàng, chi phí,... gửi đên hải quan. Hóa đơn chiếu lệ là tính xác thực về lô hàng đối chiếu đúng như yêu cầu, sau đó là tín dụng thư, chứng từ bảo hiểm ( đều giống như khi xuất hàng hóa ), giấy chứng nhạn xuất  xứ hàng hóa để đảm bảo yêu tố của hàng hóa khi được nhập khẩu vào nước và cuối cuồi là giấy kiểm dịch.

Qua bài về bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì sẽ giúp cho các doanh nghiệp là kinh doanh hiểu rõ hơn về việc xuất nhập khẩu hàng hóa này.