1. Tổng quan về Booking Confirmation
1.1. Booking Confirmation là gì?
Booking confirmation được hiểu là một hoạt động đặt chỗ cho hàng hoá của mình khi di chuyển bằng máy bay, tàu. Khi thực xong dịch vụ, phía vận chuyển sẽ liên lạc lại cho khách hàng và xác nhận người sử dụng dịch vụ với FWD khi đã thỏa thuận xong về giá cả. Bên dịch vũ sẽ gửi xác nhận và nhận giữ chỗ đặt hàng. Những hoạt động trên được gọi là quy trình thực hiện Booking confirmation.
1.2. Ai quản lý Booking Confirmation?
Booking confirmation khi hoàn thành xong các thủ tục thì đó sẽ được quản lý bởi đơn vị vận chuyển được người đặt chỗ lựa chọn. Có thể là những người vận chuyển qua dịch vụ FWD, họ không là người thực hiện thực tiếp mà thông qua một đơn vị vận chuyển trung gian khác. Sau đó, FWD sẽ chuẩn bị hàng và gửi cho hãng dịch vụ. Vì khi những đơn hàng được gửi với số lượng lớn sẽ được những dịch vụ tốt hơn. Bên cạnh đó, khi thực hiện booking trực tiếp với các hãng dịch vụ sẽ không được ghi nợ cước như khi vận chuyển qua bên dịch vụ FWD. Sau đó, FWD sẽ chuẩn bị hàng và gửi cho hãng dịch vụ. Ngoài ra, người vận chuyển có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp qua các hãng dịch vụ để trả hàng Booking confirmation.
1.3. Thông tin cần có trong Booking Confirmation
Mã số đơn hàng đây là mã số để vận đơn hay còn được gọi là số booking. Mã số này giúp người vận chuyển và người gửi có thể kiểm soát đơn hàng của mình một cách dễ dàng hơn.
Tên hãng vận chuyển trên thông tin của tờ Booking Confirmation luôn phải có tên phương tiện vận chuyển cũng như hãng vận chuyển để xác nhận quá trình rời cảng và nhập cảng theo đúng tiến trình được đặt ra. Hơn nữa, sẽ có thông tin người đại diện gửi hàng hóa và số điện thoại liên hệ trong trường hợp cần thiết. Sẽ có những trường hợp sai hoặc thay đổi tên thông tin tuy nhiên trường hợp này không đáng lo ngại bởi vì các thông tin đều sẽ được xác nhận loại qua mã bill
Số lượng sản phẩm, số lượng chỗ đặt, thông tin giờ tiếp nhận hàng, địa chỉ cảng đến và địa chỉ cảng đi,... cũng sẽ được ghi cụ thể và đầy đủ. Ngoài ra, các phương thức thanh toán như: thanh toán khi nhận hàng, thanh toán trả trước hoặc thanh nào bằng bất kỳ hình thức nào theo quy định và chính sách của công ty vận chuyển cũng được liệt kê và ghi rõ. Bên cạnh đó, nếu có phát sinh những chi phí khác như tiền hoa hồng, tiền phí dịch vụ, tiền cầu cảng cũng sẽ được đề xuất trên Booking Confirmation.
Địa chỉ thông tin người liên hệ, nơi chuyển hàng và các thông tin khác, yêu cầu đảm bảo đầy đủ và rõ ràng. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục giấy tờ, khách hàng sẽ phải ký giấy xác nhận thông tin hàng hoá, thủ tục hải quan và những chứng từ có liên quan đến hàng hoá được vận chuyển
2. Các bước thực hiện Booking Confirmation
Quy trình này được diễn ra đơn giản và các nhân viên sẽ hướng dẫn cụ thể nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Bạn chỉ cần xác nhận và điền đầy đủ mọi thông tin vào tờ Booking như vậy mọi công đoạn tiếp theo sẽ được diễn ra đơn giản và dễ dàng.
Bước 1: Truy cập vào booking request và gửi yêu cầu về dịch vụ đơn hàng mà bạn muốn vận chuyển. Hãy ghi rõ thông tin hãng dịch vụ vận chuyển mà bạn muốn sử dụng lên booking, số lượng hàng hóa, tên sản phẩm cũng như những địa chỉ đến và đi của hàng hoá bao gồm:
Tên người đặt booking hoặc tên người trả phí sử dụng dịch vụ
Số lượng hàng hoá, loại containers muốn vận chuyển
Lịch trình ngày phương tiện dịch vụ đến và đi
Thời gian cut-off S/I, VGM, draft B/L và cut-off C
Nơi lấy hàng ở CY, Depot, ICD hoặc tên cảng
Tên tàu, số chuyến tàu
Cảng đi, Cảng đến
Bước 2: Sau đó, tuỳ theo hình thức Booking Confirmation của công ty đó, họ sẽ xác nhận lại bạn bằng email, tin nhắn, xác nhận đặt chỗ bằng chứng từ theo form đã có sẵn,... Việc của bạn là xác nhận đặt chỗ đơn hàng với đơn vị vận chuyển qua Booking Confirmation ngay sau khi nhận được yêu cầu xác nhận
Bước 3: Khi nhận được giấy xác nhận đặt đơn hàng của bạn công ty vận chuyển sẽ duyệt lại các thông tin cũng như loại dịch vụ mà bạn muốn sử dụng sau đó cấp thùng rỗng để đóng gói hàng và vận chuyển đơn hàng
Ngoài ra, trên Booking Confirmation có một số loại Closing time mà bạn cần nắm rõ như sau:
Cut-off S/I được viết tắt của từ Shipping Instruction là những nội dung mà người vận chuyển phải cung cấp cho công ty dịch vụ để dịch từ đó công ty phát hành giám sát cho người vận chuyển. Thông tin này cần được hoàn tất trước ngày ETD tức là 1-3 ngày làm việc hoặc 1 tuần của công ty dịch vụ
Cut-off VGM là thời hạn cuối cùng mà khách hàng phải gửi đến cho công ty dịch vụ. Nếu như quá hạn mà khách hàng vẫn ko gửi thì đơn hàng sẽ không được vận chuyển khỏi kho.
Cut-off Doc được hiểu là hạn cuối mà người vận chuyển cần phải xác nhận nội dung của đơn hàng với hãng tàu. Nếu người vận chuyển quên không xác nhận thì người vận chuyển sẽ bị trừ phí trong bất kì trường hợp nào
.jpg)
Cut-off C/Y được viết tắt của từ container yard được hiểu là bãi/kho vận chuyển hàng đây là thời hạn cuối mà người vận chuyển hàng phải đưa đơn hàng đến đơn vị vận chuyển để thực hiện quá trình vận chuyển. Nếu không hoàn thành theo đúng thời hạn Cut-off C/Y đơn hàng sẽ không được vận chuyển.
3. Vai trò và tác dụng của Booking Confirmation
3.1. Vai trò của Booking Confirmation
Booking Confirmation là một trong những quy trình vô cùng quan trọng trong việc đặt hàng và đối chiếu thông tin sản phẩm khách hàng. Khi nhận được thông tin này các nhà cung cấp dịch vụ sẽ có cơ hội phục vụ và mang lại những trải nghiệm hài lòng nhất đến với khách hàng của họ. Ngoài ra, khi có bất kỳ thông tin nào liên quan đến sai số, sai thông tin bạn chỉ cần phản hồi và sẽ được sửa cũng như giải đáp bởi công ty vận chuyển dịch vụ đó
3.2. Tác dụng của Booking Confirmation
Dịch vụ này đang có xu hướng phát triển trong thời gian gần đây và mang lại nhiều giá trị trong cuộc sống hiện tại. Nó giúp con người tiết kiệm thời gian và công sức trong việc vận chuyển từng đơn hàng. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng loại dịch vụ này thì chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào tờ Booking Confirmation sau đó đơn hàng của bạn sẽ được xác nhận và vận chuyển. Khi chưa xuất hiện loại dịch vụ này, khách hàng sẽ phải đến tận nơi giao dịch tại để đặt và làm thủ tục cho việc vận chuyển, tiến trình này diễn ra khá phức tạp và mất thời gian.
Trong cuộc sống ngày nay, Booking Confirmation đã trở lên phổ biến và là loại dịch vụ được đánh giá cao trong tương lai. Đây là loại dịch vụ mà hầu hết các khách hàng đều có nhu cầu sử dụng vì sự tiện lợi về mọi mặt của nó.
Trên đây là một số thông tin và tiến trình vận chuyển của Booking Confirmation mà topcvai.com mang đến cho quý độc giả. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp quý độc giả hình dung rõ hơn về loại dịch vụ Booking Confirmation là gì và những giá trị mà Booking Confirmation mang lại!
Tham gia bình luận ngay!