Các nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả để teamwork thành công

1. Tại sao cần tham khảo các nguyên tắc làm việc nhóm?

Một vấn đề khá nan giải và gây đau đầu cho không biết bao nhiêu con người, thế hệ. Con người là một thể thống nhất và theo lẽ tự nhiên thì làm việc với nhau là nhu cầu thiết yếu của con người. Trong quá trình sống, con người sẽ liên tục, liên tục làm việc với nhau.

Quá trình làm việc như vậy gọi là làm việc nhóm. Đã rất nhiều trường hợp mâu thuẫn diễn ra trong quá trình làm việc nhóm. Chẳng hạn như người này làm quá ít, người kia làm quá nhiều, các thành viên trong một nhóm làm việc với mục tiêu khác nhau. Người thì đề cao mục tiêu cá nhân lên trên mục tiêu chung, người thì ngược lại, không xác định được cụ thể mục tiêu của bản thân, v.v. Còn hàng ngàn vấn đề khác xảy ra trong quá trình làm việc nhóm.

Tuy nhiên người ta không chỉ nhìn thấy sự mâu thuẫn khi teamwork với nhau mà còn thấy được hiệu quả khi teamwork. Nếu biết cách làm việc nhóm, các thành viên vừa phát huy được khả năng của bản thân, vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và mục tiêu được giao. Teamwork là để tương trợ và thúc đẩy nhau chứ không phải cạnh tranh để dìm nhau xuống, mặc kệ mục tiêu chung.

Nhiều nhà nghiên cứu đã tìm ra rằng, một teamwork hoàn hảo sẽ có những nguyên tắc chung và ngược lại, tuân thủ các nguyên tắc làm việc nhóm sẽ mang lại kết quả đáng kinh ngạc. Nếu bạn chưa làm việc nhóm bao giờ hay vẫn đang đau đầu về cách làm việc của các thành viên trong nhóm thì hãy tham khảo các nguyên tắc được tổng hợp dưới đây. Bạn có thể tham khảo và nói chuyện với các thành viên về các nguyên tắc này hoặc đưa ra các nguyên tắc nếu bạn là nhóm trưởng.

2. Hệ thống các nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

2.1. Các thành viên nên hướng đến mục tiêu chung

Chúng ta có thể làm việc nhóm trong quá trình học tập hay làm việc. Làm việc với người khác không hề đơn giản vì chúng ta không biết năng lực, cách suy nghĩ hay cách làm việc của người đó. Hoặc có những người chúng ta nói chuyện không hợp, không hiểu được ý nghĩa mà đối phương muốn truyển tải vì vậy ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình làm việc.

Một ví dụ cơ bản như sau, các bạn là một nhóm 5 người, thầy giao cho cả nhóm một bài tập lớn để thuyết trình. Sau khi đã phân nhóm và biết công việc xong, các thành viên ngồi lại với nhau và thảo luận vấn đề. Các bạn đưa ra ý kiến là một người thuyết trình, một người làm slide, một người làm word thì hai bạn còn lại sẽ tìm hiểu thông tin. Tuy nhiên, bạn thuyết trình lại mong muốn bài tập chỉ nên làm tổng quát, còn các bạn khác lại muốn làm bài tập chi tiết hơn và dẫn đến tranh luận.

Việc dẫn đến tranh luận là do giữa các thành viên không có mục tiêu chung. Mục tiêu để giúp định hướng và xác định các công việc cần thực hiện hay cần bao nhiêu phần trăm nỗ lực để thực hiện nó. Nếu mục tiêu của các thành viên khác nhau thì cách làm việc của mỗi người sẽ hời hợt hơn hay cố gắng hơn. Dẫn đến việc người này làm tốt, người kia làm không tốt mà điểm số hay phần thưởng lại chia đều. Do đó điều đầu tiên trước khi bắt tay vào làm việc đó là xác định mục tiêu chung.

Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Những kỹ năng mềm cần nhất cho công việc

2.2. Cải thiện cách giao tiếp và tương tác

Mỗi người đều có cách giao tiếp khác nhau, có người thì nói ít làm nhiều, có người thì cách giao tiếp khiến người khác khó hiểu, v.v. Trong suốt các quá trình làm việc nhóm, bạn sẽ gặp nhiều người với nhiều cách giao tiếp khác nhau. Mỗi thành viên trong nhóm yêu cầu tự cải thiện khả năng giao tiếp của mình để có cách truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu với mọi thành viên. Các thành viên không hiểu ý hay hiểu nhầm ý nhau sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả thu được.

Các thành viên nên tránh hiện tượng ít giao tiếp và tương tác với nhau, không nên làm việc quá độc lập mà không trao đổi với các thành viên khác để biết ý tưởng, cách giải quyết vấn đề của mình. Ít tương tác hay tương tác kém cũng là nguyên nhân dẫn đến kết quả làm việc nhóm kém. Một mẹo để tăng tương tác và giao tiếp giữa các thành viên là làm việc, trao đổi trực tiếp với nhau. Bày tỏ ý tưởng và quan điểm của mình với mọi người. Lắng nghe mọi người và cùng tìm ra các phương án giải quyết bài toán lớn cùng mọi người.

2.3. Leader nên như thế nào?

Nhiều người cho rằng không cần trưởng nhóm đối với nhiều nhóm nhỏ, chỉ nên bầu ra trưởng nhóm với các nhóm có quy mô lớn hơn. Điều này là không nên vì trưởng nhóm sẽ là người tổng hợp ý kiến, làm việc với cấp trên chỉ định công việc. Hãy tưởng tượng nhóm bạn không có trưởng nhóm thì mỗi khi làm việc với cấp trên , tất cả thành viên sẽ tham gia hay sao? Hay lúc đó các bạn mới cử ra một thành viên hoặc có nhiều thành viên cùng muốn tham gia?

Một ví dụ khác như các bạn tham gia tranh luận một vấn đề, ai sẽ là người đứng lên tổng hợp và giải quyết vấn đề? Một trường nhóm tốt sẽ làm tăng năng suất, tốc độ và hiệu quả làm việc của các thành viên. Họ sẽ tổng hợp ý kiến của mọi người, giải quyết và chốt lại vấn đề khi xảy ra. Hơn nữa họ cũng là người đại diện nhóm làm việc trực tiếp với cấp trên.

Vì những lý do trên, trưởng nhóm cần là một người có tư duy tốt, có kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên, phân chia công việc hợp lý và nhắc nhở các thành viên tuân theo mục tiêu chung.

2.4. Tác dụng của việc phân chia công việc

Phân chia công việc không phải nhiệm vụ đơn giản. Chẳng hạn như, bạn A có thế mạnh về thiết kế nhưng trưởng nhóm lại phân cho bạn công việc bán hàng thì hiệu quả công việc sẽ ra sao? Cần phân chia công việc dựa theo năng lực của mỗi người và năng lực này được các thành viên thể hiện hoặc do đánh giá của trưởng nhóm. Phân chia công việc hợp lý sẽ phát huy được điểm mạnh của mỗi thành viên từ đó hiệu quả công việc cũng sẽ cao hơn.

Đồng thời cần phân chia công việc rõ ràng giữa các cá nhân, tránh hiện tượng hai thành viên làm cùng một công việc hay công việc của người này chồng chéo lên người kia. Phân chia công việc rõ ràng cũng khiến việc giải quyết sự cố tốt hơn khi dễ dàng xác định trách nhiệm thuộc về ai. Bên cạnh đó, nên vừa làm việc vừa hỗ trợ lẫn nhau để công việc hoàn thành một cách tốt nhất.

Xem thêm: Khó khăn khi làm việc nhóm - Teamwork liệu có thực sự dễ dàng?

2.5. Ta nói gì khi nói về trách nhiệm và sự tôn trọng

Mỗi thành viên cần có trách nhiệm với cả nhóm nói chung và cá nhân nói riêng. Bạn nhận công việc nào thì nên thực hiện tốt công việc đó, không nên làm qua loa cho xong hay chỉ tìm hiểu thông tin mà không hiểu gì về nó. Trong trường hợp đưa ra ý kiến và thảo luận, bạn có thể sẽ phải giải đáp thắc mắc của một số thành viên khác về công việc của bạn. Ngoài ra, đúng giờ trong các cuộc họp, cuộc gặp cũng thuộc về trách nhiệm của mỗi cá nhân, tránh bắt mọi người phải chờ hay làm trì trệ quá trình làm việc của người khác.

Ngoài ra cũng cần lưu ý đến sự tôn trọng lẫn nhau khi làm việc nhóm. Một số biểu hiện cho thấy bạn chưa tôn trọng đối phương như gạt bỏ ý kiến của họ mà không hề xem xét, không lắng nghe ý kiến của mọi người hay không đưa ra ý kiến, quan điểm của bản thân khi đang thảo luận, hay ngắt lời khi người khác đang nói, v.v. Mỗi cá nhân nên tự nhận thức được tầm quan trọng của trách nhiệm của mình và tôn trọng các thành viên khác để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất.

Xem thêm: Việc làm hành chính - văn phòng

Đơn xin việc

2.6. Giải quyết các xung đột một cách hợp lý

Trong quá trình làm việc không thể tránh sự xung đột, làm thế nào để giải quyết các xung đột đang và sắp xảy ra mới là điều quan trọng nhất. Có thể giữa các thành viên không hiểu ý nhau xảy ra xung đột hay chia bè phái, v.v. Xung đột khiến không khí làm việc nhóm trở nên căng thẳng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thu được. Ngoài ra xung đột cũng có thể đến từ sự không tin tưởng lẫn nhau hay không lắng nghe người khác.

Một mẹo giải quyết vấn đề này là bình tĩnh, ngồi lại với nhau, các thành viên xảy ra xung đột nên nói ra quan điểm của mình cho mọi người biết. Trưởng nhóm và các thành viên khác cần lắng nghe và đưa ra ý kiến, giải pháp để giải quyết xung đột. Nếu không giải quyết và ngăn chặn xung đột kịp thời sẽ dẫn ra nhiều hệ lụy về sau. Hãy tin tưởng người đồng hành cùng mình để tạo động lực cho họ hoàn thành tốt công việc của bản thân hơn. Bên cạnh đó hãy lắng nghe ý kiến của người khác và cùng đưa cách giải quyết cho vấn đề.

2.7. Lắng nghe thấu hiểu và gắn kết

Một mẹo khác có thể được sử dụng để giải quyết xung đột là gắn kết mọi người với nhau. Khi gắn kết, các thành viên sẽ thoải mái hơn, từ đó cũng tăng sự tương tác và cải thiện giao tiếp. Mọi người có xu hướng bày tỏ và lắng nghe người khác hơn. Có thể gắn kết các thành viên bằng cách tổ chức các buổi giao lưu, nói chuyện, đi chơi hay đi ăn để tăng cường sự kết nối hơn. Một nhóm mạnh là một nhóm thống nhất và có sự kết nối mật thiết giữa các thành viên.

Ngoài ra nên tạo không khí không quá căng thẳng trong các buổi họp, buổi thảo luận nhóm. Đề cao và khen thưởng các thành viên làm việc tốt, khích lệ tinh thần và công nhận nỗ lực của thành viên một cách chân thành. Nếu luôn yêu cầu quá cao mà không công nhận hay khích lệ thì tinh thần của các thành viên sẽ giảm xuống.

2.8. Đánh giá bản thân trong quá trình làm việc

Các bạn có thể làm việc nhóm trong thời gian ngắn hay thời gian dài, tuy nhiên sau mỗi lần làm việc nhóm, mỗi cá nhân nên tự đánh giá lại bản thân trong quá trình làm việc. Liệu bản thân đã hoàn thành tốt công việc hay chưa? Có xảy ra xung đột nào trong quá trình làm việc hay không? Tại sao? Những kỹ năng và kiến thức rút ra trong quá trình làm việc này là gì?

Việc hệ thống hay đánh giá lại bản thân sau mỗi lần làm việc nhóm sẽ giúp các bạn có một kho tàng. Nhìn vào đó bạn sẽ biết được bản thân còn thiếu sót ở đâu, nên cải thiện điều gì ở bản thân để không lặp lại lỗi trong làm việc sau.

Làm việc nhóm hiện nay cũng được xem là kỹ năng rất cần thiết khi bạn ứng tuyển, làm việc ở bất kỳ đâu. Do đó nếu chưa tự tin về khả năng làm việc nhóm của bản thân, bạn nên thử tuân theo các nguyên tắc đã được đưa ra bên trên. Hãy nhớ rằng luôn ghi lại những việc mình đã và chưa thực hiện được trong quá trình làm việc nhóm để rút ra kinh nghiệm cho lần sau.

2.9. Hạn chế tối thiểu tiêu cực

Các cảm xúc tiêu cực bởi cuộc sống có thể ảnh hưởng chi phối tới thái độ trong công việc. Ví dụ các nhân viên có thể đố kị ghen ghét nhau và tất nhiên họ không nên tham gia vào các cuộc họp nhóm. Bởi như vậy sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả cuộc họp, ảnh hưởng tới tâm trạng làm việc của các thành viên khác. Vì vậy các Leader phải làm sao để cân bằng, giải quyết và tránh các cảm xúc tiêu cực giữa các thành viên

Bên cạnh đó, nên giao tiếp nhẹ nhàng khi bất đồng quan điểm hay xảy ra sự cố ngoài ý muốn. Trong các trường hợp này không nên sử dụng ngôn từ mang tính chỉ trích gây bất hòa trong nhóm. Việc làm sao để giữ được trạng thái tốt nhất khi làm việc sẽ luôn cho chúng ta những sáng kiến ý tưởng giải pháp mới.

Trên đây là tổng hợp các nguyên tắc làm việc nhóm bạn đọc nên tham khảo để rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Làm việc nhóm cần kết hợp hài hòa giữa cá nhân với các cá nhân khác. Thành thạo kỹ năng làm việc nhóm cũng là yếu tố giúp các bạn dễ thành công trong các buổi phỏng vấn hơn.