Cách viết và gửi mail cho sếp một cách chuyên nghiệp

1. Vì sao nên gửi một mail chuyên nghiệp? 

Bạn có thể có những lý do khác để gửi email không phải cá nhân và trên thực tế, bạn nên đảm bảo rằng tất cả email của bạn được tổ chức và chuyên nghiệp.

Bất cứ khi nào bạn gửi các email chuyên nghiệp, điều thực sự quan trọng là phải đảm bảo rằng thư đó là hoàn hảo. Bạn không muốn đánh mất cơ hội bằng cách mắc phải bất kỳ sai lầm nào - cả trong cách bạn gửi email hoặc cách bạn theo dõi chúng.

Tìm hiểu những gì nên bao gồm trong thư của bạn, những gì không nên bao gồm và cách đóng, ký và gửi thư email của bạn.

Xem thêm: Cách viết mail gửi cv bằng tiếng anh

2. Nguyên tắc về một mail Chuyên nghiệp

Xem lại các bước sau để viết một email chuyên nghiệp chất lượng cao và bạn sẽ luôn tạo được ấn tượng tốt với người nhận.

2.1. Thông tin cần thiết cho email của bạn

Dòng chủ đề: Dòng chủ đề phải truyền đạt một cách súc tích mục đích viết lách của bạn. Dòng chủ đề của bạn có thể đơn giản bắt đầu bằng những lời như "Cảm ơn" hay "Yêu cầu giới thiệu".

Lời chào: Hãy kèm theo lời chào ở đầu email để tăng tính chuyên nghiệp. Nếu bạn biết tên của người đó, hãy đưa nó vào. 

Độ dài: Giữ cho email của bạn càng ngắn gọn càng tốt. Mọi người có xu hướng đọc lướt những email dài, vì vậy chỉ bao gồm những thông tin cần thiết.

Kết thúc: Ký tên bằng một câu ngắn gọn "Cảm ơn", "Tốt nhất" hoặc một lời tiễn đưa đơn giản khác và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email đều cho phép bạn nhúng chữ ký với tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn vào mỗi email. Đó là một cách tuyệt vời để làm cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

2.2. Thông tin không cần thiết cho email của bạn

Kiểu phông chữ: Tránh phông chữ trang trí công phu, vui tươi hoặc có màu; những điều này chỉ đơn giản là đánh lạc hướng người nhận khỏi thông điệp thực sự của bạn và tránh lạm dụng chữ in đậm - in nghiêng trong email vì điều này sẽ làm cho email trông lộn xộn. Không nên viết hoa tất cả các chữ cái trong email; 

Biểu tượng cảm xúc: Một email chuyên nghiệp sẽ không bao gồm biểu tượng cảm xúc. 

3. Mẹo để đảm bảo mail chuyên nghiệp và hoàn hảo

Khi bạn đã hoàn thành email của mình, hãy chú ý đảm bảo thực hiện tất cả các bước sau trước khi bạn nhấp vào nút “gửi”:

Đảm bảo mail của bạn đã hoàn thành: Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng dòng chủ đề trong email của bạn đã được điền đầy đủ và bạn đã có chữ ký trong email này, bạn đang gửi thư đến đúng người liên hệ và bạn đã điền vào trường Bcc để gửi một bản sao cho chính bạn, vì vậy bạn có một bản ghi của email.

Kiểm chứng thông điệp email của bạn: Trước khi bạn nhấn gửi, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp và cách viết hoa của mình. Chúng cũng quan trọng trong thư từ qua email cũng như trong một bức thư giấy.

Gửi mail kiểm tra thông báo: Hãy gửi nháp email cho chính bạn trước để kiểm tra xem định dạng có hoạt động và có điều gì bất thường không. Nếu mọi thứ có vẻ ổn, hãy tiếp tục và gửi email đến công ty hoặc cá nhân mà bạn đang liên hệ trước khi bạn gửi email của mình,

Gửi bản sao của email cho chính bạn: Sử dụng trường Bcc để gửi một bản sao của email cho chính bạn, để bạn có bản ghi về thời điểm bạn gửi và người bạn đã gửi. 3  Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin này trong thư mục đã gửi của mình.

Xem thêm: Việc làm nhân sự

4. Các mẫu email gửi đến sếp 

Hướng dẫn chung để viết thư cho sếp của bạn

Phong cách và giọng điệu bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với sếp, cho dù đó là chuyên nghiệp và trang trọng, thân mật và tán gẫu hay ở đâu đó ở giữa.

Chọn phong cách và giọng điệu phù hợp nhất với sếp của bạn, ghi nhớ loại email bạn sẽ viết.

Giữ các dòng tiêu đề ngắn gọn, súc tích và bao gồm thông tin quan trọng nhất ở đó.

Đi thẳng vào vấn đề, tránh lung tung.

Sử dụng các đoạn văn ngắn và đảm bảo bạn chỉ bao hàm một hoặc hai điểm trong mỗi đoạn văn.

Sử dụng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số nếu nó có ý nghĩa.

Đăng nhập bằng "cảm ơn" hoặc "tốt nhất".

Mẫu đơn xin việc

4.1. Mẫu email để xác nhận bạn đã hoàn thành công việc

Mục đích - để cho sếp của bạn biết bạn đã hoàn thành nhiệm vụ một lần hoặc công việc hàng ngày mà họ cần biết.

Dòng chủ đề - Nhiệm vụ đã hoàn thành - [tiêu đề nhiệm vụ và mô tả ngắn]

“[Tên ông chủ],

Nhiệm vụ bạn đã giao cho tôi [tên nhiệm vụ] [mô tả nhiệm vụ] đã được hoàn thành vào [ngày].

[Đưa vào đây bất kỳ thông tin nào khác mà sếp của bạn sẽ thấy hữu ích, chẳng hạn như các vấn đề, hành động tiếp theo, thang thời gian hoặc phụ thuộc.]

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin, nếu không, không cần phản hồi.

Cảm ơn,

[Tên của bạn]"

4.2. Mẫu email để chia sẻ thông tin

Mục đích - để cho sếp của bạn có quyền truy cập vào một số thông tin và hiểu biết nhất định.

Dòng chủ đề - FYI - [loại thông tin bạn đang chia sẻ] [bất kỳ hành động nào cần thực hiện] [số nhận dạng duy nhất như ngày hoặc số]

“[Tên ông chủ],

Tôi đang chia sẻ thông tin sau đây với bạn. [liên kết đến thông tin, dán vào email nếu ngắn hoặc đính kèm nó].

Thông tin này cho thấy [cung cấp một mô tả ngắn gọn cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn và hai hoặc ba điểm chính].

Sau khi xem xét thông tin này, bạn có thể [liệt kê bất kỳ hành động nào mà sếp của bạn cần thực hiện hoặc các câu hỏi của bạn].

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin, nếu không, không cần phản hồi.

Cảm ơn,

[Tên của bạn]"

4.3. Mẫu Email để nhận lỗi sai 

Mục đích - để thừa nhận một lỗi hoặc sai lầm mà bạn đã mắc phải.

Dòng chủ đề - Các vấn đề với [khu vực], các hành động đang được thực hiện để giải quyết.

“[Tên ông chủ],

Rất tiếc, tôi không thể hoàn thành [tên nhiệm vụ], [mô tả nhiệm vụ] với [thời gian, chất lượng, tốc độ, v.v.] đã thỏa thuận.

Các lý do cho điều này là [danh sách các lý do]. Tôi đã thực hiện các bước để khắc phục sự cố này và ngăn nó xảy ra lần nữa, bao gồm cả [liệt kê các bước bạn đang thực hiện].

Tôi hy vọng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trước [ngày].

Tôi xin lỗi vì không thể hoàn thành nhiệm vụ này như mong đợi và sẽ đảm bảo rằng tôi sẽ tránh được những vấn đề như thế này trong tương lai.

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin.

Cảm ơn,

[Tên của bạn]"

4.4. Mẫu Email Cảm ơn Sếp của bạn

Mục đích - để cảm ơn sếp của bạn vì những điều họ đã làm

Dòng chủ đề - Cảm ơn bạn về [khu vực danh sách mà bạn biết ơn]

“[Tên ông chủ],

Cảm ơn bạn đã hỗ trợ [khu vực]. Sự giúp đỡ của bạn với [những hành động cụ thể mà họ đã thực hiện] có nghĩa là [bạn đã học được điều gì đó, có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn hoặc những lợi ích khác].

Tôi đánh giá cao việc bạn sử dụng thời gian và kiến thức chuyên môn của mình để giúp tôi và để tôi [phát triển kỹ năng của mình, hoàn thành nhiệm vụ, v.v.]

Cảm ơn,

[Tên của bạn]"

Trên đây là những hướng dẫn gửi mail topcvai.com gợi ý cho bạn để gửi email cho sếp của bạn như một người chuyên nghiệp!