Cách tra cứu hóa đơn điện tử ra sao? Nhận biết hóa đơn thật giả?

1. Những loại hóa đơn điện tử cần nắm là gì? 

Khi tiếp nhận về một hóa đơn điện tử bất kể doanh nghiệp nào cũng vậy sẽ luôn cần đến việc kiểm tra kỹ lưỡng nhất về hóa đơn xem có sai sót nào hay không. Kết hợp với đó là phân loại hóa đơn và tra cứu tính hợp pháp trên trang chủ của Tổng Cục Thuế để đưa ra quyết định phù hợp. 

Về các loại hóa đơn điện tử thì theo quy định Điều 5 của Nghị định 119/2018/ NĐ - CP có hiệu lực thi hành vào 1/11/2018 đã nêu rõ như sau: 

- Loại 1 “Hóa đơn giá trị gia tăng”: Đây là hóa đơn áp dụng cho những người bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thực hiện việc khai thuế giá trị gia tăng qua phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng khi sử dụng trong trường hợp này sẽ gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp cùng cơ quan thuế. 

- Loại 2 “Hóa đơn bán hàng”: Hóa đơn này sẽ áp dụng cho những người bán hàng hóa thực hiện cung cấp các dịch vụ khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Về hóa đơn bán hàng trong trường hợp này sẽ bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử cùng cơ quan thuế.

- Loại 3 “Hóa đơn khác” sẽ tổng hợp gồm về tem điện tử, thẻ điện tử, các vé điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, phiếu thu điện tử, chứng từ điện tử. Dù là tên gọi khác như đều có nội dung quy định theo Điều 6 của Nghị định 119/2018/ NĐ - CP đề cập. 

- Loại 4 “Hóa đơn điện tử” là loại có quy định riêng theo khoản 1m khoản 2 và khoản 3 Điều 5 của Nghị định này. Định dạng phải chuẩn dữ liệu và do phía Bộ tài chính quy định. 

Xem thêm:  Việc làm kế toán hóa đơn

2. Vấn đề liên quan về hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp

Khi nhắc đến cách tra cứu hóa đơn điện tử thì vấn đề về tính hợp pháp và không hợp pháp được rất nhiều quan cá nhân quan tâm tới. Vì điều đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và cơ cấu đóng hóa đơn. 

Vậy nên, để giải đáp thì Điều 9 của Nghị định 119/2018/ NĐ - CP cũng đề cập rõ ràng rằng hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp sẽ căn cứ xác định như sau:

- Đối với hóa đơn điện tử hợp pháp, điều kiện la: 

+ Hóa đơn điện tử đó đáp ứng đủ các quy định theo đúng khoản 5 Điều 4 kèm theo về Điều 6, Điều 7 và Điều 8 của Nghị định. 

+ Hóa đơn điện tử không bảo đảm về sự toàn vẹn thông tin.

- Đối với hóa đơn điện tử không hợp pháp

Quy định đối chiếu khoản 1 Điều 5  hoặc các khoản 9 và khoản 10 Điều 3 Nghị định chỉ ra rằng dù hóa đơn điện tử hay hóa đơn về GTGT, các hóa đơn bán hàng, hóa đơn đặt in, tự tin,...Các kế toán doanh nghiệp sẽ luôn cần tra cứu về sự  hợp pháp hay không, mức độ thật giả cụ thể sẽ theo các bước và các gợi ý ngay sau phần tiếp theo. 

Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì

3. Hướng dẫn về cách tra cứu hóa đơn hiệu quả

3.1. Việc tra cứu hóa đơn điện tử GTGT tại Tổng Cục Thuế

Cách thức này thông thường sẽ được áp dụng phân chia thành 2 trường hợp cụ thể: 

- TH1: Kiểm tra và tra cứu về hóa đơn điện tử GTGT xem xét cấp phép sử dụng hay chưa. Thời gian tiến hành tra cứu là sau 2 ngày tính từ ngày hóa đơn điện tử được phát hành. 

- TH2: Áp dụng trước khi hạch toán và tiến hành việc kê khai hóa đơn kế toán của doanh nghiệp cần đến sự xác nhận tính hợp pháp của chính hóa đơn. 

Các thông tin tại trang Tổng Cục Thuế sẽ được tập hợp đầy đủ nhất về các báo cáo hay như thông báo của những đơn vị phát hành hóa đơn và biên lai. Những thông tin đúng với Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 153/2010/TT-BTC và Thông tư 303/2016/TT-BTC.

* Bước tra cứu cụ thể Hóa đơn điện tử GTGT trên Tổng Cục Thuế

Bước 1: Bạn cần truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng Cục Thuế >> Chọn “Thông tin hóa đơn” >> Chọn tiếp về “Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều công ty”.

Hỗ trợ tra cứu về các hóa đơn biên lai từ đơn vị phát hành hóa đơn - biên lai và thời gian phát hành, mức thời gian của hóa đơn cũng như biên lai sẽ có giá trị sử dụng kèm thông tin. Còn về các biên lai không còn giá trị sử dụng sẽ là các hóa đơn - biên lai ngừng hoạt động, biên lai báo mất, xóa bỏ, hủy, không có giá trị sử dụng từ chính kết luận của thanh tra hay như cơ quan thuế kiểm tra. 

Bước 2: Thực hiện nhập đầy đủ thông tin cho việc tra cứu

Tại bước này là việc mà bạn cung cấp các thông tin cho mục tra cứu thường là kế toán lựa chọn về hình thức tra cứu 1 hóa đơn/ nhiều hóa đơn ( nhiều thì bạn cần chuẩn bị file excel). Tiếp đó là bạn nhập đầy đủ nhất các trường từ hệ thống yêu cầu gắn dấu “*” biểu thị sự bắt buộc. Hoàn tất là bạn click chọn “Tìm kiếm” nút sẽ đưa ra kết quả tra cứu nhanh sau đó. 

Tuy nhiên, có điều cần lưu ý dành cho bạn đó là việc các số hóa đơn ở đây chính là tổng số hóa đơn đã phát hành chứ không phải là số hiện tại. Hay như khi bạn muốn tra cứu các hóa đơn về bưu điện, bưu chính, viễn thông và Invoice thì hãy chọn trường click “Hóa đơn bưu chính viễn thông” nhé.

Bước 3: Giai đoạn kiểm tra về kết quả tra cứu hóa đơn

Sau khi được hệ thống xác nhận tra cứu hóa đơn thì kết quả sẽ được hiển thị đầy đủ các thông tin khác bao gồm về thông tin của người bán hàng dịch vụ, kèm theo đó là thông tin đủ của hóa đơn. Đặc biệt là tính hợp pháp và không hợp pháp của hóa đơn là thật hay giả. 

Khi trường hợp nếu thiếu 1 hoặc 2 thông tin cơ bản về thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc là thông tin liên quan hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Lý do cũng có thể là do chưa phát hành hóa đơn hoặc rơi vào tình huống đã thông báo nhưng chưa được cập nhật thông tin tại cổng Tổng Cục Thuế. 

Nếu bạn rơi vào trường hợp này thì có thể lựa chọn hướng giải quyết sau: 

+ Liên hệ bên bán hàng để kiểm tra lại về việc đã phát hành hóa đơn điện tử đó hay chưa. Khi đã thông báo phát thì cần chụp ảnh xin thông báo phát hóa đơn từ bên bán hàng và được phía cơ quan Thuế chấp nhận.

+ Bạn có thể mở trình duyệt internet tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua thông qua Chi Cục Thuế. Theo đó bạn sẽ nắm bắt được thông tin về Doanh nghiệp mua Hóa đơn còn về Thông tin Hóa đơn thì sẽ chưa hỗ trợ cung cấp. Và nếu thông tin người bán dịch vụ hiểu đúng dấu mộc vuông thì là đã hợp pháp.

3.2. Việc tra cứu hóa đơn điện tử thông qua mã của cơ quan thuế

Nếu hóa đơn điện tử mà có mã từ cơ quan thuế (đã có mã xác thực) thì doanh nghiệp cũng như phía khách hàng có thể tra cứu thông tin nhanh trên website Tổng Cục Thuế. Vì từ đó giúp bạn đảm bảo về sự chính xác, an toàn với kết quả được trả về, xem xét tính đủ pháp lý của hóa đơn và thông tin thiếu là gì. 

Trình tự tra cứu hóa đơn có mã sẽ là: 

Trang vàng

Bước 1: Bạn cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn của Tổng Cục Thuế/ trang tra cứu hóa đơn điện tử để chọn về Menu >> chọn Xác minh hóa đơn đó. 

Bước 2: Tiếp đó là việc bạn nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn gồm có (số hóa đơn, mã xác thực với 5 ký tự đầu, mã kiểm tra) để sau đó chọn mục “Tra cứu”.

Bước 3: Kết quả sẽ được trả về cho biết rằng hóa đơn có giá trị, và sử dụng kê khai thuế được hay không, rất dễ dàng phân biệt. 

Đơn giản vài bước là bạn đã có thể tra cứu hóa đơn cho doanh nghiệp và hoàn tất nghiệp vụ cần thiết. Ngoài ra hiện nay còn rất nhiều ứng dụng khác hỗ trợ về việc tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần tìm hiểu và xem xét trên internet và lựa chọn cách thức phù hợp nhất. Tuy nhiên, để tăng sự xác minh cao hơn thì cách tra cứu hóa đơn qua Tổng Cục Thuế sẽ là chính xác nhất.