Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý đốn tim nhà tuyển dụng

1. Bố cục CV xin việc thư ký - trợ lý đúng quy chuẩn

Nhìn chung, về bố cục của bất cứ một bản CV nào hay chỉ đơn giản là những giấy tờ quan trọng thiết yếu cho quá trình phỏng vấn xin việc của bạn thì cũng đều cần có 3 yếu tố chính hoàn chỉnh là mở đầu, nội dung và kết thúc. Tuy nhiên hình thức của mỗi văn bản, loại giấy tờ lại có cách viết khác nhau. 

Đối với CV xin việc lại có những đặc điểm riêng nhằm thể hiện cá tính và sự độc nhất vô nhị của ngành nghề. CV xin việc thư ký - trợ lý là một ví dụ điển hình cho cách viết sinh động, nhiều màu sắc và hình thức bố cục rõ ràng.

Không phải tự nhiên những yêu cầu về tuyển dụng thư ký - trợ lý lại khắt khe và nghiêm ngặt ngay từ khâu phỏng vấn và tuyển dụng như vậy. Lý do là vì mô tả công việc thư ký - trợ lý phải chịu nhiều áp lực cao và phải là người hiểu sâu trông rộng. 

Việc bạn viết CV xin việc thư ký - trợ lý cũng sẽ phần nào cho thấy được mức độ phù hợp của bạn đối với ngành nghề này. Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo những yếu tố về bố cục CV xin việc thư ký - trợ lý hoàn hảo nhất. 

Thông thường bố cục của CV xin việc sẽ gồm có 3 phần.

- Phần mở đầu: thông tin cơ bản, ảnh CV

- Phần nội dung: mục tiêu nghề nghiệp, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, các hoạt động xã hội, bằng cấp và chứng chỉ liên quan.

- Phần kết thúc: đưa ra các thông tin về người tham chiếu, sở thích hoặc các thông tin khác (nếu có). 

Nói chung về bố cục của một CV xin việc hoàn chỉnh sẽ phải đầy đủ ba yếu tố trên, có mở đầu và kết thúc rõ ràng. Bạn đang ứng tuyển vị trí thư ký - trợ lý nên những gì mà bạn cần thực hiện phải có tính quy chuẩn và mang tính chuyên nghiệp cao. Nhất là khi hình thức được ưa nhìn rồi thì nhà tuyển dụng mới có hứng thú đọc đến những phần nội dung bên trong nó. Hãy đặt vị trí của nhà tuyển dụng vào bản thân bạn để hiểu được những gì mà họ đang phải đọc trong CV của bạn. Có như vậy, thân là người làm việc trong lĩnh vực thư ký - trợ lý mới xứng đáng với những gì mình làm. 

2. Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý đốn tim nhà tuyển dụng

Sau khi đã hiểu rõ về cách thức trình bày bố cục bản CV hoàn chỉnh rồi, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phần nội dung trọng tâm trong một bản CV cần có. Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý đốn tim nhà tuyển dụng sẽ gồm những nội dung chủ chốt sau đây: 

2.1. Phần mở đầu

- Thông tin liên hệ: những thông tin cơ bản nhất để nhà tuyển dụng biết đến bạn với tư cách và vị trí là một người thư ký - trợ lý đó là họ và tên đầy đủ của bạn (phần này cần được viết in hoa, bôi đậm và cỡ chữ trong cv to hơn kích thước phông chữ cơ bản từ 2-4 pt là hợp lý), địa chỉ thường trú, địa chỉ email cá nhân, số điện thoại liên hệ. Riêng đối với phần địa chỉ email, bạn cần đảm bảo địa chỉ email có tính xác thực và là email bạn hay sử dụng nhất. Thêm vào đó là email cần có sự trang trọng tránh những email nhảm nhí và không có sự chuyên nghiệp. Đặc biệt là với email của người thư ký - trợ lý. 

- Ảnh CV: yếu tố vô cùng quan trọng và được coi như là bộ nhận diện thương hiệu của bạn. Chính vì vậy, ảnh CV cần là ảnh đẹp nhất, chính diện và rõ nét mặt bạn nhất. 

- Tên CV cũng là yếu tố đáng lưu ý. CV xin việc thư ký - trợ lý thì tên CV cần ghi to, in đậm và viết ra chính giữa là “CV THƯ KÝ/ TRỢ LÝ”. Đối với những ai làm thư ký sẽ ghi là CV THƯ KÝ, đối với người ứng tuyển vị trí trợ lý sẽ ghi là CV TRỢ LÝ.

Phần mở đầu càng nổi bật thì nhà tuyển dụng càng có ấn tượng với CV của bạn hơn.

2.2. Phần nội dung

Nội dung của CV xin việc thư ký- trợ lý cần đảm bảo các mục bắt buộc phải có như sau:

- Mục tiêu nghề nghiệp: với mỗi ngành nghề sẽ có một mục tiêu cụ thể khác nhau làm điểm tựa trong suốt quá trình làm việc. Thông qua mục tiêu làm việc bạn sẽ định hướng được cách làm việc để đạt được những mục tiêu đó một cách dễ dàng hơn. Ví dụ đối với mục tiêu nghề nghiệp thư ký - trợ lý cần có hai yếu tố cơ bản là mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. 

“Áp dụng những kiến thức và kinh nghiệm làm việc vốn có để hỗ trợ ban Giám đốc cũng như rèn luyện những kỹ năng còn thiếu sót trong quá trình làm việc.” - đây là mục tiêu ngắn hạn.

Mục tiêu dài hạn gợi ý như sau: “Phấn đấu trở thành trợ lý/ thư ký của nhiều kinh nghiệm phục vụ cho công ty/ doanh nghiệp tốt hơn. Đồng thời có thể làm việc ở nhiều vị trí khác nhau để tăng thêm vốn kinh nghiệm và rèn luyện năng lực của bản thân.”

Điều cơ bản ở mục tiêu nghề nghiệp thư ký - trợ lý là cần có tính khả thi và mục tiêu đưa ra khả quan có thể thực hiện được. 

- Trình độ học vấn: nên viết trường bạn theo học trước, ưu tiên viết đến cấp bậc học cao nhất. Sau đó đến chuyên ngành mà bạn theo học. Đối với chuyên ngành học để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng thì chuyên ngành học của bạn cần có sự liên quan đến công việc thư ký - trợ lý ví dụ như chuyên ngành quản trị kinh doanh. Có thể nêu ra mức điểm trung bình chung của toàn thời gian học nếu mức điểm của bạn cao và thuộc vào hàng xuất sắc. 

- Kinh nghiệm làm việc: đối với những ngành nghề khác có thể chấp nhận sinh viên mới ra trường. Nhưng với trợ lý giám đốc hoặc thư ký riêng của giám đốc thì bắt buộc phải có kinh nghiệm không ít thì nhiều trong việc làm trợ lý, thư ký. Ví dụ như: 

“ Tiếp nhận thông tin, hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành và giám sát hoạt động của công ty. Hỗ trợ công tác đối nội, đối ngoại, tham gia vào các cuộc họp của các phòng ban cũng giám đốc, ghi chép lại nội dung buổi họp để báo cáo lên sếp. Sắp xếp lịch trình và cuộc họp cho giám đốc một cách hợp lý. Biết lưu trữ thông tin và xử lý thông tin nhanh chóng. Kiểm tra giấy tờ và sổ sách của các phòng ban nộp để đệ trình lên sếp phê duyệt.”

Nội dung của phần kinh nghiệm làm việc nên được viết thành từng dòng và được ngăn cách bằng dấu gạch ngang để phần trình bày dễ nhìn hơn. 

Ưu tiên viết kinh nghiệm làm việc theo thứ tự thời gian: những kinh nghiệm xa thời điểm hiện tại nhất đến những kinh nghiệm gần nhất có liên quan đến công việc thư ký - trợ lý. 

- Kỹ năng chuyên môn: những kỹ năng đặc thù dành cho các ứng viên trợ lý- thư ký cần có đó là kỹ năng giao tiếp khéo léo, nghệ thuật; biết cách sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý; có tính tỉ mỉ, chính xác về giờ giấc làm việc, nghiêm túc, cầu tiến; các kỹ năng về tin học văn phòng tốt; khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng; am hiểu kiến thức về nhiều lĩnh vực chuyên ngành khác nhau. 

Có thể nói rằng trợ lý - thư ký cũng giống như kho từ điển vạn năng của giám đốc vậy. Là người hỗ trợ công việc tuyệt vời.

- Các bằng cấp và chứng chỉ liên quan: vị trí tuyển dụng thư ký - trợ lý cần có những yếu tố bằng cấp như chứng chỉ hoàn thành khóa học của trung tâm X, chứng chỉ tiếng anh hoặc các bằng cấp chuyên ngành khác được cho phép. Nếu bạn có các hoạt động tình nguyện, hoạt động ngoại khóa, campaign có liên quan đến việc hỗ trợ làm thư ký, trợ lý thì đây là một điểm cộng siêu to cho bạn.

2.3. Phần kết thúc

Phần này là phần bạn cho những thông tin thêm cần thiết bổ trợ cho CV xin việc thư ký - trợ lý của mình. Bao gồm phần người tham chiếu, sở thích cá nhân của bạn và những thông tin thêm có thể có.

Người tham chiếu là người sẽ đứng ra “bảo lãnh” cho bạn. Đưa ra những thông tin thêm cần thiết cho công việc bạn từng làm trước đây tại công ty họ. Nhà tuyển dụng của công ty bạn đang xin việc có thể gọi điện cho người lãnh đạo cũ của bạn về các thông tin trên để xác thực. 

Ngoài ra bạn có thể đưa thêm các thông tin về sở thích nếu thấy nó có thể giúp ích cho quá trình xin việc của bạn và không thừa thãi trong CV.

3. Gợi ý cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý đẹp

Để viết một CV xin việc thư ký - trợ lý đẹp, cần có sự góp mặt của rất nhiều yếu tố khác nhau như bố cục cần trang trí như thế nào cho nhà tuyển dụng thấy vừa dễ nhìn nhưng vẫn đẹp và đảm bảo nội dung bên trong. 

CV xin việc thư ký - trợ lý đẹp có thể có thêm một vài hoa văn, hoạ tiết trang trí cho CV thêm bắt mắt. Ngoài ra cần đảm bảo các yếu tố về nội dung ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, không đa nghĩa. Sử dụng phông chữ dễ nhìn và không gây ảnh hưởng đến bố cục chung cả bản CV. 

Bên cạnh những yếu tố về nội dung và hình thức như đã nêu ở trên có thể kể đến một số lưu ý nhỏ về cách trình bày, những lỗi sai về chính tả, lỗi ngữ nghĩa là những vấn đề bạn cần thanh lọc thật kỹ trước khi quyết định gửi đến nhà tuyển dụng.

Các mẫu CV thư ký trợ lý hiện đang có rất nhiều và liên tục được cập nhật trên trang web chính thức của chúng tôi. Bạn có thể tham khảo và tải xuống những mẫu CV yêu thích và phù hợp với bản thân về lĩnh vực thư ký, trợ lý để làm phong phú thêm các mẫu CV xin việc của mình và tăng khả năng nhận được công việc như ý.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản và cần thiết để bạn có thể chỉnh sửa CV xin việc thư ký - trợ lý của mình một cách chuyên nghiệp nhất. Hãy cùng tham khảo những mẫu CV xin việc trợ lý - thư ký đẹp nhất tại trang web của chúng tôi ngày hôm nay để có thêm thật nhiều lựa chọn phù hợp cho bản thân nhé.