Cách viết email xin thực tập chuẩn cho các bạn sinh viên

1. Lý do tại sao Viết email xin thực tập cần phải chuẩn?

Có lẽ sẽ rất nhiều bạn thắc mắc tại sao phải viết một email chuẩn. Lý do rất đơn giản. Viết một email gửi tới cơ quan bạn có ý định xin thực tập sẽ như thay một là đơn mà bạn tự viết bằng tay để gửi tới đó. Nếu như đơn yêu cầu cần phải chuẩn và chính xác thì email cũng vậy. Thông qua email xin thực tập của bạn, cán bộ hướng dẫn ở cơ quan bạn thực tập sẽ có những đánh giá, nhận xét chung về bạn qua cách viết email, cũng như cách sử dụng từ ngữ trong email của bạn. Từ đó tạo ra những cảm giác, cũng như cảm nhận đầu tiên của cán bộ hướng dẫn đối với bạn dù chưa gặp mặt.

Một chiếc email được viết chỉn chu, cẩn thận sẽ gây được thiện cảm tốt với người hướng dẫn cũng như cơ quan, doanh nghiệp mà bạn định thực tập. Phía cơ quan, doanh nghiệp sẽ cảm thấy bạn là một người cẩn thận, có thái độ làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc với việc thực tập cũng như khả năng đi làm sau này.

Việc viết một email xin thực tập chuẩn cũng là cách giúp bạn có được một email xin việc sau này khi bạn đã ra trường. Bởi thực tập là một phần, và qua thực tập bạn cũng có thể được nhận làm nếu có thái độ tốt và khả năng trong công việc. Do vậy, việc biết cách viết một email chuẩn là điều cần thiết đối với mỗi chúng ta.

2. Làm thế nào để có một email xin thử việc chuẩn?

Để viết được một email xin thử việc chuẩn thì bạn sẽ có các bước như sau:

2.1. Những điều cần chuẩn bị để viết email

Việc đầu tiên để có thể viết email chính là bạn phải tạo cho mình một tài khoản Gmail. Cách tạo tài khoản Gmail cá nhân không quá khó mà rất đơn giản. Bạn chỉ cần lên Google và gõ tìm kiếm “Cách tạo Gmail” sau đó điền đầy đủ thông tin vào các mục yêu cầu rồi làm theo hướng dẫn ghi bên dưới. Chỉ vài thao tác ngắn gọn là bạn đã có ngay cho mình một tài khoản email để phục vụ công việc cũng như các vấn đề cá nhân khác. Nên nhớ, email xin thực tập của bạn sẽ được gửi tới các công ty, doanh nghiệp vì thế hãy nên để tên email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những tên chứa từ ngữ nhạy cảm, hay tên có những tiếng, kí tự nước ngoài. Điều này dễ gây nhầm lẫn và khó khăn cho nhà tuyển dụng khi đọc tên và gửi email cho bạn.

Tiếp theo đó, bạn cần tìm hiểu thông tin về cơ quan, công ty hay doanh nghiệp mà bạn định xin thực tập qua các website, fanpage của công ty đó. Tìm hiểu ở đây ngoài việc biết được địa chỉ mail mà bạn sẽ gửi tới thì bạn cũng nên tìm hiểu một vài thông tin về công ty cũng như ban lãnh đạo, các phòng ban, và  chú ý những phòng mà mình định xin thực tập. Bên cạnh đó, hãy tìm hiểu cả sản phẩm cũng như các dịch vụ của công ty mà bạn muốn xin thực tập. Điều này khi được thể hiện trong email thì nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy bạn đã có sự chủ động tìm hiểu cũng như nghiêm túc trong công việc của mình và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chứng minh với nhà tuyển dụng được rằng kiến thức mà bạn được học hoàn toàn có thể phù hợp với vị trí mà bạn muốn ứng tuyển thực tập.

 Nếu có thể, hãy xác định được đối tượng sẽ nhận và đọc email của bạn để có thể lựa chọn từ ngữ trong email sao cho phù hợp. Vì trong quá trình viết email bạn sẽ cần có cách xưng hô, dùng từ ngữ phù hợp với vị trí, hoàn cảnh và các thông tin đưa vào trong email cũng có khả năng bạn sẽ cần đến và nó có thể giúp bạn có được đánh giá tốt từ phía đơn vị thực tập hay nhà tuyển dụng.

Đọc thêm: Địa chỉ tải mẫu đơn xin thực tập uy tín, chuẩn nhất!

2.2. Cách viết tiêu đề và phần mở đầu email

Ở phần tiêu đề email bạn nên viết một cách rõ ràng và chính xác, tốt nhất nên viết luôn vào thẳng vấn đề. Ví dụ như: Thư xin ứng tuyển vị trí thực tập sinh + vị trí thực tập, Ứng tuyển vị trí thực tập sinh công ty A,….

Tiếp đến chính là phần mở đầu của email xin thực tập. Ở phần này bạn nên làm theo các bước sau:

- Bạn nên gửi tới người nhận lời chào một cách trang trọng, bạn có thể bắt đầu bằng “Kính gửi + tên người nhận”. Ví dụ: Kính gửi: Anh Nguyễn Văn A; Kính gửi: Bộ phận nhân sự công ty BCD,…

- Tiếp theo là giới thiệu bản thân: Phần này bạn sẽ cho người nhận email biết được bạn là ai? Giới tính, học vấn, tình trạng hiện tại của bản thân. Vì đang là một sinh viên nên bạn hoàn toàn có thể xưng là “Em”. Ở phần này bạn nên viết rõ ràng là : “Em tên là….. Ngày tháng năm sinh:…. Hiện tại là sinh viên trường:…… Chuyên ngành:…. Là sinh viên năm:…” Cách viết này bạn cũng có thể sử dụng trong mẫu đơn xin việc hay hồ sơ cá nhân của bạn.

- Trình bày một cách ngắn gọn, nhưng vẫn phải đầy đủ các thông tin cần thiết. Bạn có thể mở đầu bằng cách viết về cách mà bạn biết đến công ty. Có thể thông qua người quen giới thiệu, thấy trên Internet, các trang mạng xã hội, hay các tờ rơi, quảng cáo,…. Tiếp đến lí do bạn muốn xin thực tập tại công ty, bạn nên bày tỏ sự yêu thích cũng như mong muốn được trải nghiệm các công việc ở công ty cũng như môi trường làm việc ở đơn vị mà bạn xin thực tập.

- Bạn cần viết cả thời gian bạn đi thực tập (thời gian bắt đầu và kết thúc, số thời gian bạn có thể đến thực tập tại công ty trong một tuần,…). Bạn cũng cần nêu ra mục tiêu quá trình thực tập của mình như kỹ năng, kinh nghiệm,…

Vì đây là một email nên bạn cũng không cần viết quá rõ ràng về thông tin của mình ví dụ như thời gian đi thực tập của bạn (sẽ đi vào những hôm nào, nghỉ hôm nào,...), nếu email của bạn được chấp nhận hãy trao đổi kỹ phần này khi đến gặp trực tiếp.

2.3. Cách viết phần chính của email

 Ở phần này bạn nên chia sẻ về năng lực cũng như kinh nghiệm của bản thân. Bạn cần nói rõ ràng và trung thực những nghiên cứu khoa học, bài luận mà bạn đã có và đạt được. Bạn hãy làm nổi bật những kiến thức và kinh nghiệm của bạn phù hợp với vị trí thực tập đó và nó có khả năng đóng góp cũng như đem lại lợi ích cho công ty. Việc nêu bật được những điều bạn có thể làm trong công ty sẽ giúp nhà tuyển dụng biết được phần nào năng lực của bạn và liệu bạn có khả năng hoàn thành các công việc được giao hay không. Ví dụ thay vì kể “Tôi đã làm nhân viên tiếp thị được 1 năm” thì hãy viết là “Làm một nhân viên tiếp thị trong vòng 1 năm, tối đã tạo ra + kể ra việc mình đã làm được”. Hãy nhấn mạnh vào cái bạn làm được chứ đừng nói những cái bạn làm gì.

 Thêm vào đó hãy kể về các thành tích của bạn cũng như các hoạt động ngoại khóa mà bạn tham gia. Tốt nhất hãy nêu một cách ngắn gọn và trung thực. Không nên quá dài dòng và lan man như vậy rất dễ khiến nhà tuyển dụng bị phân tâm và nhàm chán. Nếu bạn có vai trò lãnh đạo, hãy mô tả nhiệm vụ và thành tích mà bạn cũng như cả nhóm đạt được.

Tham khảo: Thực tập sinh tiếng anh là gì? Những điều về công việc thực tập sinh mà bạn nên bỏ túi ngay.

2.4. Phần kết thúc

Phần này bạn cần thực hiện những điều sau:

Nêu thời điểm bạn sẽ liên lạc lại. Hãy thảo luận về thời gian và cách thức bạn sẽ liên lạc lại với đơn vị, cơ quan hay công ty, doanh nghiệp mà bạn xin thực tập để cập nhật tình trạng hồ sơ của mình. Bạn có thể viết như sau: “Quý công ty/ cơ quan/ doanh nghiệp có thể liên lạc với tôi qua số điện thoại hoặc email. Nếu Quý công ty/ cơ quan/ doanh nghiệp không tiện hồi âm tôi sẽ chủ động liên hệ vào + Thời gian mà mình định gọi (có thể là 9h ngày Thứ Hai,…).”

 Tiếp theo là lời cảm ơn chân thành tới người nhận email của bạn. Bạn có thể viết “Tôi xin chân thành cảm ơn”, “Trân trọng”,…. Nếu là công ty nước ngoài hoặc có vốn đầu tư nước ngoài thì bạn cũng có thể viết “Regards”, “Best regards”,…

Ở phần cuối bạn nên kèm theo chữ kí cũng như thông tin liên hệ của bạn. Ví dụ như:

Nguyễn Văn A

SĐT:….

Email:….

Mặc dù ở trên bạn có thể đã nhắc nhưng việc viết chữ kí này cũng không phải là thừa. Nó thể hiện được rằng bạn là một người chuyên nghiệp trong công việc và cũng để nhà tuyern dụng nhớ được phương thức liên lạc của bạn cũng như có khả năng tìm đến bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Cuối cùng bạn hãy soát lại email của mình xem còn lỗi nào không. Tất cả các lỗi về chính tả, hay câu từ đều cần phải hoàn chỉnh và phù hợp. Do đó hãy soát lại một cách thật kỹ lưỡng. Và có thể suy nghĩ về việc đính kèm theo tệp, tệp có thể là lý lịch trích ngang bản thân bạn,…. Điều này cũng tùy thuộc vào yêu cầu của bên nhà tuyển dụng, nếu họ không yêu cầu mà bạn vẫn muốn gửi thì hãy lựa chọn kỹ xem nên gửi tệp nào cho phù hợp. Tránh gửi những tệp quá nhiều nội dung và quá dài, bởi không phải nhà tuyển dụng nào cũng đủ kiên nhẫn và thời gian đọc hết đâu.

Trên đây là cách viết một email chuẩn để xin thực tập. Dựa vào cách viết này bạn có thể tự tin gửi email tới các đơn vị để xin thực tập. Tuy nhiên đừng để email của mình quá khuôn mẫu mà hãy tùy chỉnh từng email để phù hợp với nơi cũng như người sẽ nhận email của bạn và cho họ thấy được rằng bạn không “rải” hồ sơ của mình để xin thực tập.