1. Thuật ngữ quen thuộc chốn công sở
1.1. Check mail là gì?
Check mail là cụm từ Tiếng Anh được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các văn phòng. Check mail là chỉ hoạt động kiểm tra thư điện tử nhằm kịp thời nắm bắt được các thông tin quan trọng trong công việc. Với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, việc trao đổi trở nên tiện lợi và dễ dàng hơn. Các bức thư điện tử hay còn gọi là email có thể làm nhiệm vụ thông báo, báo cáo hay liên lạc đến bất kỳ ai mà bạn muốn. Thư điện tử đã dần thay thế thư tay và các văn bản thông báo thông thường ở các công ty.
Thư điện tử cũng len lỏi vào cuộc sống của bất kỳ người dân nào. Thậm chí nó còn có thể được coi trở thành hợp đồng trong những thương vụ buôn bán xuyên quốc gia. Mọi công việc đều có thể liên hệ qua email. Bởi vậy mà check mail được phổ biến rộng rãi và là còn là hành động đầu tiên của một số người khi thức dậy hay vừa bước đến văn phòng.
1.2. Ý nghĩa của việc check mail
Sau khi hiểu rõ khái niệm check mail là gì, chắc hẳn bạn đang đặt ra trong đầu mình câu hỏi check mail để làm gì? Phần viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.
Việc dùng thư điện tử trong các văn phòng, công ty là rất phổ biến và cần thiết. Thư điện tử có tính bảo mật cao hơn thư tay rất nhiều lần. Sử dụng thư điện tử có thể giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho giấy tờ in ấn, tiết kiệm thời gian cho mọi người và tổ chức quản lý lưu trữ được hệ thống hóa hơn. Người sử dụng email nhiều lên cũng đồng nghĩa có email sẽ có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trong hộp thư của bạn. Check mail là công việc đơn giản hàng ngày nhưng lại có thể thể hiện được tính cách và phong cách làm việc của bạn. Bên cạnh đó, các ứng dụng thư điện tử hiện nay đều rất hiện đại, check mail để bạn có thể rà soát và thanh lọc các email không quan trọng và sắp xếp một cách có tổ chức các email quan trọng.
1.2.1. Check mail giúp bạn update thông tin
Mỗi ngày bạn có hàng tá thông tin cần phải tiếp nhận và ngay cả trong hộp thư đến của bạn cũng sẽ không ngoại lệ. Với mỗi email được gửi đến hộp thư của bạn đều có có chứa nội dung nhất định. Cập nhật email hàng ngày sẽ giúp bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng và cần thiết để xử lý. Chẳng hạn khách hàng của bạn muốn ký một hợp đồng về sản phẩm bạn đang giới thiệu, họ có thể gửi qua gmail của bạn. Công việc của bạn sẽ là cập nhật email liên tục bởi nếu bỏ lỡ, có thể bạn sẽ mất hợp đồng quan trọng này.
1.2.2. Check mail giúp bạn kiểm soát công việc và hoạt động trong ngày
Gần như mọi công ty đều có những tài khoản email riêng dành cho mỗi nhân viên tổng công ty để có thể thuận lợi liên lạc. Mọi thông báo và công việc sẽ được giao đến từng cá nhân trong tổ chức thông qua email. Lúc này bạn cần phải check mail để nhận công việc được giao và thực hiện theo đúng deadline.
Bên cạnh đó, khi bạn liên kết tài khoản email với các tài khoản mạng xã hội khác hay tài khoản ngân hàng, gmail sẽ thường xuyên gửi thông báo về cho các bạn những hoạt động hay giao dịch bạn đã thực hiện trước đó. Check mail các thông báo liên quan đến hoạt động đó sẽ giúp bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động của mình, kịp thời nhận biết các hành động hay giao dịch lạ đã được thực hiện bằng tài khoản của bạn nhưng không phải do bạn thực hiện. Check mail kịp thời để đảm bảo mọi tài khoản của bạn đang an toàn
2. Các cách check mail
2.1. Check mail tại các ứng dụng
2.1.1. Ứng dụng trên điện thoại
Ngày nay, điện thoại thông minh đã đủ mạnh để thực hiện hầu hết các chức năng cơ bản mà một người cần từ máy tính. Bao gồm cả việc trở thành một công cụ thuận tiện và đơn giản giúp bạn kiểm tra email mọi lúc mọi nơi.
Các thương hiệu điện thoại phổ biến thường đi kèm với ứng dụng thư được tích hợp sẵn, chẳng hạn như Gmail hoặc các ứng dụng “Email” chung trên điện thoại Android và Email của Apple trên iPhone. Tuy nhiên, các nhà phát triển hầu như đều có chung những tính năng cơ bản nên không khó để mọi người sử dụng.
Thường khi bạn mua mới một chiếc smartphone nào đó thì mặc định bên trong máy bạn sẽ được cài đặt luôn phần mềm thư điện tử. Trong trường hợp bạn mở các ứng dụng ra nhưng không được hoặc ứng dụng trên điện thoại không phải là ứng dụng bạn muốn sử dụng, bạn hoàn toàn có thể tải về máy ứng dụng thư điện tử mà bạn cần dùng qua CH Play hay App Store tùy theo hệ điều hành của bạn.
2.1.2. Ứng dụng trên máy tính
Tương tự như trên điện thoại thông minh, các ứng dụng có thể được cài đặt sẵn trên laptop của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Windows 10, ứng dụng này đi kèm với một ứng dụng tích hợp có tên là “Emai”. Người dùng Apple cũng nhận được một ứng dụng tích hợp có tên là “Mail”, nhưng đây không phải là chương trình giống nhau. Bạn cần mở tài khoản tại các ứng dụng này và thực hiện các thao tác check mail cùng với các chức năng đầy đủ giống như trên điện thoại.
2.2. Check mail tại các webmail
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email cho khách hàng có bản app và webmail, vì vậy bạn có thể thao tác check email của mình trực tiếp tại các trình duyệt của mình. Ví dụ: Gmail là sự lựa chọn rõ ràng cho những người sử dụng Chromebook, vì cả hai đều nằm trong hệ sinh thái của Google, có nghĩa là khả năng tương thích cao. Tuy nhiên, không chỉ có Gmail, doanh nghiệp có thể chọn lựa các nhà cung cấp mail khác phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Trên thực tế, vì Chromebook hoàn toàn dựa trên trình duyệt nên bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng webmail nào.
3. Cách sử dụng mail hiệu quả
3.1. Quản lý mail
3.1.1. Dọn dẹp hộp thư đến và spams
Đa số người dùng có thể tận dụng mức lưu trữ khủng của các ứng dụng dành cho thư điện tử và không cần quan tâm đến dọn dẹp hộp thư đến. Điều này sẽ khiến cho hộp thư bạn sẽ lộn xộn và bừa bộn. Nó sẽ giống như một chiếc bàn học lộn xộn mà khi bạn ngồi vào sẽ không có cảm hứng học tập và làm việc.
3.1.2. Tạo khung thời gian kiểm tra email
Bạn nên tạo cho mình một thói quen check mail thường xuyên với những khung giờ cố định như trước khi bắt đầu vào làm việc, chuẩn bị trở về hay thậm chỉ khi bạn vừa thức dậy (nếu trong trường hợp bạn luôn phải giải quyết công việc qua mail)
3.1.3. Không gây áp lực trả lời email
Hãy là một người chuyên nghiệp khí sử dụng mail. Là một nhà quản lý, bạn không nên khiến nhân viên của mình phải chịu áp lực trả lời email ngay lập tức, ngoài giờ hay trong thời gian nghỉ phép… trừ khi đó do đặc thù một phần nhiệm vụ của trong công việc của họ.
3.2. Tạo mail
3.2.1. Không lạm dụng mail
Mặc dù Email một phương thức liên lạc thuận tiện và nhanh chóng, bạn cũng không nên sử dụng trong lúc không cần thiết hoặc những lúc bạn có thể gọi điện, chat hoặc gặp mặt trực tiếp.
3.2.2. Viết đầy đủ vào các mục cần thiết
Điều quan trọng khi viết mail đó là bạn không nên để trống mục Chủ đề mail. Chủ đề mail sẽ là thứ để mọi người nhận diện ngay ra mail của bạn. Chủ đề mail rõ ràng cũng giúp cho người nhận mail có thể chủ động sắp xếp, tổ chức và highlight các email quan trọng.
3.2.3. Chú ý lỗi chính tả
Dù là khi bạn đánh máy bất kỳ một văn bản nào đó thì bạn cũng cần phải chú ý các lỗi chính tả. Người nhận sẽ đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp khi nhìn thấy những lỗi sai chính tả không đáng có.
3.2.4. Sử dụng chữ ký
Nếu bạn làm cho doanh nghiệp hoặc đại diện cho một văn phòng nào đó, hãy để lại chữ ký ngắn gọn cùng những địa chỉ liên lạc cần thiết của công ty bạn trong mục chữ ký.
3.3. Trả lời mail
3.3.1. Có nên chọn “trả lời tất cả”?
Bạn nên lưu ý răng không phải email nào cũng cần trả lời hay phản hồi lại. Cân nhắc liệu những người trong danh sách cc của email có nhất thiết phải nhận email trả lời từ bạn hay không hay bạn chỉ cần phản hồi với đúng người gửi. Điều này giúp mọi người không bị xao nhãng bởi những email không cần thiết.
3.3.2. Rà soát kỹ mail trước khi gửi
Email để giải quyết công việc, thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Do đó bạn cần chú ý xem nội dung mình viết đã đầy đủ chưa, đã đính kèm những file tài liệu cần thiết chưa, rà soát cả những lỗi chính tả trong thư trước khi nhấn gửi.
3.3.3. Chuẩn bị mẫu mail trả lời cho những nội dung phổ biến
Nếu công việc của bạn có tính chất lặp lại, bạn nên lưu sẵn cho mình những mẫu mail cơ bản trong giải quyết công việc để có thể phản hồi nhanh chóng nhất.
Check mail là việc làm cần thiết của mình người khi bắt tay vào làm việc. Check và quản lý mail hiệu quả cùng góp phần để bạn tổ chức công việc hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết trên đã có thể giúp bạn trả lời câu hỏi check mail là gì và tại sao lại cần check mail?
Tham gia bình luận ngay!