1. Những gì bạn cần biết về định dạng PDF
1.1. File PDF là gì?
PDF là cách viết tắt của cụm từ “Portable Document Format”. PDF là một định dạng tệp tin được phát triển bởi hãng Adobe vào năm 1992. Định dạng PDF ngày nay được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn ISO 32000 về các đặc điểm của định dạng tệp tin điện tử.
Định dạng file PDF được tạo ra với mục đích ban đầu là để trình bày các tài liệu văn bản hoặc hình ảnh. Việc gửi tài liệu định dạng file Word và hình ảnh giữa các thiết bị với nhau tồn tại khá nhiều bất cập bởi phần mềm và phần cứng của mỗi thiết bị là không giống nhau. Kết quả là file gửi đi thường sẽ bị lỗi font chữ, bể layout hoặc “vỡ” hình ảnh khi xem trên thiết bị khác.
Xuất phát từ nguyên nhân như vậy, một định dạng tệp tin có cấu trúc độc lập với các phần mềm, phần cứng máy tính và có thể giữ nguyên định dạng gốc khi gửi đến thiết bị khác là một yêu cầu cấp thiết. Từ đó, Adobe đã nghiên cứu và giới thiệu định dạng file PDF nhằm giải quyết triệt để vấn đề trên.
Trước khi PDF ra đời, Adobe đã giới thiệu định dạng file PostScript. Tuy vậy, định dạng này chưa thực sự tối ưu. Chỉ đến khi PDF được tạo ra dựa trên PostScript và loại bỏ một vài tính năng phức tạp để tạo ra một định dạng tin điện tử nhẹ và nhanh chóng hơn
Mỗi file PDF bao gồm bố cục cố định của tài liệu, văn bản, font chữ, kiểu chữ, màu chữ, kích cỡ, đồ họa vector, hình ảnh, và những thông tin kỹ thuật khác để có thể hiển thị tốt trên mọi thiết bị. Ngoài ra, file PDF còn có thể chứa chú thích, các trường biểu mẫu, những nội dung đa phương tiện… PDF specification (đặc tả PDF) có chứa mã hóa, chữ ký số, các file đính kèm và siêu dữ liệu để phục vụ cho những quy trình cần đến chúng.
Trong các phiên bản cập nhật vào năm 2008 và năm 2020, PDF đã có thể hỗ trợ người dùng gắn link liên kết đến tài liệu hoặc website bên ngoài và biểu mẫu. Bên cạnh đó, PDF cũng đã hỗ trợ cả JavaScript vốn chỉ được sử dụng dưới dạng plugin cho Acrobat 3.0 và bất kỳ loại nội dung nhúng nào khác mà có thể được đưa và dưới dạng các plugin.
1.2. Những lợi ích và bất cập khi sử dụng file PDF
1.2.1. Những lợi ích khi sử dụng file PDF
Lợi ích đầu tiên làm nên sự phổ biến của file PDF đó là giúp giữ nguyên vẹn bố cục khi gửi, nhận và xem trên nhiều thiết bị khác nhau. Cho dù bạn sử dụng bất kỳ hệ điều nào, gửi và nhận bằng bất kỳ phương thức nào hay mở xem bằng bất kỳ phần mềm nào, thì mọi nội dung trong file PDF đều sẽ được giữ nguyên trạng và không có sự thay đổi nào.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tích hợp rất nhiều loại nội dung vào trong một file PDF. Từ những nội dung đơn giản nhất như văn bản, hình ảnh đến những nội dung phức tạp hơn như đồ họa vector, video, ảnh động, tệp âm thanh, mô hình 3D, hyperlink… Tất cả những nội dung trên đều được giữ nguyên và không bị mất hay thay đổi khi gửi và nhận giữa nhiều thiết bị.
Thêm một lợi ích nữa giúp định dạng file PDF được sử dụng rộng rãi đó là khả năng bảo mật tốt. Người tạo file PDF có thể chủ động thiết lập quyền truy cập và bảo vệ bản quyền nội dung thông qua watermark (hình mờ), password (mật khẩu) và digital signature (chữ ký số).
Ưu điểm cuối cùng của file PDF đó là rất gọn nhẹ. Trên lý thuyết, các file PDF không có giới hạn về khả năng chứa đựng thông tin. Những thông tin này có thể được nén lại thành một tệp có kích thước vừa phải và gọn nhẹ trong khi không làm ảnh hưởng đến chất lượng của những nội dung hình ảnh, vector, video… trong file PDF.
1.2.2. Một vài bất cập khi sử dụng tệp PDF
Ban đầu, file PDF được phát minh ra như một phương thức để bảo toàn nội dung và định dạng tài liệu khi gửi, nhận giữa các thiết bị. Vì vậy, nội dung và cách trình bày nội dung trong file PDF không bị ảnh hưởng khi xem trên nhiều thiết bị.
Tuy nhiên, mặt trái của điều này đó là các file PDF thường rất khó chỉnh sửa và trích xuất nội dung. Bạn không thể thao tác với tệp PDF đơn giản như thao tác với tệp ảnh JPG, PNG… hoặc tệp tài liệu dạng .DOC/ .DOCX được.
Mặt khác, không phải các file PDF đều có cấu trúc tương tự như nhau. Có nhiều loại file PDF và mỗi loại lại yêu cầu phương pháp tìm kiếm, trích xuất thông tin hay chỉnh sửa khác nhau.
1.3. Các loại file PDF
Tùy thuộc vào cách mà các file PDF được tạo ra, chúng có thể được phân loại thành 3 loại khác nhau. Tương tự, cách mà file PDF được tạo ra cũng liên quan đến khả năng bạn có thể xem được toàn bộ hay chỉ một phần tài liệu PDF.
1.3.1. Digitally Created PDF
Digitally Created PDF hay còn được hiểu là file PDF được tạo ra bằng các phần mềm chuyên dụng như MS Word, Excel hoặc tính năng “Print” (in ấn) trong một số phần mềm khác. Digitally Created PDF chủ yếu chứa đựng văn bản và hình ảnh.
Các ký tự văn bản, hình ảnh hiển thị khi đọc và cả những siêu thông tin trong Digitally Created PDF đều có ký hiệu điện tử. Đây là loại file PDF dễ chỉnh sửa nhất. Bạn có thể sử dụng những phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF chuyên dụng để thực hiện những sự thay đổi về nội dung hiển thị của loại file PDF này.
1.3.2. Scanned PDF
Khi scan tài liệu giấy bằng máy scan hoặc máy in thì người ta thường sử dụng định dạng file PDF để lưu trữ. Bên cạnh đó, khi muốn gửi đi tài liệu dạng ảnh thì người ta sẽ chụp màn hình, scan hay chuyển đổi trực tiếp ảnh từ định dạng JPG, TIFF… sang dạng file PDF. Khi này nội dung file PDF sẽ bị cố định giống như là một bức ảnh chụp vậy.
Loại file PDF này chỉ chứa hình ảnh mà không hề có lớp văn bản nào. Vì vậy, bạn không thể tìm kiếm hay chỉnh sửa nội dung văn bản trong đó.
1.3.3. Searchable PDF
Searchable PDF được tạo ra dựa trên Scanned PDF (các tài liệu có được khi sử dụng máy quét để quét văn bản hay hình ảnh đã được in ra). Bởi các hạn chế của tài liệu scan nên người ta đã nghĩ ra phương án sử dụng OCR (công nghệ nhận dạng ký tự quang học) cho loại tài liệu này.
Trong quá trình áp dụng công nghệ OCR, máy móc sẽ tự động nhận dạng các ký tự và cấu trúc tài liệu. Sau đó, một lớp văn bản sẽ được thêm vào dưới lớp hình ảnh scan ban đầu. Nếu trước đó bạn scan “đẹp” thì các file PDF được tạo ra bằng phương pháp này hầu như không có quá nhiều sự khác biệt với file PDF gốc. Lúc này văn bản trong file PDF có thể được tìm kiếm, bôi đen, sao chép hoặc đánh dấu.
2. Chuyển đổi định dạng tệp PDF
Định dạng PDF được tạo ra với mục đích ban đầu là giữ nguyên nội dung và cách trình bày tài liệu khi gửi và nhận giữa các thiết bị khác nhau. Ngày nay, người ta lại có nhu cầu chỉnh sửa các tệp PDF. Tuy nhiên, điều này không dễ dàng thực hiện được, đặc biệt là đối với file PDF thuộc loại Scanned PDF. Để giải quyết điều này, người ta đã sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR.
Ngày nay, file PDF dạng Scanned PDF có thể được chuyển đổi sang dạng Searchable PDF nhằm dễ tìm kiếm và chỉnh sửa nội dung văn bản. Ví dụ thường thấy đó là trong lĩnh vực giáo dục. Bên cạnh đó, file PDF còn có thể được chuyển đổi sang định dạng file Word để dễ dàng truy cập vào các thông tin bị “khóa” hoặc chỉnh sửa nội dung và không cần nhập hoặc định dạng thủ công. Ngoài ra người ta còn có thể chuyển đổi file PDF sang file Excel hoặc file RTF, HTML hay EPUB.
Như vậy, đến đây bạn đã hiểu được khái niệm file PDF là gì và những ưu điểm cũng như bất cập khi sử dụng file PDF. Bạn cần phân biệt được đúng loại file PDF để tìm ra cách xử lý phù hợp khi có ý định chỉnh sửa hoặc trích xuất thông tin. Với nhiều ưu điểm của mình thì file PDF hiện nay vẫn đang được sử dụng rất phổ biến trên thế giới.
Tham gia bình luận ngay!