Hệ thống kế toán là gì? Các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

1. Hệ thống kế toán là gì?

Hệ thống kế toán nếu hiểu theo cách sơ khai nhất thì nó chính là một danh từ ghép của hai từ là “hệ thống” và “kế toán”. Hệ thống là một chuỗi xử lý thông tin và có quan hệ mật thiết với nhau. Hệ thống là việc tổ chức, sắp xếp một cách bài bản và tuân theo trật tự nhất định, không bỏ sót bất cứ một bước nào của toàn bộ quy trình. Kế toán là một bộ phận nhập thu thập, xử lý dữ liệu, cung cấp các số liệu cho các giao dịch để phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp cũng như các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Nói tóm lại thì hệ thống kế toán là một chuỗi những bộ phận được tổ chức theo một trật tự nhất định để phục vụ tối đa cho hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và lập kế hoạch báo cáo chi tiết cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam định nghĩa thì “Hệ thống kế toán là tập hợp một loạt các quy tắc và quy trình về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán cần áp dụng để thực hiện việc ghi chép các kế hoạch tài chính kế toán và lập báo cáo tài chính”.

Trong tiếng Anh hệ thống kế toán được viết là Accounting System. Theo từ điển Cambridge Dictionary thì Accounting System được hiểu là “a particular way in which a company or organization records and reports its financial information” hay “the set of principles and methods used by organizations for recording and reporting financial information”. Như vậy có thể hiểu theo nghĩa của Từ điển Cambridge thì đó là một cách đặc biệt cái mà để báo cáo về một công ty hoặc tổ chức/doanh nghiệp và báo cáo các thông tin tài chính của doanh nghiệp. 

Nói tóm lại có rất nhiều cách hiểu và định nghĩa cho hệ thống kế toán. Nhưng cần đúng trọng tâm vào vấn đề mà hệ thống kế toán hướng đến đó là việc sử dụng các chính sách và phương pháp khác nhau để lập báo cáo cho doanh nghiệp và báo cáo về thông tin tài chính. 

Xem thêm: Quy trình kế toán - Trình tự thực hiện của kế toán doanh nghiệp

2. Các bộ phận của hệ thống kế toán

Có 4 bộ phận chính và quan trọng nhất của hệ thống kế toán đó là bộ phận chứng từ, sổ sách; bộ phận hệ thống tài khoản; bộ phận sổ kế toán; bộ phận báo cáo kế toán.

2.1. Bộ phận sổ sách - chứng từ

Sổ sách - chứng từ kế toán là một trong những công cụ kê khai và phản ánh chân thực nhất về tình trạng, nghiệp vụ kinh tế và tài chính kế toán doanh nghiệp. Nội dung chứng từ sổ sách kế toán cần đảm bảo được các yếu tố về tính xác thực đôi khi cần là những chứng từ gốc có giá trị xác thực cao chứ không phải là bản sao. 

Chứng từ kế toán cần đảm bảo có tên và số hiệu cụ thể, ngày tháng lập chứng từ, địa chỉ của cá nhân nhận và lập chứng từ, nội dung chứng từ. Thông thường các yếu tố này sẽ được sắp xếp và lưu trữ đảm bảo tính khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi có bất cứ một vấn đề phát sinh nào.

Đó là lý do tại sao nhập chứng từ sổ sách cần đảm bảo sự nhanh, dứt khoát và có tính khoa học, quy củ. Các chứng từ được sử dụng và nói đến trong kế toán đó là các hoá đơn; đơn đặt hàng; các hợp đồng mua bán và các giấy tờ có liên quan làm bằng chứng cho việc chứng thức về hoạt động sử dụng nguồn ngân sách của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết.

Những người có thẩm quyền có trách nhiệm thu giữ các chứng từ không hợp lệ đó là cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Và duy chỉ có cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được phép thu giữ và niêm phong các chứng từ này. 

2.2. Bộ phận hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản được dùng để thanh toán các giao dịch và sử dụng để ghi chép lại các giao dịch đó, phản ánh những biến động trong đối tượng đang được hạch toán. Hệ thống tài khoản là những gì mà doanh nghiệp cần có và cũng chỉ có duy nhất tại Việt Nam nhằm đảm bảo cho việc quản lý doanh nghiệp thông qua hệ thống tài khoản đó. 

Các kí hiệu được sử dụng trong hệ thống tài khoản bao gồm các ký hiệu sau: loại tài khoản, số tài khoản, nhóm tài khoản, cấp độ của tài khoản. 

Các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán có thể kể đến như khối tài sản lưu động, khối tài sản cố định, tài sản dành cho đầu tư, nợ công, nguồn vốn của chủ sở hữu, chi phí sản xuất và thu về lợi nhuận, doanh thu và các loại tài khoản ngoại bảng. 

Hệ thống tài khoản kế toán là một cách tuyệt vời để quản lý các chứng từ sổ sách xem cũng có ăn nhập với sổ kế toán hay không. Các luồng thông tin của hồ sơ và chứng từ kế toán sẽ là những thông tin cần thiết để ghi chép vào sổ kế toán.

Chính vì vậy các yếu tố này cần có quan hệ chặt chẽ với nhau đặc biệt là những gì được ghi chép trong hệ thống tài khoản cần có sự chuẩn xác nhất định. 

2.3. Sổ kế toán

Sổ kế toán là những tờ sổ có quan hệ mật thiết với chứng từ sổ sách kế toán. Sổ kế toán là tập hợp chung nhất các cơ sở dữ liệu của chứng từ gốc bằng các nghiệp vụ kinh tế và những công cụ của kế toán. Các doanh nghiệp khi thực hiện việc lập sổ kế toán sẽ được gọi là các đơn vị kế toán. 

Có các loại sổ kế toán như sau: sổ kế toán chung hay còn gọi là sổ kế toán tổng hợp nhằm ghi chép tổng thể lại các vấn đề về kế toán phát sinh. Sổ cái kế toán, sổ chi tiết tài khoản kế toán, sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng. Các loại sổ này có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng tựu chung lại thì đều có những nhiệm vụ nhằm giải trình chung nhất cho những vấn đề liên quan đến sổ kế toán. 

Quy trình để ghi chép sổ kế toán đó là mở sổ kế toán để biết được số dư lúc đầu của kỳ hạn tài khoản. Sau đó sẽ đến bước ghi sổ kế toán và các nghiệp vụ phát sinh của quá trình ghi chứng từ gốc. Bước tiếp theo là khoá sổ kế toán để thực hiện việc kiểm tra và đối soát tìm số dư cuối kỳ hạn. Sau khi đã thực hiện xong hết các bước của quá trình lập sổ kế toán cần xem kỹ lại các quy trình của sổ kế toán, sửa chữa các thông tin còn sai sót để đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho doanh nghiệp. Bạn cũng cần lưu ý những hình thức ghi sổ kế toán cần nằm lòng khi đi làm để không gặp phải bất kì lỗi nào

2.4. Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán (Accounting Report) hay được hiểu đơn giản là kết quả đầu ra của kế hoạch kế toán. Báo cáo kế toán bao gồm hai loại chính yếu và cơ bản nhất đó là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. 

Hai hình thức này gọi chung là việc đối soát và lưu chuyển tiền tệ. Các đơn vị kế toán cần báo cáo kết quả kế toán đúng kỳ hạn được đưa ra. Việc báo cáo tài chính là vấn đề bắt buộc đồng thời cũng là quyền và nghĩa vụ của các đơn vị kế toán doanh nghiệp. 

Báo cáo quản trị cũng tương tự như báo cáo tài chính. Nhưng còn tùy thuộc vào quy mô, mô hình hoạt động và các yêu cầu quản lý để có những bản báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ nhất. Các hoạt động của báo cáo quản trị bao gồm việc báo cáo dự toán, báo cáo kết quả tài chính thực hiện, báo cáo việc kiểm soát đối soát và đánh giá cuối cùng là báo cáo phân tích. 

Như vậy việc phân loại hệ thống kế toán được chia thành bốn loại chính dựa trên những yêu cầu về chức năng và nhiệm vụ của từng phần như đã kể ở trên. Qua bài viết này, các bạn đã hiểu hơn về hệ thống kế toán và những bộ phận của kế toán dựa trên các cách thức phân loại. Hiểu thêm về một trong những yêu cầu và bộ phận cấu thành chính của hệ thống kiểm toán nội bộ.