Những quy định, yêu cầu về hồ sơ mời thầu có thể bạn chưa biết

1. Những quy định Nhà nước ban hành về hồ sơ mời thầu

1.1. Bạn hiểu gì về hồ sơ mời thầu?

Hồ sơ mời thầu bao gồm toàn bộ tất cả những tài liệu được bên mời thầu lập ra và sử dụng cho cả hình thức đấu thầu rộng rãi lẫn đấu thầu hạn chế. Ta có thể hiểu rằng hồ sơ mời thầu cung cấp các yêu cầu về một dự án hay một gói thầu; và các nhà thầu sẽ dựa vào đó làm căn cứ để chuẩn bị hồ sơ dự thầu, rồi phía chủ doanh nghiệp sẽ tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu.

Tất cả đều hướng tới mục đích cuối cùng là chủ doanh nghiệp, hay còn gọi là bên mời thầu tìm được nhà thầu, nhà đầu tư thích hợp. Hồ sơ mời thầu được sử dụng trong hai hình thức đấu thầu chính sau đây:

- Hình thức đấu thầu rộng rãi là hình thức bên mời thầu lựa chọn nhà đầu tư nhưng không giới hạn số lượng nhà thầu, nhà đầu tư tham dự buổi đấu thầu ấy.

- Hình thức đấu thầu hạn chế là hình thức khi gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật đòi hỏi mang tính đặc thù cao khiến cho chỉ có một số lượng nhà thầu có thể đáp ứng được những yêu cầu đó.

Xem thêm: Mẫu hồ sơ mời thầu qua mạng chuẩn nhất dành cho nhà thầu

1.2. Điều kiện để hồ sơ mời thầu được phép phát hành

Căn cứ vào khoản 1 Điều 1 Bộ Luật đấu thầu 2013, hồ sơ mời thầu được bên mời thầu ban hành để lựa chọn nhà thầu phù hợp được phát hành khi đã đáp ứng đầy đủ những quy định sau:

- Trước tiên, kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt.

- Hồ sơ mời thầu cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung yêu cầu về thủ tục, bảng dữ liệu đấu thầu; tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu; bảng khối lượng mời thầu. Ngoài ra, hồ sơ mời thầu còn đòi hỏi phải có cả yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật cũng như chất lượng; điều kiện chung và riêng mà hợp đồng đòi hỏi; mẫu văn bản hợp đồng và một số nội dung cần thiết khác.

- Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải phải tuân theo quy định của Luật đấu thầu 2013.

- Thông tin về nguồn vốn cho gói thầu phải tương ứng với tiến độ thực hiện gói thầu đó.

- Trong trường hợp mua sắm thường xuyên hoặc mua sắm tập trung, các nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ phải được người có thẩm quyền phê duyệt.

- Việc bàn giao mặt bằng khi thi công phải bám theo tiến độ của gói thầu.

Căn cứ vào khoản 2 Điều 7 Bộ Luật đấu thầu 2013, hồ sơ mời thầu được bên mời thầu ban hành để lựa chọn nhà thầu phù hợp được phát hành khi đã đáp ứng đầy đủ những quy định sau:

- Các dự án phải thuộc dự án doanh mục do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của Nhà nước. Trong trường hợp dự án do nhà đầu tư đề xuất cũng sẽ được chấp nhận.

- Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư cần phải được phê duyệt trước đó.

- Trong bộ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phải được phê duyệt.

- Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải phải tuân theo quy định của Luật đấu thầu 2013.

1.3. Lập hồ sơ mời thầu cần phải tuân theo quy trình như thế nào?

Chủ doanh nghiệp lập hồ sơ mời thầu phải dựa vào quy mô, tính chất của gói thầu và thị trường chung để thông qua đó nhà đầu tư đưa ra những yêu cầu đảm bảo được tính cạnh tranh, công bằng, và đem lại hiệu quả kinh tế.

Bên cạnh đó, tuyệt đối không được đưa ra những điều kiện bất công bằng nhằm mục đích hạn chế sự can thiệp của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu nhất định gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng trong việc đấu thầu. Và quy trình lập hồ sơ mời thầu cần đảm bảo các bước như Topcvai hướng dẫn sau:

Bước 1: Chủ đầu tư phải thực hiện việc soạn thảo hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công.

Các mẫu hồ sơ mời thầu sẽ khác nhau phụ thuộc vào từng lĩnh vực. Tuy nhiên, một mẫu hồ sơ mời thầu cơ bản sẽ gồm những hồ sơ sau đây:

- Thông báo mời thầu:

+ Thông tin cơ bản của bên mời thầu gồm tên, địa chỉ.

+ Bản tóm tắt về nội dung buổi đấu thầu.

+ Bên mời thầu cần cung cấp thông tin về thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; cũng như thời hạn, địa điểm và thủ tục tiếp nhận hồ sơ dự thầu.

- Cung cấp các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu.

Đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, bên mời thầu sẽ đăng thông tin, thực hiện thông báo rộng rãi trên mọi phương tiện thông tin đại chúng, còn đối với hình thức đấu thầu hạn chế, phía chủ doanh nghiệp sẽ gửi đăng ký thông báo dự thầu tới các nhà thầu đáp ứng đủ tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, bên mời thầu cũng có trách nhiệm hướng dẫn cho nhà thầu về các điều kiện khi tham gia dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong buổi đấu thầu và giải đáp các câu hỏi, thắc mắc của bên tham gia dự thầu.

- Đưa ra phương pháp đánh giá, so sánh các nhà thầu.

- Đưa ra những chỉ dẫn khác cần thiết liên quan tới buổi đấu thầu.

- Bên mời thầu sẽ quy định chi phí cung cấp hồ sơ cho nhà thầu.

Bước 2: Bên mời thầu cần thông báo rộng rãi về buổi đấu thầu cho các nhà thầu trên khắp cả nước.

Bước 3: Bên mời thầu thực hiện việc tổ chức đấu thầu.

Sau khi đã thông báo cho các đơn vị nhà thầu và hoàn thành các thủ tục nhận hồ sơ dự thầu, phía chủ doanh nghiệp cần phải tổ chức một buổi đấu thầu. Và thông qua buổi đấu thầu này, bên mời thầu mới xét duyệt hồ sơ và đưa ra quyết định xem chọn nhà thầu, nhà đầu tư nào phù hợp nhất.

Bước 4: Bàn giao lại công việc thi công cho nhà thầu.

Xem thêm: Tổng quan về công tác đấu thầu và các bước làm hồ sơ dự thầu

2. Những yêu cầu, điều kiện đòi hỏi ở cá nhân tham gia việc lập hồ sơ mời thầu

Trong quá trình mời thầu, những cá nhân tham gia việc lập hồ sơ mời thầu có vai trò rất to lớn, quan trọng. Khi tiến hành lập hồ sơ mời thầu, phía chủ doanh nghiệp cần phải đảm bảo được điều kiện về chủ thể lập hồ sơ mời thầu.

Trong trường hợp phòng kinh doanh kỹ thuật đứng ra lập hồ sơ mời thầu cho gói thầu xây lắp thì cần phải đảm bảo đáp ứng được những điều kiện nhất định do Bộ Luật đấu thầu 2013 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ ban hành. Đối với các nhân viên khi tiến hành lập hồ sơ mời thầu ngoài việc đáp ứng điều kiện về đấu thầu, họ cần phải có cả chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu.

Hồ sơ mời thầu đóng vai trò vô cùng quan trọng vì dựa vào đó chủ đầu tư mới tìm được nhà thầu phù hợp và nhà thầu cũng lấy hồ sơ mời thầu làm căn cứ xem dự án, gói thầu ấy có đáng để mình đóng góp hay không. Do đó, hồ sơ mời thầu phải được đảm bảo về chất lượng ngay từ những khâu đầu tiên đó là yêu cầu đối với những cá nhân tham gia lập hồ sơ mời thầu. Các cá nhân nào tham gia trực tiếp việc lập hồ sơ mời thầu hoặc liên quan đến hồ sơ mời thầu phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu hoặc chứng chỉ đào tạo đấu thầu cơ bản. 

Hy vọng qua bài chia sẻ trên, các bạn đã nắm được những thông tin hữu ích về hồ sơ mời thầu.