Cách viết mẫu kế hoạch tiếp khách và lưu ý bạn nên biết

Việc Làm Dịch Vụ

1. Những điều chuẩn bị cần có với kế hoạch tiếp khách của doanh nghiệp bạn

1.1. Những điều cần lưu ý cho kế hoạch tiếp khách của bạn

Trước tiên bạn cần lưu ý những điều sau trước khi lập kế hoạch tiếp khách cho mình. 

1.1.1. Quyết định đối tượng mục tiêu và chi tiết hóa những điều cần thực hiện

Một trong bước đầu tiên bạn cần thực hiện đó là xác định rõ mục tiêu của kế hoạch tiếp khách hay vị khách mà doanh nghiệp bạn sẽ tiếp đem lại những lợi ích, những mục đích hay những ký kết gì? Từ xác định này về cơ bản sẽ giúp bạn định hình được mức độ quan trọng của vị khách đó và xa hơn là mức độ quan trọng và quy mô của buổi tiếp khách cũng như của kế hoạch tiếp khách mà bạn cần chuẩn bị. 

Từ kế hoạch này bạn sẽ xác định cũng như có thể sẵn sàng mọi thứ cho mình một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất. 

Có một mục đích kinh doanh rõ ràng để lập kế hoạch tiếp khách hay để tổ chức sự kiện. Trước khi bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch tiếp khách thành công, hãy rõ ràng về lý do tại sao bạn làm điều đó ngay từ đầu. Tại sao? Bởi vì mọi quyết định sau kế hoạch tiếp khách đó sẽ hỗ trợ mục tiêu chính của bạn. Mục tiêu của bạn là tạo ra nhận thức về công ty của bạn hoặc để đưa đến những ký kết hay quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp mình.

1.1.2. Kiểm tra “lịch” tiếp khách của doanh nghiệp bạn

Hãy chắc chắn rằng thời gian tiếp khách của sếp bạn không bị trùng hay bị quá sát thời gian với cuộc gặp gỡ trước đó hoặc sau này, và hãy đảm bảo rằng bạn không lên lịch cho sự kiện của mình vào hoặc quá gần ngày lễ hoặc thời gian nghỉ phổ biến. Điều quan trọng không kém là kiểm tra các sự kiện khác mà người tham dự mục tiêu của bạn có thể sẽ tham dự.

Bạn nắm rất rõ mục tiêu của kế hoạch tiếp khách của mình. Và để thực hiện tốt điều này bạn cần chuẩn bị rất nhiều trong đó bao gồm cả sẵn sàng về thời gian và những gì cần chuẩn bị. Nếu bạn quyết định tổ chức cuộc gặp mặt khách hàng trực tiếp trong một tuần, hãy lên kế hoạch cho một buổi thật thân mật hoặc thận giản dị hay thật hoành tráng tùy vào tính cách hay mức độ đặc biệt mà vị khách bạn sẽ tiếp đón. Đối với kế hoạch tiếp khách lớn khách hàng quan trọng, chuẩn bị trước vài tháng sẽ là điều đúng đắn cho bạn 

1.1.3. Bắt đầu với những chiến lược từ kế hoạch của chính mình

Luôn bắt đầu với chiến lược. Cũng giống như xây dựng bất kỳ doanh nghiệp, các sự kiện lớn bắt đầu với một chiến lược mạnh mẽ, chu đáo và có thể đo lường được. Một cuộc gặp mặt trực tiếp là một cách tuyệt vời để chia sẻ thương hiệu của bạn, ký kết và đàm phán những quyết định quan trọng trong kinh doanh, kết nối với thị trường mục tiêu của bạn, nhận phản hồi về sản phẩm của bạn và hơn thế nữa. 

Nhưng bạn cần phải biết những gì bạn đang cố gắng để đạt được hay doanh nghiệp bạn có thể thu được điều gì sau cuộc gặp gỡ khách hàng đó. Bạn có thể áp dụng quy tắc START vào kế hoạch tiếp khách của mình để xác định những khó khăn hay mục tiêu cần giải quyết, cùng với đó là phác thảo những gì bạn đang hướng tới. Sau đó, đảm bảo rằng bạn kế hoạch tiếp khách của bạn được tiến hành phù hợp với việc đạt được những mục tiêu này.

1.2. Xác định ngân sách cần sử dụng cho buổi gặp gỡ “khách” của doanh nghiệp

Phát triển một kế hoạch tài chính cần sử dụng cho buổi gặp gỡ khách hàng đó được cụ thể, chi tiết bằng những con số. Cho dù vị khách mà bạn gặp gỡ có thời gian nhanh nhất, được tiếp một cách đơn giản nhất thì chi phí bỏ ra vẫn phải có. Chẳng hạn đơn giản như cốc nước uống, … bạn cũng phải chi trả nếu không có ngân sách cụ thể rồi. Chưa kể tới là khách của doanh nghiệp bạn có thể đi ăn hay tham gia những sự kiện khác thì con số này sẽ không hề nhỏ. 

Không chuẩn bị nguồn tài chính sẵn sàng có thể bạn sẽ phải trả tiền cho buổi tiếp khách của doanh nghiệp mình. Khi bạn tạo ngân sách cho kế hoạch tiếp khách, bạn sẽ cần ước tính số tiền bạn có thể tăng hoặc ít hơn. 

Các kế hoạch tiếp khách có xu hướng chi phí cao hơn so với chủ doanh nghiệp nhỏ trung bình - chủ yếu liên quan đến địa điểm và thực phẩm và đồ uống. Lập danh sách toàn diện về tất cả các chi phí và sau đó nêu bật các lĩnh vực mà bạn nghĩ rằng doanh nghiệp hay đối với kế hoạch tiếp khách trong sự kiện thì những nhà tài trợ, họ có thể đóng vai trò để cung cấp một thứ gì đó bằng hiện vật. 

1.3. Kế hoạch dự phòng: Phải làm gì khi mọi thứ trở nên sai lầm?

Tưởng tượng sự kiện, một buổi gặp gỡ khách hàng thực tế, sau đó từng bước và lập danh sách 2 cột: điều gì có thể sai trong một cột và kế hoạch dự phòng của bạn trong lần thứ hai. Hãy chuẩn bị cho những bất ngờ có thể xảy ra như sếp của bạn đến muộn, bàn bạn đặt vô tình đã có người ngồi, hệ thống âm thanh bị lỗi, … 

Hãy sẵn sàng giúp một tay để lấp đầy những khoảng trống. Mặc dù lập kế hoạch kế hoạch tiếp khách trước là một công thức tuyệt vời để thành công, nhưng nó không bao giờ là đủ. Một cái gì đó bất ngờ luôn luôn xuất hiện. Vì vậy hãy sẵn sàng một kế hoạch tiếp khách phụ để đảm bảo không có những sai lầm nghiêm trọng nào sẽ xảy ra và dầu có xảy ra bạn cũng kịp thời ứng phó. Điều này áp dụng cho sắp xếp phục vụ, chỗ ở của khách, dự báo thời tiết, giải trí và nhiều hơn nữa. 

Tìm hiểu thêm: Bạn chưa biết tìm việc làm tổ chức sự kiện ở đâu? Hãy click ngay thể tham khảo những thông tin tuyển dụng mới nhất.

2. Những điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch tiếp khách cho một sự kiện lớn

Cho dù bạn đang tung ra một sản phẩm mới, bắt đầu một doanh nghiệp mới hoặc kỷ niệm một vụ sáp nhập, việc tổ chức một buổi tiếp tân kinh doanh đòi hỏi rất nhiều kế hoạch. Có vô số điều cần xem xét, và mọi thứ cần phải tuân theo một kế hoạch tốt. Các sự kiện kinh doanh tự phụ hơn rất nhiều so với các loại sự kiện khác. Mọi người mong đợi các dịch vụ chất lượng cao và sự thành công hay thất bại của một sự kiện như vậy sẽ phản ánh trực tiếp vào doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn làm theo một vài hướng dẫn đơn giản, mọi thứ sẽ trở nên hoàn hảo.

2.1. Đặt trước địa điểm và người phục vụ

Như chúng tôi đã đề cập, những người tham dự các sự kiện kinh doanh mong đợi một số loại dịch vụ. Do đó, hãy chắc chắn để đặt trước một địa điểm tìm kiếm tốt. Bạn không muốn thấy mình trong một tình huống mà mọi thứ được đặt trước và bạn phải giải quyết với một địa điểm tồi tệ. Các nhà cung cấp cũng vậy. Hơn nữa, khi có liên quan đến các nhà cung cấp, bạn nên hỏi ý kiến từ những người trong mạng lưới của bạn. Đôi khi, những gì bạn phải trả không phải lúc nào cũng là những gì bạn nhận được, nhưng nếu bạn chọn dựa trên các khuyến nghị, bạn sẽ tăng cơ hội nhận được các dịch vụ và sản phẩm chất lượng.

2.2. Chọn một chủ đề cho sự kiện

Tất nhiên chủ đề phải liên quan đến mục đích của sự kiện, nhưng bạn phải chắc chắn rằng mục đích được đề cập sẽ được phản ánh trong toàn bộ bữa tiệc. Vì vậy, nếu bạn đang tung ra một sản phẩm, hãy tìm trang trí tùy chỉnh làm nổi bật các tính năng sản phẩm của bạn. Tùy thuộc vào sự kiện, chủ đề cũng có thể được phản ánh trong menu, đồ uống cũng như các hoạt động sẽ diễn ra tại sự kiện.

2.3. Kỷ niệm sự kiện với những số tiền thưởng đầy hấp dẫn

Nếu bạn muốn khách của bạn nhớ sự kiện của bạn, hãy đảm bảo chọn một số mã thông báo tùy chỉnh mà bạn có thể cung cấp cho mọi người. Lời khuyên của chúng tôi sẽ là lựa chọn cho các đồng tiền thách thức tùy chỉnh . Bạn có thể tùy chỉnh các đồng tiền với tên và logo của doanh nghiệp, sản phẩm của bạn hoặc các công ty đang hợp nhất. Bạn cũng có thể chọn cho một trích dẫn phù hợp với chủ đề của sự kiện.

2.4. Lên kế hoạch cho các hoạt động vui chơi

Chỉ vì chúng ta đang nói về một sự kiện kinh doanh, điều này không có nghĩa là tâm trạng chung phải quá trang trọng. Tất nhiên, các hoạt động chính nên là các bài phát biểu đánh dấu mục đích của sự kiện. Tuy nhiên, hãy cố gắng nghĩ về một số hoạt động thú vị sẽ khiến mọi người đứng dậy, giao tiếp và vui chơi.

Xem thêm: Bỏ túi 6 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, ấn tượng

3. Mẫu kế hoạch tiếp khách và cách viết

Mẫu kế hoạch tiếp khách là văn bản hành chính mà bạn sẽ phải soạn thảo để gửi lên cấp trên của mình xét duyệt. Mẫu kế hoạch tiếp khách nhìn chung chia 3 nội dung cơ bản là phần mở đầu, và những nội dung chính cần chuẩn bị là xác nhận của lãnh đạo. 

- Phần mở đầu sẽ bao gồm tên doanh nghiệp, thông tin đoàn khách mà doanh nghiệp sẽ tiếp

- Phần thứ 2 là những nội dung chính bao gồm nội dung của buổi tiếp khách, quy trình tiếp khách và số lượng nhân sự hỗ trợ cho buổi tiếp khách đó. 

- Phần 3: cuối cùng là chữ ký và xác nhận của lãnh đạo về kế hoạch tiếp khách của bạn. 

Cụ thể biểu mẫu kế hoạch tiếp khách bạn có thể tải xuống tại đây.

Biểu mẫu Kế hoạch tiếp khách.doc

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ những điều cần lưu ý cho kế hoạch tiếp khách của mình cùng những thông tin bổ ích khác.