Chuẩn bị một kế hoạch truyền thông hoàn hảo từ A đến Z sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu như mong đợi. Sau đây là những thông tin chia sẻ về vấn đề này mời bạn đọc cùng theo dõi.
1. Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông chính là một bản sắp xếp khoa học có tính toán trước khi thực hiện các phương án truyền thông cho một chiến dịch marketing cụ thể nào đó. Kế hoạch truyền thông là một tập hợp các công việc, mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông cùng các phương án để thực hiện từng hạng mục và giai đoạn khác nhau.
Để đi được xa hơn và hiệu quả hơn thì các doanh nghiệp không thể thiếu đi tấm “bản đồ”chỉ đường. Vậy có thể xem kế hoạch truyền thông chính là tấm bản đồ ấy bởi vì nó giúp các nhà lãnh đạo tới đích một cách nhanh chóng nhất.
Khi muốn giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới của công ty, bạn sẽ phải truyền thông điệp hoặc thông tin mới tới đối tượng khách hàng mục tiêu. Chính xác là bạn cần có một kế hoạch truyền thông hoàn hảo để các thông tin ấy đến đúng đối tượng mà mình muốn hướng tới. Vậy làm thế nào để có kế hoạch truyền thông hoàn hảo? Hãy theo dõi những nội dung bên dưới để hiểu rõ hơn về điều này.
Xem thêm: Biên bản họp hội đồng thành viên
2. Các bước lập kế hoạch truyền thông
Việc lập kế hoạch truyền thông tưởng chừng đơn giản thế nhưng chỉ khi lao vào bạn mới thấy chúng có muôn vàn khó khăn. Vậy nên hãy thiết lập các bước và thực hiện chúng theo trình tự cụ thể để đạt được hiệu quả như mong đợi.
2.1. Tiến hành phân tích thị trường mục tiêu
Bất kể bạn thực hiện kế hoạch gì thì việc đầu tiên cần làm đó chính là phân tích thị trường mục tiêu. Huống hồ một kế hoạch truyền thông có vai trò ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được cho nên càng phải cẩn thận và phân tích thị trường thật kỹ lưỡng.
Doanh nghiệp cần thu thập tất cả các nguồn thông tin liên quan tới sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp và đem chúng tới khách hàng của mình. Hãy thực hiện theo trình tự sau đây để đạt hiệu quả cao nhé:
Thảo luận với các nhân viên trong nhóm truyền thông về hành động sắp diễn ra, mỗi thành viên sẽ nêu ra ý kiến riêng cho cuộc khảo sát sắp tới và đương nhiên đâu là ý kiến tối ưu nhất sẽ được lựa chọn.
Tiếp theo, bắt tay vào cuộc khảo sát và phân nhóm đi nghiên cứu thị trường. Bạn sẽ chẳng biết bên ngoài thị trường sẽ như thế nào nếu như không trực tiếp đi khảo sát và thăm dò thực tế. Nắm bắt xu hướng thị trường cùng với những động thái đến từ khách hàng chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những nước đi đúng đắn và chính xác hơn.
Thông thường, nhân viên phòng kế hoạch truyền thông sẽ không thể tự làm việc một mình, họ cần có sự hỗ trợ từ nhiều phía nhất là những nhân viên trong phòng ban khác. Mỗi bộ phận sẽ có vai trò khác nhau, có những thông tin quan trọng khác nhau. Vì vậy việc thu thập hết tất cả chúng sẽ khiến cho bạn có một cuộc khảo sát và đánh giá thành công.
2.2. Xác định đúng mục tiêu tiềm năng
Theo bạn, mục tiêu trong kế hoạch truyền thông mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới là gì? Đây chính là vấn đề chủ yếu buộc doanh nghiệp phải xác định đúng nếu như muốn có kết quả tốt.
Sau khi đã tổng hợp được các thông tin liên quan tới thị trường vậy đã đến lúc doanh nghiệp cần phải lên danh sách mục tiêu truyền thông cụ thể mà mình muốn đạt được.
Dù là bất cứ mục tiêu gì thì nó cần thoả mãn sự phù hợp với năng lực hiện tại mà doanh nghiệp đang có, tiếp theo là phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về sự đặc biệt, có thể đo lường được, doanh nghiệp có khả năng đạt được, mục tiêu có tính thực tế cao,...
2.3. Đối tượng truyền thông cần rõ ràng
Một bộ phim không thể thiếu nhân vật chính cũng như những bữa tiệc, nhân vật chính bao giờ cũng phải xuất hiện xuyên suốt từ đầu tới cuối. Vậy thì đương nhiên một bản kế hoạch truyền thông hoàn hảo cũng cần có đối tượng chính.
Đối tượng ấy có thể là một hoặc nhiều tuỳ thuộc vào mục đích mà doanh nghiệp đề ra, ví dụ: Một công ty thành viên, công ty liên kết, những tổ chức có liên quan, các nhà giáo dục, các cơ quan chính quyền địa phương, khách hàng hoặc là các đại diện truyền thông khác,...
Như vậy đối tượng truyền thông có thể là cá nhân hoặc tổ chức, trong đó khách hàng mục tiêu có thể chính là những người tiêu dùng cuối cùng hoặc cũng có thể là những người mua hàng trung gian. Do đó tuỳ vào mỗi đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp sẽ có những insight khác nhau và doanh nghiệp cần phải thấu hiểu từng insight đó để đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Xem thêm: Cộng tác viên bán hàng online
2.4. Kênh truyền thông phù hợp là gì?
Xác định kênh truyền thông hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng truyền thông điệp tới đúng đối tượng mà họ hướng tới. Hiện tại có 4 phương thức truyền thông được sử dụng phổ biến và rộng rãi bao gồm:
- Paid media: Đây là kênh truyền thông phải trả phí hay còn có tên gọi khác là quảng cáo. Sử dụng kênh truyền thông này, doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho nhà quảng cáo với các hành động như đăng bài viết hay hình ảnh của công ty lên 1 vị trí ở trên báo, tạp chí hay google,...
- Kênh truyền thông PR: Sự xuất hiện của các công ty chuyên hoạt động PR khiến thị trường trở nên sôi động hơn, đương nhiên nó cũng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những hiệu ứng tích cực từ phía khách hàng tiềm năng. Hình thức này sẽ được thực hiện bằng cách công ty PR sẽ viết bài PR cho doanh nghiệp sau đó đăng chúng lên các trang báo nổi tiếng.
- Owned media: Chính là những kênh truyền thông mà công ty bạn đang sở hữu chẳng hạn website công ty, các fanpage hay trang mạng xã hội khác. Theo đó doanh nghiệp sẽ có đội ngũ chuyên làm về mảng này, chuẩn bị nội dung phù hợp và đăng lên giúp tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng hơn.
- Shared media: Là kênh truyền thông thường được khách hàng sử dụng để chia sẻ các bài viết, video hay hình ảnh,...
Tương ứng với mỗi kênh truyền thông này doanh nghiệp sẽ nhận về những điểm lợi thế khác nhau. Vì vậy để đạt được hiệu quả cao nhất và hạn chế tối đa chi phí phát sinh cho kế hoạch truyền thông thì doanh nghiệp cần phải tiến hành cân nhắc thật kỹ lưỡng sau đó lựa chọn một phương thức phù hợp nhất.
2.5. Thiết lập timeline chi tiết
Bạn đã từng trải qua quãng thời gian là học sinh, sinh viên nên chắc bạn sẽ biết tác dụng của thời gian biểu. Hồi đó, để có thêm động lực và gia tăng kết quả học tập thì đã không ít học sinh, sinh viên tự lập nên một bảng thời gian biểu có kết hợp việc học, nghỉ chơi và vui chơi một cách hiệu quả nhất trong một ngày.
Với kế hoạch truyền thông bạn cũng sẽ phải thiết lập một timeline chi tiết và đầy đủ như vậy. Từ việc nghiên cứu thị trường, thấu hiểu khách hàng kết hợp với năng lực hiện tại của công ty, bạn sẽ đưa ra mốc thời gian kèm theo hành động cụ thể để từng bước đạt được mục tiêu cuối cùng.
2.6. Đánh giá kết quả cuối cùng
Sau toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông, để biết được kế hoạch đó có thực hiệu quả hay không thì doanh nghiệp không thể bỏ qua khâu đánh giá cuối cùng.
Theo đó dựa vào những kết quả thực tế thu được cùng với những chi phí bỏ ra để kế hoạch được thực hiện thì các nhà quản trị sẽ đưa ra những đánh giá và nhận xét bao gồm về doanh thu, lãi lỗ, những điểm tích cực và những mặt hạn chế chưa hoàn thành,... Kết quả đánh giá này sẽ được lưu trữ để làm tài liệu cho những kế hoạch lần sau.
Khi có kết quả đánh giá cuối cùng thì các bộ phận liên quan sẽ phải lập báo cáo chi tiết về toàn bộ tiến trình thực hiện cho tới khi thu về kết quả của kế hoahcj truyền thông, trong đó không quên chỉ ra kênh truyền thông nào mang lại hiệu quả cao nhất để sử dụng nó cho các kế hoạch sau này.
Báo cáo được trình lên ban giám đốc để họ xem xét và cho ý kiến về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, rút kinh nghiệm cho các kế hoạch sau.
Kế hoạch truyền thông thật đúng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp truyền tải được thông điệp sâu sắc tới khách hàng tiềm năng của mình. Một bản kế hoạch tốt đương nhiên sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết quả bất ngờ, có thể tối đa hoá lợi nhuận và đạt được mục tiêu trong thời gian sớm nhất.
Tham gia bình luận ngay!