Kế toán kép là gì? Cách phân loại kế toán đơn và kế toán kép

1. Kế toán kép là gì?

Kế toán kép trong tiếng Anh được viết là Double Entry Accounting hay còn được gọi với cái tên là Double Entry Bookkeeping. Theo từ điển Cambridge Dictionary thì Kế toán kép có nghĩa là “the most commonly used system of recording financial information, in which each amount spent or receive is recorded twice. For example, an amount a company spends to buy supplies is recorded as a debit to the company in one account and as a credit to the seller of the supplies in another account”. 

Vậy kế toán kép được hiểu là một hệ thống được sử dụng một cách thông dụng nhất của báo cáo thông tin tài chính, cái mà mỗi tài khoản nhận hay dành được là một báo cáo được viết lần thứ hai. Ví dụ như một tài khoản của một công ty/ doanh nghiệp dành ra để mua nguyên vật liệu, văn phòng phẩm được báo cáo như một tài khoản của công ty với một tài khoản khác và một tài khoản thanh toán bán hàng khác của người bán trong một tài khoản khác nữa. 

Như vậy có thể hiểu kế toán kép là một phương pháp ghi chép sổ kế toán giúp giữ được cân bằng và sự đối soát giữa các tài khoản của công ty. Nó cho thấy một bức tranh toàn cảnh về tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực về tình hình của nền tài chính trong công ty, doanh nghiệp đó. 

Phương pháp này được tính bằng công thức như sau có dựa trên phương trình kế toán: Tài sản sẽ bằng nợ phải trả của doanh nghiệp cộng với số vốn của chủ sở hữu. Các khoản ghi chép có được trong một tài khoản bằng các khoản khi nợ cho tài khoản khác để giữ cho phương trình kế toán kép này luôn được cân đối và kiểm soát. Kế toán sử dụng các bút toán để ghi nợ và ghi vào sổ cái để ghi chép lại các giao dịch cho từng loại tài khoản khác nhau. Với mỗi loại tài khoản của công ty sẽ được hiển thị trên bảng đối soát về kế toán kép của công ty đó. 

Có thể bạn không biết rằng kế toán kép đã được hình thành và phát triển từ hàng trăm năm trước. Khi mà chưa có những công cụ và nghiệp vụ kế toán hiện đại như bây giờ thì nó đã được ghi lại lần đầu tiên trong các cuốn sách của nhà toán học người Ý Luca Pacioli vào năm 1494.

Tại Việt Nam hiện nay, mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có ít nhất là từ hai đối tượng có liên quan, đơn cử như từ phía khách hàng và từ chính chủ doanh nghiệp thực hiện kế toán kép. Tuy nhiên mỗi đối tượng kế toán chỉ sử dụng một loại tài khoản riêng để theo dõi tình hình tài chính, biến động của bản thân nó. Do đó các doanh nghiệp trong quá trình phát triển đều cần những sự liên đới của các đối tượng khác nhau.

2. Những chức năng và nhiệm vụ của kế toán kép

Kế toán kép có một vai trò và tầm quan trọng vô cùng lớn đối với doanh nghiệp. 

Một giao dịch phát sinh sẽ có hai khía cạnh của vấn đề một là giao dịch mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và hai là giao dịch đo trực tiếp được hưởng giá trị lợi ích. 

Một giao dịch sẻ được chia làm hai dạng chính đó là nợ và tín dụng. (Debit and Credit). Trong đó một tài khoản sẽ được ghi là nợ và tài khoản còn lại sẽ ghi là tín dụng.

Mỗi khoản ghi nợ sẽ có thẻ tín dụng có giá trị tương đương hoặc bằng nhau. 

Vì cả các nhân và tài khoản cá nhân đều dùng để duy trì theo hệ thống đăng nhập kép nên cả hai phải có tác động qua lại với nhau và được ghi chép lại giống nhau. 

Việc kế toán kép sẽ ghi chép lại một các chính xác về mặt số học vào các loại sổ sách kế toán. Cứ mỗi lần dùng để ghi nợ sẽ có một khoản ghi tương ứng khác nữa. 

Điều này giúp làm ngăn chặn tình trạng gian lận và giảm thiểu sự tham nhũng. Thậm chí các hình thức gian lận sẽ ngay lập tức bị bắt quả tang. Số dư chưa thanh toán của tài khoản phải thu và phải trả là hai khái niệm khác nhau và cần được làm rõ để xác định rõ ràng do các tài khoản cá nhân là luôn được duy trì. 

Dựa vào việc kế toán kép mà các doanh nghiệp có thể so sánh được mức tài chính hiện tại của doanh nghiệp so với cùng kỳ năm trước. 

Thông qua đó sẽ giúp xác minh được tình hình tài chính kinh doanh của doanh nghiệp và định giá các giao dịch mua bán, cổ phiếu, trái phiếu và chi phí thu qua các năm so với số liệu thống kê của các giai đoạn trước. 

Dựa vào kết quả của hoạt động ròng được tính toán một cách kỹ lưỡng và tỉ mỉ sẽ được xác định bằng bảng cân đối kế toán. Thông qua hoạt động của kế toán kép sẽ giúp chính phủ dễ dàng đưa ra các quyết định về mức thuế đối với thu nhập ròng của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Các hình thức ghi sổ kế toán cần nằm lòng khi đi làm

3. Các loại tài khoản kế toán kép

Khi sử dụng đến việc kế toán kép bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ đắc lực của một số loại tài khoản sau đây. Một số loại tài khoản chính được đề nghị bao gồm: 

Tài khoản tài sản/ bất động sản: nó được hiển thị liên quan đến những thứ mà doanh nghiệp sở hữu, chẳng hạn như tiền mặt trong các loại tài khoản sẵn có của doanh nghiệp được nhà nước quản lý hoặc những giá trị mà doanh nghiệp phải trả.

Tài khoản trách nhiệm pháp lý: cho biết những công ty nào đang nợ nhà nước và chưa nộp thuế cho nhà nước, chẳng hạn như các khoản thế chấp xây dựng công trình, khoản vay đầu tư thiết bị và số dư của thẻ tín dụng.

Tài khoản thu nhập: được thể hiện qua số tiền được nhận chẳng hạn như doanh thu của việc bán hàng cho doanh nghiệp và số lãi được nhận sau khi cộng vào với thu nhập.

Tài khoản chi phí là những con số được hiển thị là số tiền đã chi trả bao gồm hàng hoá và chi trả lương cũng như tiền thuê nhà và quảng cáo trong ngân sách cho phép của doanh nghiệp.

Hệ thống kế toán kép được yêu cầu và ghi nhận tất cả các hệ thống tài khoản bao gồm cả những loại tài khoản có bằng đối soát kế toán và báo cáo chi tiết về việc thu thập mà kế toán thực hiện. Một công ty sẽ cần có nhiều loại tài khoản khác nhau để thực hiện các kế toán kép và điều chỉnh chứng sao cho phản ánh chân thực và cụ thể về nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp và báo cáo của công ty. 

4. Phân biệt kế toán kép và kế toán đơn

Về điểm giống nhau thì cả kế toán đơn và kế toán kép đều là một trong những loại hình của kế toán doanh nghiệp mà tất cả các doanh nghiệp đều cần có để hoàn thiện quy trình nghiệp vụ kế toán của mình. Cả kế toán đơn và kế toán kép đều dùng những bút toán để phân loại và căn cứ vào đó để có sự ghi chép cẩn thận và chính xác về các giao dịch cũng như các đối tượng kế toán và các loại hình thanh toán kế toán. 

Về điểm khác nhau của hai loại hình kế toán này đó là Kế toán đơn (Single Entry Accounting). Đối với hệ thống kế toán đơn chỉ đơn giản là việc thực hiện ghi chép lại một lần vào tài khoản ghi nợ hoặc tài khoản tín dụng cho một giao dịch nhất định. Ví dụ như khi ai đó trả tiền mặt hoặc tiền trong thẻ tín dụng hoặc tiền trong tài khoản ghi nợ thì sẽ được ghi nợ. Hệ thống kế toán đơn giống như cách mà người ta đăng ký một lần vậy. Nó sẽ không thực hiện được việc theo dõi tài khoản qua các hình thức khác như tài khoản tài sản và tài khoản nợ phải trả mà thay vào đó hệ thống kế toán đơn sẽ tạo điều kiện để thuận tiện nhất cho việc thanh toán thu nhập ròng ở một mức độ nhất định nhưng cũng không được dùng để xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp vì mức độ xác thực không cao. Hệ thống này thông thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và manh mún. Sở hữu độc quyền về các yêu cầu về mặt pháp lý và hầu như không có cơ hội để gian lận hay tham nhũng. 

Trong khi đó, tài khoản kế toán kép có sự đối soát giữa hai phương thức trong cùng một giao dịch nên rất dễ dàng trong việc thanh toán và kiểm tra độ chính xác bằng cách thực hiện các số dư thử nghiệm hay số dư khả dụng. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam thì tất cả các công ty dù là tư nhân hay nhà nước và có được niêm yết hay không thì đều được gọi là các công ty hợp danh nên tuân theo các quy định của phương pháp kế toán kép. Các cơ quan và tổ chức phải bắt buộc thực hiện các yêu cầu về thiết lập và gửi quyết toán đề các chi cục thuế sử dụng hệ thống kế toán hai lần để xem xét.

Như vậy thông qua những định nghĩa và cách phân biệt về kế toán kép đã mang lại cho chúng ta những kiến thức cơ bản và có trọng tâm hơn về kế toán kép và những yêu cầu về chức năng và vai trò của kế toán kép trong doanh nghiệp. Hy vọng với những gì mà chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có cái nhìn đúng đắn và định hướng tốt hơn về ngành nghề kế toán trong tương lai.