Top 7 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chuẩn bạn cần phải có

1. Tổng hợp các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bạn cần có

Giao tiếp qua điện thoại là một trong những việc làm vô cùng khó bởi bạn không hề nhìn thấy hay cảm nhận được biểu cảm khuôn mặt của những người đối diện. Chỉ sử dụng giọng nói của mình để truyền đạt thông tin đến người nghe sao cho hiệu quả nhất. Điều này đồng nghĩa với việc kỹ năng nghe, nói cần được vận dụng một cách triệt để trong quá trình giao tiếp.

1.1. Thay đổi tông giọng và ngữ điệu trong quá trình giao tiếp qua điện thoại 

Sự thay đổi tông giọng cao, thấp, trầm bổng, nhấn mạnh vào những điểm quan trọng muốn truyền đạt là điều mà bạn nên làm khi giao tiếp qua điện thoại. Để người nghe không bị buồn ngủ trước khi kết thúc cuộc điện thoại thì việc thay đổi tông giọng, những điểm nhấn nhá trong các mục nội dung sẽ giúp người nghe dễ tiếp thu và nhớ được các thông tin mà bạn nói hơn. 

Đặc biệt, cảm xúc được lồng ghép vào trong giọng nói của bạn với một cảm xúc vui tươi, phấn khởi, tích cực, sự nhiệt tích,....những loại cảm xúc tích cực khi giao tiếp qua điện thoại cũng sẽ truyền nguồn năng lượng và cảm xúc tích cực đến người nghe. Chính điều này có thể thay đổi trạng thái cảm xúc, thái độ tại thời điểm tức thì của người đối diện. Vậy nên hay chú ý đến không chỉ tông giọng mà còn các loại cảm xúc trong giọng nói của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. 

Tham khảo: Cơ hội việc làm Telesales mới nhất, hot nhất dành cho các ứng viên tìm việc.

1.2. Điều chỉnh âm lượng giọng nói sao cho phù hợp với từng hoàn cảnh

Bạn có thể là người nhận hoặc người nghe điện thoại ở bất kỳ thời điểm, không gian và hoàn cảnh như thế nào. Có thể là bạn đang ở ngoài đường, trong phòng, các trung tâm mua sắm, văn phòng làm việc,....Chính vì vậy, nếu bạn đang ở nơi có tiếng ồn lớn thì hãy tìm một nơi có thể nghe âm thanh được truyền đi một cách tốt nhất có thể để nghe điện thoại.

Bạn cần điều chỉnh giọng nói của mình vừa đủ nghe, không quá to như thể đang nổi nóng hoặc đang quát người khác hay không quá nhỏ như đang nói thầm, nhỏ đến nỗi không thể nghe được âm thanh và các nội dung mà người nói muốn truyền đạt. Vậy nên tùy từng hoàn cảnh, môi trường và không gian mà bạn nên điều chỉnh âm thanh giọng nói một cách phù hợp nhất. 

1.3. Tốc độ giọng nói cần được điều chỉnh phù hợp

Đừng nói quá nhanh như tên bắn với tốc độ vài từ/ giây và cũng đừng nói quá chậm khiến người khác phát ngán đến mức buồn ngủ. Bạn cần điều chỉnh tốc độ giọng nói của bạn sao cho phù hợp để người nghe có thể kịp nghe và hiểu được nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt qua cuộc hội thoại này là gì? 

Tùy thuộc vào đối tượng người nghe là ai, thói quen làm việc và giao tiếp của họ như thế nào? Bạn đã từng làm việc và hiểu về phong cách làm việc, giao tiếp của họ hay chưa? Dựa vào các yếu tố trên bạn có thể dựa vào đó và tự điều chỉnh tốc độ giọng nói sao cho phù hợp nhất có thể. 

Xem thêm: Việc làm trưởng nhóm Telesales

1.4. Một số điều cấm kỵ và không nên có trong khi giao tiếp qua các cuộc điện thoại

Bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi người nói vừa ăn và nhai nhồm nhoàm, nhệu nhạo thứ gì đó trong mồm và nói chuyện điện thoại với bạn? Đối với những người mà bạn thật sự thân thiết và thấu hiểu về nhau thì không sao, có thể chấp nhận và bỏ qua được nhưng đối với các trường hợp bạn cần giao tiếp vì lý do công việc thì việc ăn khi giao tiếp qua điện thoại là điều không nên có. 

Bạn đang nói chuyện điện thoại và nói chuyện với người ngồi cạnh bạn hoặc với những người xung quanh bạn. Điều này sẽ khiến cho người nghe không thể nghe rõ và có thể phân biệt được đâu là  nội dung mà bạn muốn truyền đạt? Đâu là câu nói bạn nói với họ và đâu là câu nói bạn nói với những người khác. Điều này có thể gây khó chịu cho người nghe và dễ gây hiểu lầm cho người nghe. 

Hãy tránh xa quạt điện, hoặc nói có gió to khi bạn đang nghe điện thoại để âm thanh thu được một cách rõ ràng nhất. Cho dù bạn có nóng đến đâu thì bạn cũng cần ra khỏi nơi có quạt điện trong vòng 5 đến 10 phút để thực hiện cuộc gọi thoại sao cho tốt nhất. 

1.5. Dùng các đại từ nhân xưng sao cho phải phép

Bạn cần đưa ra câu hỏi trước với các câu hỏi như: Bạn tên là gì? Và sinh năm bao nhiêu để tôi có thể tiện xưng hô? Ở Việt Nam hỏi về tên tuổi là chuyện rất bình thường vì trong thực tế chúng ta có thể xưng hô với nhau bằng rất nhiều đại từ nhân xưng. Vậy nên nếu bạn là người gọi thì hãy chủ động tìm hiểu về đối phương hoặc hỏi người nghe về tên, tuổi khi mới bắt đầu cuộc hội thoại để tiện cho việc xưng hô. 

Đại từ nhân xưng hay cách xưng hô mà bạn dùng sẽ duy trì từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc cuộc giao tiếp. Vì vậy hãy là người cẩn trọng, lịch sự và tỏ ra khiêm nhường trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào. 

1.6. Thực hiện cuộc giao tiếp có đầu có cuối 

Và cho đến khi kết thúc cuộc điện thoại thì bạn cũng cần nói lời tạm biệt đối với nghe theo những cách làm thông thường mà người Việt Nam hay chào đó là: Chào bạn, hẹn gặp lại bạn tại,....chào bạn, như vậy nhé,....có rất nhiều kiểu chào tạm biệt dành cho các đối tượng và độ tuổi khác nhau.

1.7. Khi bạn là người gọi trước 

Nếu bạn là người gọi trước thì khi người kia nhấc máy và nói A lô, hay lời chào đầu trong bất kỳ một cuộc giao tiếp qua điện thoại nào thì việc bạn cần làm là hãy trả lời ngay lập tức và đừng để người nghe phải chờ đợi quá lâu. Bạn có thể sẽ gây bực mình cho người nghe nếu để họ phải chờ đợi quá lâu, hoặc để người nghe chủ động nói trước, hoặc gọi lại bạn nhiều lần. 

Chủ động chuẩn bị nội dung cuộc giao tiếp đầy đủ và chi tiết nhất. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể duy trì cuộc hội thoại trong một khoảng thời gian dài, liên tiếp và không bị trống nội dung.

Nếu bạn gọi cho ai đó thì hãy nhớ những điều sau:

1. Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi: Hãy báo cho người bên đầu dây còn lại biết bạn là ai để họ biết được thông tin của bạn và để chắc chắn răng bạn không gọi sai địa chỉ nhé.
2. Cân nhắc giờ và thời điểm gọi: Hãy chú ý thời điển bạn gọi có gây ảnh hưởng tới người nghe hay không? Nếu bạn gọi vào giờ khuya thì sẽ khiến người nghe cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy vào giờ nghỉ.
3. Chuẩn bị trước nội dung trao đổi: Hãy chuẩn bị trước những nội dung cần trao đổi để có thể giao tiếp mạch lạc nhất có thể. Tránh trường hợp gọi nhưng không biết nói gì nhé.
4. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm: Hãy nói thật nhẹ nhàng và truyền cảm, một giọng nói nhẹ nhàng sẽ giúp bạn tạo thiện cảm với người nghe hơn.
5. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi: Khi kết thúc cuộc gọi hãy chào tạm biệt khách trước, bạn không nên tắt máy đột ngột vì sẽ khiến người nghe cảm thấy khó chịu.

Đặc biệt, để có thể ghi lại những thông tin quan trọng trong quá trình giao tiếp qua điện thoại thì bạn cũng nên tự chuẩn bị cho mình giấy, bút để kịp ghi lại thông tin khi cần thiết. Bởi trong thực tế để người nghe chờ quá lâu để đi tìm giấy và bút trong khi họ cũng đang bận làm những công việc khác nhau thì đó là một điều không nên xảy ra. Vậy nên hãy chuẩn bị thật kỹ không chỉ về mặt nội dung mà còn các loại giấy, bút cùng các phụ kiện cần thiết trong quá trình giao tiếp qua điện thoại. 

2. Cách đạt được hiệu quả giao tiếp cao qua điện thoại 

Để đạt được kết quả giao tiếp cao qua điện thoại bạn cần thực hiện theo một trong những lưu ý như sau: Sau khi đã chuẩn bị nội dung đầy đủ cho đến khi gần kết thúc cuộc hội nói chuyện qua điện thoại thì công việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là hãy khẳng định lại toàn bộ nội dung và nhắc lại để người nghe có thể nhớ và nắm được toàn bộ nội dung mà bạn nói. 

Lượt lời, mỗi người sẽ có một lượt lời để nói và truyền đạt thông tin. Vậy nên hãy là người lịch sự và tôn trọng người nói và người nghe, cho dù cuộc hội thoại có mức căng thẳng đến đâu thì hãy giữ bình tĩnh trong suốt quá trình giao tiếp. 

Bạn đáp ứng được bao nhiêu phần trăm trong số tất cả những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại như trên? Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất để bạn có thể áp dụng trong quá trình giao tiếp thực tế một cách dễ dàng và đạt được hiệu quả cao hơn.