Tổng hợp những kỹ năng mềm dành cho nhân viên văn phòng cần có

Kỹ năng mềm luôn đóng một vai trò lớn trong công việc của chúng ta. Bởi những kỹ năng mềm ấy sẽ hỗ trợ và giúp đỡ ta phát triển hơn những kỹ năng chuyên môn đồng thời bảo đảm xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh. Nhân viên văn phòng – những người làm việc cùng nhau lại càng cần phải có những kỹ năng mềm để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc chung để biến công việc trở nên hiệu quả hơn. Cùng tham khảo thêm những kỹ năng mềm dành cho nhân viên văn phòng nhất định bạn phải có.

1. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Ngay khi đề cập đến kỹ năng mền dành cho nhân viên văn phòng, người ta sẽ đề cập đến kỹ năng team work hay còn gọi là làm việc nhóm. Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng bởi khi ta làm việc trong một tổ chức thì sẽ cần đặt lợi ích của nhóm lên thay vì cá nhân. Hiểu đơn giản thì kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng giúp bạn làm việc được tốt với đồng nghiệp của mình. Kỹ năng này không phải chỉ riêng dân văn phòng mà bất kỳ ai cũng nên làm quen với nó.

Trong khi làm việc nhóm chắc hẳn sẽ có những mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân với nhau và lúc này thì bạn cần phải phát huy kỹ năng team work để giải quyết những vấn đề ấy. Kỹ năng làm việc nhóm được thể hiện ở việc đoàn kết với các thành viên khác, tôn trọng ý kiến của người khác, hỗ trợ khi ai đó gặp khó khăn… Các kỹ năng này không khó nhưng không phải ai cũng có thể làm được.

Kỹ năng này sẽ giúp mọi người trong một tập thể gần nhau hơn, làm việc vì cùng một mục đích chung, cùng cống hiến để tạo ra một tập thể đoàn kết, vững mạnh. Bên cạnh đó, khi các nhân viên đều có kỹ năng làm việc nhóm thì sẽ tránh xảy ra các mâu thuẫn, xung đột.

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Một kỹ năng mềm quan trọng khác với dân văn phòng đó là kỹ năng quản lý thời gian. Thực tế thì kỹ năng này không chỉ quan trọng trong môi trường cơ quan, tổ chức mà trong bất kỳ khía cạnh nào của cuộc sống thì nó cũng sẽ giúp đỡ cho bạn trong việc tổ chức, sắp xếp các vấn đề.

Nếu như bạn không tập cho mình việc sắp xếp những khoảng thời gian cụ thể cho từng công việc thì bạn sẽ dễ lâm vào tình trạng bị chồng chéo các công việc lại với nhau và không bao giờ đúng deadline được đặt ra. Không những thế khi gặp phải tình trạng này thường xuyên thì sẽ gây ra những áp lực, giảm năng suất và kết quả công việc.

Một trong những bí kíp để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đó là bạn nên làm quen với việc xây dựng một thời gian biểu cho công việc hàng ngày của mình. Ví dụ như từ 8 giờ đến 10 giờ sáng giải quyết các công việc liên quan đến sổ sách, từ 10 giờ đến 11 rưỡi chuẩn bị báo cáo công việc. Như vậy sẽ giúp cho bạn có thể chủ động nắm bắt công việc khi đến thời gian đã hẹn và kiểm soát được các hoạt động trong ngày. Hiện nay ngoài việc kẻ thời gian biểu ra giấy thì trong những thiết bị thông minh cũng có một số app sẽ giúp bạn lên thời gian biểu đồng thời nhắc nhở bạn khi đến thời gian thực hiện công việc.

Đọc thêm: Những thông tin mô tả hữu ích về công việc nhân viên văn phòng!

3. Kỹ năng giao tiếp

Có một câu nói quen thuộc đề cao sự quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống, đó là giao tiếp tốt chính là chìa khóa của sự thành công. Kỹ năng giao tiếp tốt là bạn biết nói đúng hoàn cảnh, đúng trường hợp, trình bày rõ ràng, hợp lý và lời nói có sức thuyết phục. Một người khéo ăn nói sẽ giảm thiểu được các trường hợp xung đột không đáng có hoặc có thể xoa dịu hay thuyết phục người khác bằng lời nói của mình.  

Kỹ năng giao tiếp còn gắn với một kỹ năng khác, đó là kỹ năng thuyết trình. Đặt trường hợp nếu bạn có nhiều ý tưởng hay trong đầu nhưng bạn lại thiếu đi khả năng giao tiếp để trình bày nó ra thì người nghe không thể hiểu hết được những cái hay mà bạn nói. Muốn có kỹ năng giao tiếp tốt thì phải biết sẵn sàng lắng nghe người khác, không từ chối những lời khuyên, lời tư vấn.

Nói như vậy không có nghĩa là bạn cần phải giao tốt tiếp như những nhà hùng biện nhưng tối thiểu bạn cũng phải trình bày mọi thứ một cách dễ dàng. Một số người thường mắc các căn bệnh tâm lý khiến cho họ trở nên thiếu tự tin trong giao tiếp và gây cản trở rất nhiều trong công việc. Muốn giao tiếp được tốt hơn thì bạn có thể học cách nhìn thẳng vào mắt người khác, sử dụng nhiều các động tác cơ thể hoặc các cơ mặt để diễn tả cho hành động của mình đồng thời nói rõ ràng, âm lượng đủ.

4. Kỹ năng Tin học cơ bản

Hầu hết các nhân viên văn phòng đều sẽ phải tiếp xúc với các thiết bị điện tử, phần mềm tin học văn phòng nên bạn cần phải học để sử dụng một số những chương trình cần thiết. Tối thiểu nhất thì bạn nên biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng như Word, Excel và Powper Point. Việc biết càng nhiều sẽ càng trở thành lợi ích với dân văn phòng và ngược lại. Những kỹ năng tin học sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn trong công việc nhân viên văn phòng.

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng giải quyết vấn đề sẽ phát triển theo kinh nghiệm mà bạn tích lũy được. Có thể ban đầu bạn chưa thể giải quyết các vấn đề cá nhân hay vấn đề nhóm ngay lập tức nhưng theo thời gian khi gặp lại bạn sẽ biết phải xử lý chúng ra sao để đạt được kết quả tốt. Đặc biệt là trong môi trường văn phòng – một môi trường chung thì đôi khi sẽ nảy sinh ra những vấn đề khác nhau đòi hỏi khả năng giải quyết.

Khả năng giải quyết sẽ đi kèm với các khả năng quan sát và phân tích vấn đề. Khi ấy bạn sẽ để ý được một số yếu tố như nguyên nhân của vấn đề ở đâu và từ đó tìm đến những phương pháp giải quyết vấn đề hợp lý.

Tham khảo: Cách viết đơn xin việc nhân viên văn phòng mê hoặc nhà tuyển dụng

6. Kỹ năng học hỏi và thích nghi

Thực ra kỹ năng học hỏi tốt thường thiên về mặt bẩm sinh, tức là có sẵn trước khi chúng ta phát hiện ra nó. Có người học hỏi điều mới rất nhanh nhưng cũng có người cần phải trải qua rèn luyện thì mới trở nên quen thuộc với công việc. Tuy nhiên bạn cũng có thể cải thiện điều này dần dần, bởi vì học nhiều thì khả năng học hỏi theo đó cũng tăng lên. Nếu bạn may mắn sở hữu cho mình khả năng học hỏi nhanh thì hãy cảm thấy tự hào vì đó là một kỹ năng tốt.

Ngoài ra có một kỹ năng mà gần đây nhận được sự ưu ái của nhà tuyển dụng, đó là khả năng thích nghi tốt, nhanh chóng trong nhiều trường hợp và môi trường khác nhau. Nhà tuyển dụng cho rằng những người như vậy sẽ nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc mới, cởi mởi, thân thiện, ngoại giao tốt và theo đói khi thay đổi vị trí cũng giảm đi những khó khăn.

Trong những kỹ năng mềm được kể trên, bạn đã sở hữu cho mình được những kỹ năng nào rồi? Việc sở hữu cho mình những kỹ năng mềm sẽ giúp cho bạn tích lũy được thêm rất nhiều điều và tránh được những điều không tốt trong khi làm việc. Đặc biệt những kỹ năng mềm dành cho nhân viên văn phòng này sẽ là hành trang tốt cho bạn trước khi bước vào môi trường tổ chức, doanh nghiệp.