Để có một hệ thống kinh doanh ổn định, người được giao phó phụ trách kho cần có những kỹ năng quản lý nhất định. Hãy cùng tôi tìm hiểu rõ hơn về những kỹ năng quản lý kho hàng với bài viết sau đây nhé.
1. Kỹ năng về tổ chức và quản lý nhân sự trong kho hàng
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Muốn có một kho hàng ngăn nắp, gọn gàng thì trước tiên phải có đội ngũ nhân viên chất lượng.
Thủ kho hay bất kỳ ai được giao trọng trách quản lý kho hàng thì cần nhớ thiết lập một bộ máy nhân sự thật là hoàn chỉnh. Trong đó mỗi người đều có nhiệm vụ riêng và được sắp xếp theo cách khoa học nhất.
Mỗi vị trí sẽ có bản mô tả công việc chi tiết, từ đó nhân viên sẽ biết mình cần làm gì và người quản lý cũng sẽ có căn cứ để xử phạt nếu họ không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Với mỗi bộ phận cần bố trí số lượng nhân viên phù hợp, tránh việc tuyển dụng nhiều quá gây lãng phí, tuyển dụng ít thì năng suất không hiệu quả.
Nhà quản lý kho cũng cần thiết lập nên bộ quy định, quy chế áp dụng thưởng phạt minh bạch. Từ đó sẽ theo dõi và đánh giá ai là người ưu tú, có thể cân nhắc lên các vị trí cao hơn khi có nhu cầu.
Nhà kho chính là nơi đầu tiên cần thực hiện quy tắc 5S, nó được áp dụng với mọi doanh nghiệp. Nếu là người quản lý kho hàng, bạn đừng dại mà bỏ qua quy tắc này nhé, chắc chắn bạn sẽ có một kho hàng như ý khi thực hiện tốt các tiêu chí như là Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự
2. Kỹ năng về sắp xếp hàng trong kho
Nhà kho - nơi diễn ra rất nhiều các hoạt động khác nhau như nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hoá, sửa chữa hàng hỏng,... Để mỗi hoạt động đó được diễn ra một cách truân chu nhất, đương nhiên hàng hoá phải được sắp xếp theo từng khu vực chuyên biệt.
Phụ thuộc vào từng quy trình hoạt động kho hàng của mỗi doanh nghiệp, các khu vực cần chú trọng và phân chia rõ ràng như là khu vực nhập kho, khu vực xuất kho, khu vực sửa hàng, khu chứa pallet, khu để xe nâng, các lối đi lại và khu điều hành nhà kho,...
Để đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa khi lưu trữ vào kho, thủ kho hay quản lý kho có thể sắp xếp chúng theo 2 cách sau:
- Thứ nhất: Bố trí hàng hóa trên kệ pallet
Với hình thức này, khi vận chuyển sẽ dễ dàng hơn, nhân viên kho chỉ việc sử dụng xe nâng là có thể di chuyển được kệ hàng cả trăm sản phẩm. Hơn nữa, cách để hàng thông minh này còn giúp hàng hoá hạn chế va chạm, không tiếp xúc với mặt đất và thuận tiện cho các hoạt động giao nhận, bốc dỡ,...
Kệ pallet thường cao từ 1m - 1.2m, vì vậy tùy vào hình thái, kích thước và tính chất của hàng hoá mà doanh nghiệp sẽ đưa ra cách sắp xếp phù hợp. Chiều cao thì thường là 1.5m, hạn chế tối đa hiện tượng trượt đổ hàng trong quá trình vận chuyển và bốc dỡ.
Có một lưu ý dành cho người quản lý và nhân viên khó, với từng kiện hàng, khi được đóng trên pallet, để cố định hàng hoá thì người ta thường sử dụng băng quấn nilon bọc bên ngoài.
- Thứ hai: Sắp xếp hàng theo từng khối
Hệ thống giá đỡ được trang bị và sử dụng cho các nhà kho có sức chứa lớn và chiều cao trung bình từ 4m trở lên.
Với 2 cách sắp xếp này, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 nhưng cần đảm bảo các yếu tố như tiết kiệm chi phí, phù hợp với hàng hóa trong kho và thuận tiện cho người vận chuyển, bốc dỡ.
3. Kỹ năng quản lý thông tin quản trị kho bãi
Dù là siêu nhân hay sở hữu bộ nhớ có dung lượng khủng thì bạn cũng không thể nào nhớ hết tất cả các thông tin của các hàng hóa trong kho.
Kho hàng là nơi chứa số lượng hàng hóa lớn, đa dạng, chúng không ở yên một chỗ mà còn được luân chuyển từ nơi này qua nơi khác. Mỗi một lần di chuyển đó cần phải có giấy tờ để quản lý và ghi chép vào sổ sách. Vậy buộc nhà quản lý kho phải sở hữu kỹ năng quản lý đặc biệt là thông tin liên quan tới hàng hoá.
Việc quản lý chặt chẽ các giấy tờ, chứng từ sổ sách cũng nằm trong nhiệm vụ của quản lý kho hàng. Chúng là minh chứng chứng minh các hoạt động của hàng hoá diễn ra thường ngày.
Tình trạng mất hàng không lý do được hạn chế tối đa, hơn nữa quản lý kho còn nắm rõ số lượng hàng tồn kho khi được hỏi đến.
Một số hệ thống sổ sách được quản lý trong kho mà bạn cần chú ý đó là: Hệ thống biểu mẫu, sổ sách theo dõi hàng hoá với các hoạt động xuất - nhập - tồn; hệ thống báo cáo hay lưu trữ thông tin về các hoạt động liên quan tới hàng hoá.
Xem thêm: Việc làm nhân sự
4. Kỹ năng kiểm kho hàng nhanh chóng
Quản lý kho ngoài việc theo dõi và kiểm soát nhân viên kho hay các chứng từ, sổ sách thì còn phải biết kiểm kê hàng hoá. Kỹ năng kiểm kho là khá quan trọng đòi hỏi người quản lý cần phải cẩn thận, tỉ mỉ và am hiểu chuyên môn cao.
Toàn bộ những quy trình kiểm kho cần phải nắm rõ và được tuân thủ tuyệt đối, điều đó giúp bạn hạn chế những sai sót xảy ra trong khâu kiểm kê hàng.
Công tác kiểm kê hàng hóa hiệu quả sẽ giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý được lượng hàng tiêu thụ, từ đó có những chính sách và kế hoạch bán hàng cho giai đoạn sắp tới.
Như đã nói, số lượng hàng hóa trong kho lớn, chúng lại được luân chuyển liên tục với các hoạt động xuất nhập kho khiến cho việc ghi chép sổ sách cũng có nguy cơ không hiệu quả. Do đó để khắc phục những sai sót ngoài ý muốn, quản lý kho hãy tìm hiểu và đưa ra cách thức ghi chép sổ sách thông minh.
Để công tác quản lý diễn ra nhanh chóng nhất, bạn cũng có thể sử dụng tới các phần mềm quản lý kho thông minh, hiện đại. Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ các thao tác quản lý đơn giản mà hơn hết nó còn giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tiêu thụ của kho hàng hiệu quả hơn.
Xem thêm: Danh sách việc làm quản lý điều hành
5. Kỹ năng bảo quản và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho
Hàng hoá là một trong những tài sản mang giá trị lớn đối với doanh nghiệp, vậy nên kho hàng chính là nơi quan trọng cất giữ nguồn tài sản ấy. Trong khu vực này cần được đảm bảo các yếu tố cần thiết như vệ sinh sạch sẽ, không ẩm ướt nếu không hàng hoá sẽ nhanh chóng bị hỏng.
Để tránh các tình trạng không mong muốn xảy ra, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống điều hòa không khí, nắm chắc những đặc tính của hàng hoá cũng như nguyên lý hoạt động của các thiết bị hỗ trợ để đảm bảo tối đa an toàn cho hàng hoá.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện để đảm bảo cho kho hàng được an toàn tuyệt đối, các lối đi không được để tra các vật cản gây nguy hiểm cho người vận chuyển.
Đặc biệt hệ thống biển báo phù hợp phải được được đặt đúng nơi cần thiết và hệ thống chữa cháy phải được lắp đặt theo quy định.
6. Kỹ năng mềm cần có trong công tác quản lý kho hàng
Với cương vị là quản lý kho, bạn sẽ phải phối hợp làm việc với nhiều bộ phận khác nhau, do đó việc tích lũy và nâng cao các kỹ năng như giao tiếp, ứng xử, giải quyết tình huống là không thể thiếu.
Lắng nghe là cách giúp bạn hạn chế xung đột với đồng nghiệp, đây cũng là kỹ năng được ưu tiên bởi nó có thể ảnh hưởng tới công tác quản lý kho của bạn.
Vậy là chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu những kỹ năng quản lý kho hàng chi tiết nhất. Hy vọng các nhà quản lý kho tương lai sẽ biết cách thực hiện tốt nhất công tác điều hành và quản lý với khu vực được giao phó. Hãy tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích được cập nhật liên tục tại topcvai.com bạn nhé.
Tham gia bình luận ngay!