Mẫu biên bản làm việc thông dụng trong nhiều trường hợp mới nhất!

1. Định nghĩa biên bản làm việc là gì? 

Xuất hiện trong mọi cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, của tổ chức hay trong những buổi gặp gỡ, bàn bạc với đối tác công việc với nhau hay thậm chí là khi làm việc trong các cơ quan, tổ chức trực thuộc nhà nước như UBND, đồn công an,… không thể thiếu mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên, 3 bên, đôi khi là nhiều bên liên quan tới nhau. Sự có mặt của biên bản làm việc với vai trò là nơi ghi chép tóm lược lại những sự việc xảy ra từ đầu đến khi kết thúc cuộc trao đổi. 

Biên bản không có tính pháp lý chỉ có hiệu lực với các bên liên quan sau khi có chữ ký xác nhận trong mẫu biên bản. Nó được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự kiện, những ý kiến đã được đưa ra và  những ý được thông qua trong buổi trao đổi. Mẫu biên bản xác nhận làm việc giúp những người tham gia dò xét lại những vấn đề diễn ra còn người không tham gia khi xem lại biên bản làm việc có thể nắm bắt được toàn cảnh tình hình của buổi làm việc. 

Người có trách nhiệm hoàn thiện biểu mẫu biên bản làm việc thường là thư ký trong buổi trao đổi. Họ phải là người theo sát nhất những vấn đề diễn ra trong quá trình làm việc để kịp thời ghi vào biên bản những sự việc đó. Toàn bộ tình hình của buổi làm việc có được ghi lại hoàn chỉnh hay không hoàn toàn phụ thuộc vào người viết biên bản. 

Tham khảo: Việc làm Thư ký - Trợ ký

2. Biên bản làm việc cần đáp ứng những yêu cầu nào? 

Mẫu biên bản phối hợp làm việc được sử dụng khi một cơ quan, tổ chức nhà nước hay một doanh nghiệp kinh doanh hoặc thậm chí được sử dụng giữa cá nhân với cá nhân khi họ có buổi gặp mặt làm việc, trao đổi với một hay nhiều đối tượng liên quan giúp họ trình bày lại nội dung làm việc hay thỏa thuận giải quyết một vấn đề đã được thông qua cần có chữ ký xác nhận của những người có mặt trong buổi làm việc. Chính vì vậy để có căn cứ xác nhận khi thực thi một vấn đề đã được thỏa thuận sau đó, mẫu biên bản làm việc giữa các bên phải đáp ứng được một số yêu cầu dưới đây: 

- Thư ký có trách nhiệm ghi lại chính xác, cụ thể, chi tiết những sự việc, sự kiện, đặc biệt là các con số xuất hiện trong buổi làm việc 

- Biên bản sau khi hoàn thành phải phản ánh đầy đủ, trung thực, khách quan những vấn đề đã diễn ra, tuyệt đối không đưa cảm xúc cá nhân cùng những đánh giá chủ quan theo ý kiến cá nhân vào biên bản. 

- Nội dung phải đầy đủ các ý được nêu trong mẫu biên bản làm việc một cách rõ ràng, mạch theo trình tự thời gian xuyên suốt từ đầu tới cuối buổi làm việc 

- Ngôn ngữ sử dụng trong biên bản đảm bảo súc tích, dễ hiểu, tránh dùng những từ nhiều nghĩa gây hiểu nhầm cho người đọc khi họ không tham gia buổi làm việc 

- Trong suốt quá trình hoàn thiện mẫu biên bản, người lập phải tuân thủ đúng theo nội dung và hình thức của mẫu biên bản làm việc nói chung

Một biên bản làm việc có đáp ứng được những yêu cầu trên hay không phụ thuộc hoàn toàn vào người lập biên bản. Yêu cầu đối với người lập biên bản là phải hiểu biết về các loại văn bản hành chính, có kỹ năng ghi chép để không bỏ lỡ những chi tiết quan trọng đã được nêu trong buổi làm việc. Việc ghi chép nên giao cho người có khả năng nắm bắt thông tin nhanh chóng, tránh người chậm chạp. 

Xem thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu và những điều bạn cần biết

3. Viết mẫu biên bản làm việc chuẩn chỉnh cần lưu ý những gì? 

Để đảm bảo mẫu biên bản làm việc hiện trường được ghi chép theo đúng yêu cầu khi lập biên bản, người lập phải lưu ý những vấn đề dưới đây: 

- Nội dung ghi chép trong biên bản phải đảm bảo hợp pháp, tuân theo những quy định của pháp luật, không thỏa thuận giao dịch các sản phẩm bị pháp luật cấm

- Tập trung ghi lại chi tiết, đầy đủ, chính xác và chi tiết nhất các vấn đề đúng trọng tâm, mục đích chính của buổi làm việc. Với những lời phát biểu của đại diện các bên liên quan tốt nhất nên ghi lại nguyên văn để người không tham gia khi đọc biên bản có thể hiểu trọn vẹn vấn đề 

- Với những vấn đề đã được thống nhất thông qua cần xác định, ghi rõ vấn đề có thời gian, địa điểm rõ ràng đảm bảo tính xác thực cho cuộc vấn đề trong buổi họp để buổi làm việc có ý nghĩa hơn, người thi hành công việc có trách nhiệm thực hiện hơn

- Cuối biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ kỹ của người đại diện giữa các bên liên quan. Chữ ký này có tác dụng xác nhận kết quả cuối cùng của buổi làm việc đồng thời sẽ ràng buộc trách nhiệm của những bên liên quan.

Tìm hiểu thêm: Các mẫu biên bản cuộc họp mới và chuẩn nhất

4. “Bỏ túi” cách viết mẫu biên bản làm việc chung 

Bạn mời bắt đầu được giao nhiệm vụ ghi biên bản làm việc nhưng lại không biết cách quy định về mẫu biên bản làm việc để hoàn thành biên bản chuẩn chỉnh theo đúng quy chuẩn và có thể mô tả được tóm tắt nhưng chính xác những vấn đề diễn ra trong buổi làm việc. Tại đây topcvai.com sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết mẫu biên bản làm việc chung nhất phù hợp cho nhiều trường hợp diễn ra buổi làm việc. 

(1) Tên biên bản là một câu tóm gọn nhất nội dung chính của buổi làm việc 

(2) Điền đầy đủ thông tin đại diện các bên tham gia buổi làm việc

Lưu ý nếu đây là buổi làm việc diễn ra giữa doanh nghiệp với đối tác việc cung cấp chi tiết thông tin cá nhân của người đại diện các bên là cần thiết bao gồm các thông tin về tên, chức vụ, địa chỉ, số thẻ căn cước công dân (số CMND), thông tin liên hệ là số điện thoại và địa chỉ email

Trường hợp là buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động bên đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng sản xuất,…chỉ cần ghi thông tin họ tên, chức vụ 

(3) Nội dung làm việc – mục chính quan trọng nhất trong biên bản làm việc phải được tường thuật lại tóm tắt, ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin quan trọng xuất hiện trong buổi họp theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung được trình bày trong biên bản phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu

Các ý kiến, phương pháp được đưa ra để giải quyết, bàn bạc và thông qua trong buổi làm việc phải được ghi vào biên bản và đương nhiên dù nhiều cũng không được lược bớt bất kỳ một y nào. Các đề xuất và ý kiến đóng góp từ những người liên quan trong cuộc họp cần được ghi chép và chú thích đầy đủ để đảm bảo việc thực hiện chính xác. 

(4) Đầu tiên, chữ ký của người đại diện các bên tham gia trong cuộc họp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên có những trường hợp cá nhân hoặc các bên liên quan không đồng ý với phương án và cách giải quyết được nêu trong quá trình làm việc và không ký xác nhận, người viết hoàn thiện biên bản bằng việc nêu lý do người tham gia làm việc không ký biên bản. 

>> Download 9 mẫu bản cam kết thông dụng nhất

5. Các mẫu biên bản làm việc thông dụng được lưu hành rộng rãi hiện nay 

Dưới đây sẽ là một số mẫu biên bản làm việc trong các trường hợp diễn ra buổi làm việc, cuộc họp để các bạn tham khảo và tải mẫu biên bản làm việc

- Mẫu biên bản làm việc hiện trường 

Tại mẫu tại đây: mau-bien-ban-hien-truong.doc

- Mẫu biên bản làm việc giữa hai công ty

Tải mẫu tại đây: mau-bien-ban-lam-viec-hai-ben.docx

- Mẫu biên bản làm việc với khách hàng

Tải mẫu tại đây: Mẫu-biên-bản-làm-việc-với-khách-hàng-mới-nhất-năm-2024.docx

- Mẫu biên bản làm việc bằng tiếng anh

Tải mẫu biên bản làm việc tiếng anh tại đây: mau-bien-ban-thoa-thuan-tieng-anh.docx

- Mẫu biên bản làm việc theo thông tư 156 

Tải mẫu biên bản tại đây: 2.-Mau-02-KTTT-BB-lam-viec-giai-trinh-ho-so-thue-sua.doc

- Mẫu biên bản làm việc với cơ quan thuế 

Các bạn có thể tải mẫu biên bản tại đây: mau-bien-ban-lam-viec-co-quan-thue.docx

Trên đây là những thông tin chi tiết về mẫu biên bản làm việc mà topcvai.com cung cấp tới bạn đọc. Hy vọng với những file word mẫu biên bản làm việc trong những trường hợp diễn ra buổi làm việc, cuộc họp sẽ giúp bạn có sẵn mẫu biên bản làm việc tải về sử dụng nhanh chóng.