1. Khái quát chung về mẫu giấy biên nhận tiền
Bất kỳ một vấn đề nào liên quan đến tài chính đều cần đến một sự xác thực sau khi thực hiện các thao tác thanh toán. Đặc biệt riêng với tiền mặt lại cần có sự kiểm kê chính xác. Chính vì vậy mẫu giấy biên nhận thanh toán tiền đã từ đó mà ra đời và phục vụ cho những mục đích khác nhau về trao đổi tiền mặt của con người, dù là tư nhân hay tổ chức.
1.1. Mẫu giấy biên nhận tiền là gì? Mục đích sử dụng của nó
Mẫu giấy biên nhận tiền hay đôi khi nó còn gọi là biên lai là một loại giấy tờ ghi lại các thông tin đầy đủ về một giao dịch tài chính nào đó. Nó thường được kê khai sau mỗi giao dịch và có giá trị đối với cả hai bên giao và nhận. Xem mẫu giấy biên nhận tiền không cố định trong một lĩnh vực hay quy mô nào mà nó có thể tùy thuộc vào từng hoàn cảnh, chức năng để có một tên gọi khác nhau. Cũng vì thế mà mục đích sử dụng của nó cũng khác nhau để phù hợp và chính xác hơn ở riêng biệt mỗi hoàn cảnh. Tuy nhiên nhìn chung mẫu giấy biên nhận đều được người giao tiền phát và có sự chứng thực của cả 2 bên đối với mục đích chung là nhận tiền.
Mục đích sử dụng của giấy biên nhận như đã nói đó chính là tạo sự xác nhận về giao dịch tài chính giữa các bên. Vì vậy nó giống như một “nhận chứng sống” chính xác nhận cho việc nhận tiền của bạn. Điều này cũng nhằm đảm bảo sự chung thực của nhân viên và người chịu trách nhiệm về việc trao đổi tiền tệ này. Đặc biệt nó còn là một bước không thể thiếu của một công việc, đó là nhân viên kho, hay các các nhân viên tài chính, thu ngân, … Điều quan trọng nhất trong mẫu giấy biên nhận nhận tiền đó chính là số tiền, cho nên cần một sự chính xác tuyệt đối để tránh những tranh chấp, thắc mắc hệ lụy xấu sau đó. Đôi khi mẫu giấy biên nhận tiền còn có giá trị pháp lý.
1.2. Phân loại giấy biên nhận tiền
Đối với giấy biên nhận tiền có rất nhiều cách để phân loại, ta có thể dựa trên nhiều yếu tố như: mục đích sử dụng, giá trị pháp lý, hình thức kê khai, hay lĩnh vực. Tuy nhiên trong bài viết hôm nay để có cái nhìn khái quát nhất, tôi sẽ chia thành 2 loại mẫu giấy biên nhận tiền mới nhất theo đơn vị chịu trách nhiệm bao gồm: cá nhân và tổ chức (mà ở đây chính là các công ty, doanh nghiệp)
1.2.1. Mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân
Đối với mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân, nó thường được thực hiện giữa 2 bên cá nhân, cho nên nó thường mang tính chất vay mượn, thanh toán tài chính cá nhân. Trong cuộc sống của chúng ta sẽ không ít lần bắt gặp hình thức giấy biên nhận tiền này. Mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân cũng bao gồm cả các hóa đơn biên lai tại các siêu thị, cửa hàng nhỏ dành cho khách hàng lẻ, mà nó không có giá trị về pháp lý mà chỉ có giá trị đối với quy định về bảo vệ khách hàng của đơn vị đó. Trong trường hợp cá nhân thì mẫu giấy biên nhận ít khi được thực hiện thông qua pháp luật mà thường được thực hiện trên tinh thần tự nguyện của 2 bên, được soạn bằng tay và được công chứng tại cơ quan công chứng nào đó. Các trường hợp có thể sử dụng mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân bao gồm:
- Vay mượn tài chính cá nhân
- Thanh toán hóa đơn (bill) tại cửa hàng với khách hàng lẻ
- Trao đổi tiền tệ giữa cá nhân với cá nhân
Lưu ý là với mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân nếu muốn có giá trị pháp lý thì nó phải được thực hiện đúng quy trình theo mẫu của bộ tài chính và nói tóm gọn chung là đúng với quy định của pháp luật.
1.2.2. Mẫu giấy biên nhận tiền công ty
So với mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân thì mẫu giấy biên nhận tiền của công ty thường được thực hiện bài bản và tuân theo quy định hơn. Tất cả các mẫu giấy biên nhận tiền liên quan đến công ty đều có giá trị về pháp luật và sẽ được pháp luật bảo vệ nếu xảy ra tranh chấp hay kiện tùng, mẫu giấy này sẽ “góp mặt” giống như một bằng chứng pháp lý chuẩn xác nhất. Mẫu giấy biên nhận tiền công ty được thực hiện thông qua công ty với công ty, hoặc cá nhân với công ty. Đối với loại mẫu giấy biên nhận tiền này, chúng ta có thể tiếp tục chia nhỏ ra thành 2 loại đó là: Phục vụ giao dịch nội bộ và phục vụ giao dịch ngoại bộ.
Đối với phục vụ giao dịch nội bộ sẽ gồm có các trường hợp sau:
- Giấy biên lai thu chi
- Giấy biên lai thanh toán lương
- Giấy biên lai kho bạc/ngân hàng/quỹ, …
- Giấy biên lai thu quỹ, …
Còn đối với các trường hợp giao dịch với bên ngoài thì có khá nhiều trường hợp, mà tiêu biểu và hay gặp nhất là:
- Giấy thanh toán hợp đồng
- Giấy biên lai nhận tiền tài trợ
- Giấy biên nhận vay/cho vay
- Giấy biên nhận giao dịch với các tổ chức hợp tác, …
Xem thêm: Việc làm kế toán bán hàng
2. Cách lập một số mẫu giấy biên nhận tiền
Để lập mẫu giấy biên nhận tiền không khó, bạn chỉ cần dựa vào những yếu tố chính sau để có thể tạo nên mẫu giấy biên nhận tiền đơn giản chính xác nhất:
- Mục đích sử dụng
- Trường hợp sử dụng
- Xác định giá trị
- Phương thức thanh toán
- Quy mô số tiền giao dịch
Cụ thể từng loại mẫu biên nhận như thế nào, hãy cùng đọc tiếp nhé!
2.1. Mẫu giấy biên nhận tiền công
Với mẫu giấy biên nhận tiền công, thường được sử dụng trong nội bộ công ty giữa công ty mà cụ thể là bộ phận nhân sự hoặc kế toán thực hiện đối với nhân viên. Trong một vài trường hợp khác thì nó là giấy biên nhận giữa chủ cửa hàng hoặc đơn vị kinh doanh đối với nhân công của mình. Mẫu giấy biên nhận tiền công thường đi kèm với bảng lương của nhân viên đó để đảm bảo sự chính xác hơn. Nó có tác dụng để xác nhận thanh toán lương, tiền công của phía bên công ty đối với cá nhân. Đôi khi mẫu giấy biên nhận tiền công cũng được thực hiện với một công ty agency hoặc một công ty dịch vụ khác như vận chuyển hay sửa chữa, ...
2.2. Mẫu giấy biên nhận mượn tiền
Đối với mẫu giấy biên nhận tiền mặt đơn giản để mượn tiền thì có thể ở cả 2 loại là cá nhân và doanh nghiệp. Đối với cá nhân thì như đã nói ở trên nó là dạng viết tay giấy mượn tiền của 2 cá nhân hoặc một cửa hàng tài chính tư nhân nào đó đối với cá nhân. Hình thức vay tài chính cá nhân này hiện đang rất phổ biến ngày nay cho nên loại giấy biên nhận này cũng thường xuyên được sử dụng ở cuộc sống bên ngoài. Còn với giấy biên nhận mượn tiền theo doanh nghiệp thì nó phải được thực hiện theo quy trình của ngân hàng hoặc doanh nghiệp cho vay một cách nghiêm ngặt vì số tiền vay sẽ rất lớn và nó liên quan trực tiếp đến pháp luật.
2.3. Mẫu giấy biên nhận tiền mua hàng
Thứ ba là mẫu giấy biên nhận tiền mua hàng, các trường hợp sử dụng thông thường là khi chúng ta đứng dưới tên của doanh nghiệp để mua hàng, hoặc nếu với tư cách cá nhân thì nó sẽ là một hóa đơn có giá trị lớn (quy định về giá trị hóa đơn để xuất mẫu giấy biên nhận tiền mua hàng sẽ phụ thuộc vào đơn vị, doanh nghiệp cung hàng đó). Mẫu giấy biên nhận tiền mua hàng này có thể là hóa đơn đỏ (có bao gồm cả phí VAT) để công ty có căn cứ thanh toán. Mẫu giấy biên nhận tiền mua hàng trong vài trường hợp khác sẽ do công ty xuất cho nhân viên chịu trách nhiệm mua bán (hay gọi là dự trù kinh phí) để cho nhân viên chi tiêu mục đích chung của công ty, doanh nghiệp.
2.4. Mẫu giấy biên nhận giao tiền
Mẫu giấy biên giao tiền có tính chất riêng của ngân hàng và các đơn vị tài chính. Nó được sử dụng khi được chuyển giao tiền mặt giữa các bên giữ có thể là cùng ngân hàng hoặc liên ngân hàng, cũng đôi khi là giữa các công đoàn tín dụng. Điểm khác biệt của mẫu giấy biên nhận giao tiền so với các mẫu khác đó chính là mục thời gian giao cũng cần phải được chính xác như số tiền. Tương tự như vậy với mẫu giấy bên nhận chi tiền . Và người chịu trách ở trong giấy biên nhận này chính là người nhận và người giao. Cho nên phần chữ ký xác nhận của 2 đối tượng này cũng rất quan trọng trong mẫu viết giấy biên nhận tiền giao/ chi tiền.
3. Hình thức của một mẫu giấy biên nhận tiền
3.1. Bố cục chung
Bố cục chung của một giấy biên nhận tiền mẫu mới sẽ bao gồm những phần chính sau:
Thứ nhất đó là tên loại giấy biên nhận: các bạn có thể dựa vào địa điểm phân loại đã nêu ở trên để xác định loại giấy biên nhận của mình
Thứ hai đó là số biên nhận: số này là số thứ xuất giấy biên nhận. Nó có vai trò trong việc tìm kiếm sau này ở trong kho lưu trữ
Thứ ba đó là tên đơn vị nhận và đại diện nhận, nếu là mẫu giấy biên nhận tiền cá nhân thì không cần tên đơn vị và chỉ cần ghi đúng tên tuổi của người nhận cùng với địa chỉ và số điện thoại liên lạc.
Cùng với đó thì phần thứ từ cần ghi trong giấy biên nhận tiền đó chính là người giao/gửi tiền (kèm theo đơn vị chịu trách nếu đó là giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp với tư nhân)
Thứ năm đó là loại tiền nhận: đó có thể tiền vay, tiền thanh toán hay thu chi …
Thứ sáu đó là số tiền: số tiền này sẽ được viết dưới 2 dạng, 1 là dạng số và 2 là dạng chữ, điều này để đảm bảo việc ghi thêm hoặc thay đổi số tiền trên biên lai
Thứ bảy đó là ngày giao: đối với một vài nơi thì bạn thậm chí còn cần với ghi cả ngày giờ một cách chính xác.
Trong mẫu giấy biên nhận tiền có thể có thêm mục đưa trước nếu đơn vị đưa tiền mới chỉ giao một phần trong tổng số cần giao. Nếu trong trường hợp này sẽ phải kèm theo đó là ngày hẹn ngày giao nốt.
Cuối cùng là phần chữ ký của các bên liên quan bao gồm: khách hàng, người nhận tiền, kế toán, hoặc có thêm nhân viên chứng thực, … Ngoài ra thì giấy biên nhận tiền có thể kèm theo cả giá trị thời gian, bởi đa số sẽ có giá trị vĩnh viễn nhưng vẫn có trường hợp ngoại lệ thì bạn cần phải ghi cụ thể chỗ này.
3.2. Lưu ý khi làm mẫu giấy biên nhận tiền
Cũng như các loại giấy tờ văn bản khác, mẫu giấy biên nhận tiền cũng có thể được thực hiện dưới dạng viết tay hoặc đánh máy. Đối với mẫu giấy biên nhận tiền file word các bạn có thể thực hiện thao tác như đúng những quy chuẩn mà tôi đã vừa hướng dẫn phía trên. Còn với mẫu giấy biên nhận tiền viết tay thì các bạn sẽ cần những lưu ý để đảm bảo được giá trị pháp lý cũng như tính chính xác cụ thể của giấy. Đa số những người sử dụng giấy viết tay sẽ là dùng với mục đích cá nhân cho nên bạn cần phải đảm bảo những thông tin phải chính xác nhất và có sự làm chứng của một bên thứ ba. Nếu 1 trong 3 nhóm đối tượng liên quan không thể viết chữ thì có thể dùng dấu vân tay để xác nhận sự đồng ý thỏa thuận.
Dù là file word hay bản viết tay thì sau khi lập xong 1 bản chính giấy biên nhận tiền thì bạn bắt buộc phải photo có công chứng thêm các bản sao dự phòng, có thể 1 bản sẽ đưa cho bên còn lại và các bản khác sẽ giữ lại để phòng các trường hợp thất lạc. Khi in và photo phải đảm bảo chất lượng mực in tốt, rõ chữ, không bị khiếm thuyết một nét chữ nào. Như vậy giá trị của mẫu giấy biên nhận tiền mới được giữ nguyên. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mẫu giấy biên nhận tiền riêng mà được in ra thành quyển. Khi nhân viên chịu trách nhiệm lập giấy biên nhận thường kèm theo đó là giấy than để thực hiện thao tác sao chép nội dung viết tay nhanh nhất có thể.
Tìm hiểu thêm: Mẫu biên lai thu tiền
3.3. Có thể download mẫu giấy biên nhận tiền mặt như thế nào
Trong trường hợp bạn không thể tự lập một mẫu giấy biên nhận tiền mặt đúng quy chuẩn thì giải pháp cứu cánh dành cho bạn đó chính là tải mẫu giấy biên nhận tiền sẵn có đúng nhu cầu trên mạng. Bạn chỉ cần gõ tên của loại giấy biên nhận đó thì hàng loạt các mẫu sẽ được hiện ra và cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên có một điều là các mẫu có sẵn trên mạng này khá chung chung nên các bạn cần thêm các chi tiết để cho phù hợp với mục đích giao dịch tiền mặt của mình. Trong khi download các mẫu trên mạng thì thường bị kèm với logo của bên cung cấp vì vậy một tip cho bạn đó là soạn thảo lại theo mẫu để đảm bảo tính chất độc quyền biểu mẫu cho doanh nghiệp hoặc uy tín cá nhân của mình. Hoặc các bạn cũng có thể file mẫu .doc tại đây, chúng tôi sẵn sàng mang đến cho bạn một biểu mẫu giao nhận tiền chính xác nhất và thuận tiện nhất cho hầu hết các mục đích sử dụng giao dịch tiền tệ hay thanh toán tài chính.
Mau-giay-bien-nhan-tien-timviec365comvn.docx
Mau-giay-bien-nhan-tien-timviec365comvn(2).docx
Mau-giay-bien-nhan-tien-timviec365comvn(3).docx
Bài viết trên đây là những chia sẻ hữu ích dành cho việc lập mẫu giấy biên nhận tiền. Vì nó vốn là một giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong mỗi giao dịch nên các bạn cần phải lưu tâm những vấn đề trên. Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi những rắc rối hay kiện tùng liên quan đến tài chính về sau này.
Tham gia bình luận ngay!