Những mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự kinh điển nhất

1. Thế nào là KPI cho phòng hành chính-nhân sự

KPI được viết tắt từ Key Performance Indicator, được dịch do là chỉ số hiệu suất trọng yếu. Hiểu một cách đơn giản và phổ biến hơn thì KPI là doanh số được mỗi doanh nghiệp đặt ra (tuy nhiên doanh số có nghĩa hẹp hơn nghĩa gốc của KPI). KPI cho phòng hành chính nhân sự là doanh số yêu cầu cho bộ phận hành chính nhân sự.

KPI được áp dụng cho nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau chứ không chỉ riêng phòng hành chính nhân sự. Tuy nhiên bài viết này sẽ đề cập cụ thể hơn về mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự. KPI đối với từng vị trí trong phòng nhân sự khác nhau thì số lượng cũng khác nhau. Chẳng hạn như vị trí trưởng phòng nhân sự sẽ có mức KPI khác với nhân viên nhân sự, nhân viên tuyển dụng. Cũng như các yêu cầu về KPI cũng sẽ khác hơn ở từng vị trí.

KPI là thông số khá quan trọng và rõ ràng khi nhìn vào nó công ty đánh giá được hiệu suất công việc của nhân viên, đối thủ đánh giá được sự phát triển của công ty. Việc đặt ra KPI có nghĩa là mức tối thiểu công việc mà nhân viên cần đạt được. Nhân viên càng vượt KPI có nghĩa là hiệu suất làm việc càng cao và sự phát triển của những công ty đó sẽ càng nhanh. Ngoài ra, việc đặt KPI cũng sẽ giúp nhân viên có thêm động lực để làm việc vì thông thường vượt KPI sẽ được thưởng.

Xem thêm: HCNS là gì? Tầm quan trọng của hành chính nhân sự đối với công ty

2. Tại sao doanh nghiệp nên tham khảo mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự?

Những lợi ích mà KPI mang lại đối với phòng hành chính nhân sự quả thật rất lớn. Việc công ty có thể phát triển bền vững hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự của phòng ban này. Do đó việc đặt ra KPI sẽ giúp công ty có được một số lợi ích sau đây.

Đầu tiên phải nói tới là lợi ích giúp doanh nghiệp/công ty đánh giá năng lực và năng suất làm việc của phòng nhân sự. Cụ thể, nếu công ty đặt ra cho bộ phận tuyển dụng nhân sự mỗi tháng phải tuyển dụng thành công 20 người ở bộ phận thiết kế. Nếu theo báo cáo cuối tháng của mỗi nhân viên phòng nhân sự thì công ty sẽ biết được người nào thiếu KPI, người nào đạt và người nào vượt KPI. Từ đó đánh giá năng suất làm việc cũng như giải đáp khó khăn về việc thiếu KPI. Những người càng vượt nhiều KPI thì sẽ càng có khả năng thăng tiến trong công việc hơn.

Điều thứ hai là việc tham khảo và tạo mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự sẽ gián tiếp tạo nên một môi trường học hỏi đồng thời cạnh tranh lẫn nhau. Để hoàn thành và thậm chí vượt KPI nhân sự, nhân viên sẽ phải học hỏi từ nhiều người, liên tục trau dồi và cố gắng không ngừng nghỉ. Ngoài ra sự cạnh tranh cũng là một yếu tố khiến nhân sự cố gắng hàng ngày. Bạn sẽ không thể ngồi yên và không cảm thấy buồn hay khó chịu khi bạn khác tuyển dụng thành công 20 người trong khi bạn mới chỉ tuyển thành công 10 người. Ngoài ra, vượt KPI sẽ được thưởng nên bạn có chịu ngồi yên khi nhân viên khác được thưởng hàng tháng còn bạn thì chỉ nhận được lương cứng hàng tháng hay không?

Việc cạnh tranh giữa các nhân viên vừa có lợi cho nhân viên vừa có lợi cho công ty. Công ty vừa chiêu mộ được các nhân viên ưu tú vừa phát triển hơn, số lượng nhân viên sẽ thể hiện quy mô của công ty. Tuy nhiên việc đặt ra KPI cho phòng hành chính nhân sự cũng có nhược điểm. Các nhân viên có thể chăm chăm vượt KPI mà không hề chú tâm vào chất lượng ứng viên. Do đó cấp trên cần lưu ý vấn đề này để quá trình làm việc tốt hơn.

Mẫu đơn xin việc làm

3. Tổng hợp một số mẫu KPI kinh điển

- Tổng số CV và đợt tuyển dụng của bộ phận nhân sự: Tạo ra KPI về tổng số CV và đợt tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá được mức độ về năng suất cũng như hiệu quả trong công tác tuyển dụng. Số lượng CV nhiều có thể do danh tiếng của công ty tốt, hay do chế độ lương thưởng hợp lý, truyền thông tốt về công ty hay vị trí công việc hấp dẫn.

- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với bản mô tả công việc: tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu như bản mô tả công việc có thể giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả truyền thông về những tiêu chí của các vị trí tuyển dụng. Tiêu chí tuyển dụng đơn giản có thể tăng lượng CV tuy nhiên ứng viên không chất lượng, tiêu chí tuyển dụng quá khắt khe sẽ không nhận được số CV đạt yêu cầu nhưng chất lượng lại tăng lên, v.v. Từ đó có thể thấy rằng, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu sẽ giúp bộ phận nhân sự giảm thời gian chắt lọc hồ sơ của ứng viên hơn.

- Chỉ số đánh giá hiệu quả quảng cáo tuyển dụng: việc này liên quan đến chi phí khi tuyển dụng khi đánh giá được chi phí phải bỏ ra để thu được một CV chất lượng.

- Chỉ số đánh giá hiệu quả nguồn tuyển dụng: như bạn đã biết, nhân sự cần tuyển dụng ứng viên trên nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau. Khi đặt ra chỉ số này, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả thu được từ các nguồn tuyển dụng khác nhau. Chẳng hạn như so sánh chi phí quảng cáo giữa các nguồn tuyển dụng xem tương ứng với bao nhiêu CV chất lượng thu được. 

- Chỉ số đánh giá về thời gian tuyển dụng: thời gian tuyển dụng là thời gian trung bình tính từ lúc yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi tuyển dụng nhân sự thành công. Việc xác định thời gian tuyển dụng còn trở thành định hướng cho các bộ phận liên quan để xem xét và xây dựng các kế hoạch về nhân lực.

Ngoài ra thời gian tuyển dụng cũng liên quan tới thời gian đào tạo nhân sự. Công ty sẽ đánh giá thời gian mà nhân viên được đào tạo đã đủ hay chưa và có sự thay đổi nào về thời gian đào tạo nhân sự mới hay không như rút ngắn hoặc gia tăng thời gian đào tạo.

- Chi phí đào tạo nhân viên cũng là một chỉ số nên được đặt ra vì nó thể hiện được chi phí đầu tư cho việc tuyển dụng nói chung và chi phí đào tạo một nhân viên nói riêng.

- Chỉ số đánh giá hiệu quả đào tạo được đánh giá bằng cách chia tổng nhân viên đào tạo thành công trên tổng số nhân viên được đào tạo. Từ đó gia tăng tính khắt khe trong việc tuyển dụng ứng viên chất lượng hơn vì tuyển dụng không chỉ tốn chi phí mà còn tốn thời gian làm việc.

- Chỉ số về tỷ lệ bằng cấp của mỗi vị trí: bằng cấp chính là chỉ tiêu đánh giá chất lượng ứng viên nói riêng và công ty nói chung. Nhưng nó cũng chỉ một phần nhỏ và không thể đánh giá liên quan đến nhiều khía cạnh khác. Ngoài ra, công ty cũng cần linh hoạt trong việc đặt ra KPI cho phòng hành chính nhân sự dựa trên trường hợp cụ thể của công ty.

Xem thêm: Việc làm chuyên viên hành chính nhân sự

4. Những lưu ý khi lập ra KPI nhân sự

Xây dựng KPI cho phòng hành chính nhân sự hiệu quả và thành công nhất cần được đánh giá trên một số yếu tố như mục tiêu rõ ràng, số lượng KPI có thể đáp ứng được. Nếu đặt ra KPI sẽ tạo ra áp lực không cần thiết với nhân viên, khiến họ nhanh chóng rời bỏ công việc. Ngoài ra để đáp ứng KPI nhân sự, nhân viên sẽ không còn nhiều thời gian để xem xét kỹ lưỡng, nâng cao hiệu quả công việc.

Công ty sẽ xây dựng KPI hợp lý hơn qua nhiều kinh nghiệm trong việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh yêu cầu, số lượng KPI. Hãy tạo KPI cho phòng hành chính nhân sự hợp lý để nhân viên có khả năng phát triển đồng thời đánh giá năng lực nhân viên một cách chính xác nhất.

Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ thông tin cho bạn đọc về mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự cùng những vấn đề liên quan.