Bật mí cho bạn những thông tin liên quan đến mẫu phiếu xuất kho

1. Mẫu phiếu xuất kho được hiểu là gì?

1.1. Khái niệm về mẫu phiếu khi xuất kho trong doanh nghiệp

Để có thể hiểu hơn về những mẫu phiếu này, thì đầu tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm nhé. Mẫu phiếu xuất kho là những mẫu phiếu được nhân viên kế toán trong doanh nghiệp lập ra để có thể theo dõi về thông tin về số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ, vật tư đã xuất kho và sử dụng. Những mẫu phiếu này sẽ là căn cứ để doanh nghiệp có thể hạch toán các khoản chi phí về giá thành của dịch vụ, sản phẩm đồng thời kiểm tra những định mức tiêu hao của vật tư trong quá trình vận hành.

Trong các doanh nghiệp, mẫu phiếu xuất hàng hóa trong kho sẽ được sử dụng để kiểm tra các chi phí phát sinh, kế toán hạch toán những vật tư, sản phẩm trong một thời gian nhất định. Mẫu phiếu này được thực hiện khi các cơ sở kinh doanh thực hiện những hoạt động liên quan đến việc xuất hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ cho các đơn vị nhập hàng liên quan.

Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp khác nhau thì sẽ có cách thức quản lý cũng như phương pháp để có thể xây dựng những mẫu phiếu này sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Tuy nhiên, đa phần các mẫu phiếu xuất kho này đều có những thành phần và thực hiện những chức năng chung đó là theo dõi hàng hóa đã xuất. Vậy những thành phần và chức năng đó là gì?

1.2. Thành phần và chức năng của những mẫu phiếu xuất hàng trong kho

1.2.1. Thành phần của một phiếu xuất kho

Một phiếu xuất kho sẽ có các thành phần bao gồm tên đơn vị, bộ phận, thời gian lập phiếu, số thứ tự, họ tên người nhận hàng, đơn vị, lý do xuất kho, thông tin cụ thể về các mặt hàng, tổng số tiền và cuối cùng là những chứng từ cần có khi xuất hàng hóa cho các đơn vị liên quan.

Khi nhìn vào những phiếu xuất kho này, người xem có thể nhìn được đầy đủ những thông tin cần thiết. Đầu tiên là về tên đơn vị và bộ phận, phần này được ghi ở góc trái trên cùng của tờ phiếu. 

Tiếp theo đó là phần thời gian doanh nghiệp bắt đầu tạo ra mẫu phiếu này, họ tên người nhận thuộc đơn vị và bộ phận nào? Lý do khi thực hiện hoạt động xuất hàng hóa ra khỏi kho. Phần này có thể tùy thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp mà có những lý do khác nhau phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.

Thông tin về hàng hóa cũng là một thành phần quan trọng của mẫu phiếu này. Thành phần này cần được trình bày theo dạng cột để có thể thể hiện rõ ràng thông tin và đặc điểm cần lưu ý của sản phẩm (tên hàng hóa, đơn vị tính, giá thành thực tế khi xuất,...) và ngoài ra thì những phiếu xuất kho này cũng cần bổ sung những chứng từ gốc được yêu cầu (nếu có) trong quá trình xuất hàng hóa của mình.

1.2.2. Chức năng của mẫu phiếu xuất kho

Một trong những chức năng cơ bản của mẫu phiếu xuất kho đó là theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho hàng của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những mẫu phiếu này còn thực hiện chức năng làm căn cứ để nhân viên kế toán có thể tính toán và quản lý các chi phí một cách hiệu quả. 

Ngoài ra, phiếu xuất kho còn đảm nhận một chức năng khác đó là theo dõi hiệu quả tình hình kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh những văn bản giấy tờ thực hiện những chức năng tương tự khác. Góp phần quan trọng vào việc quản lý kho hàng hiệu quả.

2. Cách thức để thiết lập một mẫu phiếu xuất kho

Dù mang những đặc điểm tùy thuộc vào loại hình và lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp thì khi thực hiện tạo lập một phiếu xuất kho, người thực hiện cũng cần tiến hành theo các bước sau

Bước đầu tiên, người thực hiện cần nhập hàng hóa, cung ứng sản phẩm vật tư, thiết bị xuất kho. Các sản phẩm đó cần có giấy chứng nhận được phép xuất theo đúng trình tự quy trình theo yêu cầu và được xác nhận bởi những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp. 

Bước thứ hai, người thực hiện sẽ đưa và chuyển những giấy tờ chứng nhận cho ban lãnh đạo hoặc người phụ trách quản lý duyệt văn bản và cho phép xuất hàng hóa. Lúc này, người được giao trách nhiệm kế toán sẽ phụ trách về hàng hóa căn cứ vào đề nghị xuất hàng để có thể thực hiện những thủ tục theo quy trình và lập ra mẫu phiếu xuất kho.

Bước thứ ba, sau khi đã trình phiếu xuất kho, bạn sẽ thực hiện công việc xuất vật tư về những sản phẩm đã được nêu tên trên phiếu xuất kho, ký xác nhận và bàn giao thủ tục cho kế toán để họ chịu trách nhiệm công việc hạch toán. Mẫu phiếu xuất kho sau khi được trình lên, kế toán trưởng sẽ là người ký duyệt và ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán đề lưu trữ một cách đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật nhà nước.

3. Vai trò của mẫu phiếu xuất kho trong hoạt động của các doanh nghiệp

Vai trò đầu tiên có thể kể đến của những mẫu phiếu này đó là giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát hàng hóa vật tư đã được xuất ra khỏi kho hàng. Trong đó bao gồm cả việc kiểm soát đơn giá, tổng tiền, những biến động hàng hóa để từ đó có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế của kho hàng.

Mẫu phiếu xuất kho còn đóng vai trò quan trọng trở thành căn cứ để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để đánh giá tình hình mua bán, trao đổi, xuất nhập hàng hóa. Giống như một loại chứng từ chứng nhận sự thay đổi trạng thái của kho hàng tại một thời điểm nhất định.

Bên cạnh đó, những mẫu phiếu này còn có vai trò thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình quản lý kho hàng của công ty. Là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quy trình lập kế hoạch, mô hình để tiêu thụ hàng hóa từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra được những định hướng về nhập, xuất hàng, tính toán hợp lý và giảm thiểu tối đa chi phí cho doanh nghiệp. Tất cả các quy trình thông qua mẫu phiếu này sẽ được thực hiện một cách đồng bộ, nhanh chóng. Đồng thời tránh được việc xảy ra thất thoát hàng hóa không đáng có.

Có thể nói, mẫu phiếu này không chỉ giúp đỡ các nhà quản lý công việc một cách đơn thuần mà nhờ có nó, họ sẽ đưa ra được những kế hoạch tính toán cho số lượng hàng hóa sắp nhập trong tương lai. Hàng hóa nào nên nhập số lượng lớn, hàng hóa nào còn tồn quá nhiều. Để thực hiện được tốt công việc quản lý này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng một quy trình cụ thể, người kế toán phải ghi chép và nhập liệu đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết. Thường xuyên kiểm tra, trực tiếp sắp xếp hàng hóa trong kho và so sánh lại với số liệu trên phiếu xuất kho để có thể cung cấp được những thông tin chính xác nhất.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về mẫu phiếu xuất kho dành cho bạn. Công việc quản lý kho hàng là một công việc phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt những thông tin cần thiết. Hy vọng bài viết này đã giúp ích được phần nào cho những thắc mắc của bạn. Đừng quên truy cập topcvai.com để đón đọc những bài viết hữu ích khác nhé!