1. Lễ tân là làm gì?
Lễ tân là người phụ trách tại quầy lễ tân làm công việc đón tiếp khách hàng đến và chào khách khi rời khỏi khách sạn, doanh nghiệp. Làm các thủ tục check-in và check-out cho khách.
Nhiệm vụ lễ tân được coi như “bộ mặt” của khách sạn, doanh nghiệp khi họ là những người đầu tiên tiếp xúc, làm việc với khách. Một lễ tân giỏi sẽ không chỉ tạo ấn tượng tốt với khách hàng mà còn giúp đơn vị làm việc ăn điểm, nhận phản hồi tốt ngay từ những phút đầu tiên.
Vị trí lễ tân sẽ thường hoạt động tại tiền sảnh của nhà nghỉ, doanh nghiệp, đáp ứng các nhu cầu và đảm bảo sự hài lòng của khách. Một đội ngũ lễ tân hoạt động khéo léo, thông minh sẽ dễ dàng lấy được thiện cảm từ khách đối với doanh nghiệp, nâng cao chất lượng phục vụ của khách sạn, nhà hàng.
Tùy theo đặc thù hoạt động của nhà hàng, khách sạn lễ tân sẽ làm việc theo ca, thường sẽ chia thành ba ca: sáng - chiều - đêm, còn doanh nghiệp thường sẽ chỉ có 1 - 2 lễ tân trực mỗi ngày Trong ca làm việc của mình, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đặt phòng, đặt bàn, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, phản hồi của khách. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ trực tiếp trả lời điện thoại, cung cấp thông tin, giải quyết nhu cầu của khách, thực hiện hoạt động nhận (check in) và trả phòng (check out) tại khách sạn... Đây là công việc không giới hạn nhiệm vụ cụ thể, với đầu mục công việc khá nhiều nhưng lại vô cùng thú vị khi mỗi ngày bạn được tiếp xúc, làm việc với rất nhiều người đến từ những quốc gia, vùng miền khác nhau.
2. Mô tả công việc lễ tân chi tiết
Giờ cùng tìm hiểu xem, một nhân viên lễ tân sẽ cần làm những gì trong ca làm việc của mình nhé!
2.1. Trực và đón tiếp khách hàng
Khi có khách, đối tác đến doanh nghiệp, khách sạn để làm việc hay nghỉ ngơi, nhân viên lễ tân sẽ có nhiệm vụ chào đón, hỏi thăm về nhu cầu của khách.
Tại doanh nghiệp, nhân viên lễ tân cần liên hệ với phòng ban cố định, tìm cá nhân để xác nhận thông tin đối tác, khách hàng đến làm việc. Ngoài ra, họ sẽ đưa khách đến phòng chờ, mời nước và truyền đạt lại nội dung của đối tượng cần gặp.
Trong nhà hàng, khách sạn, lễ tân sẽ kiểm tra chất lượng phòng check-in, check out cùng tình hình, giờ giấc check-in, check-out của khách. Họ sẽ kiểm tra số lượng khách đặt phòng/ bàn số phòng/ bàn còn trống, liên hệ bộ phận vệ sinh để dọn dẹp, sẵn sàng phục vụ khách. Khi có khách hàng muốn đặt phòng/ bàn cần hoàn tất hồ sơ đặt và báo cáo với các phòng ban khác để họ nắm được tình hình.
Bên cạnh đó, họ sẽ tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp thông tin khách hàng cần biết hoặc truyền đạt lại cho các bộ phận khác và đảm bảo khách hàng, đối tác nhận được thông tin chuẩn xác cũng như hài lòng nhất.
2.2. Nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng, đối tác
Khối lễ tân nhà hàng, khách sạn sẽ thực hiện nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu dịch vụ của đơn vị làm việc sao cho phù hợp với nhu cầu, mong muốn của khách hàng nhất. Đồng thời, với các thắc mắc, khiếu nại của khách họ sẽ liên hệ cho bộ phận liên quan giải quyết.
Khối lễ tân văn phòng sẽ tiếp nhận những hóa đơn, chứng từ, bưu phẩm… của doanh nghiệp hoặc nhân sự làm việc trong doanh nghiệp và chuyển đến phòng ban yêu cầu. Ngoài ra, họ cũng chính là người soạn thảo, gửi công văn, thư từ cho các đơn vị trong/ ngoài doanh nghiệp khi có yêu cầu từ cấp trên hoặc trưởng các bộ phận. Trước những thắc mắc của đối tác, yêu cầu xếp lịch hẹn lễ tân cũng sẽ là người xử lý những khúc mắc trên để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Bất kể là ở các nhà hàng khách sạn hay doanh nghiệp, lễ tân cũng là người xử lý các vấn đề phát sinh và đưa ra cách giải quyết, ứng biến tình huống phù hợp nhất.
2.3. Nhiệm vụ đối với doanh nghiệp, khách sạn
Dù là lễ tân văn phòng hay lễ tân tại khách sạn, họ cũng chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ những tài sản chung của doanh nghiệp. Đồng thời lưu trữ những văn bản, hồ sơ của khách hàng. Trong khách sạn, họ sẽ lưu trữ hồ sơ của khách đặt phòng/ trả phòng, hiện trạng phòng, những yêu cầu của khách trong thời gian trải nghiệm dịch vụ, những vấn đề phát sinh nếu có và đánh giá, thái độ của khách hàng trong suốt thời gian ở khách sạn. Trong doanh nghiệp, lễ tân sẽ có nhiệm vụ thông báo đến từng phòng ban các thông tin đột xuất từ phía lãnh đạo, giữ gìn và bảo vệ những vật phẩm, giấy tờ của khách hàng, đối tác gửi công ty hoặc do nhân sự của công ty bỏ quên, gửi tạm tại quầy lễ tân.
Họ cũng sẽ kiểm tra những nhu cầu phát sinh về cơ sở vật chất của các phòng ban như văn phòng phẩm, bàn ghế, chăn nệm đối với khách sạn… để báo cáo lên phòng hành chính xét duyệt giải quyết thay mới, sửa lại.
2.4. Những nhiệm vụ khác
Như các vị trí khác, họ sẽ cần giữ gìn vệ sinh tại khu vực làm việc để bảo vệ hình ảnh công ty. Là bộ mặt của doanh nghiệp, lễ tân không được để vị trí bàn làm việc bừa bãi, bẩn thỉu, gây mất mỹ quan.
Bên cạnh đó, họ sẽ đảm bảo phòng họp của doanh nghiệp, phòng ở của khách hàng luôn sạch sẽ, đầy đủ dụng cụ hỗ trợ cần thiết. Trước những yêu cầu về văn bản hành chính, công vụ họ sẽ cung cấp cho các nhân viên, bộ phận. Không chỉ vậy, lễ tân sẽ được cấp con dấu của công ty, do đó họ cần giữ gìn và sử dụng cẩn thận.
Xem thêm: Nghệ thuật chăm sóc khách hàng
3. Những yêu cầu của công việc lễ tân
Có thể thấy, đối với những đầu mục công việc kể trên, vị trí lễ tân đòi hỏi ứng viên đáp ứng cả về sức khỏe thể chất lẫn sức khỏe tinh thần. Cùng tìm hiểu kỹ hơn những yêu cầu của doanh nghiệp, khách sạn đối với ứng viên ứng tuyển vị trí này nhé.
3.1. Những yêu cầu về kỹ năng
Là một nghề tiếp xúc với nhiều người với đủ mọi tầng lớp, giai cấp trong xã hội, nhân viên lễ tân sẽ không thể thiếu những kỹ năng mềm sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
- Kỹ năng ứng phó, xử lý vấn đề phát sinh
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Nhưng những kỹ năng này sẽ cần bổ trợ bởi một số kỹ năng về tin học văn phòng như biết sử dụng phần mềm Word, Excel, Powerpoint hoặc các phần mềm hỗ trợ công việc khác. Bên cạnh đó, người lễ tân cần sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in, máy chiếu thành thạo để phục vụ công việc đạt hiệu quả tối đa.
Đọc thêm: Nhân viên PG là gì?
3.2. Những yêu cầu về trình độ
Đối với một công việc yêu cầu kỹ năng mềm như lễ tân, những yêu cầu về trình độ vẫn là không thể thiếu. Các ứng viên hứng thú với vị trí này cần có bằng tốt nghiệp bậc trung học phổ thông hoặc Cao đẳng - Đại học chuyên ngành Khách sạn, Du lịch hoặc Hành chính nhân sự.
Thời đại mở cửa, nhân viên lễ tân cũng cần một vốn tiếng Anh giao tiếp đủ để nghe nói, thực hiện những tác vụ, yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.
Với đặc thù công việc của từng công ty, nhà hàng, khách sạn, lễ tân cũng phải có hiểu biết đủ để giải đáp thắc mắc cho khách hàng và những nhân sự thuộc tổ chức. Chính vì vậy, trước khi ứng tuyển vào vị trí lễ tân của bất kỳ doanh nghiệp nào hãy nhớ trau dồi thông tin, kiến thức về doanh nghiệp ấy nhé.
3.3. Yêu cầu về ngoại hình
Không thể không nhắc đến yếu tố ngoại hình khi nói về yêu cầu của công việc lễ tân. Mang trong mình sứ mệnh đón tiếp khách hàng, lễ tân cần có ngoại hình ưa nhìn. Với nữ, cần cao từ 155cm, nam cần cao từ 165cm, khuôn mặt dễ nhìn, hình thể cân đối. Ngoài ra, bạn cần lưu ý sửa những yếu điểm như giọng địa phương, thói quen sử dụng phương ngữ, nói ngọng khi có nhu cầu làm công việc này.
Tham khảo: Danh sách việc làm lễ tân tại đây!
4. Quyền lợi của công việc lễ tân
Lộ trình thăng tiến của vị trí lễ tân rất rõ ràng, đi từ cấp bậc nhân viên - cấp bậc thư ký - cấp bậc quản trị. Ở 3 vị trí trên sẽ có những mức lương cũng như cơ hội việc làm khác nhau. Nhưng với vị trí nhân viên lễ tân, mức lương sẽ dao động từ 6 - 8 triệu đồng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Càng lên những vị trí cao, mức lương sẽ càng tăng, ví dụ với vị trí Trưởng bộ phận lễ tân mức lương có thể lên đến 15 triệu/ tháng. Không chỉ vậy, lễ tân của các nhà hàng khách sạn thường nhận được phí dịch vụ thưởng thêm từ khách. Trong các dịp Lễ, Tết lễ tân trực sẽ được nhân đôi lương và nhận những mức thưởng lớn từ doanh nghiệp.
Nhu cầu tuyển dụng của công việc lễ tân luôn cao do doanh nghiệp, khách sạn nào cũng cần một người quán xuyến những vấn đề nội bộ cũng như ngoài doanh nghiệp. Bạn có thể ghé qua mục tuyển dụng của topcvai.com để theo dõi sát sao nhất những yêu cầu, mức lương của vị trí lễ tân từ cấp nhân viên đến quản lý nhé.
Với bài viết trên, đội ngũ topcvai.com hy vọng bạn đã nắm được bản mô tả công việc lễ tân hoàn chỉnh nhất và giải đáp cho bạn thắc mắc về nhiệm vụ của công việc lễ tân. Chúc bạn có được công việc như ý muốn và gặt hái được nhiều thành công nhé!
Tham gia bình luận ngay!