Không thể phủ nhận rằng công việc nhân viên hành chính văn phòng đã từng được xếp vào top những việc làm nhẹ nhàng, ổn định, có mức lương cũng vô cùng hấp dẫn. Ngày nay vẫn là tính chất ổn định đó, mức lương cũng đã được tăng lên đáng kể để phù hợp với sự phát triển của xã hội nhưng nhiệm vụ dành cho những người làm công việc hành chính đã thoát ra ngoài cái vỏ bọc của nhóm việc nhẹ lương cao. Để hiểu đúng về nghề cũng như nắm bắt được cơ hội để thành công trong nghề thì nhất định bạn không thể bỏ qua những thông tin mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng đầy đủ, chi tiết nhất bên dưới đây.
1. Mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng
Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc trong phòng ban hành chính như: lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…
1.1. Quản lý giấy tờ, hồ sơ và thực hiện các thủ tục văn phòng
Toàn bộ các hồ sơ, công văn, mọi loại giấy tờ được gửi tới công ty đều do nhân viên hành chính văn phòng tiếp nhận và phân loại, chuyển tới cho từng bộ phận phụ trách. Điều này cũng khá dễ hiểu vì hành chính văn phòng vốn là nơi có chức trách lưu trữ tất cả các loại giấy tờ sổ sách, thực hiện các thủ tục cho công ty.
Ngoài phụ trách sổ sách văn thư văn kiện ra, nhân viên hành chính văn phòng còn tiếp nhận và xử lý mọi báo cáo liên quan đến các vấn đề của nhân viên như thai sản, ốm đau, nghỉ phép, các chế độ khác liên quan đến người lao động,…
Cũng là nhiemje vụ liên quan tới việc quản lý hồ sơ giấy tờ, nhân viên bộ phận hành chính văn phòng còn tiến hành lập nên những văn bản, soạn thảo giấy tờ theo yêu cầu của ban lãnh đạo hoặc yêu cầu được gửi tới từ các phòng ban khác. Khi cần thiết thì họ sẽ in ấn và phát hành các văn bản, tài liệu đó theo định hướng yêu cầu.
1.2. Thực hiện công tác lễ tân
Chẳng những găn bó hàng ngày với hàng loạt các văn kiện, hồ sơ, khi ở vị trí này, bạn còn gắn liền với những cuộc nghe gọi đến từ đối tác hay khách hàng khi họ có bất cứ giao dịch, nhu cầu nào đó với công ty. Việc này vốn gắn liền với nghiệp vụ của bộ phận lễ tân nhưng đó cũng là một phần trong nhiệm vụ của nhân viên hành chính văn phòng, phải chăng vì vậy mà chúng ta gọi tên nhiệm vụ này là công tác lễ tân?
Sau khi tiếp nhận cuộc gọi đến, người nhân viên sẽ chuyển nội dung tới những bộ phận liên quan để vấn đề được xử lý, giải quyết. Cùng với đó, nhân viên hành chính văn phòng sẽ là người trực tiếp đứng ra đón tiếp các đối tác, khách hàng khi họ tới công ty để giao dịch. Vẫn trong nghiệp vụ lễ tân, bạn còn đứng ra để xây dựng, tổ chức kế hoạch cho những cuộc họp và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu, trà nước và các vật dụng cần thiết như máy chiếu, bút bảng,… theo yêu cầu. Mọi hoạt động sự kiện dành cho khách hàng, sự kiện doanh nghiệp và các hoạt động của nhân viên cũng được chính nhân viên hành chính văn phòng xây dựng nên.
1.3. Quản lý trang thiết bị máy móc, tài sản của doanh nghiệp
Những công việc mà nhân viên hành chính, văn phòng sẽ thực hiện để quản lý tài sản cho doanh nghiệp bao gồm việc lập kế hoạch mua bán, sữa chữa đối với các tài sản, trang thiết bị trong doanh nghiệp đảm bảo tiêu chí phù hợp với tình hình phát triển, các yêu cầu thực tế của doanh nghiệp và quan trọng hơn cả là phải đảm bảo được điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên. Trong một đơn vị, khi nhân viên có nhu cầu mua thêm thiết bị để phục vụ cho công việc thì sẽ đề xuất cho bộ phận hành chính văn phòng. Dựa trên các đề xuất đó, nhân viên hành chính văn phòng sẽ tập hợp lại để làm báo cáo gửi lên ban lãnh đạo phê duyệt. Sau đó sẽ phối hợp với bộ phận nhân sự để xuất quỹ công ty và mua sắm trang thiết bị và gửi về phòng ban hoặc cá nhân đề xuất.
1.4. Quản lý quyền lợi và chế độ của nhân viên
Các vấn đề liên quan đến nhân viên như chế độ quyền lợi, nghỉ phép, thăm hỏi việc hiếu hỉ,… đều được nhân viên hành chính văn phòng lên kế hoạch tổ chức. Ngoài ra, các hồ sơ nhân sự đều được lưu trữ bởi nhân viên hành chính văn phòng đảm nhiệm. Ngoài ra vị trí này cũng sẽ phối hợp trực tiếp với nhân sự để làm hợp đồng và hướng dẫn thực hiện các nội quy công ty. thường xuyên cập nhật lại hồ sơ nhân viên khi có thay đổi.
Nhân viên hành chính văn phòng còn phải theo dõi sát sao đối với mọi chế độ quyền lợi của nhân viên như chế độ bảo hiểm xã hội, y tế; chế độ phép; liên quan đến các vấn đề về phúc lợi, quyền hạn, họ còn phải tiếp nhận lại mọi phản ánh, nhu cầu điều chỉnh các chế độ cho nhân viên, xây dựng các tiêu chí thưởng phạt trong nội quy công ty.
2. Những yêu cầu cơ bản dành cho nhân viên hành chính văn phòng
Mỗi đơn vị khi tuyển dụng sẽ đưa ra những yêu cầu khác nhau cho ứng viên tại vị trí nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên, dựa trên đặc trưng của việc làm, sẽ có những nhiệm vụ mà dù bạn ứng tuyển ở bất cứ đâu cũng sẽ được yêu cầu như vậy. Ngay sau đây, bạn sẽ nắm bắt được những yêu cầu cơ bản nhất của nghề thông qua nội dung bên dưới:
Thứ nhất, nhân viên hành chính văn phòng sẽ được yêu cầu về trình độ học vấn nhưng không quá khắt khe, bạn có thể tốt nghiệp từ trình độ trung cấp đến các bậc học cao hơn thì đã đủ điều kiện tiếp nhận của nhiều đơn vị. Tùy vào doanh nghiệp hoạt động ở mảng lính vực nào đó mà có thể vị trí này còn được yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn nghiệp vụ ở mảng lĩnh vực đó nữa. Điều này cũng dễ hiểu vì trong vai trò quản lý chung mọi hoạt động của văn phòng doanh nghiệp thì bản thân người nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ phải có kiến thức về mảng ngành chính của công ty là điều tất yếu.
Một số nơi còn yêu cầu về trình độ kinh nghiệm. Vốn dĩ nhân viên hành chính được ví như những hậu phương vững chắc cho cả doanh nghiệp, là người phụ trách các mảng hậu cần thế nên bạn phải thạo việc, phải linh hoạt nhanh nhẹn thì mới có thể đi đầu trong mọi công tác, dẫn dắt nhân viên làm theo các quy định và định hướng chung.
Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn phải có kỹ năng nghiệp vụ trong việc tổ chức sự kiện hay lễ tân, giỏi giao tiếp; là những người tỉ mỉ, chu đáo, luôn nhiệt tình và tràn đầy năng lượng. Doanh nghiệp có đi theo những nguyên tắc một cách bài bản hay không phần lớn phụ thuộc vào sự tổ chức hoạt động của nhân viên hành chính văn phòng đấy nhé.
Để làm tốt công việc được giao, phần lớn nhân viên hành chính văn phòng phải đảm bảo tốt về mặt kỹ năng. Các chuyên gia tuyển dụng giàu kinh nghiệm từ topcvai.com sẽ chỉ rõ cho bạn thấy một số kỹ năng quan trọng nhất định phải có trong từ điển nghiệp vụ của nhân viên hành chính văn phòng qua nội dung bên dưới:
- Kỹ năng giao tiếp là yêu cầu quan trọng hàng đầu dành cho người làm ở bộ phận hành chính văn phòng vì nhân viên sẽ phải thường xuyên tiếp xúc, phối hợp với mọi bộ phận khác trong công ty, là người kết nối giữa các điều luật, quy định, các hoạt động chung của công ty đến với nhân viên.
- Khả năng xử lý tình huống, đưa ra quyết định nhanh.
- Kỹ năng làm việc nhóm tốt, khả năng làm việc độc lập cao
- Luôn nâng cao tinh thần tích cực trong công việc, làm việc bằng sự tỉ mỉ, trung thực và tinh tế.
Tìm hiểu thêm: việc làm hành chính văn phòng
3. Quyền lợi hấp dẫn của nhân viên hành chính văn phòng
Trong mô hình doanh nghiệp, có thể coi hình ảnh của những người nhân viên hành chính văn phòng như những người “làm dâu trăm họ”. Vừa phải phối hợp tốt với tất cả nhân viên và các bộ phận phòng ban để tạo ra được kết quả công việc tốt nhất. Dù thực hiện điều này chẳng dễ dàng gì thế nhưng đó cũng chính là niềm vui nghề nghiệp của người lao động. Vị trí này sẽ mang tới cho nhân viên hành chính văn phòng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực, có cơ hội mở rộng các mối quan hệ tốt đẹp trong công ty. Có vô vàn những công việc không tên có thể được giao vào tay nhân viên hành chính văn phòng bất cứ lúc nào nhưng đổi lại, họ sẽ được rèn luyện khả năng linh hoạt, sự nhạy bén để có thể thích ứng với mọi diều kiện công việc áp lực nhất.
Mức lương dành cho nhân viên hành chính văn phòng khá phù hợp với nhiệm vụ mà họ đảm nhận. Đằng sau sự bận rộn ấy chính là con số lương trong khoảng 5 đến 7 triệu dành cho họ. Các chế độ phúc lợi được công ty xây dựng cũng sẽ có những điều khoản hấp dẫn dành cho nhân viên hành chính văn phòng.
Như vậy, những thông tin trên đã mang đến cho bạn những tin tức quan trọng liên quan để hiểu về việc làm hành chính văn phòng. Bạn cũng có thể tìm kiếm những bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng đầy đủ, chi tiết và cụ thể theo từng doanh nghiệp đưa ra tại trang web topcvai.com.
Tham gia bình luận ngay!