Mô tả công việc nhân viên văn phòng - yêu cầu và quyền lợi

1. Thế nào là nhân viên văn phòng?

Nhân viên văn phòng là những người làm việc trong văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Công việc của nhân viên rất đa dạng, học có thể làm rất nhiều công việc hành chính khác nhau như lễ tân, văn thư, sắp xếp giấy tờ, chuẩn bị cuộc họp,...

Trong lĩnh vực hành chính văn phòng, vị trí nhân viên văn phòng không hề xa lạ mà rất đỗi quen thuộc. Ngoài những công việc hàng ngày, nhân viên văn phòng phải làm thêm những công việc khác đòi hỏi họ cần có nhiều kỹ năng để hoàn thành tốt công việc của mình. Họ là những người chịu trách nhiệm chính về các việc liên quan đến thủ tục hành chính, nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào.

Bật mí: Mẫu cv hành chính nhân sự hấp dẫn!

2. Mô tả công việc nhân viên văn phòng chi tiết

Do tính chất công việc mà các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Nổi bật trong số đó có nhân viên văn phòng. Nhiệm vụ chính của họ cần làm là chịu trách nhiệm về các loại giấy tờ, tài liệu, công văn của công ty. Nhìn chung, với mỗi công ty hay doanh nghiệp thì vị trí này sẽ có những sự khác biệt đôi chút về những công việc phải làm. Các công việc nhân viên văn phòng cần làm gồm:

Đảm nhiệm các phần công việc lễ tân

- Tiếp đón khách đến công ty thay ban giám đốc

- Xử lý thông tin và dẫn khách đến phòng chức năng phụ trách

- Trả lời các cuộc gọi của khách hàng

- Chuẩn bị những cuộc họp

- Tổ chức các buổi hội thảo, hội họp của công ty nếu có

Đảm nhận công việc hành chính văn thư

- Lưu trữ mọi văn bản tài liệu và dữ liệu của công ty. 

- Tiếp nhận và theo sát những công văn, giấy tờ hay văn bản được chuyển đến và đi để triển khai giải quyết.  

- Quản lý trang thiết bị văn phòng cho công ty.

- Soạn thảo các văn bản hành chính, biểu mẫu theo yêu cầu.

- Lên kế hoạch bảo trì, tu sửa các thiết bị điện tử thuộc công ty.

- Xử lý, đảm bảo chế độ đãi ngộ của nhân viên.

- Hỗ trợ dự án cho công ty.

- Các công việc phát sinh được giao.

3. Yêu cầu đối với nhân viên văn phòng

Khối lượng công việc của một nhân viên văn phòng là tương đối nhiều nhiều. Vì thế để giảm thiểu áp lực tối đa cho công việc, bạn cần trau dồi bản thân để có thể hoàn thành công việc tốt nhất.  

- Về tố chất:

Công việc hành chính văn phòng đòi hỏi những người thật sự nhanh nhẹn và tháo vát. Bên cạnh đó, tư duy khoa học, sự tỉ mỉ, tính chính xác và bố trí hiệu quả cũng là những yếu tố cần thiết cho vị trí công việc này. Sau cùng, sức khỏe đối với nhân viên văn phòng là yếu tố đủ để đáp ứng được công việc thường xuyên vận động này.

- Về kỹ năng:

Sở hữu càng nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng lớn cho bạn để phát triển bản thân trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

+ Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: chắc chắn kỹ năng này phải hoàn toàn được biết và nắm rõ để đảm bảo những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. Bạn bắt buộc phải sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng như máy tính, máy in cũng như các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel, Powerpoint,… kết hợp với công cụ khác nếu cần để phục vụ cho công việc. Lưu ý, tốc độ phát triển của công nghệ thông tin ngày một nhanh nên bạn phải không ngừng tìm kiếm và nâng cao trình độ để nắm bắt những cách làm tối ưu nhất.

+ Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Không chỉ trong lĩnh vực hành chính văn phòng mà các lĩnh vực thuộc ngành nghề khác, giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng. Đối với nhân viên văn phòng, bạn phải có khả năng nhạy bén, linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề làm sao phù hợp với hoàn cảnh và thời điểm. Tinh tế trong cách giao tiếp cũng sẽ mang tới cho bạn những cơ hội trong công việc không phải ai cũng có.

Song song khả năng giao tiếp, bạn cần phải rèn luyện cho bản thân mình khả năng lắng nghe tốt. Điều này giúp cho bạn biết cách chọn lọc và tiếp thu những ý kiến khác nhau xung quanh môi trường làm việc nhằm hoàn thiện bản thân. Không những từ đồng nghiệp mà có thể là đối tác, bạn có thể nhận được góp ý bất cứ lúc nào. Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác sẽ giúp bạn có cơ hội đánh giá, nhìn nhận, nâng cao vốn hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cho mình. Hai kỹ năng trên nhằm giúp bạn tạo dựng được niềm tin, cho người khác được cảm giác tôn trọng và thích ứng khi làm việc với bạn.

+ Kỹ năng học hỏi

Với một nhân viên văn phòng, để hoàn thành tốt nhất công việc thì ngoài những kỹ năng cơ bản nêu trên, bạn còn phải nỗ lực làm cho bản thân tốt hơn mỗi ngày bằng cách rèn luyện bản thân, trau dồi thêm nhiều kỹ năng chuyên môn khác. Liên tục học hỏi và cập nhật những cái mới nhằm giúp ích tối đa cho công việc của bạn. Ngoài ra, bạn cũng nên phát huy những thế mạnh của bản thân như sự tự tin, năng động,... 

- Về kinh nghiệm:

Bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng có sự quan tâm nhất định tới những ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Do đó, những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm sẽ có càng nhiều cơ hội để đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Là nhân viên văn phòng, việc bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm sẽ giúp ích cho công việc bạn được giải quyết nhanh gọn…

4. Mức lương của nhân viên văn phòng

Mức lương của nhân viên văn phòng là vấn đề được nhiều người quan tâm khi lựa chọn ứng tuyển công việc hành chính văn phòng. Việc tính lương cho nhân viên thuộc bộ phận này được xét dựa theo cấp bậc nhân viên.

Với đối tượng nhân viên văn phòng không sử dụng khả năng đặc biệt thì mức lương dao động từ 4 - 8 triệu cho nhân viên mới. Nhân viên lâu năm thì tầm 10 - 15 triệu. Có thể thấy với mức lương này mang lại thì nhân viên văn phòng sẽ có cuộc sống tương đối khá.

Các ngành nghề đòi hỏi nhiều kỹ năng khó hơn như IT, dịch thuật,… mức lương sẽ dao động từ 12 - 15 triệu cho nhân viên mới. Sau thời gian nỗ lực và cống hiến cho công việc thì mức lương sẽ đạt 18 - 20 triệu mỗi tháng. Đây là các ngành văn phòng cao điểm hiện nay. Bảng lương này có phần nhỉnh hơn so với các ngành khác vì thị hiếu đầu tư từ nước ngoài cùng với tốc độ tăng trưởng của công nghệ thông tin. 

5. Cơ hội và thách thức đối với nhân viên văn phòng

5.1. Cơ hội khi làm nhân viên văn phòng

- Mức thu nhập ổn định: Nhân viên văn phòng được đánh giá là một trong những ngành nghề có mức thu nhập ổn định nhất hiện nay. Mặc dù mức lương của họ có phần nhỉnh hơn so với những vị trí khác, song cũng tương đối ổn định vì ngoài lương cứng thì họ gần như không được nhận thưởng hay hoa hồng.

- Mở rộng các mối quan hệ xã hội: Với đặc thù nghề nghiệp, nhân viên văn phòng phải tiếp xúc và gặp gỡ với khá nhiều đối tượng khách hàng hay những đối tác của công ty. Điều này giúp cho họ có cơ hội mở rộng nhiều mối quan hệ, từ đó là “bàn đạp” giúp ích rất nhiều cho bạn trong mỗi công việc.

- Học hỏi được thêm kỹ năng, kiến thức mới: Điều này là vô cùng hữu ích với nghề văn phòng nói riêng và các nghề khác nói chung. Hơn nữa, nhân viên văn phòng là bộ phận quan trọng đi liền việc đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, vì vậy họ rất cần học hỏi để nâng cao trình độ. Bên cạnh những kỹ năng chuyên môn đã trang bị, nhân viên văn phòng luôn cần được đào tạo và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cũng như kết nạp thêm những kiến thức mới liên quan đến ngành nghề. Không ngừng làm mới bản thân bằng cách trau dồi, học hỏi là chìa khóa giúp bạn thành công trong công việc.  

5.2. Thách thức đối với nhân viên văn phòng

Bất kỳ ngành nghề nào cũng tồn tại những thách thức và khó khăn nhất định, vậy đối với nhân viên văn phòng sẽ gặp phải những gì?

- Mức lương không quá cao: Mức lương cứng khá ổn định, nhiều người nghĩ rằng nhân viên văn phòng được nhận mức lương tương đối cao. Chung quy mức lương của họ là ổn định chứ không cao vì họ không có cơ hội tăng quỹ lương của mình như nguồn thương hay hoa hồng hàng tháng. 

- Áp lực công việc lớn: Vì đặc thù công việc khiến nhân viên văn phòng thường xuyên ngồi làm việc với máy tính. Thời gian tập trung vào đây quá lâu cũng chính là lý do khiến họ dễ gặp phải những áp lực khi giải quyết công việc. Đặc biệt, với môi trường làm việc căng thẳng như khi họ đi làm không chia sẻ được với đồng nghiệp hay gặp phải người lãnh đạo khó tính thì áp lực nay càng trở nên khó khăn trong công việc hơn bao giờ hết.

- Sức khỏe trực tiếp bị ảnh hưởng: Môi trường văn phòng vốn thường xoay quanh 4 bốn bức tường, thiếu khí, chật hẹp và không có cây xanh. Vấn đề này gây nên thiếu oxy, làm cho cơ thể bạn dễ lâm vào trạng thái mệt mỏi, buồn ngủ dẫn tới ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. 

Một số nghiên cứu cho thấy rằng, những người ngồi thường xuyên trên 8 tiếng một ngày có nguy cơ mắc các bệnh về tim mạch, các bệnh liên quan đến cơ và xương,… cao hơn rất nhiều so với người bình thường. Việc ngồi trước máy tính trong thời gian dài sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến mắt và tăng nguy cơ mắc các bệnh về mắt như: đau mỏi mắt, rối loạn thị lực, viêm mắt,... Ngoài ra, khi tiếp xúc nhiều với bàn phím máy tính cũng gây ảnh hưởng tới chính sức khỏe vì đó là nơi tích tụ nhiều vi khuẩn, đe dọa các bệnh về da.

- Ngoại hình bị ảnh hưởng: Những người làm việc trong môi trường văn phòng thường xuyên ngồi đồng nghĩa với việc ít vận động, khó tiêu hao những phần mỡ thừa. Thêm vào đó, họ hay ngồi dưới điều hòa làm cho da có hiện tượng khô gây ảnh hưởng tới nhan sắc. Lưu ý, trong trường hợp ngồi làm việc không đúng tư thế, sẽ dễ dàng mắc các bệnh liên quan đến cột sống. Nhìn chung công việc văn phòng tiềm tàng khá nhiều bệnh đối với sức khỏe nếu bạn chủ quan.

Tham khảo: Việc làm hành chính văn phòng chi tiết tại đây!

Mỗi công việc, mỗi ngành nghề đều có những đặc trưng riêng và môi trường làm việc nhất định, hy vọng qua bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin mô tả công việc nhân viên văn phòng đầy đủ nhất! Để có được sự lựa chọn chuẩn xác về ngành nghề, bạn nên nắm lòng những thông tin cơ bản về công viên của nhân viên văn phòng nhằm mang về cho mình công việc ưng ý nhất nhé!