Tìm hiểu bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu chi tiết

1. Mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu đầy đủ nhất

Nhân viên xuất nhập khẩu làm các công việc liên quan tới xuất nhập khẩu cụ thể là làm hồ sơ và các thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

Để biết chi tiết công việc nhân viên xuất nhập khẩu cần làm mời bạm đọc bản mô tả công việc sau đây:

1.1. Trực tiếp thực hiện và quản lý các thủ tục xuất - nhập hàng

Thủ tục xuất nhập hàng trong xuất nhập khẩu khá phức tạp, chúng có thể bắt đầu từ công đoạn xác định và chuẩn bị hãng tàu, sau đó đăng ký bằng cách chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng có nhiệm vụ làm việc, tương tác với các đơn vị vận chuyển để xác nhận về các thông tin như địa điểm, thời gian giao hàng, vận chuyển,... Họ là người trực tiếp chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, giấy tờ, chứng từ, hóa đơn liên quan để xuất nhập khẩu. Một số công việc cụ thể như:

• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng nhập khẩu trong quá trình vận chuyển.
• Tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ hàng hóa với số lượng thực tế tại cửa khẩu.
• Liên hệ với nhà cung cấp để nhận và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
• Xác định HS code cho các mặt hàng nhập khẩu.
• Khai báo hải quan.
• Lưu trữ chứng từ và kiểm tra chi phí nhập khẩu.
• Theo dõi đơn hàng, liên hệ với bên vận chuyển và đảm bảo lịch giao nhận hàng theo đúng yêu cầu
• Thực hiện thủ tục liên quan xuất khẩu hàng hóa, theo dõi công nợ khách hàng.
• Quản lý, theo dõi đơn hàng, hợp đồng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng và thu tiền.
• Chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu

Thông thường, ở nhiệm vụ này, nhân viên xuất nhập khẩu phải làm việc với các cán bộ hải quan để xử lý những trường hợp phức tạp (hàng hóa gặp phải vấn đề gì đó). Do đó, có thể thấy việc làm này phù hợp với những ai thực sự chủ động, tự tin, năng động, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán, xây dựng các mối quan hệ với rất nhiều người khác nhau. Nhân viên xuất nhập khẩu cần đảm bảo các chứng từ, tài liệu được gửi đúng chỗ, đúng hẹn cho khách hàng như những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng. Sau đó, họ cũng là người trực tiếp quản lý, lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ do khách hàng gửi đến và báo cáo với lãnh đạo phụ trách.

1.2. Thực hiện các công đoạn trong thủ tục thanh toán

Trong mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu, họ còn có nhiệm vụ liên hệ với các đối tác để đàm phán và thống nhất về phương thức thanh toán. Đảm bảo những phương thức được lựa chọn là đáng tin cậy và an toàn. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng là người làm việc với các ngân hàng để triển khai và hoàn thiện các thủ tục thanh toán.

Ngoài ra, nhân viên xuất nhập khẩu cũng là người lưu giữ những chứng từ, hóa đơn thể hiện việc chi tiêu cho các phương tiện vận chuyển. Điều này là để kế toán của doanh nghiệp có cơ sở để hạch toán tài chính. Tất cả những thông tin về hàng hóa, hợp đồng thì nhân viên xuất nhập khẩu cũng cần trình lên kế toán công nợ để làm cơ sở giám sát việc thanh toán.

1.3. Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu

Xử lý các vấn đề phát sinh là một trong những nhiệm vụ chính trong mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu. Trong xuất nhập khẩu nói chung, thủ tục hay quá trình vận chuyển hàng hóa xuất hiện rất nhiều các vấn đề phức tạp, chẳng hạn như địa điểm vận chuyện, các thủ tục, chứng từ, hóa đơn phát sinh liên tục mà không ai mong muốn. Nhân viên xuất nhập khẩu cần có nhiệm vụ giám sát và theo dõi quá trình này để đảm bảo hành trình xuất nhập được đúng tiến độ và kế hoạch, hạn chế thấp nhất những rủi ro không đáng có.

Bên cạnh đó, nhân viên xuất nhập khẩu cần phát hiện các sự cố một cách nhanh chóng để làm việc với các bộ phận khác. Xây dựng những giải pháp xử lý hợp lý, an toàn tương ứng với từng trường hợp và đảm bảo không gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Nếu gặp phải một số trường hợp vượt quá thẩm quyền giải quyết, nhân viên xuất nhập khẩu cần báo cáo kịp thời với cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo.

Bật mí: Mẫu cv xuất nhập khẩu chi tiết và đầy đủ tại đây!

1.4. Triển khai công tác chăm sóc khách hàng

Công tác chăm sóc khách hàng cũng là nhiệm vụ trọng yếu đối với nhân viên xuất nhập khẩu. Hoạt động này thể hiện thương hiệu và uy tín của công ty. Các khách hàng, đối tác liên quan sẽ đánh giá cao và hài lòng nếu nhân viên xuất nhập khẩu của doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp cũng như lịch sự và chu toàn nhất có thể. Đó cũng là trách nhiệm chính của nhân viên xuất nhập khẩu, đặc biệt là bộ phận kinh doanh.

Xuất nhập khẩu thường tương tác thường xuyên với các đối tác quốc tế, do đó phẩm chất cần giữ gìn nhất đó chính là sự trung thực. Khi khách hàng có thắc mắc, nhân viên xuất nhập khẩu cần nhanh chóng tiếp nhận và giải đáp một cách niềm nở, tư vấn cho họ những khía cạnh liên quan đến thủ tục vận chuyển, xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua việc gặp gỡ trực tiếp, tương tác qua điện thoại hoặc Email,....

Khi thủ tục xuất nhập khẩu đã hoàn tất, nhân viên xuất nhập khẩu không được chấm dứt mối quan hệ và hết liên lạc với khách hàng. Thay vào đó, họ có nhiệm vụ nắm bắt và chủ động liên hệ lại để thu nhận những phản hồi từ khách hàng. Quá trình chăm sóc khách hàng cần chú trọng kỹ năng lắng nghe, hiểu vấn đề và nhanh nhẹn trong vấn đề xử lý các thắc mắc. Nhân viên xuất nhập khẩu cũng nên thể hiện sự quan tâm cũng sự chuyên nghiệp như một cách đại diện cho doanh nghiệp để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đối tác.

1.5. Một số nhiệm vụ khác được phân công

Trong các hoạt động thương mại quốc tế của các công ty, nhân viên xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khối lượng nhiệm vụ của họ không đơn thuần chỉ một vài đầu việc, mà rất đa nhiệm đi kèm với độ khó cao. Trong các hoạt động giới thiệu sản phẩm, nhân viên xuất nhập khẩu phải là người kết hợp và làm việc trực tiếp với bộ phận bán hàng để đưa đến cho khách hàng những thông tin hữu ích nhất về dịch vụ xuất nhập khẩu của công ty.

Nhân viên xuất nhập khẩu làm việc dựa trên cơ sở của nhiều thủ tục pháp lý cũng như luật lệ của Nhà nước liên quan đến các hoạt động xuất nhập khẩu. Đó chính là lý do họ cần cập nhật thường xuyên các thông tin về điều luật, điều khoản, thông tư nếu Nhà nước thực hiện bổ sung liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Đặc biệt là vấn đề thuế và hải quan.

Ngoài ra, nhân viên xuất nhập khẩu cũng là người có nhiệm vụ lưu lại toàn bộ tài liều, hộ sơ, hợp đồng kiền quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và quản lý chúng có hệ thống. Làm việc trong bộ phận xuất nhập khẩu nói chung, nhân viên xuất nhập khẩu cũng có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng, đóng góp ý kiện để nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc. Họ có nhiệm vụ thường xuyên tham gia vào các cuộc họp của bộ phận để báo cáo cũng như đề xuất ý kiến.

>>> Tải bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu chi tiết: Bản mô tả công việc nhân viên XNK.docx

2. KPI công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

Tùy vào từng doanh nghiệp, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ được xây dựng KPIs theo dõi hiệu quả công việc khác nhau. Nhưng nhìn chung KPIs của họ xoay quanh các tiêu chí như sau:

- Thời gian vận chuyển hàng hóa từ kho về cảng và ngược lại.

- Phân loại các khoản phí vận chuyển.

- Tỷ lệ đúng hạn trong quá trình giao và nhận hàng hóa.

- Tỷ lệ chính xác về số lượng, chất lượng trong quá trình giao và nhận hàng hóa.

- Giá trị tổn thất trong quá trình giao nhận hàng hóa.

- Số lượng đối tác và khách hàng mới.

- Tỷ lệ duy trì trong mối quan hệ với các đối tác, khách hàng cũ.

- Tỷ lệ sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu (chuẩn bị chứng từ, hóa đơn, tài liệu,...).

3. Yêu cầu công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

- Về chuyên môn: Ứng viên cần là cử nhân Đại học trở lên các chuyên ngành về Thương mại quốc tế, Xuất nhập khẩu, Quan hệ quốc tế, Ngân hàng, Hải quan, Quan hệ thương mại quốc tế,...

- Về nghiệp vụ: Am hiểu ngành xuất nhập khẩu nói chung, nắm vững nghiệp vụ trong thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, các thủ tục liên quan đến hóa đơn, chứng từ.

- Về kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm làm việc ở vị trí tương đương.

- Về kỹ năng: Tiếng Anh thành thạo. Sử dụng tốt các ứng dụng tin học văn phòng, ứng dụng quản lý doanh nghiệp. Có kỹ năng trình bày, xây dựng kế hoạch công việc. Am hiểu những khái niệm mở rộng có liên quan đến các hình thức thanh toán quốc tế, các hình thức vận chuyển, tiêu chí và luật lệ liên quan đến thương mại xuyên quốc gia.

- Về phẩm chất: Năng động, sáng tạo, trung thực, cẩn thận và có trách nhiệm cao trong công việc.

Tham khảo: Đừng bỏ lỡ cơ hội việc làm hấp dẫn với danh sách việc làm thư kí trợ lý tại topcvai.com

4. Quyền lợi và mức lương của nhân viên xuất nhập khẩu

Về cơ bản, nhân viên xuất nhập khẩu là một công việc phù hợp với các bạn có đam mê và thực sự năng động. Công việc này cũng mang đến những cơ hội khá khẩm, trước hết là mức lương và tổng thu nhập tương đối ổn định đối với thị trường việc làm hiện nay. Theo thống kê của topcvai.com, mức lương trung bình của vị trí này dao động trong khoảng từ 7 - 15 triệu đồng/tháng.

Nếu làm việc ở các công ty có quy mô nhỏ hơn, mức thu nhập trung bình về cơ bản không quá cao, chỉ ở mức ổn định. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp này, khối lượng nhiệm vụ phải thực hiện của nhân viên xuất nhập khẩu cũng không quá lớn. Ngược lại, nếu được làm việc ở các công ty quy mô lớn, bạn sẽ có cơ hội nhận được mức lương và hưởng các chế độ nhân sự hấp dẫn. Thông thường mức lương cơ bản đã hơn 10 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, còn được nhận các khoản phụ cấp và thưởng khác.

Ngoài mức lương, quyền lợi cũng là một trong những vấn đề được người tìm việc quan tâm. Ở vai trò nhân viên xuất nhập khẩu, bạn vẫn sẽ được đáp ứng các chế độ nhân sự cơ bản như: Phép, bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe, thưởng lễ Tết, du lịch, đào tạo,...

Nhân viên xuất nhập khẩu là một lựa chọn lý tưởng nếu bạn có đam mê và hứng thú với các hoạt động thương mại quốc tế. Nhân viên xuất nhập khẩu vừa là công việc cung cấp cho bạn những trải nghiệm thực tế, vừa mở ra cơ hội xây dựng các mối quan hệ mới, mang về mức lương và thưởng tương xứng, ổn định. Hy vọng những thông tin về bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu được tổng hợp bởi topcvai.com trên đây sẽ hữu ích đối với bạn trên con đường chinh phục sự nghiệp của bản thân!