1. Tìm hiểu agenda là gì?
Thuật ngữ agenda được hiểu là một chương trình nghị sự hoặc kế hoạch làm việc, nhật ký công việc, chương trình làm việc, việc phải làm,... Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến nhất dành cho lĩnh vực kinh tế. Sử dụng cụ thể trong các trường hợp liên quan tới cuộc họp, hội nghị để đưa ra biện pháp cho việc giải quyết các vấn đề.
Một lý do thật đơn giản giải thích cho việc tại sao tiếng Việt đã lọt top về ngôn ngữ khó hiện nay với nhiều ngữ nghĩa đi kèm và khó với chính những người mới khi tiếp xúc. Đến chính thuật ngữ agenda cũng vậy?
Không chỉ đơn giản biết đến là một thuật ngữ quan trọng đối với kinh tế mà thuật ngữ này còn đi kèm với các từ kết hợp khác tạo ra các chương trình có sự phân chia rõ ràng như:
+ Meeting agenda - Thuộc về sử dụng chỉ tới những cuộc họp.
+ Political agenda - Thuộc về sử dụng chỉ tới những cuộc họp chính trị
+ Research agenda - Thuộc về các chương trình nghiên cứu
+ Draft agenda - Bản dự thảo về các chương trình nghị sự
+ On the agenda - Chương trình nghị sự thông thường
+ Doha development agenda - Thuộc về các chương trình nghị sự Doha
+ High on the agenda - Sử dụng cho các chương trình nghị sự cao hơn
+ Feminist agenda - Chương trình nghị sự nữ quyền
Xem thêm: Mẫu kế hoạch công việc bằng excel
2. Cách để chuẩn bị một agenda chi tiết
Một chương trình nghị sự (agenda) theo một trình tự nhất định cũng như thu được một kết quả tốt nhất trong việc ứng dụng cho kinh doanh thì các bạn sẽ cần có sự chuẩn bị theo quy chuẩn sau:
2.1. Chuẩn bị trước cho buổi nghị sự
Để chuẩn bị tốt cho một cuộc nghị sự và đạt được kết quả cao thì bạn cũng cần chắc chắn về việc không có bất kỳ điều gì bị bỏ quên khi bắt đầu.
+ Bắt đầu cho kế hoạch đó là việc đặt tên cho chương trình đó, một tiêu đề đem lại sự truyền tải cả về việc nghị sự lẫn cuộc họp có chủ đề để thảo luận. Một tiêu đề có sự đơn giản, không cần tới sự hoa mỹ, có tính trực tiếp sẽ tốt hơn cho việc kinh doanh. Hãy nhớ rằng tiêu đề chỉ với mục đích thông báo để những người tham gia hiểu về điều mà họ cần biết tới.
+ Khi bạn xác định rõ được mục đích của cuộc họp thì từ đó bạn cũng đã xác định được những cá nhân, phòng ban liên quan cần thiết đến cuộc họp để có thể lên lịch trình cũng như thời gian và địa điểm của cuộc họp.
+ Thực hiện tới bước chuẩn bị về việc gửi thư mời tới các thành viên tham dự và yêu cầu với thư mời sẽ cần đính kèm theo lịch trình đã được lên để các thành viên có sự chuẩn bị. Chính tại thư mời này cũng sẽ là những yêu cầu kèm theo về các vấn đề báo cáo của từng bộ phận và cũng cần xác nhận về việc tất cả mọi người đều sẽ nhận được.
+ Người chuẩn bị một cuộc agenda cũng sẽ cần trao đổi với chính sếp (người giao công việc) về nội dung mà bạn đã chuẩn bị về cuộc agenda đó, giúp sếp chuẩn bị các tài liệu cần thiết nhất để nắm được định hướng chung của cuộc họp đó. Đối khi có người vẫn tự hiểu ngầm agenda chính như một buổi thuyết trình ý tưởng vậy.
+ Bạn cũng sẽ thực hiện chuẩn bị đầy đủ về cả các chi tiết nhỏ nhất từ bàn ghế, chỗ ngồi, nước uống, thiết bị sử dụng cho cuộc agenda đó, hãy nên đến trước 15 phút để có thể thực hiện test lại cũng như tránh được các vấn đề phát sinh thêm.
Tham khảo: Tải mẫu giấy mời và một số lưu ý khi viết giấy mời
2.2. Chuẩn bị trong cuộc agenda
Hãy bắt đầu cuộc họp sao cho đúng giờ và không nên có sự chờ đợi các thành viên gây mất thời gian cho chính những người khác khi tham gia cuộc họp.
+ Sau đó hãy giới thiệu về tại sao cuộc họp này được đề ra? Người chủ trì cuộc họp là ai? Giới thiệu về các phòng ban tham gia trong cuộc agenda? Mục đích của việc này là để các thành viên có thể biết về mục đích của cuộc họp và tập trung và vấn đề chính.
+ Ghi chép sẽ là yếu tố cần cho một biên bản đi kèm cuộc họp vậy nên cần có sự sắp xếp về một người thư ký để có thể lưu trữ nội dung. Thư ký viết biên bản cần đảm bảo về sự đầy đủ, chính xác, nắm bắt đầy đủ về các quyết định và thông tin quan trọng được nhắc đến.
+ Trong chính cuộc họp cũng sẽ cần tới sự điều tiết cho bầu không khí nếu không bầu không khí sẽ ảm đạm khiến tiền trình cuộc họp không có sự chất lượng. Việc đặt ra các câu hỏi, ý kiến, gợi ý cho việc đề xuất ý kiến để thảo luận tăng tính hấp dẫn hơn. Và nếu tại cuộc họp có quá nhiều ý kiến mà đã quá giờ hay có bầu không khí quá căng thẳng có thể sử dụng đến một biện pháp đề nghị về một cuộc họp khác.
2.3. Chuẩn bị cho sau cuộc họp
Kể cả ngay sau khi cuộc họp kết thúc thì cũng cần xem lại về nội dung của toàn bộ cuộc agenda đó đã hoàn tất về các thông tin cần trao đổi hay chưa và việc xác nhận này sẽ cần công bố cho tất cả những người tham dự để xác nhận. Việc xác nhận này cũng chính là để tránh cho trường hợp các thành viên có sự hiểu nhầm, hay đã có sự ghi chép nhầm lẫn nào đó.
Nếu sau khi hoàn tất việc xác nhận và nhận được sự đồng thuận thì việc trình bày lại nội dung thành văn bản sao cho hợp lý và xin chữ ký sẽ thuộc về công việc của người tổ chức. Và tất cả các tài liệu này sẽ cần có sự đánh giá về hiệu quả cũng như đưa ra các phương hướng cho việc nâng cao chất lượng cho chính các buổi agenda sau.
3. Những lưu ý cần biết khi viết một bản agenda
3.1. Nên có sự sắp xếp ưu tiên quan trọng
Khi bạn thực hiện lên kế hoạch cho bất kỳ một cuộc họp, nghị sự liên quan nào thì việc đầu tiên có lẽ là chú ý tới những vấn đề quan trọng nhất tại phần đầu, và đây cũng được coi là một chiến lược. Chính chiến lược đề ra này đôi khi sẽ đem lại rất nhiều lợi ích.
+ Việc tiến hành này sẽ giúp mọi người có thể tham gia thảo luận từ mọi vấn đề ngay từ đầu và tất nhiên như vậy sẽ tạo sự hào hứng và nhiệt huyết hơn so với việc tiến hành muộn.
+ Hoặc có thể đề trừ được các vấn đề về việc các thành viên sẽ không tham dự được hoàn toàn buổi họp và không nắm bắt được những điều quan trọng. Vậy nên việc đưa những chú ý lên đầu sẽ giúp tất cả hoàn hảo hơn.
3.2. Có sự linh hoạt kế hoạch
Đúng như thực tế diễn ra thì việc thực hiện các cuộc họp theo đúng kế hoạch có vẻ với tỷ lệ phần trăm rất thấp, hay có việc quá giờ xảy ra và cắt giảm về sau và đôi khi đến chính các thành viên cũng không thích việc họp quá giờ này. Bởi sự quá giờ sẽ gây sự mất tập trung, chậm trễ trong việc đưa ra các biện pháp cho những việc cần gấp. Vậy nên bạn sẽ cần chắc chắn rằng cuộc họp sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch và nếu có quá mất thời gian cho một phần chúng ta có thể lướt qua các phần nhỏ.
Cần có sự linh động hơn trong việc thực hiện cuộc thảo luận sao cho có nhiều sự trao đổi và tương tác có ích nhất. Có thể đưa ra gợi ý cho chính nhân viên như để kịp với thời gian chúng ta sẽ chuyển qua chủ đề tiếp theo và cùng bàn luận nhé. Chỉ là một câu chuyển tiếp nhưng cũng chính là cách để giảm bớt về sức ép và tăng thêm sự phấn khích đối với người tham gia.
3.3. Chuẩn bị kỹ càng cho chương trình nghị sự trước khi bắt đầu
Việc tổ chức một cuộc họp chứa đựng phần nghị sự là rất quan trọng vì điều này phản ánh sự chuyên nghiệp đối với các vị khách mời và tôn trọng ý kiến đóng góp của họ. Vì vậy, bạn sẽ cần chắc chắn rằng mình đã làm nên một tài liệu có chất lượng qua sự dành thời gian nhiều hơn trước đó.
Hay việc mà bạn thu thập các thông tin sớm sẽ giúp nhận được những phản hồi trước khi bắt đầu để có thể điều chỉnh là điều có ý nghĩa. Do đó đừng ngần ngại khi đưa các bản nháp,dự thảo với đồng nghiệp, người tham dự để có thể nhận ý kiến tham khảo.
3.4. Chia sẻ thông tin với người tham dự
.jpg)
Việc chia sẻ này sẽ đảm bảo cho tất cả mọi người đều biết đến những tài liệu, chủ đề sẽ được thảo luận. Có thể việc cung cấp tài liệu này là qua hình thức in nhiều văn bản và đưa trực tiếp tới mọi người hoặc sử dụng với công nghệ thời đại để chia sẻ nhanh hơn.
Hãy nhớ kỹ về việc kiểm tra những tài liệu đó trước khi gửi để không xảy ra bất kỳ trường hợp nào về lỗi kỹ thuật kèm theo. Có thể thực hiện việc chuyển tài liệu trước một vài giờ hoặc đôi khi là một vài ngày trước đó.
Không phải ai cũng là người thực sự rảnh và việc mang theo giấy tờ văn bản chắc hẳn sẽ nhớ. Do đó bạn cũng nên có một sự chuẩn bị nhanh nhạy hơn về dự phòng, để tránh trường hợp người tham dự quên tài liệu và vẫn có tài liệu phục vụ cho cuộc họp.
Đừng nên cố tạo ra những sự cứng nhắc và bắt buộc về tuân thủ cho mọi người khi tham gia về một cuộc agenda, hãy tạo nên một sự khác biệt hơn trong việc ứng dụng. Bởi khi tạo ra được một agenda hoàn hảo bạn sẽ nhận được sự gắn kết cho chính nhân viên trong việc sáng tạo ra ý tưởng.
Hy vọng mọi thông tin mà topcvai.com chia sẻ ngày hôm nay đã đem lại cho bạn đọc một cách hiểu toàn diện và cụ thể hơn về agenda là gì cũng như giúp bạn có một kỹ năng ứng dụng nhiều hơn trong công việc.
Tham gia bình luận ngay!