Nhân sự là gì? Những điều cần biết về công việc của nhân sự

1. Định nghĩa nhân sự là gì?

Nhân sự là những người có nhiệm vụ tạo nên nguồn lao động cho công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhân sự là sàng lọc, tuyển dụng, đào tạo ứng viên và quản lý các vấn đề lương thưởng, phúc lợi trong công ty.

Nhân sự còn được gọi bằng nhiều cái tên khác như nhân lực, lao động hay HR là một thuật ngữ ám chỉ về nguồn lực con người trong những tổ chức, công ty. Con người chính là lực lượng lao động chính trong xã hội cũng như các tổ chức công ty. Lực lượng lao động đó làm việc, cống hiến sức lao động để tạo ra của cải, vật chất cho xã hội nói chung và các công ty, tổ chức nói riêng.

Sở hữu những con người tài giỏi, có khả năng lao động tốt đồng nghĩa với việc công ty có tiềm lực để sản xuất, sáng tạo nên những sản phẩm lao động một cách hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, khác với máy móc chỉ cần tuân theo mệnh lệnh được giao, con người có cảm xúc cũng như những tính cách riêng. Để đảm bảo việc quản lý cũng như giám sát và tạo điều kiện cho những nguồn lực con người phát huy hết khả năng của mình cần một đội ngũ giám sát, chỉ đạo cũng như điều chỉnh, phối hợp với những nguồn lực con người đó. Đó là trách nhiệm của bộ phận nhân sự hay còn gọi là phòng nhân sự trong một công ty.

Đọc thêm: Ngành quản trị nhân lực ra làm gì ?

2. Những công việc cần hoàn thành của phòng nhân sự

Trái với tưởng tượng của nhiều người, làm việc trong lĩnh vực nhân sự không chỉ đơn thuần là việc tuyển dụng. Thực tế, tuyển dụng chỉ là một chức năng nhỏ trong nhiều chức năng quan trọng của lĩnh vực nhân sự trong công ty. Những chức năng chính của một bộ phận nhân sự bao gồm:

- Tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự: Như đã đề cập ở phía trên, đây là một trong những chức năng của phòng nhân sự. Việc tuyển chọn những ứng viên có khả năng làm việc cũng như phù hợp với công ty là vô cùng quan trọng. Những ứng viên được chọn sẽ trải qua những bài kiểm tra, phỏng vấn của phòng nhân sự để đánh giá khả năng trước khi được nhận vào làm việc chính thức cho công ty. Bên cạnh đó, phòng nhân sự cần chuẩn bị cho mình nguồn tuyển dụng cũng như các kênh tuyển dụng và các phương án tuyển dụng để có thể thu hút những ứng viên tài năng cho tương lai của công ty.

- Kiểm soát hồ sơ, thông tin của nhân viên: Đây là việc bao gồm những công việc như thu thập hồ sơ, thông tin cá nhân của nhân viên, lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu của công ty và tiến hành đối chiếu khi cần thiết.

- Giám sát nhân viên: Đây là công việc hàng ngày của phòng nhân sự để đảm bảo công việc trong công ty được diễn ra trôi chảy, không bị đình trệ. Thông qua việc giám sát bằng nhiều hình thức khác nhau, nhân sự có thể xác định được phòng ban nào làm việc kém hiệu quả. Qua đó tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục. Ngoài ra, nhân sự còn cần kiểm soát lịch làm việc của công ty, tránh việc nhân viên vắng mặt mà không có lý do.

- Đánh giá nhân viên: Đây là bước quan trọng để quyết định nhân viên có được lương thưởng phù hợp với những gì đã làm được không. Việc không được thưởng xứng đáng với công việc đã làm sẽ gây nên sự chán nản, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, phòng nhân sự cần phát triển một phương pháp đánh giá phù hợp và hiệu quả cũng như đưa ra những mức thưởng phạt tương xứng đối với nhân viên.

- Lên kế hoạch tập huấn, tăng cường kỹ năng: Nhân sự có thể không phải là người hướng dẫn trực tiếp đối với nhân viên mới hay nhân viên cũ nhưng nhân sự có trách nhiệm phải lên kế hoạch tập huấn cho những đối tượng trên. Việc tập huấn của nhân viên cần đảm bảo tính hiệu quả, qua việc tập huấn nhân viên sẽ học được những điều cần thiết để phát triển bản thân trong công việc. Bên cạnh đó, việc tập huấn cũng cần phải phù hợp với tình hình công ty và không làm ảnh hưởng tới công việc.

- Quyết định quyền lợi của nhân viên: Bên cạnh việc tính lương cho nhân viên, quyết định mức thưởng cũng như mức lương mà nhân viên nhận được hàng tháng, nhân sự cần giám sát và quản lý những lợi ích khác của công ty như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể hay thời gian nghỉ phép.

- Lắng nghe và đưa ra hướng giải quyết những ý kiến của nhân viên: Phòng nhân sự là cầu nối giữa nhà lãnh đạo với toàn thể nhân viên trong công ty. Những ý kiến từ nhân viên sẽ được trình bày với phòng nhân sự và phòng nhân sự có trách nhiệm lắng nghe và trao đổi với cấp trên nếu cần thiết và đưa ra hướng giải quyết đối với những ý kiến đó.

Đọc thêm: HR intern là gì ?  Công việc của 1 HR intern

3. Tố chất và kỹ năng cần có của một nhân viên phòng nhân sự

Như đã thấy, số lượng công việc của một phòng nhân sự là tương đối nhiều và phức tạp nên sẽ yêu cầu nhiều kỹ năng khác nhau. Một số kỹ năng cơ bản cần có của một nhân sự đó là:

- Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu: Đây là một kỹ năng rất hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề khiếu nại của nhân viên trong công ty. Thông qua việc lắng nghe những khiếu nại cũng như nguyện vọng của nhân viên, phòng nhân sự sẽ có cái nhìn đa chiều hơn để giúp giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất.

- Kỹ năng nhìn thấu người đối diện: Kỹ năng này sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình tuyển dụng nhằm chọn ra những nhân viên tốt nhất, tránh những rủi ro từ việc chọn những nhân viên kém hiệu quả hay không đủ khả năng làm việc. Cùng với đó, kỹ năng này cũng giúp ích rất nhiều trong việc đảm bảo sự hài lòng của cả công ty lẫn người lao động.

- Khả năng lãnh đạo: Như đã đề cập, bộ phận nhân sự là đại diện cho toàn thể nhân viên của công ty trong việc trao đổi với cán bộ. Nói cách khác, nhân sự cũng đóng vai trò chỉ đạo đối với toàn bộ nhân viên của công ty. Bằng khả năng lãnh đạo, nhân sự sẽ đảm bảo nhân viên trong công ty làm việc một cách trơn tru và hiệu quả.

- Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ gặp nhiều trường hợp mâu thuẫn không chỉ giữa nhân viên với cấp trên mà còn là giữa nhân viên với nhau. Với kỹ năng xử lý tình huống, bạn có thể đưa ra những phương án linh động, khéo léo làm hài lòng cả hai bên.

- Một số kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ: Bên cạnh những kỹ năng đã được nêu trên, một nhân sự giỏi cũng cần phải có trình độ chuyên môn về lĩnh vực nhân sự. Một số kỹ năng chuyên về lĩnh vực này bao gồm: Khả năng phân tích, dự đoán nhu cầu nguồn lực của công ty; Khả năng xây dựng và phát triển hệ thống quản lý chất lượng làm việc; Khả năng cơ cấu và tái cơ cấu nguồn lực của công ty;...

Qua bài viết trên, topcvai.com đã giới thiệu cho bạn những thông tin cần thiết về ngành nhân sự như nhân sự là gì, công việc của nhân sự cũng như những điều cần có để trở thành một nhân viên nhân sự giỏi. Hy vọng bài viết này sẽ đem lại những thông tin hữu ích với những người quan tâm đến lĩnh vực nhân sự đầy thú vị này.