1. Tổng quan về open account
1.1. Open account là gì?
Open account là phương thức thanh toán ghi sổ nợ đối với các giao dịch quốc tế, trong đó bên nhập khẩu sẽ là người bị ghi nợ, bên xuất khẩu sẽ là người ghi nợ và theo dõi bên còn lại. Nếu giao dịch mang tính chất phi thương mại thì người ghi sổ có nhiệm vụ cung ứng dịch vụ và người bị ghi sổ sẽ là người nhận những dịch vụ đó.
Sau khi hoàn thành việc trao đổi hàng hoá, bên nhập khẩu nếu chưa có tiền trả ngay có thể dùng hình thức open account để lùi lại thời gian thanh toán cho bên xuất khẩu. Nhưng việc thanh toán cần thực hiện đúng định kỳ như đã thỏa thuận giữa hai bên.
1.2. Phân loại open account
1.2.1. Về đảm bảo thanh toán
Đối với vấn đề đảm bảo thanh toán khi giao dịch, người ta chia làm hai loại nhỏ như sau:
- Ghi sổ đảm bảo: Tức là người bị ghi sổ cần có những điều kiện đảm bảo chắc chắn rằng sẽ thanh toán đúng hạn. Những hình thức đảm bảo có thể là thư tín dụng, tiền đặt cọc hoặc thư bảo lãnh từ phía ngân hàng.
- Ghi sổ không đảm bảo: Ngược lại với ghi sổ đảm bảo, hình thức này cho phép người bị ghi sổ không cần có chứng cứ nào để xác minh rằng mình sẽ trả đúng hạn. Giữa hai bên giao dịch đã có sự tin tưởng lẫn nhau nên không cần thủ tục phức tạp, cứ đúng hạn thì trả.
1.2.2. Về thời hạn thanh toán
Đối với thời hạn thanh toán, người ta chia theo cách người bị ghi sổ trả theo kỳ hạn như sau:
- Ghi sổ chủ động: Là hình thức người ghi sổ chủ động, tự giác phát hối phiếu cho bên bị ghi sổ hoặc ủy thác cho ngân hàng có trách nhiệm thu hồi nợ của người bị ghi sổ. Ghi sổ chủ động áp dụng với các đối tượng nợ lâu hoặc nợ khó đòi.
- Ghi sổ bị động: Với hình thức này, người bị ghi sổ sẽ có ý thức tự động gửi tiền thanh toán cho người ghi sổ khi đến kỳ hạn thanh toán như đã thỏa thuận từ trước. Hoặc nếu chưa có thì cần thông báo với bên ghi sổ một tiếng để người ghi sổ không phát hối phiếu.
2. Đặc điểm của phương thức open account
2.1. Những trường hợp áp dụng open account
Hình thức thanh toán ghi sổ được áp dụng với một số trường hợp tiêu biểu mà doanh nghiệp hay giao dịch như sau:
- Hai bên ký kết thỏa thuận phải thực sự tin tưởng nhau và làm ăn lâu dài với nhau
- Trường hợp trao đổi hàng hóa, gửi bán, bán cho đại lý nhiều lần theo định kỳ
- Trường hợp sản xuất hàng gia công vì gia công cần được cung cấp nguyên liệu và cần quá trình lao động cho đến khi có được thành phẩm
- Dùng để thanh toán cước phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa hoặc tiền lãi vay, tiền hoa hồng
2.2. Quy trình thực hiện open account
Khi dùng phương thức thanh toán open account, hai bên cần thực hiện lần lượt theo một quy trình tiêu chuẩn lần lượt như dưới đây:
Bước 1: Người bán giao hàng hóa dịch vụ đính kèm hoá đơn hoặc chứng từ cho người mua đầy đủ các thông tin về số lượng, mẫu mã, giá cả, thời gian giao nhận hàng, v.v…
Bước 2: Người bán sẽ gửi giấy báo nợ trực tiếp cho bên mua hàng để chốt sổ giao dịch vào sổ ghi nợ và theo dõi thường xuyên, đúng định kỳ.
Bước 3: Hai bên thống nhất ngày trả nợ, hình thức thanh toán, số tiền thanh toán và đồng tiền chung dùng để thanh toán căn cứ vào hoá đơn hàng hoá đã gửi cho bên mua trước đó.
Bước 4: Người mua sẽ thực hiện thanh toán hoá đơn vào đúng kỳ hạn như đã thoả thuận ở trên. Thanh toán xong người mua thông báo để bên ghi sổ xác nhận và xóa nợ rồi tiếp tục các giao dịch khác
Nếu có ngân hàng trung gian giữa các giao dịch thì người bán có quyền yêu cầu ngân hàng trả tiền cho mình và ghi nợ đối với bên mua. Khi bên mua đã thanh toán đầy đủ và ngân hàng xác nhận ghi có đối với tài khoản người bán thì việc thanh toán mới hoàn tất.
3. Đánh giá phương thức open account
3.1. Ưu điểm nổi trội
3.1.1. Đối với bên xuất khẩu
Bên nhập khẩu là những đối tác quen thuộc của bên xuất khẩu vì thế có sự tín nhiệm khi thanh toán. Việc cho phép bên nhập khẩu thực hiện open account có thể lấy được lòng tin của khách khiến họ mua số lượng hàng hóa lớn hơn mang về khoản lợi nhuận cao hơn.
Bên cạnh đó, những giao dịch như vậy sẽ giảm được những khoản chi phí nhỏ giúp doanh nghiệp bán có thể giảm chi phí hàng hóa, doanh nghiệp mua cũng hài lòng về mức giá và thường xuyên nhập hàng. Đồng thời việc thanh toán open account cũng giảm được những thủ tục giấy tờ lằng nhằng, khiến các giao dịch nhanh chóng, thuận tiện hơn.
3.1.2. Đối với bên nhập khẩu
Bên nhập khẩu sẽ giảm được gánh nặng về lãi suất hoặc những áp lực từ bên xuất khẩu khi thanh toán chậm. Trong thời gian ghi nợ có thể sản xuất kinh doanh từ nguồn cung nguyên liệu để sinh lời và trả lại số tiền nợ mà không bị hối thúc thường xuyên.
Bên nhập khẩu cũng cảm thấy yên tâm chắc chắn hơn khi sử dụng những hàng hóa đã nhập. Vì nếu có vấn đề gì có thể khiếu nại với bên giao hàng hoặc giảm số tiền thanh toán so với lúc trước thỏa thuận.
3.2. Những điểm hạn chế
3.2.1. Với bên xuất khẩu
Có nhiều ưu điểm nổi trội nhưng hình thức open account cũng có nhiều rủi ro đối với người bán nếu người mua trả tiền quá chậm hoặc quỵt nợ không thanh toán tiền hàng. Việc trả chậm hoặc không thanh toán có thể ảnh hưởng đến vòng luân chuyển vốn của doanh nghiệp mua và những giai đoạn sản xuất kinh doanh khác. Mặc dù có sự tin tưởng nhưng vẫn cần những giấy tờ đảm bảo đặc biệt với những giao dịch quốc tế thì bạn không thể tìm được đối tác nếu họ lẩn tránh việc trả tiền hàng.
Bên xuất khẩu cũng phải chịu rủi ro về những khiếu nại bên bán nếu bên bán có hành vi gian lận tráo đổi hàng hóa và cố tình làm hỏng hàng hóa để được chiết khấu bồi thường. Vì thế khi trao đổi cần kiểm tra kỹ hàng giao dưới sự chứng kiến của cả hai bên để minh bạch và công bằng.
Khi dùng thanh toán ghi sổ, bên bán cùng cần phải chịu những chi phí kiểm soát tín dụng và thu tiền cho những giai đoạn thanh toán hoặc khi qua ngân hàng trung gian.
3.2.2. Với bên nhập khẩu
Người mua cũng có thể gặp rắc rối khi mua hàng mà dùng phương thức open account. Bên bán có thể giao hàng chậm, không đúng kỳ giao hàng hoặc giao các sản phẩm kém chất lượng thậm chí thiếu hàng hóa. Người bán sẽ lợi dụng việc thanh toán chậm để biện minh cho những điều này.
Tóm lại, open account là hình thức thanh toán ghi sổ đối với các thương nhân có sự tín nhiệm trong nghề với nhau. Nếu không có sự tin tưởng mà giao dịch như vậy rất dễ bị lừa đảo hoặc bị gian lận trong thương mại. Trên đây là toàn bộ thông tin của câu hỏi open account là gì và topcvai.com hy vọng bạn sử dụng hiệu quả phương thức thanh toán ghi sổ này hiệu quả và đúng nơi đúng chỗ nhất nhé.
Tham gia bình luận ngay!