Bí quyết chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

1. Đôi nét về phần mềm quản lý công việc

Các doanh nghiệp đang từng bước chuyển mình vào một thế giới công nghệ hiện đại - nơi mà tất cả mọi thứ đều được số hóa. Đó chính là lý do các doanh nghiệp nên ứng dụng những tính năng mà phần mềm quản lý công việc cung cấp trong quá trình phát triển và điều hành tổ chức. Tại sao?

- Thứ nhất, các công cụ này sẽ hỗ trợ công nghệ và hiện đại hóa hoạt động quản lý công việc một cách chuyên nghiệp. Trên cơ sở đó, thúc đẩy hoạt động chuyển đổi số trong các công ty.

- Thứ hai, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ những nhà quản trị doanh nghiệp nhìn nhận một cách chính xác, khách quan về năng suất làm việc của nhân viên trong công ty. Thông qua đó, có thể xác định được đâu là nhân sự hiệu quả, nòng cốt, cần được bồi dưỡng.

- Thứ ba, hỗ trợ gia tăng hiệu suất làm việc của toàn công ty, tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình giải quyết công việc và nâng cao hiệu quả cuối cùng.

- Thứ tư, phần mềm quản lý công việc hiện đại, chuyên nghiệp, phù hợp với các doanh nghiệp đang có mục tiêu chuyển đổi số một cách toàn diện.

Xem thêm: Ngành kỹ thuật phần mềm

2. Phần mềm quản lý công việc cung cấp những tính năng gì?

Thị trường có mặt rất nhiều phần mềm quản lý công việc. Thế nhưng, trong hàng triệu công cụ đó, không phải công cụ nào cũng sở hữu và đáp ứng được một số tính năng mà người sử dụng mong muốn. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, quan trọng nhất là tìm hiểu và xác định những tính năng mà chúng hỗ trợ. Dưới đây là các tính năng cơ bản:

2.1. Tính năng lập kế hoạch, phân công và quản lý công việc

Một công cụ quản lý công việc được đánh giá là chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả, thì không thể thiếu đi tính năng này. Chúng cần đảm bảo hỗ trợ cho các nhà quản trị dễ dàng xây dựng các kế hoạch cần triển khai trong công việc, thuận lợi trong quá trình phân công công việc cho từng thành viên và điều phối chúng.

Với công nghệ điện toán đám mây, chúng ta có thể sử dụng tính năng lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong nhóm ở mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối mạng và thiết bị hỗ trợ.

2.2. Tính năng quản lý

Phần mềm quản lý công việc cũng cần phải gắn liền với tính năng quản lý. Trong tính năng này, cũng phải đảm bảo sự đa chiều trong khả năng quản lý, chúng có thể bao gồm phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý nhiệm vụ công việc và phần mềm hiệu suất làm việc.

Hiện nay, nếu chưa sử dụng phần mềm quản lý công việc, các doanh nghiệp thường quản lý tất cả thông qua nhiều công cụ mang tính rời rạc, chẳng hạn như hòm thư điện tử, Drive, Excel,... Thế nhưng, với công cụ quản lý công việc, các nhà lãnh đạo có thể quản lý tất cả công việc của các cá nhân, bộ phận, phòng ban trên một hệ thống duy nhất.

2.3. Tính năng tổng hợp và báo cáo

Bất cứ phần mềm quản lý công việc nào không hỗ trợ tính năng này thì đều được xem là kém hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc phải hỗ trợ trong việc cung cấp, phản ánh tổng thể công việc trên nhiều khía cạnh cho nhà quản lý nắm vững, chẳng hạn như trạng thái công việc, tiến độ công việc, tên công việc, cá nhân có trách nhiệm với công việc,...

Thông qua việc tổng hợp và báo cáo, phần mềm quản lý công việc phải giúp những lãnh đạo nhìn ra được ưu điểm và tồn tại của từng nhân viên. Từ đó, có giải pháp và đường lối trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo hoặc bồi dưỡng.

2.4. Tính năng tương tác

Tương tác trong quá trình giao tiếp là một trong những điều cực kỳ quan trọng ở công việc. Sự tương tác cần được đảm bảo diễn ra ở cả mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các nhân sự trong bộ phận và giữa nhân sự của bộ phận này, bộ phận khác. Một phần mềm quản lý công việc hiệu quả phải cung cấp tính năng tương tác đa chiều, giúp công việc đạt được mục tiêu chung một cách nhanh nhất.

Xem thêm: Việc làm kỹ sư phần mềm

3. Nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc dựa trên những tiêu chí gì?

Như đã nói, không khó để kiếm tìm một phần mềm quản lý công việc hiện nay. Thế nhưng để đảm bảo chúng thực sự mang lại hiệu quả, các doanh nghiệp cần bám sát vào những tiêu chí sau đây để chọn lựa cho mình một công cụ phù hợp nhất:

- Trên cơ sở nhu cầu thực tiễn để chọn lựa phần mềm. Tốt nhất, hãy xác định bạn đang cần gì ở một phần mềm quản lý công việc? Đôi khi, tính năng này phù hợp với doanh nghiệp này nhưng lại không cần thiết với bạn chẳng hạn.

- Xác định nhu cầu sử dụng công cụ này tương ứng với nền tảng dữ liệu tập trung, đơn giản và dễ dàng kết nối với chi phí thấp (All in one) hay một công cụ với nền tảng độc lập về dữ liệu, chuyên biệt các tính năng và chi phí cao (Microservice).

- Lựa chọn nên đảm bảo dự định về ngân sách.

- Hỏi ý kiến của người dùng trước, tìm kiếm và khai thác các thông tin liên quan đến phần mềm.

- Phần mềm có dịch vụ hỗ trợ về kỹ thuật và bảo hành tốt hay không?

- Trước khi sử dụng chính thức, nên đăng ký phiên bản dùng thử.

4. TOP phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

4.1. FastWork Workplace

FastWork là một phần mềm quản lý công việc có thể đáp ứng được mong muốn của các loại hình công ty, lĩnh vực kinh doanh, quy mô,.... Với FastWork, bạn có thể làm gì?

FastWork cung cấp các tính năng giúp những nhà quản lý có thể xây dựng được kế hoạch công việc, phân công công việc và điều phối chúng. Tính năng quản lý, theo dõi các khía cạnh gắn liền với công việc, tổng hợp và trích xuất báo cáo, tính năng tương tác và giao tiếp giữa các bên liên quan,...

Đây được xem là công cụ quản lý công việc đơn giản nhưng chuyên nghiệp, được nhiều khách hàng chọn lựa. Ngoài sử dụng trong các tổ chức doanh nghiệp, FastWork còn là lựa chọn của nhiều cá nhân, nhóm cá nhân có nhu cầu quản lý công việc.

4.2. Phần mềm Trello

Trello phụ hợp với những ai đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc theo nhóm, hoặc một bộ phận giới hạn thành viên từ 3 - 10 người.

Một số ưu điểm của Trello bao gồm:

- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, mang lại cảm giác thân thuộc do sử dụng thiết kế mô phỏng các tờ giấy note.

- Trello hỗ trợ quản lý, giám sát công việc tương ứng với từng trạng thái và từng mốc thời gian cụ thể.

- Phần mềm có thể giúp các thành viên trong nhóm trao đổi, giao tiếp, tương tác và gắn liền công việc với những tài liệu một cách nhanh chóng.

- Phần mềm auto hóa quá trình làm việc, do được tích hợp với Butler.  

4.3. Phần mềm Asana

Asana cũng được đánh giá là công cụ quản lý công việc hiệu quả, thông dụng. Asana hỗ trợ tổ chức, triển khai và điều phối công việc. Bên cạnh đó, công cụ này cũng giúp tương tác nhóm một cách chặt chẽ. Asana sở hữu nhiều ưu điểm bao gồm:

- Cung cấp một giao diện khoa học, logic, chuyên nghiệp và hút mắt. Với Asana, người dùng có thể bổ sung, sắp xếp công việc dễ dàng theo thời gian hoàn thành và mức độ ưu tiên.

- Phần mềm cũng hỗ trợ phiên bản FREE hoàn toàn cho khách hàng, các phiên bản mất phí được tính theo số lượng người dùng và các tính nưng hỗ trợ.

- Asana chuyên môn hóa những giải pháp quản lý công việc tương ứng với từng phòng ban trong công ty.

4.4. Phần mềm quản lý công việc Amis

Amis cung cấp nhiều giải pháp hợp lý để theo dõi và quản lý công việc theo tiến độ, chi phí, thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty.

- Phần mềm giúp bạn xây dựng kế hoạch vừa chi tiết vừa tóm tắt về công việc.

- Có thể phần quyền cho thành viên trong nhóm dự án với phần mềm Amis. Bên cạnh đó, cũng có thể bổ sung vai trò, thành viên trong nhóm.

- Amis cho phép người dùng phân công công việc, nhận nhiệm vụ bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào miễn có các thiết bị hỗ trợ.

- Amis auto thông báo tiến độ công việc, thông báo những điều chỉnh mới từ những thành viên liên quan thông qua email.

- Amis giúp xây dựng nhóm, các bộ phận chứng năng và các dự án.

Đơn xin việc làm

4.5. Phần mềm Base Wework

Cuối cùng là Base Wework - một trong những công cụ quản lý công việc thuần Việt. Base Wework có thể thỏa mãn những nhu cầu cơ bản, cung cấp các tính năng thiết yếu nhất bao gồm xây dựng kế hoạch, cộng tác, báo cáo,...

- Base Wework có thể cho phép bạn quản lý công việc với các giao diện đa dạng, như dạng bảng, danh sách, gantt chart, kanban,...

- Phần mềm hỗ trợ nhiều phiên bản báo cáo khác nhau: Theo bộ phận, theo dự án, theo workload của từng nhân viên.

Sử dụng Base Wework bạn phải trả phí để duy trì các tính năng hiệu quả nhất.

Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về các phần mềm quản lý công việc. Hy vọng bạn sẽ sớm tìm ra một công cụ quản lý công việc phù hợp!