Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

1. Tìm hiểu về phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Một nhà quản lý doanh nghiệp chắc chắn rất quan tâm và mong muốn được tìm hiểu sâu sa về các phần mềm quản lý tài chính.

1.1. Hiểu đúng về phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Financial Management là một thuật ngữ thường thấy trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp nói chung. Chính xác hơn, đó là thuật ngữ chỉ hoạt động quản lý tài chính, là quy trình xây dựng kế hoạch, lập chiến lược, triển khai, thực hiện và theo dõi thực trạng tài chính của các tổ chức công ty. Điển hình là những hoạt động như mua sắm, đầu tư, chi tiêu,...

Hoạt động này thường được phản ánh thông qua báo cáo tài chính. Đó là một nhiệm vụ rất quan trọng, bởi quản lý tài chính có thể tác động đến năng lực xoay vòng của nguồn vốn cũng như bộ máy vận hành của công ty. Do vậy, để nâng cao tính hiệu quả của nhiệm vụ này, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp đã xuất hiện và được đưa vào sử dụng.

Đó là một công cụ công nghệ có thể giúp đỡ các tổ chức công ty trong quá trình quản lý tài chính một cách hiệu quả, hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Những công cụ này có thể thỏa mãn được mong muốn và yêu cầu trong nhiệm vụ giám sát thông tin tài chính, quản lý dòng tiền mặt, tài sản, nguồn vốn, quỹ tài chính của công ty,... Trên cơ sở đó, chúng có thể phản ánh tổng quan về hoạt động, hiện trạng tài chính của công ty, giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định hợp lý.

Xem thêm: Danh sách việc làm quản lý điều hành

1.2. Thách thức của doanh nghiệp khi chưa có phần mềm quản lý tài chính

Các công ty rất dễ mắc phải những sai lầm và hệ quả vô cùng nặng nề nếu chưa có sự chuẩn bị chu đáo về hoạt động quản lý tài chính cũng như năng lực tài chính. Đó là:

- Thứ nhất, lỏng lẻo và không chủ động trong quá trình quản lý bộ máy hành chính, tài chính xuất hiện nhiều rủi ro.

- Thứ hai, trường hợp bất ngờ có sai sót, sự cố, rủi ro sẽ không kịp trở tay và đủ năng lực để xử lý.

- Thứ ba, không thể xử lý tận gốc tình trạng nợ xấu, nguồn tài chính sử dụng vô tội vạ, không có kế hoạch, chiến lược cụ thể.

- Thứ tư, bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh và đầu tư do thiếu nhạy bén với xu hướng và biến động của thị trường.

- Thứ năm, do chồng chéo giữa các khoản mục thu chi không rõ ràng, nên gặp thách thức trong quá trình so sánh, giám sát và phát hiện những sai sót về tài chính.

Tham khảo: Top 4 app quản lý tài chính cá nhân bạn nên dùng

1.3. Sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp mang lại công dụng gì?

Với những tổ chức công ty có quy mô lớn, hoạt động quản lý tài chính khó khăn hơn do khối lượng công việc lớn. Thực sự sẽ khá thách thức nếu không vận dụng các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà các công cụ này mang lại:

- Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp giúp các công ty thiết lập một cách chuyên nghiệp và toàn diện hệ thống quản trị tài chính.

- Phần mềm có thể giúp các công ty hoạch định được kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp với từng mốc thời gian.

- Phần mềm giúp các công ty giám sát và quản lý chặt chẽ hoạt động thu chi cũng như sự lưu động của dòng tiền.

- Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp hỗ trợ các nhà quản lý có thể phân tích chuyên sâu về các khía cạnh.

- Sử dụng các phần mềm, giúp các công ty nhạy bén trước những xu hướng và biến động của thị trường. Trên cơ sở đó, có thể tận dụng tối đa các cơ hội đầu tư, kinh doanh đa lĩnh vực.

Đọc thêm: phần mềm quản lý bán hàng - các thông tin bổ ích không nên bỏ lỡ

2. Chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp theo tiêu chí nào?

Chính vì những lợi ích mà các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp mang lại được đánh giá cao và thiết thực. Do đó, thị trường ngày càng xuất hiện rất nhiều các loại công cụ này.

Điều mà các công ty luôn quan tâm là làm cách nào để có thể chọn lựa một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao, chất lượng và thực sự phù hợp? Hiện nay, các phần mềm này được phát triển bao gồm cả miễn phí và mất phí. Dù sử dụng loại nào đi chăng nữa, dưới đây là một số yếu tố bạn nên cân nhắc để chọn lựa:

- Thứ nhất, phần mềm phải có năng lực thích ứng với đa nền tảng, đa thiết bị,...

- Thứ hai, một phần mềm tốt là phần mềm phải sở hữu tốc độ tối đa, nhanh, mượt.

- Thứ ba, phần mềm sở hữu những mã phân tích đi kèm.

- Thứ tư, phần mềm có tính ứng dụng trên quy mô toàn cầu.

- Thứ năm, phần mềm phải rõ ràng về xuất sứ, tầm nhìn chung, được hỗ trợ các dịch vụ từ đơn vị cung cấp và nhiều hơn thế nữa.

Đọc thêm: Bí quyết chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp

3. TOP phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp được khuyên dùng hiện nay

Cuối cùng là một số gợi ý về phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp bạn có thể tham khảo để sử dụng:

3.1. Phần mềm Sage Live

Đây là một trong những công cụ cung cấp các giải pháp đa dạng về kế toán và kinh doanh toàn diện cho các tổ chức công ty. Sage Live cho phép người dùng có thể kết nối thông tin tài chính, kế toán, CRM và đồng bộ chung vào một hệ thống nhất định.

Chính sự đồng bộ này, Sage Live giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều công sức, thời gian trong quá trình thiết lập các báo cáo và đầu tư nhiều hơn cho những nhiệm vụ quan trọng.

3.2. Phần mềm L-IONE

Không chỉ là một công cụ quản lý tài chính, L-IONE còn là một hệ thống hoàn chỉnh, cung cấp giải pháp hỗ trợ tự động hóa hoạt động của các tổ chức công ty. Do đó, hiểu nôm na, quản lý tài chính là một tính năng trong hệ thống công cụ của L-IONE. Phần mềm hỗ trợ các tính năng báo cáo và quản lý tài chính chung cho công ty. Hỗ trợ những nhà quản trị theo dõi và giám sát sát sao sự lưu động của dòng tiền thông qua thống kê về báo cáo.

Ưu điểm của L-IONE là bên cạnh phản ánh tổng quan bức tranh tài chính cả doanh nghiệp, L-IONE còn có thể tham gia hỗ trợ giám sát tất cả hoạt động chung, từ hoạt động quản lý nhân sự, hồ sơ và kinh doanh của công ty.

Sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp này, công ty của bạn sẽ có thể giảm thiểu được thủ tục hành chính rườm rà, tiết kiệm được chi phí vận hành, chủ động trong công việc, xây dựng và theo dõi tổng thể quy trình công việc, tối ưu hóa năng suất làm việc giữa các bộ phận.

3.3. Phần mềm BRAVO

BRAVO là một công cụ có nhiều tính năng đặc biệt mà không phải công cụ nào cũng có. BRAVO hỗ trợ người dùng truy xuất các thông tin về tài chính dễ dàng, nhanh chóng, ít có sai sót. Thông tin tài chính được kết nối và trích xuất từ nhiều nguồn đa dạng, và auto kết nối thành dữ liệu để lập báo cáo thống kê.

BRAVO còn có các tính năng tùy chỉnh theo yêu cầu chuyên biệt trong các BCTC của công ty một cách suôn sẻ. Báo cáo với hệ thống đầy đủ, rõ ràng, giúp những nhà quản trị có được hình dung tổng thể hơn về hiện trạng tài chính trong công ty. Trên cơ sở đó, đưa ra các quyết định điều chỉnh sao cho phù hợp.

BRAVO cuối cùng đáp ứng được tính bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu cao, do đó được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.

Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp cho công ty của bạn khi đã nắm được những thông tin qua bài viết này nhé.