1. Tìm hiểu về Project Coordinator
1.1. Project Coordinator là gì?
Project Coordinator là một thuật ngữ tiếng Anh dùng để chỉ những người có khả năng điều phối các dự án và các hoạt động trong một doanh nghiệp cụ thể. Những người này có nhiệm giám sát các giai đoạn cụ thể những tiến trình diễn ra của một dự án.
Người quản lý sẽ có trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án. Điều phối viên dự án là một người rất quan trọng tham gia vào nhóm tổ chức dự án . Những chuyên gia này sẽ được làm việc dưới một người quản lý và phải đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn.
Một công việc của một điều phối viên dự án là điều lý tưởng dành cho những người hoạt động trong môi trường có nhịp độ nhanh cũng như là đầy thách thức. Loại vị trí này liên quan đến đa tác vụ và điều phối nhiều khía cạnh của một dự án cùng một lúc.
1.2. Vai trò của Project Coordinator
Đôi khi chúng ta vẫn luôn có một sự nhầm lẫn về vị trí điều phối viên với vị trí thư ký dự án. Nhưng thực tế thì hai vị trí đó lại hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, một điều phối viên phải hợp tác cùng làm việc với các thành viên trong nhóm để lập ra những dự án của nhà quản lý lãnh đạo để đem tới một kết quả suôn sẻ. Nói một cách dễ hiểu hơn là họ sẽ đảm nhận vai trò như một người giám sát các giai đoạn cụ thể được thi hành của dự án trên nhiều phương diện tùy theo sự thay đổi của phạm vi thay vi và tổng hợp các kết quả báo cáo có thể làm được.
Một điều phối viên sẽ phải bỏ thời gian của bản thân mình để có thể theo dõi sát sao xuyên suốt những giai đoạn của dự án từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc. Điều đó đảm bảo được mọi thông tin cho tất cả các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt. Cùng với đó có các nhiệm vụ về hành chính thuận lợi cho việc phân phối thông tin, hỗ trợ các mảng khác như là truyền thông và thực hiện báo cáo thì điều phối viên cũng cần nắm bắt. Bởi vậy mà để trở thành một Project Coordinator chuyên nghiệp, bạn không chỉ là người có kỹ năng mà còn phải nắm bắt tiến trình làm việc của mọi người trong nhóm.
2. Những thông tin liên quan đến Project Coordinator
2.1. Chi tiết các công việc của Project Coordinator
Đối với một điều phối viên thông thường phải hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và phải đảm bảo hết khối lượng các công việc mà bạn đảm nhận đi kèm với đó là những áp lực đặt ra cho chính những công việc của bạn. Cụ thể công việc của một điều phối viên có thể kể đến là như sau:
- Lên kế hoạch dự án, giám sát lịch trình, chỉ tiêu, ngân sách,...
- Lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp của các bên liên quan.
- Phụ trách lưu trữ tài liệu, đưa ra những quyết định quan trọng trong cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu thuyết trình cho những cuộc họp quan trọng
- Đảm bảo những việc hoàn thành dự án theo đúng thời hạn.
- Xác định tất cả mọi sự thay đổi của dự án.
- Cung cấp và hỗ trợ hành chính khi cần thiết.
- Thực hiện nhiệm vụ khác nhau mà cấp trên yêu cầu
- Xây dựng và đảm bảo được tính chiến lược cho dự án.
- Đảm bảo cho các dự án tuân thủ theo khuôn khổ và tất cả các tài liệu được duy trì phù hợp cho từng dự án một cách riêng biệt.
- Đánh giá những sai sót rủi ro của dự án, để có thể cung cấp giải pháp.
- Đảm bảo những quan điểm của tiến hành các bên liên quan được tổng hợp và thống nhất theo hướng hiệu quả và cụ thể;
- Tạo lịch quản lý dự án theo mục tiêu đề ra
2.2. Những yêu cầu có thể kể đến của một Project Coordinator
2.2.1. Yêu cầu về bằng cấp
Mặc dù công việc này cũng không yêu cầu bằng cấp cụ thể và quá cao nhưng nếu các bạn có bằng cử nhân thì sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để giúp cho các ứng viên có thể tìm việc và điều này cũng làm dễ dàng hơn rất nhiều. Những bằng cấp có thể kể đến cho bạn có thể là: bằng cấp truyền thông, bằng cấp kinh doanh, quản lý kinh doanh hoặc các lĩnh vực tương tự để có thể cung cấp những kỹ năng cần thiết đến cho các nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó những nhà tuyển dụng phải có những chuyên môn của bản thân mới có thể tìm được những chuyên gia trong lĩnh vực này. Bạn có thể quản lý những dự án PMP để có thể dễ dàng hơn trong việc ứng tuyển vào vị trí này đòi hỏi những cái năng lực và trình độ chuyên môn của bản thân bạn đang hướng tới.
Điều quan trọng của một điều phối viên đó chính là phải có đầy đủ những phẩm chất và kỹ năng cần thiết để có thể đảm bảo được tiến trình của dự án. Bởi vì các điều phối viên của dự án được dự kiến sẽ là đa nhiệm vụ, họ đòi hỏi phải có kỹ năng tổ chức và cách giao tiếp tuyệt vời. Những đặc điểm mong muốn khác sẽ bao gồm tự động viên, đáng tin cậy, chu đáo và thích nghi.
2.2.2. Yêu cầu về kỹ năng & năng lực
Để có thể hoàn thành các nhiệm vụ hành chính, một điều phối viên dự án cần phải có các kỹ năng về toán học, kế toán, xử lý văn bản và bảng tính cơ bản. Một chuyên viên chuyên nghiệp cần phải sở hữu thêm những số kỹ năng và năng lực khác. Một số kỹ năng cần thiết cụ thể cho dòng công việc này sẽ bao gồm:
Truyền thông: Để có thể phát triển và duy trì lịch trình, một điều phối viên dự án cần sở hữu cho mình những nhận thức được những trở ngại mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải, và các thành viên trong nhóm cũng cần phải nhận thức để đáp ứng được đầy đủnhững kỳ vọng của điều phối viên dự án.
.jpg)
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các dự án sẽ hiếm khi đi đúng theo như kế hoạch. Các nhà quản lý dự án tốt nhất nên kết hợp các dự phòng vào kế hoạch của họ. Trước khi có xảy ra các vấn đề phát sinh thì đã có kế hoạch sẵn sàng để thực hiện và có một chiến lược để vượt qua những trở ngại đó và cần phải giải quyết nó càng nhanh càng tốt
Quản lý thời gian: Một giai đoạn của một dự án thường được dựa vào một giai đoạn khác đáp ứng để có thể duy trì lịch trình của nó. Kiểu phối hợp này sẽ làm cho lịch trình dự án theo đúng tiến độ và các bước thực hiên sẽ được chặt chẽ hơn.
2.3. Tiềm năng phát triển của một Project Coordinator
Môi trường làm việc cũng có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực khác nhau mà Project Coordinator đảm nhận. Tuy nhiên cho dù đó có là xây dựng, công nghệ thông tin hay một số lĩnh vực khác thì các điều phối viên dự án cần phải đầu tư dành thời gian để gặp gỡ các thành viên trong nhóm, làm việc và đánh giá công việc và báo cáo lại cho người quản lý dự án.
Thu nhập một điều phối viên dự án thường gắn liền với kinh nghiệm. Ứng viên điều phối viên dự án càng phải chứng minh rằng họ có thể đáp ứng và xử lý kịp thời các dự án để thành công. Nhu cầu về dịch vụ của họ sẽ càng lớn và mức lương của họ càng cao. Cụ thể là:
- Mức lương hàng năm trung bình có thể lên tới $ 48,595 ($ 23,36 / giờ)
- Mức lương hàng năm 10% hàng đầu: $ 69.000 (33,17 đô la / giờ)
- Mức lương 10% hàng năm thấp nhất là: $ 35.000 (16,82 đô la / giờ)
Còn tại Việt Nam mức lương của một điều phối viên dự án có lương cứng dao động từ khoảng 5 - 10 triệu, còn có thu thêm tiền hoa hồng có thể tùy vào % doanh thu thành công của một dự án. Mức lương mềm thưởng cũng có thể gấp đôi số lương cứng mà một điều phối viên nhận được.
Qua bài viết này, hy vọng là các bạn cũng đã phần nào hiểu được câu trả lời cho câu hỏi Project Coordinator là gì? Nếu bạn có ước mơ theo đuổi ngành nghề này thì đừng ngần ngại mà không đăng ký ngay vào ngành này dành cho bản thân mình các bạn nhé!
Tham gia bình luận ngay!