1. Tìm hiểu về Purchase Order
1.1. Purchase Order là gì?
Đơn đặt hàng – Purchase Order (PO) – là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua biên soạn và xuất trình cho người bán. Giống như “giỏ hàng” của bạn trên một trang web thương mại điện tử, đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó liệt kê chi tiết đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.
Đơn đặt hàng cũng được hiểu là một tài liệu chính thức mà người mua gửi cho người bán để ghi lại việc bán các sản phẩm và dịch vụ sẽ được giao vào một ngày sau đó.
Điều này cho phép người mua đặt hàng với nhà cung cấp mà không cần thanh toán ngay lập tức. Người bán sử dụng PO như một cách để cung cấp cho người mua tín dụng mà không có rủi ro vì người mua có nghĩa vụ pháp lý thanh toán cho các sản phẩm và dịch vụ khi chúng đã được giao.
Mỗi PO có một mã số duy nhất riêng, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán. Đơn đặt hàng mua chăn được sử dụng để cam kết người mua mua sản phẩm hoặc dịch vụ liên tục cho đến khi đạt đến một ngưỡng nhất định.
Đối với các tổ chức lớn hơn, đơn đặt hàng là bước thứ hai trong quy trình mua hàng. Đối với những người không thuộc bộ phận mua hàng, những người cần thứ gì đó cho doanh nghiệp – cho dù đó là những thứ đơn giản như đồ dùng văn phòng hoặc đồ dùng trong phòng – hoặc bộ phận CNTT cần nhiều máy chủ hơn, tất cả đều có thể bắt đầu bằng một yêu cầu đặt hàng, còn được gọi là trưng dụng mua. Đây là một tài liệu tương tự như đơn đặt hàng, phác thảo những gì nên mua, số lượng bao nhiêu, nơi mua hàng từ đâu…
Yêu cầu mua hàng được gửi đến nhân viên cần thiết để phê duyệt. Nếu nó không được chấp thuận, người phê duyệt có thể cung cấp lý do tại sao nó bị từ chối và yêu cầu chỉnh sửa trước khi phê duyệt được thông qua. Sau khi được chấp thuận, yêu cầu mua hàng sẽ chuyển sang đơn đặt hàng và chuyển đến nhà cung cấp để phê duyệt và xử lý.
Sự khác biệt giữa trưng cầu mua và yêu cầu mua ở chỗ nó đóng vai trò như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Bởi vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng sẽ cung cấp cho người bán bảo hiểm chống lại việc người mua không chịu thanh toán.
1.2. Vai trò của Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ để đặt hàng với số lượng lớn. Ví dụ, một cửa hàng thú cưng có thể cần mua một số loại thức ăn cho chó từ một nhà cung cấp và đặt nhiều túi cho mỗi loại thức ăn.
Dưới đây là quy trình đặt hàng mà chủ cửa hàng thú cưng sẽ sử dụng để nhận được hàng hóa mà họ cần:
+ Chủ cửa hàng tạo một đơn đặt hàng với chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp.
+ Nếu nhà cung cấp có khoảng không quảng cáo để thực hiện đơn đặt hàng, họ sẽ chấp nhận đơn đặt hàng, hoàn thành đơn đặt hàng và giao các mặt hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.
+ Sau đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho các mặt hàng đã mua.
+ Người mua thanh toán cho mặt hàng và giao dịch bán được xử lý thông qua hệ thống POS của người bán.
Người mua cũng có thể tạo đơn đặt hàng đặc biệt cho các lô hàng đặc biệt lớn hoặc mua hàng định kỳ. Đơn đặt hàng thường trực cho phép người mua mua các sản phẩm giống nhau nhiều lần bằng cách sử dụng cùng một số PO.
1.3. Nội dung Purchase Order bao gồm những gì?
Mặc dù có một số phần mềm trực tuyến để giúp tạo đơn đặt hàng nhưng người bán hàng cũng có thể sử dụng Word hoặc Excel để tạo biểu mẫu đơn đặt hàng của riêng mình một cách đơn giản.
Nội dung của một đơn đặt hàng bao gồm:
+ Ngày phát hành
+ Sản phẩm cần thiết và số lượng của từng sản phẩm
+ Chi tiết sản phẩm bao gồm số SKU, số kiểu máy và tên thương hiệu
+ Giá của từng sản phẩm trên đơn vị
+ Ngày giao hàng
+ Số PO
+Thông tin doanh nghiệp (bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ)
+ Điều khoản thanh toán (chẳng hạn như "thanh toán khi giao hàng" hoặc các tùy chọn ngày thanh toán cụ thể)
1.4. Lợi ích của việc sử dụng đơn đặt hàng
Đối với người mua, đơn đặt hàng có tác dụng giúp theo dõi kho hàng và lịch sử mua hàng. Thêm vào đó, người mua có thể đặt hàng trước mà không cần phải thanh toán ngay. Tương tự như vậy đối với người bán, đơn đặt hàng giúp theo dõi kho hàng, đơn đặt hàng định kỳ và nhiều hơn thế nữa. Hơn hết, tài liệu này cam kết người mua thanh toán sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành, đem lại cho người bán sự an tâm và an toàn pháp lý.
2. Sự khác biệt giữa Đơn đặt hàng (Purchase Order) và Hóa đơn (Invoice)
Đơn đặt hàng cũng trông rất giống với hóa đơn – ở trên cùng, bạn có thông tin liên hệ và chi tiết của từng công ty, cộng với số PO và ngày. Bên dưới thông tin đó thường là một bảng với các sản phẩm, số lượng, chi tiết và giá cả trong các cột riêng biệt. Ở cuối đơn đặt hàng, bạn sẽ đặt tổng số tiền đặt hàng, tổng giá và bất kỳ đơn đặt hàng hoặc điều khoản thanh toán nào khác cùng với chữ ký được ủy quyền.
Bởi vì đơn đặt hàng và hóa đơn đều là tài liệu ràng buộc pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên không có gì ngạc nhiên khi hai loại giấy tờ này thường bị nhầm lẫn với nhau. Cả hai cũng có sự liên quan với nhau vì đơn đặt hàng thường được sử dụng để tạo hóa đơn, làm tài liệu tham khảo cho hàng hóa đã mua và giá của chúng. Tuy nhiên, mỗi tài liệu được sử dụng ở một điểm khác nhau trong quá trình mua và thường được sử dụng bởi những người khác nhau.
Dưới đây là một số khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn:
- Đơn đặt hàng:
+ Do người mua biên soạn
+ Được biên soạn trước khi mua
+ Liệt kê những hàng hóa cần thiết
+ Bao gồm các chi tiết thanh toán được đề xuất
- Hóa đơn
+Do người hàng biên soạn
+ Được biên soạn sau khi mua
+ Mục đích là xác nhận hàng hóa được giao
+ Yêu cầu thanh toán vào một ngày cụ thể
Vậy thì khi nào sử dụng Đơn đặt hàng và khi nào sử dụng Hóa đơn?
Đơn đặt hàng được người mua sử dụng để đặt hàng và được gửi đến người cung cấp hàng hóa trước khi giao hàng.
Hóa đơn được phát hành bởi người bán sử dụng phần mềm lập hóa đơn sau khi đơn đặt hàng được giao. Nó xác định số tiền người mua cần trả cho hàng hóa đã mua và ngày mà người mua cần phải trả.
Bài viết đã cung cấp những tri thức liên quan đến Purchase Order là gì, vai trò của Purchase Order và phân biệt sự khác nhau giữa Purchase Order (Đơn đặt hàng) và Invoice (Hóa đơn). Sự ra đời của PO đã giúp cho việc mua bán hàng hóa trở nên thuận lợi hơn rất nhiều khi người mua có thể thanh toán tiền hàng sau khi đã bán được hàng và người bán cũng có thêm cơ sở pháp lý để yên tâm hơn khi cũng cấp hàng cho người mua. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc.
Tham gia bình luận ngay!