1. Khái quát về quản lý vật tư
Quản lý vật tư được biết tới chính là một chức năng cụ thể nằm trong các chuỗi cung ứng, những người có nhiệm vụ quản lý vật tư sẽ lập các kế hoạch về chuỗi cung ứng và xác định khả năng thực hiện được các chuỗi cung ứng đó.
Quản lý vật tư sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể xác định được về số lượng/khối lượng nguyên liệu có thể được dùng để triển khai trong những địa điểm là đối tượng của chuỗi cung ứng, đưa ra những kế hoạch để có thể bổ sung về mặt nguyên liệu, sau đó tiến hành xác định được mức độ tồn kho…
2. Tìm hiểu những vai trò trong việc quản lý vật tư đối với chuỗi cung ứng
Quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể những vai trò chính mà nó mang lại cho quá trình quản lý vật tư của doanh nghiệp như sau:
- Quản lý tốt các loại vật liệu trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát các mặt hàng tồn kho.
- Thực hiện phân tích các nguyên vật liệu trong kho.
- Trở thành nhà hoạch định đối với các loại vật liệu.
- Tạo ra kế hoạch người mua.
- …
Việc doanh nghiệp quản lý tốt về quản lý vật tư có sự ảnh hưởng vô cùng lớn đối với những hoạt động SXKD của chính doanh nghiệp đó. Hãy luôn luôn đảm bảo rằng vật tư được dùng trong doanh nghiệp phải đầy đủ, cung cấp kịp thời và đúng những loại vật tư có thể tạo ra được tính chất liên tục của các quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời sẽ tạo được những uy tín lớn và lấy được lòng tin từ khách hàng.
Khi doanh nghiệp lập kế hoạch quản lý vật tư chi tiết thì sẽ tạo có thể nâng cao được tính Khoa học kỹ thuật để có thể áp dụng vào trong sản xuất, hạn chế tối thiểu việc thừa hay thiếu nguyên vật liệu khiến cho tình trạng ứ đọng trong kho diễn ra.
Không chỉ vậy, khi doanh nghiệp quản lý tốt vật tư thì sẽ có thể tiết kiệm được nhiều chi phí, đồng thời tăng năng suất trong quá trình làm việc của người lao động, cải thiện được chất lượng hoạt động của các loại máy móc và thiết bị dùng trong kinh doanh.
Xem thêm: Mô tả công việc kế toán vật tư
3. Tìm hiểu quy trình quản lý vật tư
Có nhiều dạng quản lý vật tư khác nhau, cho nên sẽ có các quy trình quản lý vật tư khác nhau. Ngay sau đây sẽ là quy trình Quản lý vật tư cụ thể thường được áp dụng nhất.
3.1. Quy trình quản lý vật tư đối với hàng hóa
Quản lý vật tư hàng hóa theo quy trình giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tính hiệu quả của việc sử dụng đối với những loại vật tư hàng hóa, bên cạnh đó cũng giúp cho những người là ở kho có thể thực hiện công việc một cách có hiệu quả hơn.
Dưới đây chính là quy trình quản lý vật tư hàng hóa mà mỗi chúng ta nên tìm hiểu thật kỹ càng để làm tốt nhiệm vụ quản lý vật tư hàng hóa.
- Lên kế hoạch cung cấp các loại vật tư hàng hóa:
Các doanh nghiệp cần dựa vào những nhu cầu và thói quen mua hàng của các đối tượng khách hàng, nhìn nhận tượng quan đối với nguồn nhân lực có trong doanh nghiệp đó để có thể lập ra được những kế hoạch mua hàng cụ thể.
- Tiến hành kiểm tra các kế hoạch đã đề ra:
Sau khi kế hoạch quản lý vật tư hàng hóa đã được lập xong rồi, sau đó kế hoạch cần phải được trình lên cấp trên.
- Xem xét kế hoạch và tiến hành phê duyệt
Kế hoạch sẽ được lãnh đạo xem xét, các vấn đề xem xét các vấn đề bên trong kế hoạch cũng như là các vấn đề liên quan trực tiếp tới doanh nghiệp như: tình hình tài chính, nhu cầu của các khách hàng… từ đó có thể đưa ra được quyết định chính xác về vấn đề phê duyệt hoặc là điều chỉnh lại kế hoạch.
- Lựa chọn đơn vị thực hiện cung ứng vật tư:
Doanh nghiệp cần phải tiến hành dựa vào những cuộc giao dịch cung ứng trước đây của doanh nghiệp về các yếu tố: hàng hóa, các mức giá cả,... từ dó có thể lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp.
- Thực hiện viết và kiểm tra các phiếu yêu cầu của doanh nghiệp:
Người phụ trách sẽ cần phải viết các phiếu yêu cầu để gửi đến các nhà cung cấp, sau đó hãy chuyển những yêu cầu của doanh nghiệp tới những nhà cung ứng để phía họ có thể kiểm tra được những yêu cầu của doanh nghiệp để xem có thể đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đã đưa ra được hay không.
- Ký hợp đồng:
Đây là bước cuối cùng mà các bạn cần thực hiện để hoàn tất quá trình quản lý vật tư hàng hóa. Lưu ý khi ký kết hợp đồng đó là cả hai bên cần phải đọc thật kỹ về những điều khoản được nêu ra trong hợp đồng.
Cùng với đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo đúng với hợp đồng đã được ký kết, sau đó tiến hành nghiệm thu, nhập kho và xuất kho, tiến hành thanh toán hợp đồng, nhập vào những nghiệp vụ và chứng chứng kế toán có giao dịch trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng để nhập vào trong sổ theo dõi kế toán của doanh nghiệp.
3.2. Quy trình quản lý vật tư tại công trường
Quản lý vật tư tại công trường chính là một trong những vấn đề mà rất nhiều nhà quản lý đang quan tâm. Thực tế cho chúng ta thấy được rằng, những vật tư được dùng tại công trường thường có tuổi thọ rất ngắn, nếu doanh nghiệp không có kế hoạch để quản lý vật tư thì sẽ gây tốn kém và không thể phát triển theo mong muốn được.
Do đó, các doanh nghiệp xây dựng cần phải lên kế hoạch và lập ra quy trình quản lý vật tư cụ thể để quản lý các thiết bị vật tư rõ ràng.
- Lập đề nghị mua hàng theo quy chuẩn, sau đó gửi lên Phòng vật tư của doanh nghiệp.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp (đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp).
- Bản đánh giá mua hàng sẽ gửi lên Giám đốc vật tư hoặc là Kế toán trưởng.
- Lựa chọn hình thức mua hàng rõ ràng: chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.
- Tiến hành lập bảng Kế khai, đăng ký mua hàng sau đó gửi bản này lên giám đốc vật tư hoặc là gửi lên Kế toán mua hàng (bên nhân viên thực hiện nhiệm vụ mua hàng).
- Thủ kho sẽ kiểm tra hàng hóa khi được nhập vào kho: số lượng, chất lượng… theo đúng với quy định. Nếu như phát hiện ra hàng hóa không đúng với những yêu cầu đã thỏa thuận trước đó thì người thủ kho sẽ cần phải báo ngay lên cấp trên, báo cho bên nhân viên phụ trách mua hàng để kịp thời đổi/trả.
- Chuẩn bị hồ sơ tạm ứng: trong hồ sơ sẽ có các yếu tố cụ thể sau: giấy đề nghị mua hàng, bảng đánh giá, xác nhận/đơn đặt hàng, bản nghiệm thu, chứng từ tạm ứng…
Xem thêm: Việc làm kế toán vật tư
4. Những kinh nghiệm quản lý vật tư
Để quản lý vật tư hiệu quả thì ngoài việc tuân thủ thực hiện theo quy trình quản lý đối với từng loại vật tư thì mỗi doanh nghiệp/mỗi người quản lý cũng sẽ có những kinh nghiệm quản lý riêng. topcvai.com sẽ chia sẻ thêm với những ai đang quan tâm tới vấn đề này để có thể dễ dàng thực hiện quản lý vật tư như mong muốn:
- Thứ nhất, bạn cần chuẩn bị cho mình một bộ chuẩn hóa mã của vật tư, tên của từng loại vật tư.
- Thứ hai, bạn cần lập ra kế hoạch về vật tư cho doanh nghiệp.
- Thứ ba, bạn hãy tìm kiếm và xây dựng kho đựng vật tư hàng hóa, sau đó tiến hành lập các tiêu chuẩn và các chỉ dẫn để lưu kho của mình.
- Thứ tư, bạn hãy lên các quy trình trong những vấn đề gồm: Yêu cầu của vật tư, quy trình về việc nhập hàng, quy trình của việc xuất kho…
- Thứ năm, bạn hãy áp dụng phần mềm hữu hiệu trong quá trình quản lý vật tư.
Áp dụng những vấn đề tiên tiến của công nghệ vào trong quá trình quản lý vật tư là điều cần thiết giúp cho bạn dễ dàng quản lý hiệu quả, đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí nếu như có hệ thống quản lý vật tư hiệu quả.
Những gì topcvai.com đã chia sẻ cho các bạn trong bài viết trên đây đã mang tới rất nhiều kiến thức cơ bản của cách thức quản lý vật tư hiệu quả. Đừng bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào được chia sẻ bởi topcvai.com.
Tham gia bình luận ngay!