1. Quản trị thời gian là gì?
Ai trong chúng ta cũng đều có 24 giờ mỗi ngày, tuy nhiên không phải ai cũng sử dụng thời gian hiệu quả, đem lại hiệu ứng tích cực cho bản thân và cũng không phải ai cũng hoàn thành tốt năng suất công việc trong 24 giờ.
Hãy cùng nhau hiểu một cách đơn giản về quản trị thời gian, quản trị thời gian là cách chúng ta quản lý thời gian trong ngày, trong tuần, trong tháng hoặc trong năm sao cho đạt hiệu quả tối ưu và năng suất tốt.
Người quản trị thời gian tốt là những người có khả năng sắp xếp công việc, phân chia các nhiệm vụ công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất công việc được tối ưu.
Chẳng hạn, khi thiết lập kế hoạch thời gian khoa học sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Điều này còn tùy thuộc vào mục đích của mỗi con người mà họ bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm… và đảm bảo hiệu quả công việc luôn đúng tiến độ.
2. Tầm quan trọng trong việc quản trị thời gian hiệu quả
2.1. Giúp tối ưu hiệu quả làm việc
Một người thành công là người luôn định hướng cho bản thân các mục tiêu rõ ràng, khoa học. Chính vì vậy, việc học hỏi về cách quản trị thời gian của người thành công là một điều tốt giúp cuộc sống chúng ta trở nên lành mạnh hơn, ý nghĩa hơn.
Khi biết cách quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả chất lượng công việc, bởi cùng một khoảng thời gian giống nhau và cùng một công việc giống nhau nhưng hiệu quả chất lượng công việc của mỗi người sẽ khác nhau. Do đó, bạn cần học cách tận dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thoải mái và đúng tiến độ.
Mặc khác, nếu bạn không nắm bắt được cách quản trị thời gian hiệu quả, không biết thiết lập thời gian sao cho phù hợp thì chắc chắn sẽ rơi vào tình trạng bối rối, hoang mang và mất định hướng cho bản thân thậm chí dẫn đến căng thẳng, bỏ bê công việc, …
2.2. Giúp cân bằng cuộc sống hiệu quả
Bên cạnh những cách sắp xếp thời gian làm việc sao cho hiệu quả thì chúng ta cũng cần phải quan tâm đến lối sống sinh hoạt cá nhân của mình. Mỗi người trên hành tinh này chỉ có 24 giờ cho bản thân, cho công việc, cho gia đình, do đó bạn cần thiết lập thời gian hợp lý để đảm bảo tính cân bằng trong các khía cạnh cuộc sống và mối quan hệ.
Khi chúng ta biết cách cân bằng cuộc sống công việc và gia đình. Ngoài những giờ làm việc, chúng ta có thể có thời gian nghỉ ngơi cho bản thân, chăm sóc bản thân và giải trí. Tức là bạn không chỉ vừa hoàn thành tốt công việc mà còn có thời gian để thư giãn, bên cạnh những người thân và ngẫm lại chính mình.
2.3. Tránh khỏi lối sống tiêu cực
Nếu không biết cách sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ làm cho cuộc sống trở nên mệt mỏi và xáo trộn, việc trì hoãn các kế hoạch, dự định của bản thân sẽ chỉ khiến hạ thấp năng lực của bản thân mà thôi.
Chắc chắn ai cũng muốn mình trở thành người giỏi, sống có ích, sống tích cực. Chính vì vậy, hãy thiết lập cho bản thân hướng đi, mục tiêu phù hợp để cố gắng chinh phục nó, khi bạn có lối sống khoa học hơn thì tầm nhìn của bạn sẽ rộng mở hơn.
3. Cách quản trị thời gian hiệu quả cho bạn
3.1. Đối với công việc văn phòng
3.1.1. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng
Không ai muốn bản thân ngồi làm việc trên một mớ hỗn độn, bởi khi bàn làm việc quá lộn xộn sẽ không thể đảm bảo được sự tập trung của bạn. Không chỉ vậy, người ngoài sẽ đánh giá bạn là người cẩu thả, không có chí tiến thủ và lối sống không ngăn nắp.
Chính vì vậy, việc dọn dẹp bàn làm việc chỉ dành ra một thời gian ngắn ngủi nên bạn hãy dành thời gian để sắp xếp, soạn các giấy tờ một cách gọn gàng, khoa học để không gian làm việc được thoải mái hơn, tăng cường độ tập trung cho công việc hơn.
3.1.2. Phân chia nhiệm vụ công việc
Để hoàn thành một mục tiêu lớn bao giờ cũng cần một bản kế hoạch mục tiêu, định hướng phân chia công việc rõ ràng. Nếu cảm thấy tần suất công việc quá lớn, bạn hãy viết ra một cuốn sổ và phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ sau đó thực hiện chúng dần dần trong một thời gian nhất định.
Người xưa có câu “ Có công mài sắt có ngày nên kim”, phân chia thành những nhánh công việc nhỏ và thực hiện dần dần sẽ giúp bạn giảm bớt sự nhàm chán trong công việc và đạt hiệu suất cao trong công việc hơn.
3.2. Đối với học tập
3.2.1. Thiết lập kế hoạch học tập
Câu ca dao rất ý nghĩa “Đi một ngày đàng, học một sàng khôn”. Không có bất cứ ai trên đời này đạt được giấc mơ lớn hay thành tựu lớn trong chốc lát. Cũng như việc học tập trên mái trường, người học cần vượt qua các cấp học, mà để vượt qua các cấp học cần kết quả học tập tốt.
Để đạt hiệu quả trong học tập, người học cần thiết lập ra các kế hoạch học tập, thời gian học, kiến thức học sao cho đạt chất lượng học tập tốt nhất. Biết cách cân đối giữa việc học, việc giải trí một cách khoa học sẽ giúp chúng ta đạt được nhiều hứng khởi hơn.
3.2.2. Thói quen ngăn nắp
Tương tự như với bàn làm việc của nhân viên văn phòng, người học cần đảm bảo sắp xếp bàn học ngăn nắp, gọn gàng để việc học tập đạt được sự tập trung tối ưu nhất có thể.
3.3. Quy trình quản lý thời gian hiệu quả
Người đời có câu “Trên con đường thành công không có dấu chân của kẻ lười biếng”. Chúng tôi tin rằng mỗi một người đều là những mảnh ghép nhỏ bé để tạo nên trái đất này, do vậy đừng bao giờ bỏ cuộc và ngừng phấn đấu.
Để đạt năng suất công việc, chúng ta cần thiết lập mục tiêu, định hướng công việc và xếp hạng các nhiệm vụ sẽ hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định có thể là theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo năm dựa trên dựa vào kế hoạch công việc của mỗi người.
- Chúng ta cần xác định, ước lượng thời gian cụ thể để hoàn thành những công việc được đề ra trong bao lâu?
- Sau khi xác định rõ thời gian, hãy thiết lập kế hoạch công việc chi tiết trong một cuốn sổ cá nhân, sau đó tiến hành phân chia nhỏ các nhiệm vụ công việc phải hoàn thành trong ngày. Để thành công chúng ta cần có tính kỷ luật và tự giác cao, chính vì vậy hãy dự tạo deadline cho mình và cố gắng hoàn thành nó.
- Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra theo đúng tiến độ mục tiêu đã ghi chép trong cuốn sổ.
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về quản trị thời gian là gì và cách quản trị thời gian hiệu quả trong công việc, trong học tập và trong cuộc sống sinh hoạt của mỗi cá nhân. Hy vọng bài viết về quản lý thời gian sẽ đem lại nhiều năng lượng tích cực cho mọi người, đặc biệt là những người trẻ tuổi đang trong thời gian phấn đấu sự nghiệp.
Mỗi chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày, thời gian là vàng nên hãy tận dụng tốt thời gian để rèn luyện cho bản thân lối sống khoa học, nâng cấp bản thân và phát triển bản thân ngày càng tốt lên bạn nhé.
Tham gia bình luận ngay!