1. Khái quát về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán của mỗi doanh nghiệp đều cần phải được tiến hành kiểm tra, bộ phận kế toán sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ và sau đó sẽ phải tiến hành xác minh về tính chất pháp lý của loại chứng từ.
Tìm hiểu thông tin về quy trình luân chuyển các chứng từ kế toán sẽ giúp cho các bạn dễ dàng thực hiện các file kế toán theo quy trình đơn giản, cụ thể.
Dưới đây là thông tin về quy trình luân chuyển, kiểm tra các chứng từ kế toán:
*) Về trình tự luân chuyển
- Lập cũng như là tiếp nhận và tiến hành xử lý các chứng từ.
- Kiểm tra, ký nhận chứng từ, trình lên người có thẩm quyền ký.
- Phân loại, sắp xếp các chứng từ, sau đó tiến hành định khoản, ghi sổ.
- Thực hiện lưu trữ, bảo quản các chứng từ kế toán.
*) Kiểm tra chứng từ
- Kiểm tra, xác minh tính minh bạch, rõ ràng, đầy đủ đối với những yếu tố, các khoản chi tiêu của chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp pháp, nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi trên chứng từ, sau đó tiến hành đối chiếu với các chứng từ.
- Tiến hành kiểm tra về số liệu, thông tin được ghi trên chứng từ.
2. Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ chi tiết
Ngay trong phần này thì chúng ta tìm hiểu về quy trình luân chuyển các chứng từ kế toán một cách chi tiết hơn để bất cứ ai cũng có thể hiểu rõ trong từng bước luân chuyển chứng từ kế toán khi thực hiện luân chuyển bất kỳ chứng từ kế toán nào.
2.1. Lập và tiếp nhận chứng từ kế toán
Tất cả những vấn đề trong nghiệp vụ về kinh tế, tài chính cũng như là các vấn đề có liên quan tới các hoạt động của mỗi doanh nghiệp đều cần phải tiến hành lập chứng từ kế toán.
Mỗi nghiệp vụ sẽ lập chứng từ kế toán 1 lần, trong nội dung cần phải được đảm bảo ghi rõ ràng, chi tiết, chính xác. Đồng thời chữ viết cũng cần phải thật rõ ràng, không được phép tẩy xóa, không được phép viết tắt, ghi chính xác về số tiền bằng chữ và bằng số.
Chứng từ cần phải được lập bằng cách soạn trên văn bản vi tính, không được phép sai chính tả, lỗi đánh máy. Đối với các trường hợp đặc biệt cần phải lập liên của chứng từ nhưng không thể nào mà viết cho tất cả các liên của chứng từ.
Các chứng từ cần phải đảm bảo có chữ ký của các bên liên quan, chữ ký theo chức danh của các bên thì chứng từ đó mới có giá trị. Đối với các chứng từ điện tử thì cần phải có chữ ký điện tử.
Đối với các chứng từ bằng giấy thì cần phải được ký bằng bút bi, bút mực có màu đen hoặc xanh, không được phép ký bằng mực màu đỏ và các mực màu khác.
.jpg)
Các chữ ký cần phải được ký theo từng liên, chữ ký của mỗi người đều phải giống với chữ ký mà họ đã đăng ký. Với các trường hợp không đăng ký chữ ký thì sẽ cần phải đảm bảo ký giống nhau trong tất cả các chứng từ kế toán.
Chữ ký của các chức danh như Tổng GĐ, GĐ, người được ủy quyền, kế toán trưởng,... và dấu của doanh nghiệp cần phải phù hợp với các yếu tố đã đăng ký với ngân hàng.
Người được ủy quyền ký chứng từ sẽ không được ủy quyền cho người khác ký. Những người ký chứng từ hoặc là có quyền ký chứng từ thì sẽ không được ký chứng từ khi mà chứng từ chưa được ghi đầy đủ thông tin.
Ngoài ra còn nhiều quy định khác trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ kế toán mà các bạn cần phải tìm hiểu cụ thể, trực tiếp trong từng bước thực tế theo quy định của pháp luật để đảm bảo cho quá trình lập và tiếp nhận chứng từ được thực hiện đúng với các bước cụ thể.
2.2. Kiểm tra chứng từ kế toán
Khi tiến hành kiểm tra chứng từ, các bạn cần hết sức lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
- Tất cả chứng từ được chuyển tới doanh nghiệp đều phải gửi về bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Sau khi bộ phận kế toán đã tiếp nhận các chứng từ thì sẽ cần phải tiến hành kiểm tra tất cả các chứng từ một cách cụ thể, chính xác và chi tiết, tiến hành xác minh về tính pháp lý của chứng từ sau đó mới ghi vào sổ kế toán.
- Xác định các nội dung cần ghi trong chứng từ:
+ Kiểm tra về tính rõ ràng, minh bạch, chính xác và đầy đủ về chi phí chi tiêu của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra về tính pháp lý đối với các nghiệp vụ trong Kinh tế - tài chính có phát sinh.
+ Kiểm tra về tính chính xác của những số liệu, đối chiều với các thông tin được ghi trên các chứng từ kế toán.
- Nếu phát hiện trên chứng từ có hành vi gian dối, vi phạm pháp luật thì kế toán viên cần phải từ chối tiếp nhận, báo cáo lên ban giám đốc công ty để có thể có hướng giải quyết phù hợp nhất.
Xem thêm: Tiền lương là gì
2.3. Ghi sổ kế toán từ thông tin của chứng từ
Đối với những chứng từ kế toán không được thực hiện đúng với các thủ tục, các nội dung cũng như là những chữ số không được rõ ràng, các bạn cần phải chịu trách nhiệm về việc kiểm tra đối chiếu và ghi sổ kế toán.
Người kiểm tra và ghi sổ kế toán cần phải xác minh các thông tin trong chứng từ kế toán sau đó mới ghi sổ.
Sau khi đã tiến hành kiểm tra xong các chứng từ kế toán thì nhân viên kế toán sẽ cần phải tính toán giá trên các chứng từ, sau đó tiến hành ghi chép cũng như là định khoản để có thể được hoàn thiện các chứng từ.
2.4. Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ
Các chứng từ sau khi được đối chiếu và ghi sổ kế toán xong, các kế toán viên cần phải thực hiện lưu trữ lại và bảo quản chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán được lưu trữ cần phải là bản chính, đối với các tài liệu được tạm giữ lại thì sẽ bị tịch thu.
Đối với những biên bản được kèm theo thì cần phải có bản sao được chụp lại và tiến hành xác nhận. Trong trường hợp các chứng từ bị mất, hủy, rách thì cần phải có biên bản và bản sao xác nhận. Các chứng từ cần phải được lưu trữ đủ 12 tháng,
Trên đây là những thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cùng với một vài lưu ý trong quá trình luân chuyển chứng từ. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà các bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ về chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán đó.
Tham gia bình luận ngay!