1. Khâu chuẩn bị trong quy trình tính lương
Thông thường, khi bắt đầu một chu kỳ kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ phải lo rất nhiều khoản liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh trong đó điều mà khiến họ “hao công tổn sức” nhất có lẽ là công cán của nhân viên.
Ngoài những chi phí về mặt bằng, nguyên vật liệu hay chi phí bán hàng thì doanh nghiệp cần phải chi trả một khoản tiền lương nhất định hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.
.jpg)
Trước khi trả lương, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thật kỹ tất cả những gì liên quan tới nhân viên - những người nằm trong danh sách được tính lương và là lao động của công ty.
Kế toán tiền lương sẽ lưu trữ hồ sơ nhân viên theo đúng quy định, hồ sơ này bao gồm cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Khi có quyết định bổ nhiệm nhân sự hoặc tuyển dụng nhân sự mới thì phòng nhân sự cần phải thông báo cho tất cả các phòng ban liên quan được biết trong đó có kế toán tiền lương để họ tiến hành theo dõi và tính lương hàng tháng.
Xem thêm: Kỹ năng soạn thảo hợp đồng
2. Thêm nhân sự vào danh sách theo dõi
Khi tuyển dụng nhân viên mới, nhân viên tính lương sẽ tiến hành lập danh sách để theo dõi và cập nhật mức lương cơ bản cùng với các phụ cấp khác theo sự thỏa thuận khi tuyển dụng.
Tất cả các nhân viên đều được theo dõi như nhau, trong đó nếu có nhân viên nào được bổ nhiệm lên chức hoặc thay đổi vị trí làm việc kèm theo có điều chỉnh mức lương thì người tính lương cần phải tiến hành cập nhật theo mức lương mới nhất. Tất nhiên sự thay đổi đó cần phải có văn bản và quyết định rõ ràng, hợp lệ.
Các danh sách cần quản lý bao gồm thông tin cá nhân, thông tin liên hệ và phòng ban quản lý,...
3. Chấm công ngày làm việc cho nhân viên
Tuy đã có máy chấm công hiện đại nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn tiến hành kiểm tra quân số hàng ngày bằng cách thủ công. Đây là việc làm cần thiết để giúp bộ phận nhân sự theo dõi công một cách chuẩn xác nhất.
Khi nhân viên đến công ty, mỗi người sẽ phải tiến hành chấm công, cùng với đó nhân viên nhân sự cũng sẽ phải tiến hành theo dõi và quản lý chặt chẽ việc chấm công của từng người để hạn chế tình trạng sai sót xảy ra.
Thường thì các doanh nghiệp nhỏ sẽ thực hiện chấm công theo ngày làm việc vào mỗi buổi sáng và lúc cuối ngày làm việc. Chấm công mỗi ngày sẽ giúp doanh nghiệp có đủ căn cứ để tính lương cho nhân viên vào cuối tháng.
Mỗi doanh nghiệp sẽ quy định về thời gian chấm công theo cách khác nhau, trong đó dựa vào giờ làm việc mà chấm công vào thời điểm chính xác nhất. Ví dụ, giờ làm là 8h sáng thì nhân viên cần chấm công trước 8h, sau 8h sẽ được coi là đi muộn, có thể bị phạt tiền hoặc trừ lương.
Xem thêm: Tìm việc làm kế toán tiền lương
4. Chấm công sản phẩm hoàn thành
Nhiều doanh nghiệp thay vì tính lương theo ngày công thì họ sẽ tính lương theo sản phẩm làm ra. Theo đó nhân viên sẽ được trả lương theo đơn giá sản phẩm, tổng số tiền mà họ nhận được chính bằng đơn giá nhân với tổng số sản phẩm hoàn thành.
Tuỳ vào từng quy mô, loại hình sản xuất mà doanh nghiệp sẽ có những quy định trả lương khác nhau. Vì vậy theo phương thức này người theo dõi cần phải thực hiện đầy đủ quy trình và theo dõi sát sao sản lượng sản phẩm để cuối kỳ có một kết quả chính xác nhất.
5. Tính toán các khoản thu nhập khác của nhân viên
Ngoài khoản tiền lương cơ bản thì người lao động còn được nhận một khoản tiền khác để cộng vào tổng lương. Theo đó các khoản bao gồm phụ cấp xăng xe, phụ cấp nhà ở, phụ cấp chuyên môn, phụ cấp trách nhiệm đối với các vị trí quản lý, ngoài ra còn có phụ cấp hoa hồng với những bộ phận ăn theo doanh số, tiền thưởng KPI cuối tháng nếu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao,...
Hầu hết các khoản phụ cấp này đều được Nhà nước quy định, người lao động sẽ được biết ngay khi phỏng vấn và 2 bên sẽ ký hợp đồng thoả thuận về lương và phụ cấp.
Hàng tháng, cứ vào cuối tháng, nhân viên phụ trách tính lương sẽ tiến hành tính tiền lương và phụ cấp để cho ra thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp. Vì vậy cả người lao động lẫn người tính lương cần phải nắm rõ quyền lợi của mình để đến khi nhận bảng lương còn xem xét đó có phải là con số chính xác hay không.
Xem thêm: Trang vàng doanh nghiệp việt nam
6. Thanh toán tiền lương cho nhân viên
Sau khi đã tính lương cho nhân viên xong xuôi và được duyệt bởi ban giám đốc thì doanh nghiệp sẽ tiến hành trả lương cho người lao động theo đúng ngày thoả thuận. Thường thì các doanh nghiệp lớn họ sẽ trả lương vào mùng 10 hàng tháng nhưng cũng có những doanh nghiệp giữ tiền lâu hơn đến 15 hoặc 20 mới trả.
Trước khi trả tiền, người lao động sẽ được nhận một phiếu bảng lương để xem những khoản nhận về và những khoản khấu trừ lương đã chính xác hay chưa. Khi không có ai thắc mắc thì đến đúng ngày doanh nghiệp sẽ trả theo đúng số tiền trong bảng lương.
Khi làm việc cho các doanh nghiệp người lao động sẽ được thanh toán lương theo nhiều hình thức khác nhau. Một số hình thức trả lương phổ biến như là trả tiền mặt (Hình thức chỉ diễn ra với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, các hộ kinh doanh gia đình hoặc điểm bán hàng cá nhân), chuyển khoản ngân hàng áp dụng với các doanh nghiệp lớn có nhiều công nhân viên làm việc.
Với hình thức thứ nhất, thanh toán lương bằng tiền mặt vốn là hình thức thủ công, sử dụng hình thức này sẽ gây tốn thời gian và chỉ áp dụng được với những doanh nghiệp ít người. Theo đó những người hưởng lương sau khi được thanh toán thì sẽ phải ký và xác nhận vào danh sách trả lương do công ty thiết lập. Còn với hình thức thứ hai thì không cần thiết, hoạt động chi trả sẽ do ngân hàng uỷ quyền trả lương, vì vậy sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp, hơn nữa khi áp dụng hình thức này thì sẽ hạn chế được rủi ro và sai sót.
7. Khâu kết thúc
Khi hoàn thành công tác trả lương thì doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ toàn bộ các giấy tờ quan trọng bao gồm bảng lương, bảng chấm công hay các phiếu thu phát sinh trong tháng để lưu trữ và quản lý.
Đồng thời khi thanh toán lương hoàn tất, doanh nghiệp sẽ phải hạch toán chi phí tiền lương vào sổ theo dõi để tính giá thành sản phẩm và hạch toán lỗ lãi cuối kỳ.
Nhìn thì có vẻ khá đơn giản thế nhưng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thì chắc chắn kế toán tiền lương sẽ phải am hiểu tất cả những quy định và nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Như vậy rõ ràng quy trình tính lương cũng không quá phức tạp đúng không các bạn. Hy vọng rằng những thông tin chia sẻ từ topcvai.com trên đây sẽ giúp các bạn nắm rõ quy trình tính lương và áp dụng vào công việc của mình.
Tham gia bình luận ngay!