Sales Admin là gì và những thông tin liên quan đến công việc này

1. Sales Admin là gì?

Sales Admin là nhân viên thư ký phòng kinh doanh - đảm nhận công việc hỗ trợ các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là một trong những vị trí then chốt của bộ phận kinh doanh tại các doanh nghiệp. Sales Admin sẽ phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng, nâng cao doanh số cho bộ phận kinh doanh. 

Mức lương cho vị trí này còn phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên. Thu nhập của Sales Admin sẽ bao gồm 2 thành phần: lương cứng và thưởng (theo hoa hồng hay KPIs). Thống kê cho thấy trung bình mức lương của một Sales Admin sẽ dao động từ 7 - 15 triệu đồng/tháng, với những người có kinh nghiệm làm việc tốt thì con số này còn có thể tăng cao gấp nhiều lần. Bởi vậy Sales Admin được xem là công việc hot mà nhiều người ao ước.

1.1. Vai trò của Sales Admin 

Tùy theo quy mô và loại hình kinh doanh của công ty mà nhân viên Sale Admin sẽ được phân chia các đầu việc cụ thể với những quyền hạn nhất định. Về cơ bản, nhân viên Sales Admin sẽ có trách nhiệm sau:

- Lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh để hỗ trợ trưởng bộ phận và các nhân viên Sales đồng thời theo dõi, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh. Báo cáo doanh số hàng tuần, hàng tháng cho cấp trên.

- Soạn thảo văn bản và giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng,… để gửi đến khách hàng

- Tiếp nhận và xử lý các thông tin, cập nhật dữ liệu của bộ phận một cách chính xác và đầy đủ.

- Phụ trách liên hệ với đối tác và trực tiếp hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động, sự kiện kinh doanh.

- Hỗ trợ trưởng bộ phận/giám đốc các công việc hành chính, thực hiện theo chỉ đạo của cấp trên về các vấn đề liên quan đến hỗ trợ bộ phận hàng

1.2. Mô tả cụ thể công việc của Sales Admin tại một số ngành nghề

- Nhà hàng, khách sạn: nhân viên Sales Admin sẽ hỗ trợ khách đăng ký dịch vụ đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác để lên kế hoạch cho các chương trình, hoạt động khuyến mãi của công ty,...

- Bất động sản: Sale Admin sẽ có trách nhiệm giới thiệu, tư vấn và hướng dẫn khách hàng tham quan dự án sau đó thực hiện giao dịch và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình thanh toán hợp đồng. 

- Bảo hiểm: Sale Admin sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ liên quan đến báo giá, phí bảo hiểm, sửa đổi bổ sung và nhắc nhở khách hàng cập nhật khai báo bảo hiểm đúng thời hạn. Bên cạnh đó, nhân viên Sales Admin còn phải theo dõi công nợ, lưu hồ sơ và chứng từ cho khách hàng.  

- Logistics  và chuỗi cung ứng: Sale Admin sẽ nhận chứng từ và chuẩn bị các giấy tờ liên quan tới thủ tục hải quan cho khách hàng, đồng thời lập chứng từ khai báo hải quan điện tử và phối hợp điều tiết phương tiện vận chuyển hàng hóa. 

1.3. Những kỹ năng để làm Sales Admin là gì?

1.3.1. Kiến thức chuyên môn 

Để đảm nhận vị trí Sales Admin, bạn phải nắm vững được các kiến thức kinh doanh cơ bản. Doanh nghiệp sẽ trọng dụng người có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng, quản trị kinh doanh, marketing và các chuyên ngành kinh tế liên quan. Dù không đòi hỏi quá khắt khe về trình độ nhưng bạn cần đảm bảo được những yêu cầu mang tính chuyên môn bởi Sales Admin là một trong những công việc có tỷ lệ cạnh tranh khá cao. Nhà tuyển dụng sẽ không chú trọng quá nhiều vào bằng cấp mà sẽ ưu tiên kinh nghiệm, kỹ năng của bạn: 

- Biết cách sử dụng các công cụ CRM và Microsoft Office (đặc biệt là Excel)

- Phân tích, đọc hiểu số liệu phản ánh kết quả kinh doanh

1.3.2. Kỹ năng giao tiếp 

Ngoài kiến thức chuyên ngành thì bất cứ công việc, vị trí nào cũng đề cao những kỹ năng mềm. Nếu bạn chỉ giỏi “lý thuyết” thì sẽ không bao giờ hoàn thành tốt công việc được. Một trong những kỹ năng để làm Sales Admin đó chính là giao tiếp. So với những công việc khác, nếu giỏi giao tiếp - đàm phán sẽ là một lợi thế, còn đối với Sales Admin thì đây là điều kiện bắt buộc mà bất cứ nhân viên thuộc vị trí này đều phải làm được. Vì tính chất công việc nên bạn sẽ phải thường xuyên gặp khách hàng, bởi vậy trau dồi kỹ năng này không những giúp hiệu quả công việc tăng cao mà còn có thể xử lý khéo léo/kịp thời những tình huống phát sinh nhưng vẫn làm hài lòng khách hàng. 

1.3.3. Kỹ năng quản lý 

Quan trọng không kém kỹ năng đàm phán giao tiếp chính là quản lý sắp xếp khoa học. Sales Admin phải đảm nhận số lượng công việc nhiều, tính chất của những công việc đó cũng đều liên quan đến vấn đề sắp xếp - quản lý. Vì vậy nghiễm nhiên đây là yếu tố cần thiết của một nhân viên Sales Admin. Đồng thời, vị trí này còn hỗ trợ và làm việc với nhiều bộ phận khác trong công ty vì thế phải luôn quản lý khoa học, tỉ mỉ, cẩn thận để tránh sai sót. 

1.3.4. Một số kỹ năng khác

Đã là kỹ năng mềm thì bạn càng biết nhiều càng có lợi cho công việc của bạn, không riêng gì Sales Admin mà bất cứ vị trí nào cũng thế. Nếu có thể, bạn hãy rèn luyện thêm cho mình khả năng ngoại ngữ bởi nó sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc, giúp lộ trình thăng tiến của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, đừng xem nhẹ kỹ năng thuyết trình, làm việc nhóm đặc biệt là sử dụng những công cụ tin học cơ bản. Mỗi yếu tố dù rất nhỏ nhưng chắc chắn sẽ có tác động ít nhiều để hỗ trợ công việc của bạn.

2. Cơ hội thăng tiến của Sales Admin 

Đảm nhận nhiều đầu việc nên đôi khi Sales Admin sẽ khiến bạn cảm thấy ngộp thở và choáng váng vì vậy bạn cần biết cách sắp xếp thời gian biểu hợp lý. Khi đã làm quen và thành thục với công việc, bạn sẽ có nhiều cơ hội để học hỏi và tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm làm việc cũng như duy trì những mối quan hệ thân thiết với cấp trên đặc biệt là khách hàng.

Với nền móng là Sales Admin, bạn hoàn toàn có đủ điều kiện để phấn đấu phát triển lên những chức vụ cao hơn trong công ty ví dụ như trưởng bộ phận, quản lý hoặc giám đốc phòng kinh doanh. Điều này còn phụ thuộc vào khả năng và ý chí của từng cá nhân, có người hài lòng với công việc và mức lương nhưng có người thì luôn muốn được phát triển nhiều hơn nữa. 

Tóm lại, vị trí Sales Admin sẽ mang lại cho bạn những trải nghiệm thú vị, mức lương thưởng xứng đáng và cơ hội thăng tiến trong công việc. 

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm lời giải đáp cho thắc mắc “Sales Admin là gì”. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các độc giả cập nhật được nhiều thông tin bổ ích. Đừng quên theo dõi và đón đọc nhiều bài viết khác của chúng tôi!