1. Quy trình sàng lọc CV xin việc chuẩn 5 bước
Nếu bạn là một chuyên viên HR đã dày dạn về kinh nghiệm, hẳn việc sàng lọc CV xin việc đối với bạn không còn quá khó khăn. Tuy nhiên, đối với các “tân HR”, để làm quen và làm tốt với nhiệm vụ này, hãy tham khảo gợi ý sau đây của chúng tôi nhé!
1.1. Bước 1: Thiết lập và xây dựng các tiêu chí đánh giá
Trước hết, hãy hiểu đúng bản chất của việc sàng lọc? Sàng lọc là tổng quan một quá trình bao gồm rất nhiều phân đoạn khác nhau để lựa chọn những chủ thể chất lượng và phù hợp nhất. Do đó, trong mọi quy trình sàng lọc, bao gồm cả sàng lọc CV xin việc, chúng ta cần thiết lập và xây dựng các tiêu chí để đánh giá. Các tiêu chí sẽ đóng vai trò là cơ sở và nền tảng để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhìn nhận mức độ phù hợp của từng CV ứng viên. Lập các tiêu chí cũng là một giải pháp giúp nhà tuyển dụng ít gặp phải những sai sót, như bỏ qua ứng viên ưu tú,... và để quá trình sàng lọc diễn ra một cách khoa học và nhanh chóng hơn.
Hệ thống bao gồm ít hoặc nhiều tiêu chí phụ thuộc rất nhiều vào từng vị trí tuyển dụng. Các chuyên viên tuyển dụng bước đầu hãy cố gắng bám sát yêu cầu của doanh nghiệp, bộ phận đối với vị trí cụ thể. Tiêu chí đánh giá CV xin việc về cơ bản bao gồm những tiêu chí thể hiện trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, thậm chí với một vài công việc đặc thù, còn tồn tại các tiêu chí về ngoại hình như chiều cao, cân nặng, hình xăm,...
Khi đã xác định được các tiêu chí đánh giá, hãy khéo léo “list” chúng thành một danh sách tổng hợp. Sau đó trong quá trình sàng lọc, chuyên viên tuyển dụng có thể ghi nhớ hoặc có thể trực tiếp đối chiếu nội dung của từng CV xin việc với danh sách tiêu chí trên.
1.2. Bước 2: Loại bỏ các CV xin việc phạm phải lỗi cơ bản nhất
Trên thực tế, chuyên viên tuyển dụng phải tiếp nhận hàng chục, thậm chí là hàng trăm mẫu CV ứng tuyển gửi về công ty mỗi ngày. Trong cả “núi CV xin việc” như thế, quá trình sàng lọc CV xin việc sẽ diễn ra rất lâu nếu như bạn không có kỹ năng quan sát, đánh giá và tổng hợp. Sau khi đã có trong tay danh sách các tiêu chí đánh giá CV xin việc, chuyên viên tuyển dụng hãy sẵn sàng công cuộc chọn và loại những CV theo từng phân loại.
Trên cơ sở yêu cầu về số lượng nhân sự cần tuyển cho vị trí nhất định. Hãy xác định số lượng CV xin việc tương ứng để bạn có thể chọn lọc dễ dàng. Số lượng tuyển dụng nhân viên càng nhiều, hãy khoanh vùng mẫu CV được chọn càng nhiều, và ngược lại. Bước đầu tiên trong quá trình phân loại, đó chính là phân loại mẫu CV xin việc không đáp ứng được nhiều yêu cầu cơ bản nhất. Đây là nhóm CV có chất lượng sơ sài, không nên mất thời gian cho những mẫu CV như vậy. Chúng thể hiện sự không tôn trọng và kém nghiêm túc trong quá trình xin việc của ứng viên.
Đó có thể là các lỗi về hình thức mà mắt thường quan sát được, như: Lỗi trình bày, lỗi chính tả, cỡ chữ, phông chữ, độ dài CV, thiếu các nội dung thông tin cơ bản, sai thông tin về vị trí ứng tuyển hay doanh nghiệp,... Với một danh sách CV dài dằng dặc, các nhà tuyển dụng sẽ còn nhiều lựa chọn hơn. Do đó, chuyên viên tuyển dụng cần “mạnh tay” với những mẫu CV xin việc không phù hợp. Đặc biệt là những mẫu CV xin việc dễ “gây ức chế” khi phạm phải những yêu cầu cơ bản như đã liệt kê ở trên.
Các ứng viên thường nghĩ rằng một lỗi chính tả không đánh giá được kỹ năng hay chuyên môn của họ. Nhưng trên thực tế, lỗi chính tả lại là một sai lầm rất lớn, và thậm chí chúng còn là một tiêu chí, một cơ sở để các nhà tuyển dụng chọn lọc ứng viên. Chuyên viên tuyển dụng nên biết rằng, một bản CV xin việc viết sai tiêu đề CV, sai tên công ty, có một địa chỉ Email “ngây thơ” kèm một phong cách trình bày chưa từng cẩu thả hơn. Thì đó chính xác là những mẫu CV xin việc nên được “bỏ qua”, chúng thiếu tôn trọng và tố cáo một nhân viên kém chuyên nghiệp trong tương lai. Chứ không phải là một bản CV mang “đậm phong cách và cá tính riêng biệt”.
Ngoài các lỗi cơ bản về hình thức, những mẫu CV xin việc không đáp ứng đủ các tiêu chí về trình độ tuyển dụng cũng nên loại bỏ ra, để tránh lãng phí thời gian và làm công tác sàng lọc kém hiệu quả. Chẳng hạn như: Doanh nghiệp đang cần tuyển dụng cho vị trí Giám đốc kinh doanh, thì với các CV xin việc mỏng hoặc thậm chí không bao gồm kinh nghiệm làm việc, có thể bỏ qua chúng để dành nhiều thời gian hơn cho những mẫu CV xin việc phù hợp.
1.3. Bước 3: Lọc ra các CV xin việc đáp ứng những yêu cầu công việc
.jpg)
Dùng phương pháp “loại trừ” là một trong những cách thức vẫn được sử dụng thường xuyên. Mặc dù khá truyền thống nhưng lại mang lại hiệu quả bất ngờ. Hãy thử nhớ lại chương trình “Ai là Triệu phú”, trong chương trình có thiết kế một công cụ hỗ trợ gọi là “50:50”, nghĩa là loại bỏ đi hai đáp án sai. Sau khi đã loại bỏ đi hai đáp án sai đó, người chơi đã thành công thu hẹp được giới hạn đưa ra câu trả lời chính xác của mình. Sàng lọc CV xin việc cũng tương tự như vậy, việc lọc ra các mẫu CV xin việc phù hợp nhất sẽ giúp các chuyên viên tuyển dụng dễ dàng khoanh vùng được những ứng viên xuất sắc hơn.
Công cuộc phân loại CV xin việc sẽ càng diễn ra nhiều công đoạn, nếu như số lượng CV xin việc bạn tiếp cận càng nhiều. Trong bước này, về cơ bản, bạn chỉ mới lọc ra những mẫu CV xin việc đáp ứng được các tiêu chí trong danh sách tiêu chí ban đầu đã lập. “Đạt tiêu chí” không đồng nghĩa với “vượt tiêu chí”. Do đó, trong bộ sưu tập các mẫu CV xin việc “đạt tiêu chí” này, bạn cần phải tiếp tục phân loại chúng ra thành các nhóm khác nhau nữa. Điều này là để ở bước cuối cùng, chuyên viên tuyển dụng có thể dễ dàng chọn ra những CV xin việc của các ứng viên có thể mời đến phỏng vấn.
Chẳng hạn như: Công ty của bạn muốn tuyển dụng vị trí Giám đốc kinh doanh với yêu cầu tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, và ưu tiên những ứng viên đã từng làm vị trí tương đương. Như vậy, bạn hoàn toàn có thể chọn những CV xin việc có kinh nghiệm 5 năm trưởng phòng kinh doanh, kinh nghiệm 5 năm nhân viên kinh doanh, giám sát kinh doanh,... vì về cơ bản các mẫu CV xin việc này đã đáp ứng được tiêu chí ban đầu đặt ra.
1.4. Bước 4: Lưu trữ những CV xin việc của ứng viên xuất sắc
Hoàn thành xong bước thứ 3, đồng thời cũng là lúc bạn sở hữu trong tay danh sách các mẫu CV xin việc “đạt chỉ tiêu”. Tuy nhiên, ở bước 4, chuyên viên tuyển dụng lại tiếp tục phân tích, nhìn nhận, đánh giá từng mẫu CV xin việc trong danh sách “đạt chỉ tiêu” này để chọn ra các CV xin việc “vượt chỉ tiêu”, nghĩa là các mẫu CV thuộc về ứng viên xuất sắc nhất.
Công đoạn này thường mất khá nhiều thời gian, bởi chuyên viên tuyển dụng cần đọc mẫu CV, phân tích và có những đánh giá cơ bản về mẫu CV đó. Thông thường, mức độ phù hợp phần nhiều sẽ được nhìn nhận qua thông tin kinh nghiệm làm việc. Chuyên viên phụ trách sàng lọc CV xin việc cần nắm bắt chính xác thông tin thể hiện qua mục kinh nghiệm trong CV ứng viên. Những thông tin này sẽ cho bạn biết được vị trí việc làm, công ty, thời gian làm việc hay những nhiệm vụ cụ thể của ứng viên. Trên cơ sở đó, biết ứng viên của mình đã có nhiều kinh nghiệm hay chưa? Kinh nghiệm đó phản ánh qua thời gian làm việc hay số lượng công việc đã đảm nhiệm?
Trên thực tế, với một ứng viên có tần suất thay đổi công việc thường xuyên, thì hãy suy xét đến việc họ là người “đứng núi này trông núi nọ”. Đối với những ứng viên sở hữu hệ thống kỹ năng phù hợp hay đạt được nhiều thành tích trong công việc, kết hợp với một mục tiêu, hoài bão gắn liền với định hướng lâu dài của công ty. Đừng ngần ngại mà setup ngay một cuộc gặp gỡ trực tiếp để trao đổi với họ nhé.
1.5. Bước 5: Liên hệ với ứng viên nhằm cung cấp thêm thông tin
Bạn có thể “thở phào nhẹ nhõm” khi đã hoàn thành xong bước thứ 4. Thực tế cho thấy, với những ứng viên tiềm năng, nhà tuyển dụng thường đặt khá nhiều kỳ vọng. Những kỳ vọng đó của bạn làm kích thích sự tò mò cũng như thúc đẩy bạn liên tục tìm hiểu và phân tích về ứng viên đó. Chuyên viên tuyển dụng hoàn toàn có thể chủ động tìm cách liên hệ với ứng viên của mình trong trường hợp còn có nhiều thắc mắc về những thông tin đã được đề cập trong mẫu CV xin việc.
Về cách thức liên hệ, bạn có thể thu thập ở phần thông tin cá nhân của ứng viên trong CV xin việc. Tại đây, chuyên viên tuyển dụng chủ động chọn cách thức liên hệ nhanh gọn và hiệu quả nhất. Chẳng hạn như gọi vào số di động cá nhân, hay gửi Email, gửi qua tin nhắn mạng xã hội,... Việc liên hệ sẽ giúp bạn khai thác thêm nhiều thông tin hơn từ ứng viên, gọi điện trực tiếp cũng phần nào giúp bạn có những đánh giá ban đầu về phong thái, mức độ nghiêm túc hay sự tự tin của ứng viên. Trên cơ sở đó, chọn được ứng viên phù hợp nhất cho vòng phỏng vấn tiếp theo.
2. Lời khuyên để sàng lọc CV xin việc hiệu quả và nhanh chóng
Sàng lọc CV xin việc là nhiệm vụ liên tục, diễn ra thường xuyên trong một ngày làm việc của các chuyên viên, nhân viên tuyển dụng. Công tác này thoạt nghe có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế lại tiêu tốn khá nhiều thời gian của bạn. Do đó, việc tìm ra một công thức, một giải pháp, một quy trình sàng lọc hoàn hảo là cách bạn tiết kiệm được thời gian cá nhân và cả mang lại hiệu quả cao trong công việc. Dưới đây là một số lời khuyên để sàng lọc CV xin việc hiệu quả và nhanh chóng:
- Thứ nhất, sàng lọc các ứng viên không phù hợp ở mức độ cơ bản chỉ nên dành ít thời gian. Dành nhiều thời gian hơn cho việc chọn lọc những CV xin việc ưu tú.
- Thứ hai, không đánh giá ứng viên quá hời hợt, dựa vào cảm giác và mắt nhìn. Đôi khi, nội dung trong bản CV xin việc chỉ “đánh lừa” đánh giá của bạn mà thôi. Trên thực tế, một ứng viên trình bày CV xin việc đẹp, sạch sẽ, nhưng lại không đáp ứng được những yêu cầu của công việc. Do đó, hãy nghiên cứu kỹ những nội dung mà ứng viên thể hiện bằng những con số cụ thể.
- Thứ ba, tránh việc đối chiếu và so sánh các CV xin việc ứng viên với nhau. Việc nên làm là gì? Hãy cố gắng đối chiếu ứng viên với những tiêu chuẩn đánh giá ban đầu để cho thể tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Tựu chung, sàng lọc CV xin việc là nhiệm vụ và trách nhiệm của những người làm công tác nhân sự. Hãy rèn luyện và học hỏi thêm nhiều kỹ năng, kỹ thuật sàng lọc CV xin việc hơn nữa để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bạn nhé!
Tham gia bình luận ngay!