1. Tìm hiểu khái quát về sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự có vai trò đào tạo, phát triển, quản lý nguồn nhân lực. Ngoài ra còn thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ và đảm bảo nguyên tắc và quyền lợi giữa sếp và các nhân viên. Tất cả những điều đó đề góp phần vào sự phát triển chung của công ty. Do đó để thực hiện hiệu quả các công việc chuyển môn thì việc tổ chức, sắp xếp bộ máy nhân lực sao cho có hiệu quả là điều các doanh nghiệp luôn phải đau đầu trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Vậy tổ chức bộ máy hành chính hiện nay được phân bổ ra sao?
Theo những thông tin thu thập được thì cơ cấu hành chính nhân sự hiện nay được chia làm 2 cấp đó là cấp quản lý và cấp nhân viên. Cụ thể thì cấp quản lý sẽ bao gồm các vị trí tương ứng với trưởng phòng và phó phòng còn đối với các cấp nhân viên sẽ tương ứng với vị trí như: thư kí, trợ lý, chuyên viên và cuối cùng là các nhân viên.
Mỗi cấp và các vị trí khách nhau sẽ có những nhiệm vụ công việc và trách nhiệm riêng được giao. Tuy nhiên để bộ máy hình chính nhân sự hoạt động một cách hiệu quả thì các cấp cũng như các vị trí phải phối hợp thật ăn í và có sự thống nhất theo một thể với nhau để đảm bảo quyền lợi và mục đích phát triển chung cho bộ phận hành chính nhân sự.
Đọc thêm: HCNS là gì? Tầm quan trọng của hành chính nhân sự đối với công ty
2. Sơ đồ bộ máy hành chính nhân sự có chức năng gì?
Nói theo một cách dễ hiểu thì sơ đồ bộ máy hành chính nhân sự giúp cho việc nhìn nhận các vị trí và cách hoạt động trong tổ chức một cách rõ ràng. Thông qua sơ đồ mọi người có thể phân rõ ra các cấp, vai trò và chức năng hoạt động của mỗi cấp trong đó.
Cụ thể các chức năng của sơ đồ bộ máy hành chính nhân sự như sau:
- Cho thấy được các thứ bậc vị trí trong phòng hành chính nhân sự và cấu trúc hoạt động giữa các phòng ban.
- Giúp cho nhân viên có thể biết rõ được người quản lý công việc là ai để tiến hành báo cáo và liên hệ khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra đối với công việc.
- Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ thông tin của nhân viên trong phòng ban hành chính nhân sự tốt hơn.
- Là công cụ hỗ trợ cho người quản lý có thể bao quát được các nhân viên của mình tương ứng với từng công việc để có thể kiểm soát và giao phó công việc một cách dễ dàng hơn.
Về cơ bản thì những chức năng trên là những gì sơ đồ tổ tổ chức có thể giúp cho bộ máy hành chính nhân sự có thể hoạt động tốt hơn. Và để đảm bảo cho bộ máy nhân sự có thể hoạt động tối ưu thì việc xây dựng một sơ đồ tổ chức bộ máy một cách logic và khoa học rất là quan trọng.
Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính nhân sự
3. Cách xây dựng sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự hiệu quả
Một nhà quản lý nhân sự tốt không chỉ giỏi những kĩ năng chuyên môn mà phải biết cách quản lý và xây dựng bộ máy hoạt động một cách hiệu quả nhất. Vậy để giúp cho bộ máy hành chính có thể hoạt động một cách tối ưu thì phải làm như thế nào? Câu trả lời sẽ được giải đáp qua những yếu tố dưới đây!
3.1. Xác định các nhiệm vụ, chức năng chính của phòng ban
Trước khi bắt đầu xâu dựng sơ đồ bộ máy hành chính nhân sự bạn phải hiểu và năm chắc các nhiệm vụ, chức năng chính của phòng ban mình. Từ đó mới có thể phân bổ công việc cho các vị trí hoặc tuyển dụng người phù hợp với yêu cầu của công việc.
Thông thường, các nhiệm vụ và chức năng chính của các công việc phòng hành chính nhân sự bao gồm:
- Chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm, đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với các vị trí, phòng ban trong công ty.
- Đảm nhận công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty.
- Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến lương, thưởng, nghỉ phép, chế độ đãi ngộ trong công ty.
- Thực hiện hoạch định các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực theo sứ mệnh mà công ty hướng tới.
- Duy trì, kết nối các mối quan hệ hòa thuận trong môi trường làm việc và nâng cao tinh thần văn hóa doanh nghiệp.
3.2. Đảm bảo công tác chuẩn bị nguồn nhân lực cho phòng
.jpg)
Việc của bạn là phải nắm được số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện các công việc của phòng hành chính nhân sự. Từ đó tiến hành chuẩn bị các cở sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho công việc để nhằm để đảm bảo đủ người đảm đương các công việc hành chính. Ví dụ như một chuyên viên nhân sự có thể hỗ trợ cho từ 50-70 nhân viên trong công ty thì đối với những công ty có 300 nhân viên thì phải tuyển ít nhất từ 4-5 chuyên viên nhân sự để hỗ trợ.
Sau khi đã thực hiện các công tác như trên thì cũng chính là lúc bắt đầu xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng ban hành chính nhân sự thể hiện được chức năng và vị trí của từng phòng. Tiếp theo là tiến hành xây dựng các quy trình, chính sách và chuẩn bị các mẫu văn bản phục vụ cho công việc tuyển lao động như các hợp đồng lao đông, biên bản thử việc, biên bản bàn giao,…
Xem thêm: việc làm trưởng phòng hành chính nhân sự
3.3. Thực hiện các công việc theo nguyên tắc từng bước một
Ngay từ khi bắt đầu thực hiện công việc lập sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự bạn nên chuẩn hóa các công việc này để có thể có những bước đi vững chắc tạo cơ hội phát triển và mở rộng hơn.
Tiến trình thực hiện các công việc chuẩn trong việc xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính phòng nhân sự như sau:
- Thứ nhất, lập sơ đồ về cơ cấu tổ chức , các vị trí công việc trong phòng hành chính nhân sự.
- Thứ hai, xây dựng bảng lương cho các nhân viên trong phòng ban.
- Thứ ba, xây dựng các nội dung phổ biến nội quy trong công ty.
- Thứ tư, lập bản mô tả công việc chi tiết với từng vị trí trong phòng.
- Thứ năm, xác định quy trình kí hợp đồng lao động và thực hiện việc ký kết hợp đồng với nhân viên.
- Thứ sáu, tổng hợp lại các hồ sơ nhân sự trong phòng ban.
- Thứ bảy, thực hiện việc đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên.
- Thứ tám, xây dựng bảng theo dõi các thông tin của nhân viên từ hô sơ thu thập được
- Thứ chín, xây dựng bảng lương và chính xác đãi ngộ theo các vị trí và năng lực làm việc của nhân viên.
Tất cả 9 quy trình trên đều là các công việc chính mà bạn cần làm để có thể duy trì thực hiện công việc một cách ổn định cho phòng hành chính nhân sự. Ngoài ra, còn một số các công việc có thể thực hiện thêm để tăng hiệu quả cho công việc như:
- Hoàn thiện lại các quy trình từ lúc tuyển chọn đế khi nhận nhân viên vào làm chính thức một cách hoàn hảo nhất
- Xây dựng các chính sách về khen thưởng, mức phụ cấp và phúc lợi để có thể nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
- Nâng cao quy trình đào tạo và đón nhận các thực tập sinh hay nhân viên chính thức
- Đưa ra tiêu chí và các mức độ để đánh giá nhân viên
- Lập chỉ tiêu đánh giá KPI cho các vị trí khác nhau trong phòng ban
- Thực hiện các công việc về truyền thông và nâng cao chương trình đào tạo nhân viên
Việc xây dựng bộ máy hành chính nhân sự sẽ được hoàn thiện dần qua từng năm. Các công việc sẽ được đánh giá việc tổng kết cuối tháng và nêu ra các vấn đề để kịp thời đưa ra các biện pháp phòng ngừa hay khắc phục giúp đảm bảo thực hiện đúng quy trình và duy trì sự ổn định của sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự hành chính được thiết lập.
Trên đây là tất cả những chia sẻ về sơ đồ tổ chức hành chính nhân sự và cách để vận hành bộ máy nhân sự sao cho hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có những thông tin hữu ích cho quá trình thiết lập và quản lý sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự cho mình.
Tham gia bình luận ngay!