1. Số hợp đồng là gì?
1.1. Khái niệm về số hợp đồng
Đối với số hợp đồng thì không có khái niệm cụ thể nào nói lên từ ngữ này, có thể hiểu đơn là đó là một dãy số được ghi trên hợp đồng. Con số này đối với các bộ phận như kế toán, văn thư, thư ký… thì thuật ngữ này đã quá quen thuộc với họ. Nó là ký hiệu để đánh số cho các hợp đồng theo tên của các nhà cung cấp hay khách hàng cùng tên với doanh nghiệp, sau đó sẽ là ngày tháng làm hợp đồng.
Việc đánh số hợp đồng mặc dù không được văn bản nào quy định thế nhưng trong bản hợp đồng nào cũng sẽ có và nó có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hợp đồng đó. Việc đánh số thứ tự cũng là cách để phân loại, là cơ sở để tổ chức có thể sắp xếp dữ liệu một cách khoa học và hợp lý hơn đấy.
1.2. Cách đánh số hợp đồng và phụ lục
1.2.1. Cách đánh số hợp đồng
Mặc dù không có quy định, chuẩn mực nào dành riêng cho việc đánh số hợp đồng, nhưng về nguyên tắc chung nó thường sẽ được đánh số từ 1 trở đi, đây là những con số tự nhiên, chứ chẳng bao giờ bạn lại thấy những hợp đồng có số 0,5 hay 1.5 đúng không nào? Đó cũng là số thứ tự để kiểm soát lần lượt các thông tin liên quan đến hợp đồng.
Có thể đánh số theo từng loại hợp đồng như: Số thứ tự / năm viết hợp đồng + tên viết tắt nội dung hợp đồng hoặc cũng có thể viết: số thứ tự / tháng / năm viết hợp đồng.
Người làm hợp đồng có thể đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc cũng có thể mỗi loại sẽ có cách đánh số riêng để dễ kiểm soát.
Để hiểu rõ hơn cách viết, bạn có thể nhìn vào ví dụ sau đây: 005 / 21 - HĐVC. Nhìn vào cách viết, có thể giải thichs một cách đơn giản: 005 chính là số thứ tự, hợp đồng này được phát sinh vào năm 2021, HĐVC chính là trên viết tắt của tên hợp đồng vận chuyển.
Có thể đánh số theo nguyên tắc: tên công ty - nhà cung cấp (khách hàng) + ngày tháng năm xây dựng hợp đồng.
Ví dụ như: EFY220117 - Đây là số hợp đồng của công ty EFY phát sinh ngày 17 tháng 01 năm 2022.
1.2.2. Cách đánh số phụ lục
Để đánh số phụ lục được đảm bảo, cần có sự thống nhất giữa hai bên giao dịch, các ký hiệu cần được xây dựng một cách khoa học để sau khi ký kết sẽ có nhiều số phụ lục chi tiết cần được bổ sung. Đối với những hợp đồng thỏa thuận chung như khung mua bán thì có thể tuân theo quy tắc đánh số sau đây:
Số phụ lục / Mục đích lập - Năm giao kết / Các ký hiệu khác
Hoặc có thể đánh theo quy tắc: Số phụ luc / Năm giao kết / Mục đích - Số hợp đồng
Trong trường hợp có những phụ lục phát sinh trong hợp đồng, những phụ lục chi tiết đó sẽ có hiệu lực từ ngày phát sinh, các cơ quan có liên quan sẽ hiểu được các phát sinh này và đưa ra những quyết định đúng đắn nếu như có vấn đề hay mâu thuẫn nảy sinh.
2. Những lợi ích của việc đánh số hợp đồng này là gì?
Đối với các bộ phận như kế toán, văn thư là nơi liên quan rất nhiều đến giấy tờ, sổ sách và chúng cần được soạn thảo, lưu trữ, bảo quản một cách cẩn thận. Những tài liệu này cũng bao gồm những thông tin hết sức quan trọng của một tổ chức. Chẳng hạn như những con số của tình hình hoạt động kinh doanh. Người ta thường nói, sai một li đi một dặm, giả sử số 100 mà thêm 1 số 0 vào sau thành 1000, giá trị lúc này đã được tăng lên gấp 10 lần rồi. Vì thế công việc làm sổ sách, cũng như hợp đồng này cần được làm cẩn thận, có phương pháp đánh số hợp đồng một cách logic để thuận tiện trong nhiều công việc về sau.
Khi các nhân viên thực hiện nhiệm vụ trong bộ phận này, các con số được đánh một cách logic sẽ khiến cho việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn, chỉ cần nhắc đến số hợp đồng, là người phụ trách có thể lấy được hợp đồng đó ở chỗ nào. Từ đó khiến cho việc bàn giao trở nên nhanh chóng hơn. Việc sắp xếp các hợp đồng, tài liệu một cách logic cũng khiến cho việc quản lý trở nên thuận tiện, dễ kiểm soát. Có rất nhiều hợp đồng tại khu vực này, chẳng hạn như các biên bản, thư mời hợp tác, hợp đồng của nhiều bên khác nhau. Thử tưởng tượng rằng, khi bạn đang được yêu cầu gấp lấy tài liệu hợp đồng với đối tác, nhưng phải tìm trong một mớ hỗn độn, không biết tìm từ đâu thì cảm giác lúc đó sẽ như thế nào? Công việc của bạn cũng trở nên mất thời gian hơn rất nhiều.
Việc đánh số hợp đồng cũng là một tiêu chuẩn theo quy định của tổ chức, các con số này cũng được lưu trên hệ thống dữ liệu với các thông tin kèm theo các số hợp đồng đó. Như vậy chỉ cần search một con số bất kỳ, bạn cũng sẽ tìm ra những nội dung liên quan đến hợp đồng đó.
3. Một số lưu ý khi đánh số hợp đồng
Để có thể kiểm soát hợp đồng một cách thuận tiện, bạn cũng không nên bỏ qua những lưu ý để biết được cách đánh, cách đặt vị trí trong hợp đồng làm sao phù hợp nhất. Những lưu ý này khá đơn giản để có thể học được luôn:
3.1. Số thứ tự
Việc đánh số hợp đồng như đã nói trên là không có chuẩn mực riêng nào, nên việc đánh số thứ tự trùng nhau hay không theo thứ tự trước sau thì vẫn có thể được. Tuy nhiên việc làm này có thể sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát các hợp đồng. Chính vì thế, người ta thường làm lần lượt, đánh số thứ tự cho các hợp đồng để việc kiểm đếm, quản lý được dễ dàng hơn và giúp phân biệt được các bản hợp đồng.
3.2. Vị trí số hợp đồng
Khi không có quy định nào về số hợp đồng đôi khi lại làm khó cho những người mới vào việc, sẽ không biết bám vào đâu để làm một cách chuẩn mực nhất. Các bạn mới vào nghề thường băn khoăn không biết để số hợp đồng chỗ nào thì hợp lý. Nhìn chung, số hợp đồng thường được đặt bên dưới tên của hợp đồng, để khi nhìn vào đó, sẽ có thể biết đến tên hợp đồng là gì và biết ngay được số thứ tự của nó. Từ đó, công việc quản lý hợp động cũng diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.
.jpg)
Vậy là topcvai.com đã nói với bạn về số hợp đồng là gì. Qua bài viết này, bạn đã hiểu được những quy định hay nguyên tắc về nó chưa. Thực ra lại chẳng có văn bản quy định nào cả, thế nhưng nó lại trở thành quy định bất thành văn mà những người làm văn thư, thư ký, kế toán nắm chắc trong tay.
Tham gia bình luận ngay!