1. Trả lời câu hỏi Sop là gì?
1.1. Khái niệm về sop trong hoạt động tổ chức
Trong các hoạt động tổ chức, Sop là quy trình hoạt động được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn nhất định. Trong tiếng anh, Sop là từ viết tắt của Standard Operating Procedure và nó là một hệ thống các quy trình được thiết kế để hướng dẫn nhân viên trong công việc hàng ngày nhằm nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả tốt nhất. Vậy tại sao chúng ta lại nên áp dụng Sop trong hoạt động vận hành?
1.2. Tại sao nên xây dựng và áp dụng Sop trong hoạt động?
Bất cứ một công việc nào muốn diễn ra một cách trôi chảy và thuận lợi thì đều cần có một quy trình bài bản, cụ thể. Việc sử dụng quy trình tiêu chuẩn sẽ khiến cho công việc trở nên nhanh chóng hơn, giúp nhân viên phát huy được hết năng suất làm việc cũng như tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho những bước không cần thiết đã được loại bỏ khi xây dựng Sop.
1.2.1. Mang lại kết quả tốt nhất cho công việc
Lý do đầu tiên khiến các nhà quản lý nên xây dựng quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động vận hàng của mình là để cho kết quả công việc được mang lại một cách cao nhất. Nếu một doanh nghiệp được hoạt động dựa trên một quy trình tiêu chuẩn, rõ ràng thì sẽ hạn chế được sự rủi ro khi làm việc. Đặc biệt là với quy trình được tối ưu hóa thì nó còn giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí để chi trả cho các hoạt động như nhân công, nguyên vật liệu sản xuất,... mà vẫn đạt được những hiệu quả cao trong công việc vận hành.
1.2.2. Chuyên nghiệp hóa quá trình làm việc
Lý do thứ hai cũng quan trọng không kém khiến cho nhiều nhà quản lý đang dần áp dụng việc xây dựng sop cho hoạt động của mình đó là chuyên nghiệp hóa quá trình làm việc. Sự chuyên nghiệp là mục tiêu mà bất cứ một tổ chức nào cũng muốn hướng tới. Quy trình tiêu chuẩn được đưa ra và áp dụng trong công việc sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc khẳng định sự chuyên nghiệp này.
Trên thực tế, có rất nhiều khách hàng cho rằng nếu nhìn vào một cửa hàng có quy trình làm việc nghiêm túc, từng bước thì sẽ mang lại cho họ những trải nghiệm chuyên nghiệp và nghiêm túc hơn. Việc áp dụng Sop vào trong hoạt động công việc cũng góp phần tạo dựng lên lòng tin của những bên liên quan khi họ nhìn vào doanh nghiệp mình. Là bệ phóng cho sự chuyên nghiệp hóa, nghiêm túc hóa công việc hàng ngày.
1.2.3. Đào tạo nhân viên hiệu quả
Lý do thứ ba khi các doanh nghiệp nên áp dụng quy trình tiêu chuẩn vào tổ chức đó là khiến cho quá trình đào tạo nhân viên được diễn ra hiệu quả hơn. Thực ra, những quy trình này được xây dựng và người thực hiện chính là hệ thống nhân sự trong một tổ chức. Sử dụng Sop sẽ giúp các doanh nghiệp đào tạo nhân viên mới và giúp tiết kiệm thời gian vô cùng hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc sử dụng Sop sẽ giúp nhân viên làm quen nhanh chóng với công việc mới cũng như môi trường làm việc mới. Đối với các nhân sự đã có thời gian gắn bó, quy trình làm việc theo tiêu chuẩn cũng sẽ giúp họ có cơ sở bài bản để hướng dẫn và góp ý xây dựng cho thế hệ đàn em. Tạo tiền đề cho sự phát triển lên các vị trí cao hơn trong công việc. Đây được xem như là một yếu tố quan trọng và tiến quyết trong hoạt động phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
.jpg)
2. Xây dựng Sop trong hoạt động tổ chức
2.1. Mục tiêu xây dựng Sop là gì?
Trước khi xây dựng một quy trình tiêu chuẩn cho doanh nghiệp thì việc cần làm đó là xác định rõ ràng những mục tiêu ngay từ ban đầu. Những mục tiêu đó có thể kể đến như là định hướng chính xác những hướng dẫn công việc cho nhân viên. Phân tích dữ liệu công việc để dễ dàng thực hiện và đạt được kết quả tốt nhất.
Bên cạnh đó, không thể bỏ qua các mục tiêu nhánh như giảm thiểu rủi ro do thực hiện sai sót, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Hỗ trợ người quản lý có thể theo dõi và đánh giá chất lượng công việc cũng như trở thành công cụ đắc lực để đào tạo cho nhân viên.
2.2. Yêu cầu khi xây dựng Sop trong hoạt động là gì?
Khi xây dựng Sop, các nhà quản lý cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản đó là xây dựng dựa trên sự tối ưu hóa quy trình sẵn có và đảm bảo chất lượng ổn định để có thể duy trì và thực hiện lâu dài.
2.2.1. Dựa trên sự tối ưu hóa quy trình sẵn có
Yêu cầu đầu tiên của Sop đó là cần được thiết lập và tạo dựng trên cơ sở sẵn có. Các doanh nghiệp từ thuở sơ khai hoạt động sẽ đều có những quy trình làm việc nhất định. Quy trình tiêu chuẩn hóa là những quy trình được tối ưu từ những quy trình sẵn có này. Dựa trên sự phân tích, áp dụng trực tiếp, sự đnahs giá và góp ý của các bên liên quan mà Sop ngày càng được hoàn thiện và phát triển. Cũng chính dựa vào yêu cầu này, các doanh nghiệp mới có thể tạo ra được một quy trình tiêu chuẩn hiệu quả và tối ưu nhất.
2.2.2. Yêu cầu về đảm bảo chất lượng ổn định
Yêu cầu thứ hai khi xây dựng Sop đó là đảm bảo chất lượng của sự ổn định. Các bước trong quy trình tiêu chuẩn cần có sự tương đồng nhất định để có thể tạo ra được hiệu quả cao nhất. Thông thường, các quy trình tiêu chuẩn khi thực hiện sẽ mang lại những kết quả nhất định. Sự ổn định được xây dựng cần dựa trên việc phân tích và đánh giá từ nhiều giai đoạn gộp thành thì mới có thể tạo ra được một Sop hiệu quả nhất.
2.3. Các bước xây dựng Sop hiệu quả
Các bước để có thể tạo dựng Sop sẽ được diễn ra như sau:
Bước 1: Lập danh sách các quy trình hiện có. Đây là danh sách các quy trình đang được thực hiện trong hoạt động tổ chức nhưng chưa được tối ưu hóa để được coi là một quy trình tiêu chuẩn.
Bước 2: Lên kế hoặc cho Sop. Kế hoạch là một thanh phần quan trọng giúp nhà quản lý có thể nhận định được hướng đi trong việc loại bỏ, thêm thắt để quy trình tiêu chuẩn được hoàn thiện.
Bước 3 : Thảo luận và trao đổi với nhân viên. Công việc thảo luận này sẽ được thực hiện trên tinh thần góp ý và xây dựng từ chính những nhân vật được trải nghiệm thực tế để có thể đưa ra được những góc nhìn đa chiều, khách quan nhất có thể.
Bước 4: Áp dụng thử nghiệm, đánh giá và xem xét lại quá trình. Sau khi Sop được tạo dựng thì không thể thiếu bước thử nghiệm để đánh giá và hoàn thiện lại. Bước này sẽ giúp các nhà quản trị nhìn nhận lại dựa trên hiệu quả công việc sau khi đã áp dụng quy trình tiêu chuẩn để có thể tối ưu hóa hơn nữa trong tương lai.
Bước 5: Cập nhật và duy trì áp dụng Sop trong hoạt động. Đây là khi quy trình tiêu chuẩn được hoàn thiện tương đối và cần được duy trì trong việc áp dụng để có thể tạo ra sự chuyên nghiệp và đạt được lợi ích trong công việc một cách lâu dài.
2.3. Sop thường được áp dụng trong những lĩnh vực nào?
Sop được áp dụng nhiều hơn cả trong các lĩnh vực có thể kể đến như lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, dịch vụ ăn uống,... lĩnh vực y tế dược phẩm, lĩnh vực sản xuất, lĩnh vực logistic,... Đây đều là những lĩnh vực quen thuộc và có tính chất công việc cần đến sự chuyên nghiệp hóa quy trình tiêu chuẩn để có thể mang lại hiệu quả công việc cũng như những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
Thực tế trong các doanh nghiệp hiện nay, việc xây dựng và áp dụng Sop trong hoạt động đang ngày càng trở nên phổ biến. Vì là một quy trình tiêu chuẩn chung nên Sop không hạn chế trong các lĩnh vực và ngành nghề. Chỉ cần các nhà quản lý muốn chuyên nghiệp hóa quy trình và muốn công việc của nhân viên mang lại hiệu suất tốt đa thì đều có thể thực hiện và xây dựng Sop dựa trên những đặc điểm riêng biệt trong ngành nghề của mình.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi Sop là gì? Hy vọng sau khi đọc xong, bạn đã tìm được cho mình câu trả lời thỏa đáng. Nếu thấy hay thì đừng quên thường xuyên truy cập topcvai.com để đón đọc những bài viết hữu ích khác nhé!
Tham gia bình luận ngay!