Hướng dẫn viết thư chào mừng nhân viên mới tạo ấn tượng nhất

1. Tại sao nên viết thư chào mừng nhân viên mới?

Gửi thư chào mừng nhân viên mới là hình thức thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách tuyển dụng gắn liền với văn hóa doanh nghiệp được nhiều đơn vị áp dụng hiện nay, nhất là những công ty hoạt động trong lĩnh vực văn phòng.

Những lá thư tay hay file word ngay ngắn đặt trong những chiếc phong bì xinh xắn hay những mẫu email ngắn gọn được bộ phận quản lý gửi đến nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc vừa thể hiện được thái độ trân trọng nhân tài, sự vui mừng của công ty trong ngày đầu “ra mắt” vừa giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và cố động lực hơn khi bắt đầu một công việc mới. Trong mỗi chúng ta, những ai đọc bài viết này ít nhất từng có một lần nhân việc với đầy rẫy sự bối rối, ngại ngùng thậm chí là sợ sệt bủa vây. 

Điều này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến tâm thế, hiệu quả làm việc lẫn sự phối hợp giữa những người mới và người cũ. 

Khi ấy, những mẩu thư điện thư hay lá thư tay chào mừng đóng vai trò là chiếc cầu nối giữa công ty với những người mới, giúp họ xoa dịu những bỡ ngỡ và kiến tạo một sự tin tưởng và thân thuộc với nhân viên ngay từ đầu. Thư chào mừng nhân viên mới cũng thể hiện được văn hóa của công ty, đặc biệt có tác dụng lớn trong chính sách giữ chân nhân tài. Thông qua lá thư chào mừng nhân viên chân thành sẽ mang lại cho nhân viên mới cảm giác giá trị của mình được tôn trọng, được doanh nghiệp đề cao và kỳ vọng cũng như tạo ấn tượng tốt về văn hóa công ty, điều này sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên sau này. 

2. Hướng dẫn cách viết thư chào mừng nhân viên mới

Nếu như CV được ví là khúc dạo đầu mà ứng viên tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, thì lá thư chào mừng nhân viên mới được hiểu là lời mở đầu ngọt ngào từ phía doanh nghiệp gửi đến nhân viên sau khi vượt qua các ải khó trong trong hành trình tìm việc. 

Không phải ai cũng viết mẫu thư này mà thường chỉ dành riêng cho bộ phận quản lý đội nhóm, các thành viên trong ban lãnh đạo của công ty. Dù rằng, rất ngắn gọn và dễ viết, tuy nhiên để có thể tiết kiệm được thời gian và hạn chế tối đa những lỗi cơ bản nhất, bạn có thể tham khảo ngay những hướng dẫn chi tiết khi viết thư chào mừng nhân viên mới như sau.

Trước khi bắt tay vào triển khai mẫu thư chào mừng nhân viên mới, bạn cần phải xác định được những nội dung căn bản xuất hiện trong mẫu thư này gồm những gì. Dù là hình thức viết tay trang trọng hay đánh máy rồi gửi rồi gửi email, thì bạn nên đảm bảo trong mẫu thư của mình xuất hiện các nội dung sau đây nhé. 

2.1. Những nội dung nào được đề cập trong bức thư chào mừng nhân viên mới

2.1.1. Tiêu đề thư

Đây là nội dung bắt buộc với những ai xác định gửi thư chào mừng nhân viên bằng hình thức thư điện tử. Ở tiêu đề thư này, bạn nên viết chữ in hoa, nét đậm với nội dung như sau: THƯ CHÀO MỪNG NHÂN VIÊN ĐẾN VỚI CÔNG TY (Tên công ty) nhé.

2.1.2. Giới thiệu đôi nét về bản thân người viết

Như đã nhấn mạnh, lá thư chào mừng nhân viên mới được viết bởi bộ phận quản lý chứ không phải một nhân viên nào khác. Cho nên trong phần giới thiệu đôi nét này bạn sẽ trình bày cụ thể họ và tên của người viết, chức danh và phòng ban trong công ty của người viết nhé. Ví dụ: Tôi là Lê Khả Như, Trưởng phòng Marketing của Bring Car Company. Nên giới thiệu một cách đơn giản và sử dụng từ xưng hộ phản ánh được sự thân thiện và chuyên nghiệp nhé. Ngoài ra, cần lưu ý chỉ giới thiệu tóm tắt để kích thích sự tìm hiểu và tương tác nhiều hơn của ứng viên sau này. 

2.1.3. Lý do viết thư chào mừng và sự phấn khởi, vui mừng của người viết

Đúng với cái tên thư chào mừng nhân viên mới trong lá thư này bạn cần thể hiện sự chào mừng, thái độ phấn khởi chào đón người mới. Bạn có thể trình bày qua vài ba dòng. Ở mục này bạn có thể đề cập đến một số đặc điểm nổi bật, các thành tích, kinh nghiệm trong hồ sơ của nhân viên mới và bày tỏ thiện chí rất mong muốn hợp tác đồng thời thể hiện được niềm hy vọng của bạn vào những kết quả mà nhân viên có thể đạt được trong tương lai. Khi bạn thể hiện được sự chân thành và sự phấn khởi ắt sẽ tác động đến nhân viên để kích thích lên sự tận tâm, nhiệt tình với công việc. 

2.1.4. Cung cấp thông tin cơ bản về các thành viên cốt cán trong phòng và những hướng dẫn

Nội dung này cũng có thể cần thiết để thể hiện được sự chuyên nghiệp, nếu như danh sách các thành viên cốt cán trong phòng giúp nhân viên mới nắm rõ đối tượng hợp tác, phối hợp trong công việc của mình, thì những hướng dẫn chi tiết như contact liên hệ khi gặp khó khăn, hồ sơ cần bổ sung, thời gian tham quan công ty chẳng hạn sẽ giúp nhân viên mới hình dung rõ nét hơn về lịch trình và nhiệm vụ của mình để hoàn thành công việc thật tốt.

Sau khi khép lại những nội dung trên sẽ là lời chào, kính thư. 

Trên đây bạn vừa tham khảo xong nội dung chính cần thiết xuất hiện trong một lá thư tay hoặc thư điện tử chào mừng nhân viên mới. Bạn đang nóng lòng xem những mẫu thư đó chi tiết viết như thế nào? Chúng ta hãy cùng tham khảo ngay dưới bài viết sau đây nhé.   

2.2. Tham khảo một số mẫu thư chào mừng nhân viên mới chuẩn chỉnh

Mẫu thư số 1:

Chào Minh Anh, 

Chị là Hiền Minh, trưởng phòng Marketing tại LT Pro company

Hôm nay chị rất vui khi được thay mặt phòng marketing nói riêng và LT Pro nói chung chào mừng em đến với công ty với vị trí nhân viên copywriter tại phòng marketing từ ngày 10/3/2022. 

Chị tin rằng với sự khéo léo kết hợp với năng lực chuyên môn, kinh nghiệm của bạn chắc chắn sẽ nhanh chóng hòa nhập với các thành viên khác trong công ty để tăng hiệu quả phối hợp và nâng cao năng suất công việc. 

Trong quá trình làm việc gặp khó khăn gì có thể liên hệ trực tiếp ngay với chị qua email nhé.

Một lần nữa, chào mình em đến với công ty!

Trân trọng,

Mẫu thư thứ 2:

CHÀO MỪNG NHUNG TRẦN ĐẾN VỚI LT PAY

Nhung Trần thân mến, 

Hân hạnh chào đón bạn trở thành thành viên của phòng kinh doanh tại LT pay từ ngày 9/2/2022. Tôi tin rằng, bạn sẽ có những trải nghiệm hết sức thú vị với vị trí công việc nhân viên kinh doanh tại đây cũng như môi trường và không khí làm việc của phòng chúng ta. 

Trước đây, cũng như bạn tôi đã được trao nhiều cơ hội để phát triển bản thân tại LT ply, và tôi cũng mong muốn rằng sẽ nhìn thấy được những thành quả thực tế bạn tạo ra cho công ty ta nhờ những kinh nghiệm kỳ cựu trước đó. 

Bạn sẽ bắt đầu ngày làm việc bằng một chuyến tham quan văn phòng nho nhỏ để làm quen với các thành viên trong phòng và nắm rõ hơn những nhiệm vụ mà mình sẽ làm. Sau đó sẽ liên hệ với bộ phận nhân sự để bổ sung hoàn thiện những giấy tờ cần thiết khác. 

Trong email này tôi cũng xin giới thiệu một số thành viên mà bạn cần phối hợp nhiều trong công việc.

Đ/c Nguyễn Hoàng Anh: Kế toán công ty

Đ/c Bùi Nhật Tùng: Trưởng phòng kinh doanh

Đ/c Phan Hà My: Phó phòng bộ phận nhân sự

Hãy liên hệ với họ khi cần hỗ trợ nhé.

Một lần nữa chào mừng bạn đến với LT pay nhé

Trân trọng, 

Lê Mạnh Linh - Trưởng phòng Nhân sự.

Về cơ bản, một lá thư chào mừng nhân viên mới sẽ được triển khai ngắn gọn như trên. Bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay nhé. Hãy nhớ là trước khi gửi đi, bạn cần thiết kiểm tra lại toàn bộ lỗi chính tả để tạo được ấn tượng sâu sắc nhất nhé.

Hy vọng rằng bài viết trên về chủ đề thư chào mừng nhân viên mới sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn.