1. Khái niệm thư viện điện tử là gi?
1.1. Khái niệm
Thư viện điện tử hay còn gọi là thư viện số, là nơi lưu trữ và thu thập thông tin dưới dạng số nhằm hệ thống hóa các dữ liệu sao cho người dùng dễ dàng truy cập và tìm thấy các thông tin cần thiết.
Thư viện điện tử còn là phần mềm quản lý hệ thống các thông tin về nội dung tư liệu dành cho mọi đối tượng. Hay nói cách khác, Thư viện điện tử là một hệ thống thông tin tự động hóa sử dụng các phương pháp điện tử để mã hóa các thông tin, thu thập, xử lý và kiểm tra dưới dạng mã số.
Thư viện điện tử sẽ dễ dàng giúp người dùng truy cập vào hệ thống thông tin để tìm kiếm, thu thập dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
1.2. Đối tượng sử dụng thư viện điện tử là gì?
Thư viện điện tử là hệ thống thông tin được mã hóa do vậy cho phép toàn bộ tất cả mọi người có thể truy cập vào hệ thống nhằm phục vụ mục đích thu thập thông tin. Tuy nhiên các nhóm đối tượng thường xuyên truy cập chủ yếu nằm trong 3 nhóm sau đây:
- Học sinh, sinh viên có nhu cầu sử dụng thư viện điện tử để tìm kiếm thêm các thông tin ngoài lề mà sách vở không đề cập đến.
- Giáo viên, giảng viên các trường đang thực hiện công tác giảng dạy tại nơi làm việc của họ.
- Người đi làm trong các cơ quan nhà nước hoặc công việc liên quan đến nhà nước.
Các đối tượng này có thể truy cập vào hệ thống để tìm kiếm thông tin, hình ảnh,... liên quan đến mục đích học tập và công việc. Cổng thông tin của thư viện điện tử sẽ không giới hạn không gian và thời gian. Do đó người dùng có thể truy cập bất cứ lúc nào mà bạn muốn.
1.3. Lợi ích của thư viện điện tử
Đây là hệ thống được tối ưu hóa từ thư viện truyền thống, các dữ liệu được nâng lên thành hệ thống mã số, không chỉ cho phép người dùng truy cập vào kho thông tin dữ liệu khổng lồ, sao chép các nguồn tin nội tại của thư viện mà còn có thể tìm kiếm thêm thông tin từ những vùng bên ngoài thông qua các dịch vụ thông tin liên kết.
Thư viện điện tử vừa cung cấp được đầy đủ thông tin hữu ích nhanh chóng, vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại. Chỉ cần kết nối với hệ thống mạng Internet bạn có thể dễ dàng truy cập một cách tiện lợi.
Đồng thời thư viện điện tử còn giúp giảm thiểu tài liệu, hạn chế về mặt không gian diện tích và tăng tuổi thọ lưu trữ của hệ thống thông tin hơn so với việc sử dụng thư viện truyền thống.
2. Cấu trúc của thư viện điện tử
Thư viện điện tử đều được thiết kế trên một trang web, bao gồm đầy đủ các mục giới thiệu chung về tên web, tên cơ quan, về thư viện và các công cụ hỗ trợ việc tìm kiếm và thu thập thông tin cần thiết. Phần chủ sẽ là phần nội dung chính, giới thiệu các nguồn tài nguyên thông tin khác nhau.
Các nguồn tài nguyên này gồm có:
- Thông tin chuyên đề
- Các dữ liệu cơ sở
- Các nguồn thông tin liên kết với mạng Internet.
2.1. Các thông tin chuyên đề
Các thông tin chuyên đề sẽ được hiển thị dưới dạng một danh mục với các chủ đề khác nhau, mỗi chủ đề sẽ có những đề mục, tiểu mục chi tiết giúp người dùng tiếp cận một cách chi tiết và dễ hiểu các kiến thức. Các chủ đề sẽ có mối liên quan đến nhau giúp người dùng có thể hiểu sâu vấn đề một cách cụ thể.
2.2. Các dữ liệu cơ sở
Là hệ thống gồm các dữ liệu bên trong và bên ngoài của thư viện. Các dữ liệu này đều được sắp xếp cẩn thận trong một danh mục theo vần chữ cái. Do vậy để tìm kiếm một dữ liệu nào đó, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào mục cơ sở dữ liệu tương ứng đó. Một cửa sổ giao diện sẽ hiện ra và người dùng chỉ cần tìm kiếm thông tin liên quan trong đó sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin từ khái quát đến cụ thể.
2.3. Các nguồn thông tin liên kết trên mạng
Đây chủ yếu là các nguồn thông tin có được từ sự hợp tác với các cơ quan và các thư viện điện tử khác. Các thông tin này sẽ được cập nhật như một thể thống nhất và sẽ được tích hợp luôn vào hệ thống.
Tóm lại cấu trúc của thư viện điện tử là cấu trúc giống với một trang web, luôn có sự liên kết chặt chẽ đến các nguồn thông tin số hóa, và quan trọng nhất vẫn là hệ thống cơ sở dữ liệu. Các nguồn tài liệu này sẽ được sưu tầm và mã số hóa một cách thống nhất để người dùng có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống.
3. Những lưu ý cần biết của phần mềm thư viện điện tử
Thư viện điện tử là hệ thống trực tuyến sẽ cho phép người dùng truy cập, tìm kiếm, thu thập các thông tin hình ảnh nhằm đáp ứng nhu cầu của mỗi người. Tuy nhiên phần mềm nào cũng sẽ có những yêu cầu chung và yêu cầu bắt buộc. Do đó phải luôn đảm bảo tuân thủ theo đúng các nguyên tắc của hệ thống.
- Luôn đảm bảo về mặt dữ liệu thông tin phải được đồng nhất toàn bộ với hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Tuân theo tiêu chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin - thư viện: Khổ mẫu, Chuẩn mượn liên thư viện; Chuẩn tìm kiếm liên thư viện; Biên mục; Khung phân loại…
- Có khả năng tích hợp dữ liệu số: có khả năng thu thập, tích hợp, bổ sung, tổ chức và triển khai các loại thông tin, tư liệu đa phương tiện
- Có chức năng hỗ trợ Tiếng Việt và các ngôn ngữ khác nhằm nâng cao hiệu quả truy cập và tìm kiếm các thông tin cơ bản.
- Có khả năng lưu trữ thông tin lớn: đây là yếu tố quan trọng quyết định sự duy trì và phát triển lâu bền của hệ thống thư viện điện tử.
Đồng thời thư viện điện tử cũng có những yêu cầu nhất định đối với mặt cơ sở kỹ thuật:
- Mạng lưới Internet luôn luôn kết nối với tốc độ nhanh chóng và tiện lợi
- Hệ thống máy chủ đủ lớn để thực hiện các khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau đối với mọi thông tin cần mã số hóa.
- Thiết lập đa dạng hệ thống hóa các hình ảnh, ấn phẩm, báo, tạp chí…
- Có hệ thống máy trạm để cập nhật và khai thác thông tin liên tục.
- Sử dụng các thiết bị công nghệ chuyên dụng nhằm hỗ trợ tối đa quá trình tìm kiếm và khai thác các nguồn thông tin uy tín: máy quét, máy in, thiết bị sao CD, thiết bị đọc mã vạch.
Sau khi đã nắm được nội dung thư viện điện tử là gì, có thể nhận thấy tầm quan trọng và việc phát triển thư viện điện tử là điều đúng đắn. Bởi đây là hệ thống thông tin vừa tối giản được chi phí quản lý vừa đem lại hiệu quả về mặt lưu trữ, tìm kiếm và khai thác thông tin một cách nhanh chóng tiện lợi, giúp người dùng có thể truy cập ở nhiều vị trí.
Tham gia bình luận ngay!