Hướng dẫn cách viết thư xin việc Thư ký - Trợ lý hoàn chỉnh

1. Tìm hiểu về tầm quan trọng của thư xin việc Thư ký – Trợ lý

Thư xin việc Thư ký – Trợ lý là một trong những giấy tờ cần thiết của bộ hồ sơ xin việc. Nhiều người chỉ chú trong vào việc viết CV xin việc hay đơn xin việc một cách hoàn chỉnh mà ít có chú trọng tới việc viết thư xin việc. Tuy nhiên, thư xin việc Thư lý – Trợ lý lại mang trong mình sứ mệnh to lớn và vai trò vô cùng quan trọng.

Thư xin việc đóng vai trò như một lời mở đầu, người ta thường nói rằng miếng trầu chính là khởi đầu câu chuyện thì thư xin việc cũng chính là lời mở đầu để thể hiện cho sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Đồng thời, thư xin việc của vị trí Thư ký – Trợ lý sẽ giúp các bạn trình bày những thông tin cần thiết, những thông tin này có thể sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn bao quát hơn về bạn. Thông qua thư xin việc đối với vị trí Trợ lý, Thư ký thì con người của bạn sẽ được bộc lộ, nét tính cách cũng như sự phù hợp về mọi vấn đề của bạn đối với công việc và văn hóa của công ty mà nhà tuyển dụng mong muốn.

Nếu như bạn đã thể hiện hết mình trong CV xin việc, nhà tuyển dụng đã biết được những kỹ năng và kinh nghiệm cũng như là trình độ chuyên môn của bạn thì bức thư xin việc Thư ký sẽ càng làm sáng tỏ hơn những ưu điểm tuyệt vời đó, chứng tỏ bạn có đầy đủ khả năng phù hợp với yêu cầu công việc của một người Trợ lý, Thư ký.

Để nâng cao thiện cảm của nhà tuyển dụng dành cho Thư xin việc Thư ký – Trợ lý thì timviec365.com.vn xin chia sẻ về cách viết thư xin việc dành riêng cho vị trí Thư ký – Trợ lý qua thông tin dưới đây.

2. Hướng dẫn cách viết và trình bày thư xin việc Thư ký – Trợ lý hoàn chỉnh

Trong thư xin việc Thư ký – Trợ lý cần đảm bảo trình bày đầy đủ các phần, trong đó bao gồm phần mở đầu thư xin việc, phần thân và phần kết của thư. Về phần bố cục này thì đều cần có ở mỗi loại thư xin việc dành cho các vị trí công việc. Tuy nhiên riêng phần nội dung của thư xin việc Thư ký – Trợ lý thì các bạn cần phải trình bày đánh trúng vào trọng tâm của công việc.

Chi tiết cụ thể của Thư xin việc dành cho Thư ký – trợ lý muốn ứng tuyển như sau:

2.1. Viết phần mở đầu của thư xin việc Thư ký – Trợ lý

Phần mở đầu sẽ đóng vai trò rất quan trọng để tạo được thiện cảm hay không thiện cảm cho nhà tuyển dụng, phần này sẽ mời gọi nhà tuyển dụng đọc tiếp lá thư của bạn.

Bằng cách mở đầu nhẹ nhàng với tên của lá thư được ghi bằng chữ in hoa, bôi đậm. Tiếp theo, phía dưới của tên thư sẽ là phần để các bạn ghi phần “Kính gửi”, thường thì phần này bạn sẽ ghi tên của công ty mà bạn đang tìm việc Thư ký – Trợ lý.

Cùng với tên công ty thì tốt nhất bạn nên ghi thêm tên của người sẽ duyệt hồ sơ của bạn, điều này thì bạn tìm hiểu về tên của người phụ trách duyệt hồ sơ thông qua tin tuyển dụng hoặc tìm hiểu trên website của công ty đó. Cách trình bày này giúp cho bạn thể hiện được nhã ý và mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc Thư ký – Trợ lý, tạo thiện cảm cho nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

Kính gửi: Bà Huỳnh Bích Trâm – Trưởng phòng Nhân sự công ty Cổ phần ABC.

Ngay phía dưới của phần “Kính gửi” là phần ghi Vị trí ứng tuyển, trong phần này thì các bạn cần ghi rõ vị trí ứng tuyển “Trợ lý” hoặc “Thư ký” cho chức danh gì trong công ty đó.

Ví dụ:

Vị trí ứng tuyển: Trợ lý Tổng giám đốc/Thư ký Phó giám đốc.

Ở phần mở đầu thì bạn cần phải giới thiệu một vài thông tin cơ bản về bản thân, những thông tin này cần được giới thiệu ngắn gọn. Phần này bạn cần giới thiệu về tên, tuổi, quê quán.

Tiếp theo, bạn cần phải nêu rõ về lý do mà bạn muốn ứng tuyển vào vị trí Trợ lý/Thư ký của công ty, đồng thời cũng hãy cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn biết được tin tuyển dụng của họ từ đâu nhé.

2.2. Trình bày phần nội dung của thư xin việc Thư ký – Trợ lý

Một số nội dung thông tin mà bạn cần nêu rõ trong thư xin việc Thư ký – Trợ lý:

+ Trường đào tạo và chuyên ngành đào tạo: cho dù nghề thư ký hay trợ lý không có trường hay ngành đào tạo cụ thể, nhưng lại có những ngành đào tạo kỹ năng hỗ trợ rất tích cực cho nghiệp vụ thư ký hoặc trợ lý. Chính vì thế, việc nêu ra trường đào tạo là một cách thông minh. Nếu bạn theo học các ngành Quản trị hay ngoại giao thì đó chính là các ngành phù hợp với những người Thư lý, Trợ lý năng động.

+ Kỹ năng mà bạn có: những kỹ năng này cần phải có liên quan và giúp ích cho công việc của người Thư ký, Trợ lý như: tin học, khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc, ngoại ngữ, giao tiếp... đây đều là những kỹ năng mà người thư ký, trợ lý cần phải có.

+ Kinh nghiệm làm việc liên quan đến thư ký, trợ lý ở công việc trước đó. Kinh nghiệm chính là một mấu chốt quan trọng để mở chìa khóa bước vào cánh cửa phòng nhân sự và tham gia vào cuộc phỏng vấn, đồng thời cũng là tiền đề giúp cho bạn dễ dàng Hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn sẽ phát huy tốt hơn nữa.

+ Những ưu điểm của mình: ưu điểm là một vấn đề mà nhà tuyển dụng quan tâm, ưu điểm sẽ cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là người như thế nào, bạn có thể làm tốt công việc của mình hay không? Bạn có thể phát huy ưu điểm đó vào công việc ra sao?

2.3. Trình bày phần kết thúc thư xin việc vị trí trợ lý, thư ký

Kết thúc của thư xin việc trợ lý – thư ký thể hiện thành ý và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, lời cảm ơn chính là chi tiết để kết thúc lá thư xin việc vô cùng lịch sự và mang đến cho lá thư xin việc một giá trị lớn lao hơn hẳn.

Sau lời cảm ơn thì bạn đừng quên đưa ra lời mong muốn đối với nhà tuyển dụng về việc phản hồi của họ về quyết định đối với bạn.

3. Những lưu ý khi viết thư xin việc Thư ký – Trợ lý

Bạn sẽ mất đi cơ hội việc làm Thư ký – Trợ lý nếu như bạn vi phạm các lỗi:

- Thứ nhất là nội dung thư xin việc của bạn quá dài. Thư xin việc cần chắt lọc nội dung và ngắn gọn nhất có thể. Chính vì vậy việc trình bày dài là một điểm trừ vô cùng tai hại khiến cho bức thư của bạn mất điểm. Nội dung dài sẽ dẫn tới việc trình bày lan man cả những thông tin không cần thiết. Điều đó gây nhàm chán cho nhà tuyển dụng, khiến cho nhà tuyển dụng không đi sâu tìm hiểu thư xin việc của bạn nữa.

Lời khuyên về độ dài dành cho thư xin việc Thư ký – Trợ lý là một bức thư chỉ nên có độ dài nằm trong khoảng 1 mặt giấy A4 của bạn mà thôi.

- Thứ hai, bạn lạm dụng vào mẫu thư xin việc trên mạnh quá nhiều. Thư xin việc cần phải có cái riêng của từng người, một bức thư xin việc sẽ trình bày kinh nghiệm và khả năng riêng mà bản thân bạn có. Nếu như bạn sử dụng mẫu thư có sẵn mà không chỉnh sửa nội dung bên trong thì chắc chắn sẽ trùng với các mẫu thư xin việc khác mà không hề liên quan đến vị trí ứng tuyển hay những khả năng thực mà bạn có.

- Thứ ba, một mẫu thư xin việc không được ghi rõ ràng tên của người nhận. Tên của người nhận thư xin việc và bộ phận nhận thư của công ty mà bạn ứng tuyển đóng vai trò quan trọng. Thư xin việc sẽ trở nên có giá trị hơn khi mà bạn ghi rõ ràng tên của người duyệt hồ sơ xin việc và quyết định nhận hay không nhận ứng viên.

- Bạn ghi thông tin thiếu trung thực. Thông tin trong thư xin việc cần phải đảm bảo thể hiện được những thông tin xác thực về những gì mà bản thân bạn có. Bạn không nên nói quá lên về trình độ của bạn, nhà tuyển dụng sẽ nhận ra được bạn có thực sự có năng lực như bạn nói hay không trong buổi phỏng vấn, họ là người tinh mắt nên sẽ rất dễ dàng nhận ra được điều đó.

Khi nhà tuyển dụng hiểu rõ trình độ của bạn đến đâu, khác xa so với những gì mà bạn trình bày trong thư xin việc thì ấn tượng của họ về bạn sẽ còn trở nên xấu hơn rất nhiều. Cho nên khi trình bày đơn xin việc thì nhất định bạn cần phải đảm bảo tính trung thực.

Thư xin việc Thư ký – Trợ lý là một trong những yếu tố quan trọng, giúp bạn có thêm cơ hội để được duyệt vào danh sách ứng viên phù hợp có khả năng làm việc tại công ty. Cho nên bạn hãy đảm bảo trình bày một lá thư chuyên nghiệp, trung thực và thông minh. Để tham khảo các mẫu thư xin việc Thư ký - Trợ lý thì mời các bạn truy cập timviec365.com.vn để xem những mẫu thư xin việc chuyên nghiệp nhất.