Tổ chức sự kiện là gì? Nắm bắt quy trình tổ chức sự kiện A đến Z

1. Bạn hiểu như thế nào về tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi định nghĩa về tổ chức sự kiện thì bạn cần hiểu chính xác về sự kiện là gì. Sự kiện hay còn được gọi với một tên khác trong tiếng Anh là “event”. Đây là thuật ngữ dùng để chỉ hoạt động được diễn ra có chủ đích, nhằm truyền tải một thông điệp nào đó và được diễn ra tại một địa điểm cũng như thời gian nhất định. Sự kiện cần có sự tham gia của nhiều người và tạo được sự chú ý tới đối tượng công chúng mục tiêu hướng tới.

Trong lĩnh vực marketing hiện đại, sự kiện hay event được xem là một hoạt động marketing và có ý nghĩa trong việc quảng bá cũng như định vị thương hiệu, sản phẩm.

Thông qua khái niệm sự kiện, các bạn có thể định nghĩa tổ chức sự kiện chính là việc thực hiện các hoạt động để triển khai sự kiện đó. Từ việc lên ý tưởng, chuẩn bị và điều phối nhân lực, xác định thời gian, địa điểm,.... Tất cả được thực hiện nhằm truyền tải được thông điệp mà sự kiện hướng tới, là quảng bá hình ảnh hay giới thiệu sản phẩm,... Mỗi một sự kiện với mục đích khác nhau thì quá trình tổ chức sự kiện cũng sẽ có sự khác biệt nhất định trong việc lựa chọn địa điểm hay thời gian và nguồn nhân lực.

Hiện nay, ở các quốc gia phát triển, tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề mang tính đặc thù riêng và có sự bao quát khá rộng trong các lĩnh vực, vấn đề xã hội. Ví dụ như các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay có thể kể đến như: business event, exhibition, entertainment event, meeting, hay workshop,... Chính sự đa dạng này đã giúp cho tổ chức sự kiện trở nên hấp dẫn hơn với các bạn ứng viên khi có nhiều cơ hội trải nghiệm trong các hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Từ đó mang lại những kinh nghiệm vô cùng quý giá cho mình trong các công việc xoay quanh tổ chức sự kiện.

Một cách tổng quát thì tổ chức sự kiện là việc tổ chức triển khai các hoạt động để thực hiện hóa một sự kiện dựa trên mục đích và ý tưởng đã đề ra. Quá trình từ lúc lên ý tưởng cho đến khi sự kiện được kết thúc chính là tất cả những điều mà tổ chức sự kiện bao hàm. Do đó mà đây sẽ là cả một quy trình với rất nhiều công đoạn khác nhau. Vì thế mà đây hứa hẹn sẽ là một trong những ngành nghề tạo ra rất nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn cho các bạn ứng viên cũng như đem đến sự đa dạng cho thị trường tuyển dụng tại Việt Nam.

Đọc thêm: Tổng hợp 6 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, gây ấn tượng

2. Vai trò và mục đích tổ chức sự kiện là gì?

2.1. Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

Thực tế thì việc tổ chức sự kiện được xem là khá tốn kém, cho dù quy mô sự kiện của bạn nhỏ nhưng con số vài chục triệu cũng là mức chi phí bạn phải bỏ ra. Chính vì thế mà việc tổ chức sự kiện sẽ đóng một vai trò nhất định và có ý nghĩa tới hiệu quả cũng như sự phát triển của thương hiệu hay cá nhân, doanh nghiệp tổ chức sự kiện đó. 

Tổ chức sự kiện sẽ có vai trò trong việc tạo ra sự thu hút tới đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu. Từ đó tăng khả năng nhận diện về thương hiệu ở khách hàng một cách tốt nhất và rút ngắn được khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng. Thông qua việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể “đánh bóng” được tên tuổi cũng như sản phẩm của mình. Từ đó có thể cải thiện về doanh số và doanh thu một cách đáng kể.

Một cách đơn giản thì bạn có thể thấy tổ chức sự kiện sẽ có vai trò như một công cụ tiếp thị và quảng cáo sản phẩm, thương hiệu. Nó được xem như một cái cớ hoàn hảo để doanh nghiệp tạo ra được sự chú ý từ phía dư luận, truyền thông cũng như khách hàng mục tiêu của mình. 

Tổ chức sự kiện thành công là khi sự kiện đó nhận được hiệu ứng truyền thông tốt với việc được nhắc đến thường xuyên trong thời gian diễn ra và sau khi kết thúc. Cộng với đó chính là việc đem lại hiệu quả về doanh số cũng như mức độ nhận diện về thương hiệu trong lòng công chúng.

Ngược lại, việc tổ chức sự kiện thất bại sẽ làm giảm đi giá trị của thương hiệu trên thị trường và khiến cho hình ảnh của doanh nghiệp trở nên kém đi, ảnh hưởng tới doanh thu cực kỳ nghiêm trọng.

Đọc thêm: Tổ chức sự kiện học ngành gì phù hợp nhất ở thời điểm này 

2.2. Mục đích tổ chức sự kiện là gì?

Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là việc tạo ra được các kết quả mà doanh nghiệp cũng như nhà tổ chức sự kiện đã đề ra. Về cơ bản thì sẽ có 3 mục đích chính mà tổ chức sự kiện hướng tới.

- Hỗ trợ cho các chiến dịch marketing, truyền thông khác mà doanh nghiệp đang thực hiện. Tăng khả năng phát triển về mặt hình ảnh của sản phẩm, thương hiệu trong công chúng.

- Cải thiện và làm thay đổi về nhận thức, đánh giá của công chúng đối với thương hiệu cũng như sản phẩm của doanh nghiệp hay nhà đầu tư.

- Phát triển một cách tối đa các hiệu ứng truyền thông để rút ngắn khoảng cách với khách hàng mục tiêu được hướng tới.

bên cạnh mục đích như trên thì các mục tiêu mà tổ chức sự kiện hướng tới chính là việc hỗ trợ cho quá trình bán hàng, phát triển thêm các kênh phân phối sản phẩm và là cách thức để có thể quảng cáo một cách trực tiếp về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Xem thêm: Danh sách việc làm marketing - pr

3. Quy trình để tổ chức một sự kiện thành công là gì?

Tổ chức một sự kiện sẽ là một quy trình với rất nhiều các mảnh ghép khác nhau. Bạn sẽ chỉ thực hiện thành công khi các mảnh ghép đó được đặt đúng vị trí và bức tranh được hoàn chỉnh một cách tốt nhất.

Các sự kiện được tổ chức sẽ có những vai trò và mục đích khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình để tổ chức sự kiện cũng sẽ khá giống nhau. Thông thường, quy trình để tổ chức một sự kiện sẽ bao gồm 3 giai đoạn cơ bản là Trước khi sự kiện diễn ra, Sự kiện được thực hiện và Sau khi sự kiện được hoàn thành.

- Đối vi giai đoạn trước khi sự kiện được diễn ra

Các công việc trong giai đoạn này sẽ bao gồm

+ Nắm bắt các thông tin về thương hiệu, doanh nghiệp để hiểu rõ hơn câu chuyện của thương hiệu, doanh nghiệp định tổ chức sự kiện.

+ Thực hiện việc nghiên cứu và tìm hiểu các yếu tố có khả năng tác động cũng như ảnh hưởng tới sự kiện. Ví dụ như ngân sách tổ chức, mục tiêu của sự kiện hay nguồn nhân lực,...

+ Xây dựng ý tưởng, chủ đề của sự kiện và tiến hành lập bản kế hoạch tổng thể cho sự kiện sắp được tổ chức. Cùng với đó là xây dựng kế hoạch dự phòng và các phương án giải quyết cho các sự cố bất ngờ có thể xảy ra.

+ Thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện. Bao gồm lựa chọn thời gian, địa điểm, khách mời, các vật dụng, thiết bị,...

+ Xác định chính xác về đối tượng khách hàng muốn hướng tới của doanh nghiệp, thương hiệu là gì.

+ Thực hiện công tác xúc tiến tổ chức cũng như quảng bá về sự kiện để đông đảo công chúng cũng như khách hàng mục tiêu có thể biết tới.

- Đối với giai đoạn sự kiện được diễn ra

+ Thực hiện việc đón tiếp khách mời và người tham dự sự kiện. Đồng thời tiến hành công tác khai mạc sự kiện.

+ Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành những nội dung chính của sự kiện.

+ Triển khai tổ chức các hoạt động khác trong sự kiện. Ví dụ như ăn uống, lưu trú, bán hàng,...

- Đối với giai đoạn sau khi sự kiện được diễn ra

+ Tiếp tục đẩy mạnh về công tác truyền thông sau sự kiện.

+ Quan hệ và làm việc với các nhà tài trợ hay các bên hỗ trợ trong quá trình tổ chức sự kiện.

+ Thống kê ngân sách về các khoản thu chi sau khi tổ chức sự kiện.

+ Thực hiện việc chăm sóc khách hàng.

Đây được xem là một quy trình tổ chức sự kiện mang tính cơ bản nhất. Thực tế thì sẽ có rất nhiều công việc nhỏ khác được tiến hành, tuy nhiên, những điều này sẽ phụ thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện là gì và quy mô của sự kiện đó ra sao. Và đặc biệt là việc tổ chức sự kiện sẽ cần đảm bảo về an ninh cũng như vệ sinh trong quá trình diễn ra và kết thúc.

Với những công ty chuyên về tổ chức sự kiện thì quy trình tổ chức sẽ mang tính chi tiết hơn. Ví dụ các phần công việc được thực hiện như sau:

- Xác định các yêu cầu đối với sự kiện được tổ chức 

- Tiến hành phác thảo về kế hoạch tổ chức sự kiện

- Phân tích các yêu cầu của sự kiện để tìm ra các yếu tố ảnh hưởng cũng như các vấn đề cần tiến hành và lưu ý.

- Đưa ra bản phác thảo về concept của sự kiện

- Viết kịch bản chi tiết diễn ra của sự kiện

- Viết ra checklist của sự kiện

- Triển khai tổ chức sự kiện

- Tiến hành nghiệm thu chương trình

- Thực hiện việc đánh giá sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi các quy trình cần được đảm bảo một cách trọn vẹn nhất có thể. Chỉ cần một sai sót nhỏ ở một khâu bất kỳ nào đó thì cũng sẽ tạo ra những sự ảnh hưởng tới hiệu quả và kết quả của sự kiện. Vì thế mà đây thực sự là một công việc mang tính teamwork cao, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng và vai trò của người leader cực quan trọng với khâu điều hành và tổ chức.

Một sự kiện tổ chức thành công sẽ mang lại các giá trị rất lớn cho doanh nghiệp về mặt thương hiệu cũng như doanh thu. Chính vì thế mà trong tương lai, tổ chức sự kiện sẽ còn trở nên hấp dẫn và bùng nổ hơn nữa.

Trên đây chính thông tin về tổ chức sự kiện là gì và quy trình để tổ chức một sự kiện cơ bản nhất. Mong rằng bài viết đã thực sự ý nghĩa và hữu ích với bạn.